7 processi aziendali che funzionano meglio senza automazione

Man mano che la tecnologia cresce e avanza, gli imprenditori possono sfruttare nuove opportunità per ottimizzare e migliorare le proprie operazioni aziendali. Sebbene l'integrazione di determinati strumenti nei processi possa far risparmiare tempo e denaro, non tutti gli aspetti trarranno vantaggio dall'automazione. Quindi, in che modo gli imprenditori decidono quali processi aziendali funzionano meglio senza automazione?

La chiave per implementare con successo l'automazione è riconoscerne i vantaggi e dove non è all'altezza.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali (BPA) si riferisce all'uso della tecnologia per completare automaticamente attività o processi quotidiani ricorrenti all'interno dell'azienda. Di conseguenza, queste attività richiedono un intervento umano minimo, che aiuta a ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza.

Esistono opportunità di automazione nella maggior parte delle aree dell'azienda, tra cui:

• Raccolta dati
• Popolamento e organizzazione di fogli di calcolo
• Reportistica e analisi
• Elaborazione in lotti
• Sforzi di marketing tramite e-mail e social media
• Onboarding del cliente

Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Il vantaggio più evidente dell'automazione dei processi aziendali è il risparmio sui costi opportunità, che consente di utilizzare software specializzato per completare attività che richiedono un intervento umano minimo e liberare te e i tuoi dipendenti di concentrarvi su attività più importanti.

Non tutto nella tua azienda può essere automatizzato, ma vale sempre la pena considerare cosa può essere automatizzato, in modo da massimizzare il tuo tempo e le tue risorse ogni giorno. Soprattutto se prevedi di fare soldi online, l'automazione è una strategia da non perdere.

L'avanzamento della tua tecnologia ha molti altri grandi vantaggi per le aziende di tutte le dimensioni. Ad esempio, l'automazione è preziosa per creare l'elenco dei clienti e raccogliere e gestire i dati derivanti da questi sforzi. Ti consente di creare un database centrale con tutte le informazioni sui tuoi clienti, amplificando gli sforzi di marketing e portando a una migliore esperienza di servizio clienti.

Usa l'automazione per velocizzare le attività ripetitive. Ad esempio, il software può scansionare database di grandi dimensioni per le informazioni di contatto mancanti nella tua piattaforma CRM, completando invece ciò che potrebbe richiedere mesi in un paio d'ore. Naturalmente, le voci che richiedono una ricerca manuale di un numero di telefono o di un indirizzo e-mail possono ancora esistere, ma il tempo necessario per l'attività nel suo insieme verrebbe ridotto in modo significativo.

Se implementati correttamente, gli strumenti di automazione sono anche un ottimo modo per stabilire un'operazione più standardizzata riducendo le possibilità di errore umano.

La cosa più importante da ricordare è che l'automazione non è progettata per sostituire i tuoi dipendenti. Invece, usalo per facilitare i loro sforzi liberandoli dai compiti più banali o ripetitivi e consentendo loro di concentrarsi dove è più necessaria la loro attenzione.

7 attività che non dovresti automatizzare (o automatizzare completamente)

Non c'è dubbio che l'automazione dei processi aziendali possa essere una risorsa, ma l'errore più grande che molte aziende fanno è cercare di automatizzare tutto. La verità è che un essere umano reale e vivo può essere l'unico modo per gestire correttamente alcuni aspetti della tua vita quotidiana. Ecco 7 aree della tua attività in cui dovresti saltare l'automazione per almeno alcuni elementi del lavoro richiesto.

Compiti che richiedono creatività umana

Con l'ascesa del marketing dei contenuti digitali, molte aziende sono alla ricerca di una soluzione per creare le garanzie necessarie, il che ha portato a un crescente interesse nell'utilizzo dei programmi di intelligenza artificiale per la scrittura di contenuti. Sfortunatamente, la tecnologia non si è evoluta al livello necessario affinché questo sia efficace.

Non c'è dubbio che i generatori di contenuti AI continueranno a migliorare. Tuttavia, per ora, c'è una notevole differenza tra il contenuto generato e quello scritto da una persona reale.

I contenuti generati dall'intelligenza artificiale scorrono in modo decente, ma perdono gran parte delle sfumature intessute da freelance di talento che hanno perfezionato la loro arte per un lungo periodo di tempo. Non c'è modo di sostituire la sensazione, il tono e la narrazione accuratamente realizzata dall'IA, almeno per ora.

Lo stesso si può dire per il processo di progettazione. Ora esistono programmi che producono risultati accattivanti una volta impostate alcune linee guida. Ma è importante ricordare che c'è di più nel design e nel branding negli affari oltre alla semplice creazione di qualcosa di esteticamente gradevole.

Un designer umano può spiegare meglio le sfumature e le emozioni incluse in un'immagine o in un design. Possono anche valutare meglio come questo design integra le campagne di marketing esistenti e gioca nella voce della tua azienda.

Processi altamente complessi

Non tutte le attività vengono create allo stesso modo. Ad esempio, l'uso del software di automazione ha senso se implementato per gestire attività ripetitive e anche alcuni dei processi più complessi della tua azienda. Tuttavia, quando tali attività richiedono un intervento umano continuo o un processo decisionale regolare, l'automazione può complicare il lavoro invece di renderlo più facile per i dipendenti.

Evita il disordine pur sfruttando la potenza dell'automazione: prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento per segmenti di processo più piccoli, lasciando le parti che richiedono il coinvolgimento umano per il completamento manuale.

Bilancio e Contabilità

Alcuni aspetti della tua contabilità possono essere e dovrebbero essere automatizzati per una migliore efficienza. Ad esempio, puoi utilizzare l'automazione per:

• Monitora la spesa
• Pagare bollette e spese
• Fornisci una pianificazione finanziaria affidabile per la tua attività
• Tieni traccia dei conti attivi e attivi
• Riconciliazione bancaria completa
• Gestisci il libro paga

Tuttavia, quando arriva il momento di bilanciare i conti e prendere decisioni finanziarie importanti, non c'è alcun sostituto per l'esperienza di un contabile esperto.

Voce e traduzione

Esistono molte opzioni diverse per i servizi di automazione vocale e la traduzione, ma la maggior parte non è all'altezza in termini di precisione. Lottano per spiegare accenti e dialetti diversi, perdono parole non enunciate chiaramente e non riescono a funzionare se l'audio include troppo rumore di fondo.

A meno che tu non abbia il budget per investire in un software avanzato di automazione vocale, prendere appunti manualmente dal tuo team si tradurrà in una registrazione più accurata.

Quando si tratta di tradurre, abbiamo visto grandi progressi nell'automazione. Le app e i siti Web di traduzione sono prontamente disponibili per gli utenti di tutto il mondo per garantire che la comunicazione sia accessibile indipendentemente dalla lingua che parli e con chi stai cercando di comunicare. Tuttavia, questi programmi di traduzione spesso includono errori grammaticali o imprecisioni.

Sebbene tu possa contare su un livello di precisione più elevato con un software di automazione premium, c'è ancora spazio per gli errori. Pertanto, tutte le traduzioni eseguite tramite un programma automatizzato devono essere modificate con attenzione prima di essere rilasciate al pubblico per recapitare il messaggio aziendale.

Punti di contatto chiave del cliente

I sistemi telefonici automatizzati possono essere utili per lo screening delle chiamate e il collegamento dei clienti con la persona più appropriata per affrontare i reclami dei clienti. Ma le strutture telefoniche elaborate e a più livelli possono dare al cliente l'impressione che l'azienda non voglia ascoltare le sue preoccupazioni.

Quando un cliente ha un problema con il tuo prodotto o servizio, spesso prova forti sentimenti di frustrazione o fastidio. Non affrontare queste emozioni o problemi può danneggiare la fiducia o la relazione che hai costruito fino ad oggi.

Non c'è sostituto per il suono rassicurante di una voce umana o il conforto di un volto amico.

Automazione a basso ROI

L'obiettivo dell'implementazione dell'automazione nella tua azienda è risparmiare tempo e denaro. Prima di introdurre il software di automazione in qualsiasi processo, dedicare un momento all'esecuzione di un'analisi costi-benefici.

Quando selezioni le attività da automatizzare nella tua azienda, le opzioni ideali sono:

• Volume alto
• Ripetitivo
• Bassa variazione tra le transazioni
• Maggiore investimento di tempo o denaro.

Valuta l'investimento necessario per automatizzare un'attività specifica. Come per qualsiasi decisione aziendale, deve avere un senso finanziario. Oltre al costo di acquisto del software di automazione, dovresti anche considerare eventuali attività che dovranno ancora essere completate manualmente e quanto sarà complicata da eseguire.

Processi inefficienti

Ora è il momento se non hai provato a scomporre i tuoi processi e valutarne l'efficienza. L'implementazione del software di automazione amplificherà eventuali inefficienze nel sistema attuale, determinando un costo ancora più elevato per l'azienda e riducendo notevolmente i vantaggi che sperimenterete.

Quindi, prima di acquistare un software di automazione o di presentarlo al tuo team, cogli l'occasione per valutare a fondo le tecniche e le procedure attualmente utilizzate nella tua attività.

C'è un modo migliore per completare il lavoro? Ci sono passaggi non necessari e ridondanti nel processo che puoi rimuovere? Ottimizza le procedure aziendali e aumenta il potenziale ritorno sull'investimento.

Sfruttare l'automazione in modo efficace nella tua azienda

Man mano che il software di automazione continua a migliorare e migliorare, si presenteranno nuove opportunità. Ma ci sono alcuni fattori importanti da considerare quando si introduce l'automazione per il successo aziendale.

Prima di investire in importanti modifiche al funzionamento della tua attività, prenditi del tempo per rivalutare i tuoi obiettivi aziendali, identificando i modi in cui l'automazione può far avanzare la tua attività. Consulta i tuoi dipendenti. Chiedi loro di identificare le attività ripetitive che potrebbero liberare il loro tempo per completare gli altri lavori e > testare ciascuna opzione prima di immergersi in un'unica soluzione.

Quando si implementa l'automazione, non trascurare l'importanza di un'adeguata formazione del team. Ciò include la formazione sul nuovo processo con l'automazione in atto e su come continuare a operare come azienda se l'automazione fallisce.

Mentre la tecnologia e l'automazione sono progettate per semplificarci la vita e migliorare la qualità del nostro lavoro, c'è sempre la possibilità che qualcosa vada storto. Se necessario, il tuo team deve intervenire e ignorare l'automazione per assicurarsi che tutto sia in ordine. Idealmente, i clienti non sapranno mai la differenza.