7 бизнес-процессов, которые лучше работают без автоматизации

По мере роста и развития технологий владельцы бизнеса могут воспользоваться новыми возможностями для оптимизации и улучшения своих бизнес-операций. Хотя включение определенных инструментов в ваши процессы может сэкономить время и деньги, не каждый аспект выиграет от автоматизации. Так как же владельцы бизнеса решают, какие бизнес-процессы лучше работают без автоматизации?

Ключом к успешному внедрению автоматизации является признание ее преимуществ и недостатков.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) относится к использованию технологий для автоматического выполнения повторяющихся ежедневных задач или процессов в вашей компании. В результате эти задачи требуют минимального вмешательства человека, что помогает снизить эксплуатационные расходы и повысить эффективность.

Есть возможности для автоматизации в большинстве областей бизнеса, в том числе:

• Сбор данных
• Заполнение и организация электронных таблиц
• Отчетность и аналитика
• Пакетная обработка
• Электронная почта и маркетинговые усилия в социальных сетях
• Онбординг клиента

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Наиболее очевидным преимуществом автоматизации бизнес-процессов является сокращение альтернативных издержек, позволяющее использовать специализированное программное обеспечение для выполнения задач, требующих минимального вмешательства человека, и позволяющее вам и вашим сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

Не все в вашем бизнесе можно автоматизировать, но всегда полезно подумать о том, что можно автоматизировать, чтобы вы максимально использовали свое время и ресурсы каждый день. Особенно, если вы планируете зарабатывать деньги в Интернете, автоматизация — это стратегия, которую вы не должны пропустить.

Усовершенствованная технология имеет множество других замечательных преимуществ для предприятий любого размера. Например, автоматизация полезна для создания списка клиентов, а также для сбора и управления данными, полученными в результате этих усилий. Это позволяет вам создать одну центральную базу данных со всей информацией о ваших клиентах, усиливая маркетинговые усилия и повышая качество обслуживания клиентов.

Используйте автоматизацию для ускорения повторяющихся задач. Например, программное обеспечение может сканировать большие базы данных в поисках контактной информации, отсутствующей в вашей CRM-платформе, и выполнять то, что может занять месяцы, за пару часов. Конечно, записи, требующие ручного поиска номера телефона или адреса электронной почты, могут по-прежнему существовать, но время, необходимое для выполнения задачи в целом, будет значительно сокращено.

При правильном внедрении инструменты автоматизации также являются отличным способом наладить более стандартизированную работу за счет уменьшения вероятности человеческой ошибки.

Самое важное, что нужно помнить, это то, что автоматизация не предназначена для замены ваших сотрудников. Вместо этого используйте его, чтобы облегчить их усилия, освободив их от более приземленных или повторяющихся задач и позволив им сосредоточиться на том, что им нужно больше всего.

7 задач, которые вы не должны автоматизировать (или полностью автоматизировать)

Нет никаких сомнений в том, что автоматизация бизнес-процессов может быть преимуществом, но самая большая ошибка, которую совершают многие предприятия, — это попытка автоматизировать все. Правда в том, что настоящий, живой человек может быть единственным способом правильно справляться с некоторыми аспектами вашей повседневной жизни. Вот 7 областей вашего бизнеса, где вы должны пропустить автоматизацию по крайней мере для некоторых необходимых элементов работы.

Задачи, требующие творчества человека

С ростом маркетинга цифрового контента многие предприятия ищут решение для создания необходимого обеспечения, что привело к растущему интересу к использованию программ ИИ для написания контента. К сожалению, технология не развилась до уровня, необходимого для того, чтобы это было эффективно.

Нет сомнений в том, что генераторы ИИ-контента будут продолжать совершенствоваться. Тем не менее, на данный момент есть заметная разница между сгенерированным контентом и написанным реальным человеком.

Контент, созданный ИИ, выглядит прилично, но упускает большую часть нюансов, вплетенных талантливыми фрилансерами, которые оттачивали свое мастерство в течение длительного периода времени. Ничто не заменит ощущение, тон и тщательно продуманное повествование с помощью ИИ — по крайней мере, на данный момент.

То же самое можно сказать и о процессе проектирования. Сейчас существуют программы, которые дают привлекательные результаты, если вы установите несколько правил. Но важно помнить, что дизайн и брендинг в бизнесе — это нечто большее, чем просто создание чего-то эстетически приятного.

Дизайнер-человек может лучше учитывать нюансы и эмоции, включенные в изображение или дизайн. Они также могут лучше оценить, как этот дизайн дополняет существующие маркетинговые кампании и играет на руку вашему бизнесу.

Очень сложные процессы

Не все задачи создаются одинаково. Например, использование программного обеспечения для автоматизации имеет смысл при реализации повторяющихся задач и даже некоторых более сложных процессов в вашем бизнесе. Тем не менее, когда эти задачи требуют постоянного вмешательства человека или регулярного принятия решений, автоматизация может усложнить работу, а не облегчить ее для ваших сотрудников.

Избегайте беспорядка и в то же время используйте возможности автоматизации — подумайте об использовании инструмента для небольших сегментов процесса, оставив те части, которые требуют участия человека, для выполнения вручную.

Бюджетирование и бухгалтерский учет

Некоторые аспекты вашего учета могут и должны быть автоматизированы для повышения эффективности. Например, вы можете использовать автоматизацию для:

• Следите за расходами
• Оплачивать счета и расходы
• Обеспечьте надежное финансовое планирование для вашего бизнеса
• Отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности
• Полная сверка банка
• Управление заработной платой

Однако, когда приходит время сводить бухгалтерские книги и принимать какие-либо важные финансовые решения, опыт знающего бухгалтера ничто не заменит.

Голос и перевод

Существует множество различных вариантов услуг голосовой автоматизации и перевода, но большинство из них не соответствуют требованиям точности. Они с трудом учитывают разные акценты и диалекты, пропускают нечетко произнесенные слова и не работают, если звук содержит слишком много фонового шума.

Если у вас нет средств для инвестиций в передовое программное обеспечение для голосовой автоматизации, ручное ведение заметок вашей командой приведет к более точной записи.

Когда дело доходит до перевода, мы наблюдаем большие успехи в автоматизации. Приложения и веб-сайты для перевода легко доступны для пользователей по всему миру, чтобы обеспечить доступность общения независимо от того, на каком языке вы говорите и с кем пытаетесь общаться. Однако эти программы перевода часто содержат грамматические ошибки или неточности.

Хотя вы можете рассчитывать на более высокий уровень точности с помощью программного обеспечения для автоматизации премиум-класса, все же остается место для ошибки. Поэтому любые переводы, выполняемые с помощью автоматизированной программы, должны быть тщательно отредактированы, прежде чем публиковаться для широкой публики, чтобы донести информацию о вашей компании.

Ключевые точки взаимодействия с клиентами

Автоматизированные телефонные системы могут быть полезны при проверке звонков и соединении клиентов с наиболее подходящим лицом для рассмотрения ваших жалоб клиентов. Но сложные, многоуровневые телефонные деревья могут создать у вашего клиента впечатление, что компания не хочет слышать их опасения.

Когда у клиента возникают проблемы с вашим продуктом или услугой, он часто испытывает сильное чувство разочарования или раздражения. Если вы не обращаетесь к этим эмоциям или проблемам, это может повредить любому доверию или отношениям, которые вы построили до сих пор.

Ничто не заменит успокаивающий звук человеческого голоса или утешение дружелюбного лица.

Автоматизация с низким ROI

Цель внедрения автоматизации в вашем бизнесе — сэкономить время и деньги. Прежде чем внедрять программное обеспечение для автоматизации в какой-либо процесс, уделите время анализу затрат и выгод.

При выборе задач для автоматизации в вашем бизнесе идеальными вариантами будут:

• Большой объем
• Повторяющийся
• Низкая вариация между транзакциями
• Большие затраты времени или денег.

Оцените инвестиции, необходимые для автоматизации конкретной задачи. Как и любое деловое решение, оно должно иметь финансовый смысл. В дополнение к стоимости приобретения программного обеспечения для автоматизации вы также должны учитывать любые задачи, которые по-прежнему необходимо выполнять вручную, и насколько сложными они будут для выполнения.

Неэффективные процессы

Сейчас самое время, если вы еще не пытались разобрать свои процессы и оценить их эффективность. Внедрение программного обеспечения для автоматизации увеличит любую неэффективность вашей текущей системы, что приведет к еще большим затратам для бизнеса и значительному сокращению преимуществ, которые вы получите.

Поэтому, прежде чем покупать программное обеспечение для автоматизации или представлять его своей команде, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы полностью оценить методы и процедуры, используемые в настоящее время в вашем бизнесе.

Есть ли лучший способ завершить работу? Есть ли ненужные и повторяющиеся шаги в процессе, которые вы можете удалить? Оптимизируйте свои бизнес-процессы и увеличьте потенциальный возврат инвестиций.

Эффективное использование автоматизации в вашем бизнесе

По мере того, как программное обеспечение для автоматизации будет улучшаться и улучшаться, будут открываться новые возможности. Но есть несколько важных факторов, которые следует учитывать при внедрении автоматизации для достижения успеха в бизнесе.

Прежде чем инвестировать в серьезные изменения в работе вашего бизнеса, найдите время, чтобы переоценить свои бизнес-цели и определить, как автоматизация может продвинуть ваш бизнес вперед. Проконсультируйтесь со своими сотрудниками. Попросите их определить повторяющиеся задачи, которые могут освободить их время для выполнения других задач, и протестируйте каждый вариант, прежде чем погрузиться в одно решение.

При внедрении автоматизации не забывайте о важности надлежащего обучения команды. Это включает в себя обучение новому процессу с установленной автоматизацией и тому, как продолжить работу в качестве бизнеса в случае сбоя автоматизации.

Хотя технологии и автоматизация призваны облегчить нашу жизнь и улучшить качество нашей работы, всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так. При необходимости ваша команда должна вмешаться и переопределить автоматизацию, чтобы убедиться, что все в порядке. В идеале клиенты никогда не узнают разницы.