7 processus métier qui fonctionnent mieux sans automatisation

À mesure que la technologie se développe et progresse, les propriétaires d'entreprise peuvent tirer parti de nouvelles opportunités pour optimiser et améliorer leurs opérations commerciales. Bien que l'intégration de certains outils dans vos processus puisse vous faire gagner du temps et de l'argent, tous les aspects ne bénéficieront pas de l'automatisation. Alors, comment les propriétaires d'entreprise décident-ils quels processus métier fonctionnent le mieux sans automatisation ?

La clé d'une mise en œuvre réussie de l'automatisation consiste à reconnaître ses avantages et ses lacunes.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?

L'automatisation des processus métier (BPA) fait référence à l'utilisation de la technologie pour effectuer automatiquement des tâches ou des processus quotidiens récurrents au sein de votre entreprise. Par conséquent, ces tâches nécessitent une intervention humaine minimale, ce qui contribue à réduire les coûts d'exploitation et à améliorer l'efficacité.

Il existe des opportunités d'automatisation dans la plupart des domaines de l'entreprise, notamment :

• La collecte de données
• Remplir et organiser des feuilles de calcul
• Rapports et analyses
• Le traitement par lots
• Efforts de marketing par e-mail et sur les réseaux sociaux
• Intégration des clients

Avantages de l'automatisation des processus métier

L'avantage le plus évident de l'automatisation des processus métier est la réduction des coûts d'opportunité, vous permettant d'utiliser un logiciel spécialisé pour effectuer des tâches nécessitant une intervention humaine minimale et vous libérant ainsi que vos employés pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Tout dans votre entreprise ne peut pas être automatisé, mais il est toujours utile d'examiner ce qui peut être automatisé, afin de maximiser votre temps et vos ressources chaque jour. Surtout si vous envisagez de gagner de l'argent en ligne, l'automatisation est une stratégie à ne pas manquer.

Faire progresser votre technologie présente de nombreux autres grands avantages pour les entreprises de toutes tailles. Par exemple, l'automatisation est précieuse pour constituer votre liste de clients et collecter et gérer les données issues de ces efforts. Il vous permet de créer une base de données centrale avec toutes vos informations client, amplifiant les efforts de marketing et conduisant à une meilleure expérience de service client.

Utilisez l'automatisation pour accélérer les tâches répétitives. Par exemple, un logiciel peut analyser de grandes bases de données à la recherche des informations de contact manquantes dans votre plateforme CRM, complétant ce qui pourrait prendre des mois en quelques heures à la place. Bien sûr, les entrées nécessitant une recherche manuelle d'un numéro de téléphone ou d'une adresse e-mail peuvent toujours exister, mais le temps nécessaire à la tâche dans son ensemble serait considérablement réduit.

Lorsqu'ils sont correctement mis en œuvre, les outils d'automatisation sont également un excellent moyen d'établir une opération plus standardisée en réduisant les risques d'erreur humaine.

La chose la plus importante à retenir est que l'automatisation n'est pas conçue pour remplacer vos employés. Au lieu de cela, utilisez-le pour faciliter leurs efforts en les libérant des tâches les plus banales ou répétitives et en leur permettant de se concentrer là où leur attention est le plus nécessaire.

7 tâches que vous ne devriez pas automatiser (ou entièrement automatiser)

Il ne fait aucun doute que l'automatisation des processus métier peut être un atout, mais la plus grande erreur que commettent de nombreuses entreprises est d'essayer de tout automatiser. La vérité est qu'un être humain réel et vivant peut être le seul moyen de gérer correctement certains aspects de votre quotidien. Voici 7 domaines de votre entreprise où vous devriez ignorer l'automatisation pour au moins certains éléments du travail requis.

Tâches nécessitant de la créativité humaine

Avec l'essor du marketing de contenu numérique, de nombreuses entreprises recherchent une solution pour créer les garanties nécessaires, ce qui a suscité un intérêt croissant pour l'utilisation de programmes d'IA pour la rédaction de contenu. Malheureusement, la technologie n'a pas évolué au niveau nécessaire pour que cela soit efficace.

Il ne fait aucun doute que les générateurs de contenu IA continueront de s'améliorer. Pourtant, pour l'instant, il existe une différence notable entre le contenu généré et celui écrit par une personne réelle.

Le contenu généré par l'IA circule décemment mais manque une grande partie de la nuance qui est tissée par des pigistes talentueux qui ont perfectionné leur métier sur une longue période. Il n'y a pas de sensation de remplacement, de ton et de narration soigneusement conçue par l'IA - du moins pour l'instant.

La même chose peut être dite pour le processus de conception. Il existe maintenant des programmes qui produisent des résultats accrocheurs une fois que vous avez défini quelques lignes directrices. Mais il est important de se rappeler que la conception et l'image de marque dans les affaires ne se limitent pas à la simple création de quelque chose d'esthétique.

Un designer humain peut mieux rendre compte de la nuance et des émotions incluses dans une image ou un dessin. Ils peuvent également mieux évaluer comment cette conception complète les campagnes marketing existantes et joue dans la voix de votre entreprise.

Processus hautement complexes

Toutes les tâches ne sont pas créées de la même manière. Par exemple, l'utilisation d'un logiciel d'automatisation est logique lorsqu'elle est mise en œuvre pour gérer des tâches répétitives et même certains des processus les plus complexes de votre entreprise. Pourtant, lorsque ces tâches nécessitent une intervention humaine continue ou une prise de décision régulière, l'automatisation peut compliquer le travail au lieu de le faciliter pour vos employés.

Évitez le désordre tout en exploitant la puissance de l'automatisation - envisagez d'utiliser un outil pour les segments de processus plus petits, en laissant les parties qui nécessitent une intervention humaine pour l'achèvement manuel.

Budgétisation et comptabilité

Certains aspects de votre comptabilité peuvent et doivent être automatisés pour une meilleure efficacité. Par exemple, vous pouvez utiliser l'automatisation pour :

• Surveiller les dépenses
• Payer les factures et les dépenses
• Fournir une planification financière fiable pour votre entreprise
• Suivre les comptes fournisseurs et les comptes clients
• Rapprochement bancaire complet
• Gérer la paie

Cependant, lorsque vient le temps d'équilibrer les livres et de prendre des décisions financières importantes, rien ne remplace l'expertise d'un comptable compétent.

Voix et Traduction

Il existe de nombreuses options différentes pour les services d'automatisation vocale et de traduction, mais la plupart manquent de précision. Ils ont du mal à tenir compte des différents accents et dialectes, manquent des mots qui ne sont pas clairement énoncés et ne réussissent pas si l'audio comprend trop de bruit de fond.

À moins que vous n'ayez le budget pour investir dans un logiciel d'automatisation vocale avancé, la prise de notes manuelle par votre équipe se traduira par un enregistrement plus précis.

En matière de traduction, nous avons constaté de grands progrès en matière d'automatisation. Les applications et les sites Web de traduction sont facilement accessibles aux utilisateurs du monde entier pour garantir que la communication est accessible quelle que soit la langue que vous parlez et avec qui vous essayez de communiquer. Cependant, ces programmes de traduction comportent souvent des erreurs ou des inexactitudes grammaticales.

Bien que vous puissiez compter sur un niveau de précision plus élevé avec un logiciel d'automatisation haut de gamme, il y a toujours place à l'erreur. Par conséquent, toutes les traductions exécutées via un programme automatisé doivent être soigneusement éditées avant d'être diffusées au grand public pour transmettre le message de votre entreprise.

Principaux points de contact avec les clients

Les systèmes téléphoniques automatisés peuvent être bénéfiques pour filtrer les appels et mettre les clients en contact avec la personne la plus appropriée pour traiter les plaintes de vos clients. Mais des arborescences téléphoniques élaborées et multicouches peuvent donner à votre client l'impression que l'entreprise ne veut pas entendre ses préoccupations.

Lorsqu'un client a un problème avec votre produit ou service, il éprouve souvent un fort sentiment de frustration ou d'agacement. Ne pas aborder ces émotions ou ces problèmes peut nuire à la confiance ou à la relation que vous avez établie jusqu'à présent.

Rien ne remplace le son rassurant d'une voix humaine ou le réconfort d'un visage amical.

Automatisation à faible retour sur investissement

L'objectif de la mise en œuvre de l'automatisation dans votre entreprise est de gagner du temps et de l'argent. Avant d'introduire un logiciel d'automatisation dans un processus, prenez un moment pour effectuer une analyse coûts-avantages.

Lors de la sélection des tâches à automatiser dans votre entreprise, les options idéales sont :

• Volume élevé
• Répétitif
• Faible variation entre les transactions
• Investissement plus élevé en temps ou en argent.

Évaluez l'investissement requis pour automatiser une tâche spécifique. Comme pour toute décision commerciale, elle doit avoir un sens financier. Outre le coût d'achat du logiciel d'automatisation, vous devez également tenir compte des tâches qui devront encore être effectuées manuellement et de la complexité de leur exécution.

Processus inefficaces

C'est le moment si vous n'avez pas essayé de décomposer vos processus et d'évaluer leur efficacité. La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation amplifiera toute inefficacité de votre système actuel, ce qui entraînera un coût encore plus élevé pour l'entreprise et réduira considérablement les avantages dont vous bénéficierez.

Alors avant d'acheter un logiciel d'automatisation ou de le présenter à votre équipe, profitez-en pour bien évaluer les techniques et procédures actuellement utilisées dans votre entreprise.

Existe-t-il une meilleure façon de terminer le travail? Y a-t-il des étapes inutiles et redondantes dans le processus que vous pouvez supprimer ? Optimisez vos procédures commerciales et augmentez le potentiel de retour sur investissement.

Tirer efficacement parti de l'automatisation dans votre entreprise

Au fur et à mesure que les logiciels d'automatisation s'améliorent et s'améliorent, de nouvelles opportunités se présenteront. Mais il y a quelques facteurs importants à prendre en compte lors de l'introduction de l'automatisation pour le succès de l'entreprise.

Avant d'investir dans des changements majeurs dans le fonctionnement de votre entreprise, prenez le temps de réévaluer vos objectifs commerciaux, en identifiant les moyens par lesquels l'automatisation peut propulser votre entreprise vers l'avant. Consultez vos employés. Demandez-leur d'identifier les tâches répétitives qui peuvent libérer leur temps pour terminer les autres tâches, et > testez chaque option avant de plonger dans une solution unique.

Lors de la mise en œuvre de l'automatisation, ne négligez pas l'importance d'une formation d'équipe appropriée. Cela comprend une formation sur le nouveau processus avec l'automatisation en place et sur la façon de continuer à fonctionner en tant qu'entreprise si l'automatisation échoue.

Alors que la technologie et l'automatisation sont conçues pour nous faciliter la vie et améliorer la qualité de notre travail, il y a toujours la possibilité que quelque chose tourne mal. Si nécessaire, votre équipe doit intervenir et annuler l'automatisation pour s'assurer que tout est en ordre. Idéalement, les clients ne sauront jamais la différence.