Social Media Compliance für Finanzberater

Social Media Marketing: Sie haben es immer wieder gehört, und es wird nicht verschwinden. Soziale Medien bleiben in der heutigen Marketingwelt an vorderster Front, insbesondere für Finanzberater. 85 % der Finanzberater nutzen Social Media für ihr Geschäft und davon haben 80 % neue Kunden gewonnen.

Es besteht kein Zweifel, dass die Präsenz in den sozialen Medien ein fruchtbares Marketinginstrument sein kann, um Kunden zu gewinnen und mit ihnen in Kontakt zu treten – was hält Sie also davon ab? Für viele Berater erscheint die Aufgabe, von der Compliance genehmigte Inhalte zu erstellen, zu entmutigend, um sie anzugehen.

Da Social-Media-Beiträge oft als Werbeform angesehen werden können, unterliegen Ihre Konten als Finanzberater Vorschriften. Der Einstieg in die Social-Media-Szene ist jedoch entscheidend, wenn Sie Ihrem Unternehmen in einer scheinbar überfüllten Branche einen Vorsprung verschaffen möchten.

Als Finanzberater müssen Sie einige wichtige Standards beachten, wenn es um die Verwaltung Ihrer sozialen Medien geht, aber von der Compliance genehmigtes Marketing muss nicht so schwierig sein, wie es aussieht.

Solange Sie die Grundregeln kennen und Ihre Profile von Anfang an konform einrichten, wird es Ihnen zur zweiten Natur werden, mit genehmigten Inhalten Schritt zu halten. Um Ihnen beim Durchsuchen der Regeln und Standards zu helfen, haben wir die am häufigsten gestellten Fragen von Finanzberatern zur Einhaltung von Social Media beantwortet.

F: Welche Profile müssen überwacht werden?

Für den Anfang ist es wichtig, genau zu verstehen, welche Websites Sie auf Konformität überprüfen müssen. Für Finanzberater unterliegen nur Geschäftsprofile der Einhaltung von Compliance-Standards. Dazu gehören alle Seiten oder Profile, die direkt mit Ihrem Unternehmen verbunden sind und von diesem verwaltet werden, wie z. B. Facebook, Twitter und LinkedIn. Diese müssen von Ihrem Broker-Dealer oder einem anderen registrierten Prinzipal genehmigt werden.

Sie sollten jedoch vorsichtig sein, wenn Sie geschäftliche Angelegenheiten auf Ihrer persönlichen Seite besprechen oder mit Kunden interagieren. Abhängig von den von Ihnen geposteten Inhalten könnte es zu einem Geschäftskonto werden. Diese Linien können ein wenig verschwommen werden, also fragen Sie immer bei Ihrer Firma oder Ihrem Broker-Dealer nach, wenn Sie sich nicht sicher sind.

F: Welche Arten von Inhalten müssen vorab genehmigt werden?

Eine Art von Inhalten, die Sie häufig in sozialen Medien verwenden, ist der sogenannte statische Inhalt. Statische Inhalte befinden sich normalerweise für längere Zeit auf Ihrer Website und werden nicht sofort auf Ihrer Social-Media-Unternehmensseite oder Ihrem Profil veröffentlicht. Dieser Inhalt muss vorab von einem registrierten Auftraggeber genehmigt werden. Dies kann Ihr Broker-Dealer sein, wenn Sie mit einem verbunden sind, oder der Berater selbst im Falle unabhängiger RIAs. Es ist wichtig, dass dieser Inhalt vor dem Posten von Ihrem Auftraggeber ausgeführt wird, um zu vermeiden, dass gegen Compliance-Regeln verstoßen wird.

Andere Beiträge werden oft als interaktive Kommunikation klassifiziert. Interaktive Kommunikation sind Materialien wie Posts auf Ihrer Pinnwand, Tweets und Direktnachrichten. Diese Beiträge können in Echtzeit erfolgen und beinhalten typischerweise die Kommunikation mit einem Dritten, es handelt sich also eher um einen wechselseitigen Dialog.

Interaktive Kommunikation muss nicht vorab genehmigt werden, sollte aber dennoch überwacht werden. Wenn Sie zulassen, dass Ihre Mitarbeiter ohne Genehmigung posten, müssen Sie möglicherweise Schulungen zu von der Compliance genehmigtem Marketing sowie ein System zur Überwachung von Inhalten einrichten.

F: Was sind die Richtlinien für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?

Berater müssen Aufzeichnungen über ihre Social-Media-Aktivitäten, einschließlich aller Beiträge und Kommunikation, mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Es kann schwierig erscheinen, den Überblick zu behalten, aber es gibt viele effektive Social-Media-Archivierungstools, die dazu beitragen können, diese Aufgabe leichter zu bewältigen.

Unsere Top-Empfehlung ist Lead Pilot, eine All-in-One-Marketingplattform speziell für Berater, die es ihnen ermöglicht, robuste Multi-Touchpoint-Content-Kampagnen von einem optimierten, benutzerfreundlichen Dashboard aus zu starten. Es macht die Zusammenarbeit einfach, da Benutzer Inhalte nahtlos teilen, bearbeiten und aktualisieren können. Die robuste Inhaltsbibliothek umfasst Video-, redaktionelle und Infografik-Inhalte, die von Beratern vollständig angepasst werden können und ihnen helfen, den Verkehr und das Engagement zu steigern und gleichzeitig ihre organischen SEO-Rankings zu verbessern.

Mit dem neuen All-in-One-Marketing-Tool von Twenty Over Ten für Finanzberater archiviert Lead Pilot alle über die Plattform geplanten sozialen Posts, und alles, was von Lead Pilot bereitgestellt wird, wird automatisch archiviert, um alle regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Von E-Mails über Landingpages bis hin zu Social-Media-Beiträgen kann jeder einen kollektiven Seufzer der Erleichterung ausatmen, wenn er weiß, dass alles archiviert ist.

Besuchen Sie „Archive“ oder bewegen Sie den Mauszeiger über Ihr Benutzersymbol und wählen Sie „Archive“ aus dem Dropdown-Menü:

Dies öffnet Ihre Archivseite

2. Klicken Sie auf „Nach Datum filtern“ , um das Kalendermenü zu öffnen und Ihre Ergebnisse zu verfeinern:

3. Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“ rechts neben einem Beitrag, um Details anzuzeigen, darunter die Zeit zum Teilen, globale Landingpage-Einstellungen und Social-Media-Nachrichten:

4. Klicken Sie auf das Symbol „ Download“ rechts neben einem Beitrag, um eine PDF-Datei mit dem Inhalt Ihrer Zielseite herunterzuladen:

F: Was ist in den ADV-Vorschriften des neuen Formulars erforderlich?

Ab dem 1. Oktober 2017 verlangte die SEC von allen RIAs, zusätzliche Informationen auf ihrem ADV-Formular bereitzustellen, in dem alle separat verwalteten Konten offengelegt werden. Dazu gehören Details aller ihrer Social-Media-Konten, einschließlich Facebook, Twitter und LinkedIn, sowie die URL der Website des Beraters. Die Regel gilt nur für Konten, die der Berater kontrolliert, daher sind Websites wie Yelp und Angie's List davon ausgenommen. Dies ist eine neue Regel, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihr ADV-Formular noch heute aktualisieren, falls Sie dies noch nicht getan haben!

F: Welche Regeln gelten für die Verwendung von Websites oder Links von Drittanbietern?

Im Allgemeinen sind Beiträge von Drittanbietern akzeptabel und können eine großartige Ergänzung zu Ihren Social-Media-Profilen sein. Wenn Sie jedoch einen Link zu Websites Dritter verwenden, müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht auf Websites verweisen, von denen Sie wissen, dass sie falsche oder irreführende Inhalte enthalten könnten. Sollten Sie sich entscheiden, diese Links zu verwenden, könnte Ihr Unternehmen beschuldigt werden, den Inhalt zu unterstützen oder an seiner Entwicklung mitzuwirken, was leicht klebrig werden kann.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie erwägen, Ihren Social-Media-Profilen einen Haftungsausschluss hinzuzufügen, der klarstellt, dass keine der bereitgestellten Informationen als Anlageberatung ausgelegt werden sollte. Dies kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen zu schützen, falls jemals ein Problem auftreten sollte.

Wie Sie im obigen Bild sehen können, verwendet der Kunde von Twenty Over Ten, Kurt Finkbeiner Retirement Strategies, auf seinem Twitter-Profil den Haftungsausschluss „Tweets gehören mir“.

F: Gibt es zusätzliche Regeln, die ich beachten muss, wenn ich in sozialen Medien poste?

FINRA hat Regeln, die die Bedeutung einer fairen und ausgewogenen Kommunikation beim Posten von Compliance-genehmigten Inhalten besagen. Dies bedeutet, dass Sie vollständige Informationen zu Risiken und Vorteilen bereitstellen müssen, wenn Sie Ihr Unternehmen auf Social-Media-Kanälen diskutieren. Das Auslassen wichtiger Inhalte oder das Einfügen wichtiger Informationen in eine obskure Fußzeile könnte für Ihre Kunden irreführend sein. Darüber hinaus sollten Ihre Posts und Ihre Kommunikation mit Kunden jegliche Art von ungerechtfertigten Vorhersagen oder Projektionen der finanziellen Leistung vermeiden. Dies schadet nicht nur dem Ruf Ihres Unternehmens, sondern übertriebene oder irreführende Behauptungen über die Leistung können leicht dazu führen, dass Ihre Social-Media-Seiten nicht konform sind.

Indem Sie alle Ihre Grundlagen abdecken und viele Überprüfungen in Bezug auf Ihre Social-Media-Inhalte durchführen, können Sie sicher sein, dass Ihre Social-Media-Seiten ein nützliches Gut und kein Risiko für Ihr Unternehmen bleiben. Bleiben Sie sachkundig und auf dem Laufenden mit neuen Standards und Vorschriften, um Ihre Social-Media-Seiten in Topform zu halten!