Leitfaden für Beschaffung und Produkterfüllung im Einzelhandel

Die Beschaffung im E-Commerce-Einzelhandel ist ähnlich wie der Aufbau einer Grundlage in der Architektur oder die Auswahl von Zutaten beim Backen; Es garantiert zwar nicht, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen, aber es richtig zu machen, ist ein langer Weg zum Erfolg.

Als erste Schritte in der Lieferkette des Einzelhandels bilden Beschaffung und Beschaffung das Rückgrat der Rentabilität Ihres E-Commerce-Betriebs.

Unabhängig davon, ob Sie Produkte bei einem Hersteller bestellen oder selbst Produkte aus gekauften Materialien herstellen, ein reibungsloser und nahtloser Beschaffungsprozess im Einzelhandel ist der Schlüssel zum späteren Verkauf.

In diesem Artikel behandeln wir, was Beschaffung im Einzelhandel ist, die verschiedenen Arten der Beschaffung im Einzelhandel und wie Sie problemlos Materialien beschaffen und Bestellungen ausführen können.

Was ist Einzelhandelsbeschaffung?

Die Beschaffung im Einzelhandel ist der Prozess der Beschaffung und des Einkaufs von Inventar für Ihr Unternehmen. Für Unternehmen, die ihre eigenen Produkte herstellen, umfasst die Beschaffung den Erwerb der Rohstoffe, die zur Herstellung fertiger Produkte benötigt werden.

Arten der Beschaffung im Einzelhandel

Es gibt einige verschiedene Arten der Beschaffung im Einzelhandel, und die Beschaffungsart, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht, kann je nach Art Ihres Unternehmens und den von Ihnen verkauften Produkten variieren.

Hier sind drei Arten der Beschaffung im Einzelhandel, die Ihnen helfen sollen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Direkte Beschaffung

Bei der direkten Beschaffung geht es darum, die Artikel zu beschaffen, die für die Herstellung der Produkte erforderlich sind, die Sie schließlich an Ihre Kunden verkaufen.

Dazu gehören Rohstoffeinkaufsmaterialien, aus denen Sie später die fertigen Waren herstellen, sowie der Einkauf von verkaufsfertigem Inventar bei einem Hersteller oder Großhändler.

Beispielsweise kann eine Hundefuttermarke Zutaten wie Getreide, Gemüse und Hühnchen für die Herstellung ihrer Produkte beschaffen. Alternativ kann ein Bekleidungseinzelhändler 500 Stück des gleichen T-Shirt-Designs von einem Großhändler beziehen.

Indirekte Beschaffung

Bei der indirekten Beschaffung geht es um die Beschaffung von Artikeln, die für Ihren täglichen Betrieb erforderlich sind, aber nicht zu Ihrem Endergebnis beitragen.

Beispielsweise können Sie Verpackungsmaterialien und Büromaterialien beschaffen, die Ihr Unternehmen nicht an Kunden verkauft, sondern zur Erfassung des Bestands oder zur Ausführung von Bestellungen verwendet.

Beschaffung von Dienstleistungen

Diese Art der Beschaffung konzentriert sich auf den Erwerb von personenbasierten Dienstleistungen. Beispielsweise können Sie mit einem 3PL zusammenarbeiten, um Ihre Bestellungen auszuführen, oder Sie können Sicherheitsdienste vor Ort für Ihr Lager beauftragen.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung, Einkauf und Beschaffung?

Obwohl die Begriffe Beschaffung, Einkauf und Sourcing oft synonym verwendet werden, sind sie eigentlich nicht dasselbe.

Sourcing und Einkauf sind zwei Teilbereiche des Beschaffungsprozesses. Die Beschaffung umfasst die Recherche und Auswahl der besten Produkte und Lieferanten für Ihr Unternehmen, während der Einkauf die Transaktionsphase ist, in der Sie die Preise mit den Lieferanten aushandeln und das Produkt oder die Dienstleistung tatsächlich kaufen.

So beschaffen Sie, was Sie brauchen

Während die Einzelheiten des Beschaffungsprozesses für jedes Unternehmen unterschiedlich sind, kann die Beschaffungsstrategie eines Unternehmens typischerweise in einige wenige Standardschritte heruntergebrochen werden.

Identifizieren Sie, was Sie brauchen

Beginnen Sie mit einer klaren Vorstellung von den Artikeln, die Sie beschaffen müssen. Dies kann das Auffüllen von Artikeln, das Einführen neuer SKUs in Ihren bestehenden Bestand oder das Erneuern eines Abonnements für ein von Ihnen verwendetes Produkt oder eine Dienstleistung beinhalten.

Die Prognose der Nachfrage nach bestimmten Artikeln anhand der Verkaufsdaten des Vorjahres und der SKU-Leistung kann Ihnen dabei helfen, die Zukunft genau zu planen und zu verstehen, welche Waren, Produkte oder Dienstleistungen Sie möglicherweise benötigen.

Möglicherweise müssen Sie auch verschiedene Abteilungen konsultieren, die von Ihrem Beschaffungsprozess betroffen sind, damit Sie deren Anforderungen angemessen berücksichtigen können.

Wir haben einen Shopify-Shop, verwenden aber Shopify nicht zur Bestandsverfolgung. In Bezug auf die Bestandsverfolgung verwenden wir ShipBob für alles – um jede Parfümflasche, das, was wir noch haben, und das, was wir versendet haben, zu verfolgen und gleichzeitig viel mehr Informationen zu jeder Bestellung zu erhalten. Die Analysen sind super hilfreich.

Wir laden ständig Excel-Dateien aus dem ShipBob-Dashboard herunter und verwenden sie, um alles zu analysieren, von Stornierungen über die Prüfung von Bestellgewichten bis hin zur Überprüfung, ob ShipBob Bestellungen pünktlich versendet. Sogar die Art und Weise, wie ihre Wareneingangsaufträge (WROs) für das Versenden von Inventar funktionieren, ist sehr einfach.

Ines Guien, Vizepräsidentin für Betrieb bei Dossier

Erstellen und senden Sie eine Kaufanfrage

Abhängig von der Größe des Unternehmens müssen Sie möglicherweise eine formelle Anfrage stellen, um wichtige Stakeholder oder Beschaffungsteams darüber zu informieren, dass ein Bedarf für das Produkt oder die Dienstleistung besteht.

Das bedeutet, dass Sie eine offizielle Kaufanfrage erstellen müssen, die alle wesentlichen Informationen wie Preis, Menge und Zeitrahmen enthält. Mit diesen Informationen können Sie den Bedarf begründen und Ihr Unternehmen kann eine fundierte Entscheidung auf der Grundlage von Budgets und Leistungen treffen.

Normalerweise senden Sie diese Kaufanfrage über Ihren Beschaffungsmanager. Einige Unternehmen verfügen möglicherweise auch über Finanzteams und Einkaufsmitarbeiter, die diese Kaufanfragen bearbeiten.

Nach dem Absenden wird die für die Überwachung des Kaufs zuständige Abteilung Ihre Kaufanfrage entweder genehmigen oder ablehnen.

Denken Sie daran, dass bestimmte Unterbrechungen der Lieferkette zu Verzögerungen bei der Beschaffung führen können. Beispielsweise verlangsamte die COVID-19-Pandemie die Frachtlieferungen von Lagerbeständen nach Nordamerika erheblich, was zu massiven Verzögerungen für globale Einzelhändler und sogar E-Commerce-Giganten wie Amazon führte.

Um Lagerbestände aufgrund von Problemen beim Lieferkettenmanagement zu vermeiden, planen Sie unbedingt zusätzliche Zeit für die Bestands- oder Rohstoffbeschaffung ein.

Anbieter bewerten

Als nächstes ist es an der Zeit, Anbieter zu recherchieren, bis Sie den besten für Ihr Unternehmen gefunden haben. Während die Kosten normalerweise ein wichtiger Faktor bei der endgültigen Entscheidung sind, sollten Sie auch den Ruf des Anbieters, die Leistung des Lieferanten, die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung, die Zuverlässigkeit und die Geschwindigkeit der Erfüllung berücksichtigen.

Darüber hinaus sollten Sie auch berücksichtigen, ob die Anbieter mit der Identität und den Grundwerten Ihrer Marke übereinstimmen oder nicht. Wenn Nachhaltigkeit Teil Ihrer Markenwerte ist, sollten Sie beispielsweise nach Lieferanten Ausschau halten, die Verantwortung für die Umwelt ernst nehmen.

Wenn Sie in Bezug auf Lieferanten eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten haben, kann die Eingrenzung der Liste auf der Grundlage der Wertausrichtung dazu beitragen, den Auswahlprozess zu beschleunigen und das Lieferantenbeziehungsmanagement in Zukunft zu vereinfachen.

Holen Sie mehrere Angebote ein

Sobald Sie Ihre Liste auf einige ausgewählte Anbieter reduziert haben, fordern Sie von jedem Anbieter ein Angebot an, damit Sie die Preise vergleichen können. Die Möglichkeit, mehrere Angebote zu vergleichen, hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und einen Anbieter auszuwählen, der am besten zu Ihrem Budget passt. Idealerweise sollten Sie mindestens drei Angebote von verschiedenen Anbietern einholen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Erwägen Sie, wo immer möglich zu verhandeln, um Kosteneinsparungen zu erzielen – aber wenn ein Deal zustande kommt, stellen mehrere Angebote sicher, dass Sie alternative Optionen haben.

Inspizieren und dokumentieren

Sobald Sie eine erste Lieferung von Materialien oder fertigen Produkten von Ihrem Hersteller, Lieferanten oder Anbieter erhalten haben, prüfen Sie die Lieferung sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie Ihren Angaben in Ihrer Bestellung entspricht.

Stellen Sie sicher, dass keine beschädigten Produkte vorhanden sind, und dokumentieren Sie alle Ungenauigkeiten oder Qualitätsprobleme. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob der Lieferant für eine langfristige Zusammenarbeit geeignet ist oder ob Sie weiterhin nach anderen Optionen suchen sollten.

Dank des flexiblen Wareneingangsprozesses und der Wareneingangsaufträge (WROs) von ShipBob verlief die Lieferung von Lagerbeständen an das Fulfillment-Zentrum in Manchester ebenfalls reibungslos.

Wir wissen nicht immer genau, wann unsere Bestandslieferungen von unseren Lieferanten eintreffen, und andere 3PLs sagten uns, dass sie unsere Lieferungen ablehnen würden, wenn sie nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt und Datum eintreffen.

ShipBob ist aufgrund seiner Technologie viel flexibler, und unser Vertreter half dabei, zu erklären, wie der Empfang funktioniert, was ein großes Plus war.

Adelina Zotta & Connor Westby, Mitbegründer von NutriPaw

Wie Sie erfüllen, was Sie beschaffen

Nachdem Sie ausreichend Lagerbestand beschafft haben, können Sie mit der Ausführung von Bestellungen beginnen, sobald sie eingehen. Der Ausführungsprozess umfasst in der Regel den Empfang und die Bearbeitung von Bestellungen, das Kommissionieren und Verpacken von Artikeln in Kartons und den anschließenden Versand an Ihre Kunden.

Für kleinere Betriebe kann die Selbstverwirklichung kurzfristig am sinnvollsten sein. Aber das Lagern des beschafften Inventars, das Verpacken von Bestellungen und deren Versand ist oft zeitaufwändig und letztendlich nicht skalierbar.

Unternehmen, die im Einzelhandel verkaufen und größere Bestellmengen abwickeln, sollten die Auftragsabwicklung an eine Omnichannel-Logistikplattform wie ShipBob auslagern. Mit ShipBob können Sie Ihre E-Commerce-Erfüllung den Experten überlassen und die Erfüllung in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Das bedeutet, dass Sie, sobald Sie eine Bestellung für Lagerbestand bei einem Hersteller oder Lieferanten aufgegeben oder selbst fertigen Lagerbestand produziert haben, Ihren Lagerbestand an eines der Fulfillment-Zentren von ShipBob versenden können, wo er gelagert wird, bis eine Bestellung eintrifft.

Sie können die ShipBob-Software direkt in Ihre E-Commerce-Plattform integrieren, sodass Bestellungen automatisch an ein Fulfillment-Center weitergeleitet werden, sobald sie online gestellt werden. Das Fulfillment-Team beginnt dann mit dem Kommissionier- und Verpackungsprozess, wählt die richtigen Kartons und Verpackungsmaterialien aus, druckt Versandetiketten und versendet die Bestellungen an Ihre Kunden.

Das Dashboard von ShipBob ermöglicht es Händlern, diese Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen, wichtige Kennzahlen zu verfolgen und Bestellaktualisierungen mit ihren Kunden zu teilen, um die Transparenz während des gesamten Nachkauferlebnisses aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ShipBob Ihrem Unternehmen bei seiner Einzelhandelslogistik helfen kann, klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um ein Angebot anzufordern.

In den ersten Monaten unseres Geschäfts haben wir alle unsere Bestellungen selbst ausgeführt. Wir hätten U-Transporte mit Tausenden von Produkten, die endlose Fahrten von unserer großen Lagereinheit zur Post machen. Es war keine skalierbare, langfristige Lösung, die unser Wachstum erleichtern würde.

Da unser Unternehmen blitzschnell wuchs, brauchten wir eine Lösung, die Flexibilität bietet und mit der wir problemlos kommunizieren können, um Probleme zu lösen. ShipBob war diese Lösung für uns.

Aaron Patterson, COO von The Adventure Challenge

Häufig gestellte Fragen zur Beschaffung im Einzelhandel

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Beschaffung im Einzelhandel.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Beschaffung bezieht sich auf den gesamten Prozess der Recherche, Bewertung, Verhandlung und schließlich des Kaufs von Artikeln oder Materialien, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind.

Der Einkauf hingegen bezieht sich auf den Transaktionsprozess der Preisverhandlungen und der Bestellung einer Bestellung für diese Materialien.

Kann ShipBob bei der Beschaffung helfen?

ShipBob hilft Unternehmen bei der Abwicklung von B2B-Großhandelsbestellungen, sodass Sie Ihre beschafften Artikel nahtlos in die entsprechenden Lager oder Fulfillment-Zentren bringen können.

Was sind die Schritte nach der Beschaffung?

Die Schritte nach der Beschaffung sind Bestandsverwaltung und -lagerung, Auftragsannahme und -bearbeitung sowie Auftragserfüllung (einschließlich Kommissionierung, Verpackung und Versand).