คู่มือการจัดซื้อขายปลีกและการปฏิบัติตามผลิตภัณฑ์

การจัดซื้อในอุตสาหกรรมค้าปลีกอีคอมเมิร์ซเป็นเหมือนการสร้างรากฐานในสถาปัตยกรรมหรือการเลือกส่วนผสมในการอบ แม้ว่าจะไม่รับประกันว่าคุณจะบรรลุผลตามที่ต้องการ แต่การทำอย่างถูกต้องจะนำไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมาก

ขั้นตอนแรกในห่วงโซ่อุปทานการค้าปลีก การจัดซื้อและการจัดหาเป็นหัวใจสำคัญของความสามารถในการทำกำไรของการดำเนินการอีคอมเมิร์ซของคุณ

ไม่ว่าคุณจะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์จากผู้ผลิตหรือสร้างผลิตภัณฑ์ด้วยตัวเองจากวัสดุที่คุณซื้อ กระบวนการจัดซื้อขายปลีกที่ราบรื่นและราบรื่นคือกุญแจสำคัญในการขายตามท้องถนน

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าการจัดซื้อขายปลีกคืออะไร การจัดซื้อขายปลีกประเภทต่างๆ และวิธีการจัดซื้อวัสดุและดำเนินการตามคำสั่งซื้ออย่างง่ายดาย

การจัดซื้อขายปลีกคืออะไร?

การจัดซื้อขายปลีกเป็นกระบวนการในการจัดหาและจัดซื้อสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจของคุณ สำหรับบริษัทที่ผลิตผลิตภัณฑ์ของตนเอง การจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการจัดหาวัตถุดิบที่จำเป็นในการผลิตผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

ประเภทของการจัดซื้อปลีก

การจัดซื้อขายปลีกมีหลายประเภท และประเภทการจัดซื้อที่เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจของคุณมากที่สุดอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณดำเนินการและผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย

ต่อไปนี้คือการจัดซื้อจัดจ้างการขายปลีกสามประเภทเพื่อช่วยคุณพิจารณาว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

จัดซื้อจัดจ้างโดยตรง

การจัดซื้อโดยตรงเกี่ยวข้องกับการรับสินค้าที่จำเป็นสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ที่คุณจะขายให้กับลูกค้าของคุณในที่สุด

ซึ่งรวมถึงวัตถุดิบการจัดซื้อที่คุณใช้ในการสร้างสินค้าสำเร็จรูปในภายหลัง ตลอดจนการจัดซื้อสินค้าคงคลังพร้อมขายจากผู้ผลิตหรือผู้ค้าส่ง

ตัวอย่างเช่น แบรนด์อาหารสุนัขอาจจัดหาส่วนผสม เช่น ธัญพืช ผัก และไก่ เพื่อผลิตผลิตภัณฑ์ อีกทางหนึ่ง ร้านค้าปลีกเสื้อผ้าอาจจัดหาการออกแบบเสื้อยืดแบบเดียวกันจำนวน 500 ชิ้นจากผู้ค้าส่ง

การจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อม

การจัดซื้อทางอ้อมเกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งสิ่งของที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานประจำวันของคุณ แต่ไม่ได้มีส่วนสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดหาวัสดุบรรจุภัณฑ์และอุปกรณ์สำนักงานที่ธุรกิจของคุณไม่ได้ขายให้กับลูกค้า แต่ใช้เพื่อบันทึกสินค้าคงคลังหรือจัดการคำสั่งซื้อ

การจัดซื้อบริการ

การจัดซื้อจัดจ้างประเภทนี้มุ่งเน้นไปที่การรับบริการจากบุคลากร ตัวอย่างเช่น คุณอาจทำงานกับ 3PL เพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อของคุณ หรือคุณอาจจ้างบริการรักษาความปลอดภัยในสถานที่สำหรับคลังสินค้าของคุณ

การจัดซื้อจัดจ้างและการจัดหาแตกต่างกันอย่างไร

แม้ว่าเงื่อนไขการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดซื้อ และการจัดหามักใช้แทนกันได้ แต่แท้จริงแล้วไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

การจัดหาและการจัดซื้อเป็นสองส่วนย่อยของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดหาเกี่ยวข้องกับการวิจัยและตัดสินใจเลือกผลิตภัณฑ์และซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ในขณะที่การจัดซื้อเป็นขั้นตอนการทำธุรกรรมที่คุณเจรจาราคากับซัพพลายเออร์และซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจริงๆ

วิธีจัดหาสิ่งที่คุณต้องการ

แม้ว่ารายละเอียดเฉพาะของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้วกลยุทธ์การจัดซื้อของธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนมาตรฐานสองสามขั้นตอน

ระบุสิ่งที่คุณต้องการ

เริ่มต้นด้วยแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับรายการที่คุณต้องการจัดซื้อ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเติมสินค้าในสต็อก การแนะนำ SKU ใหม่ให้กับสินค้าคงคลังที่มีอยู่ของคุณ หรือการต่ออายุการสมัครใช้งานผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณใช้อยู่

การคาดการณ์ความต้องการสินค้าบางรายการโดยใช้ข้อมูลการขายและประสิทธิภาพ SKU ของปีที่แล้วสามารถช่วยให้คุณวางแผนสำหรับอนาคตได้อย่างแม่นยำ และทำความเข้าใจว่าสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการใดที่คุณต้องการ

คุณอาจต้องปรึกษาแผนกต่างๆ ที่กระบวนการจัดซื้อของคุณจะได้รับผลกระทบ เพื่อให้คุณสามารถพิจารณาความต้องการของพวกเขาได้อย่างเหมาะสม

เรามีร้านค้า Shopify แต่อย่าใช้ Shopify เพื่อติดตามสินค้าคงคลัง ในแง่ของการติดตามสินค้าคงคลัง เราใช้ ShipBob สำหรับทุกสิ่ง — เพื่อให้สามารถติดตามน้ำหอมแต่ละขวด สิ่งที่เราเหลือ และสิ่งที่เราจัดส่งไป ในขณะที่รับข้อมูลเพิ่มเติมมากมายสำหรับการสั่งซื้อแต่ละรายการ การวิเคราะห์มีประโยชน์มาก

เราดาวน์โหลดไฟล์ Excel จากแดชบอร์ด ShipBob ตลอดเวลา และใช้เพื่อวิเคราะห์ทุกอย่างตั้งแต่การยกเลิก ไปจนถึงการตรวจสอบน้ำหนักในการสั่งซื้อ ไปจนถึงการตรวจสอบว่า ShipBob จัดส่งตามใบสั่งซื้อตรงเวลาหรือไม่ แม้แต่วิธีที่คลังสินค้ารับคำสั่งซื้อ (WRO) สำหรับการส่งสินค้าคงคลังก็ตรงไปตรงมามาก

Ines Guien รองประธานฝ่ายปฏิบัติการของ Dossier

สร้างและส่งคำขอซื้อ

คุณอาจต้องส่งคำขออย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหรือทีมจัดซื้อจัดจ้างว่ามีความจำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท

ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องสร้างคำขอซื้ออย่างเป็นทางการที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ราคา ปริมาณ และกรอบเวลา ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะสามารถปรับความต้องการได้ และบริษัทของคุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลตามงบประมาณและประสิทธิภาพ

โดยทั่วไป คุณจะส่งคำขอซื้อนี้ผ่านผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของคุณ ธุรกิจบางแห่งอาจมีทีมการเงินและเจ้าหน้าที่จัดซื้อเพื่อจัดการคำขอซื้อเหล่านี้

เมื่อส่งแล้ว แผนกที่ดูแลการซื้อจะอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอซื้อของคุณ

โปรดทราบว่าการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานบางอย่างอาจทำให้การจัดซื้อล่าช้า ตัวอย่างเช่น การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทำให้การขนส่งสินค้าของสินค้าคงคลังไปยังอเมริกาเหนือช้าลงอย่างมาก ทำให้เกิดความล่าช้าอย่างมากสำหรับผู้ค้าปลีกทั่วโลกและแม้แต่ยักษ์ใหญ่ด้านอีคอมเมิร์ซเช่น Amazon

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้สินค้าหมดเนื่องจากปัญหาด้านการจัดการห่วงโซ่อุปทาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มเวลาเพิ่มเติมสำหรับสินค้าคงคลังหรือการจัดหาวัตถุดิบ

ประเมินผู้ขาย

ต่อไป ถึงเวลาค้นหาผู้ขายจนกว่าคุณจะพบผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ แม้ว่าต้นทุนมักจะเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย คุณควรพิจารณาถึงชื่อเสียงของผู้ขาย ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ คุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ความน่าเชื่อถือ และความเร็วในการปฏิบัติตาม

นอกจากนี้ คุณควรพิจารณาด้วยว่าผู้ขายมีความสอดคล้องกับเอกลักษณ์และค่านิยมหลักของแบรนด์ของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการค้นหาซัพพลายเออร์ที่รับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมอย่างจริงจัง หากความยั่งยืนเป็นส่วนหนึ่งของคุณค่าแบรนด์ของคุณ

หากคุณมีทางเลือกที่หลากหลายเมื่อพูดถึงผู้ขาย การจำกัดรายการให้แคบลงโดยพิจารณาจากการจัดแนวมูลค่าสามารถช่วยเร่งกระบวนการคัดเลือกและทำให้การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ง่ายขึ้นในอนาคต

รับใบเสนอราคาหลายรายการ

เมื่อคุณตัดรายชื่อของคุณเป็นผู้ขายบางรายแล้ว ขอใบเสนอราคาจากผู้ขายแต่ละรายเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบราคาได้ ความสามารถในการเปรียบเทียบราคาหลายราคาจะช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและเลือกผู้ขายที่ตรงกับงบประมาณของคุณมากที่สุด ตามหลักการแล้ว คุณควรขอใบเสนอราคาอย่างน้อยสามรายการจากผู้ขายหลายรายก่อนตัดสินใจ

พิจารณาการเจรจาต่อรองในทุกที่ที่ทำได้เพื่อประหยัดต้นทุน แต่ถ้าข้อตกลงไม่ผ่าน การเสนอราคาหลายรายการจะช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีทางเลือกอื่น

ตรวจสอบและจัดทำเอกสาร

เมื่อคุณได้รับการจัดส่งวัสดุหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปครั้งแรกจากผู้ผลิต ซัพพลายเออร์ หรือผู้ขายของคุณ ให้ประเมินการจัดส่งอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับสิ่งที่คุณระบุไว้ในใบสั่งซื้อของคุณ

ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีผลิตภัณฑ์เสียหาย และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับความไม่ถูกต้องหรือปัญหาด้านคุณภาพ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์เหมาะสมที่จะทำงานด้วยในระยะยาวหรือไม่ หรือคุณควรมองหาทางเลือกอื่นต่อไปหรือไม่

การรับสินค้าไปยังศูนย์ปฏิบัติตามข้อกำหนดของแมนเชสเตอร์ก็ราบรื่นเช่นกัน ต้องขอบคุณกระบวนการรับสินค้าที่ยืดหยุ่นของ ShipBob และการรับคำสั่งซื้อของคลังสินค้า หรือ WRO

เราไม่ทราบแน่ชัดเสมอว่าการจัดส่งสินค้าคงคลังของเราจะมาถึงจากซัพพลายเออร์ของเรา และ 3PLs อื่นๆ บอกเราว่าพวกเขาจะปฏิเสธการจัดส่งของเราหากพวกเขาไม่มาถึงในเวลาและวันที่ที่กำหนด

ShipBob มีความยืดหยุ่นมากขึ้นเนื่องจากเทคโนโลยีของพวกเขา และตัวแทนของเราช่วยอธิบายวิธีรับงาน ซึ่งเป็นข้อดีอย่างมาก

Adelina Zotta และ Connor Westby ผู้ร่วมก่อตั้ง NutriPaw

วิธีเติมเต็มสิ่งที่คุณจัดหา

หลังจากที่คุณได้จัดซื้อสินค้าคงคลังเพียงพอแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดการคำสั่งซื้อได้ทันทีที่มีคำสั่งซื้อเข้ามา โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการจัดการสินค้าจะเกี่ยวข้องกับการรับและดำเนินการตามคำสั่งซื้อ การเลือกและบรรจุสินค้าในกล่อง แล้วจัดส่งให้กับลูกค้าของคุณ

สำหรับการดำเนินงานที่มีขนาดเล็กลง การเติมเต็มตนเองอาจเหมาะสมที่สุดในระยะสั้น แต่การจัดเก็บสินค้าคงคลังที่จัดซื้อ การบรรจุคำสั่งซื้อ และการจัดส่งออกไปมักจะใช้เวลานาน และท้ายที่สุดแล้วจะไม่สามารถปรับขนาดได้

ธุรกิจที่จำหน่ายในภาคการค้าปลีกที่จัดการปริมาณการสั่งซื้อที่มากขึ้นควรพิจารณาการจ้างผู้ให้บริการภายนอกที่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อไปยังแพลตฟอร์มลอจิสติกส์แบบ Omnichannel เช่น ShipBob ShipBob ช่วยให้คุณมอบประสบการณ์อีคอมเมิร์ซให้กับผู้เชี่ยวชาญ และเปลี่ยนการปฏิบัติตามให้กลายเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน

ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณใส่ใบสั่งซื้อสำหรับสินค้าคงคลังจากผู้ผลิตหรือซัพพลายเออร์ หรือผลิตสินค้าคงคลังสำเร็จรูปด้วยตัวคุณเอง คุณสามารถจัดส่งสินค้าคงคลังของคุณไปยังหนึ่งในศูนย์ปฏิบัติงานของ ShipBob เพื่อจัดเก็บจนกว่าจะมีคำสั่งซื้อเข้ามา

คุณสามารถรวมซอฟต์แวร์ ShipBob เข้ากับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซของคุณได้โดยตรง เพื่อให้คำสั่งซื้อถูกส่งไปยังศูนย์ปฏิบัติตามคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อวางออนไลน์ จากนั้นทีมจัดการสินค้าจะเริ่มกระบวนการหยิบและบรรจุ เลือกกล่องและวัสดุบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสม การพิมพ์ฉลากสำหรับการจัดส่ง และจัดส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้าของคุณ

แดชบอร์ดของ ShipBob ช่วยให้ผู้ค้าสามารถติดตามคำสั่งซื้อเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์ ติดตามตัวชี้วัดหลัก และแชร์การอัปเดตคำสั่งซื้อกับลูกค้าเพื่อรักษาการมองเห็นตลอดประสบการณ์หลังการซื้อ

หากคุณต้องการสำรวจเพิ่มเติมว่า ShipBob สามารถช่วยเหลือธุรกิจของคุณในด้านโลจิสติกส์สำหรับการค้าปลีกได้อย่างไร ให้คลิกที่ปุ่มด้านล่างเพื่อขอใบเสนอราคา

ในช่วงหลายเดือนแรกของธุรกิจ เราดำเนินการตามคำสั่งซื้อทั้งหมดด้วยตนเอง เราจะมี U-Hauls ที่อัดแน่นไปด้วยผลิตภัณฑ์หลายพันรายการทำให้การเดินทางไม่รู้จบจากหน่วยเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ของเราไปยังที่ทำการไปรษณีย์ ไม่ใช่โซลูชันระยะยาวที่สามารถปรับขนาดได้ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกในการเติบโตของเรา

เนื่องจากธุรกิจของเราเติบโตอย่างรวดเร็ว เราจึงต้องการโซลูชันที่จะให้ความยืดหยุ่นและเราสามารถสื่อสารเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างง่ายดาย ShipBob เป็นทางออกสำหรับเรา

Aaron Patterson, COO ของ The Adventure Challenge

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดซื้อปลีก

นี่คือคำตอบสำหรับคำถามยอดนิยมเกี่ยวกับการจัดซื้อขายปลีก

การจัดซื้อกับการจัดซื้อต่างกันอย่างไร?

การจัดซื้อหมายถึงกระบวนการทั้งหมดของการค้นคว้า ประเมิน เจรจา และสุดท้ายการจัดซื้อรายการหรือวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจของคุณ

ในทางกลับกัน การจัดซื้อหมายถึงขั้นตอนการทำธุรกรรมของการเจรจาราคาและการวางคำสั่งซื้อสำหรับวัสดุเหล่านั้น

ShipBob สามารถช่วยในการจัดซื้อได้หรือไม่?

ShipBob ช่วยให้ธุรกิจดำเนินการตามคำสั่งซื้อแบบ B2B แบบขายส่ง ช่วยให้คุณนำสินค้าที่จัดซื้อไปยังคลังสินค้าหรือศูนย์ปฏิบัติตามที่เหมาะสมได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนหลังการจัดซื้อมีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนหลังการจัดซื้อ ได้แก่ การจัดการสินค้าคงคลังและการจัดเก็บ การรับและประมวลผลคำสั่งซื้อ และการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ (รวมถึงการหยิบ การบรรจุ และการจัดส่ง)