Grundlagen zu 1099-Formularen für Kleinunternehmer

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens oder unabhängiger Unternehmer wissen Sie wahrscheinlich bereits ein wenig über 1099-Formulare Bescheid.

Möglicherweise haben Sie jedoch noch unbeantwortete Fragen. Für wen gelten diese Formulare? Wie füllt man sie aus? Wer soll sie ausstellen? Wenn Sie eine brauchen, wann kommen sie an?

Lesen Sie weiter, um die Antworten auf diese Fragen und einige andere zu entdecken, die Sie möglicherweise zu 1099-Formularen haben.

Was ist ein 1099-Formular?

Ein 1099-Formular meldet Geld, das nicht von einem Arbeitgeber erhalten wurde, z. B. Aktiendividenden oder Einkommen unabhängiger Auftragnehmer. Diese Formulare ähneln den W2-Formularen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern ausstellen. Die Empfänger müssen 1099-Formulare ausfüllen und bis zum 31. Januar beim IRS einreichen.

Bild: irs.gov Es gibt verschiedene Variationen dieses Formulars für verschiedene Umstände. Die beiden Formulare, die von Unternehmen am häufigsten verwendet werden, sind die Formulare 1099 NEC und 1099 MISC. In der Vergangenheit wurden Zahlungen von Nicht-Mitarbeitern an unabhängige Auftragnehmer auf einem 1099 MISC in Zeile 7 erfasst. Die neueren 1099 NEC-Formulare übernahmen diese Kosten jedoch im Jahr 2020. Der NEC in 1099 NEC steht für Non-Employee Compensation. Diese Formulare berichten:

• Einkommen von Nichtangestellten über 600 USD, die an unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler, Selbstständige und 1099 Angestellte gezahlt werden
• Provisionen
• Vorteile
• Anwaltskosten (keine Dienstleistungen)

Sie müssen keinen 1099 NEC für unabhängige Auftragnehmer verwenden, die sich als S- oder C-Unternehmen identifizieren. Außerdem müssen Sie sie nur für geschäftliche Zwecke einreichen, nicht für persönliche Dienstleistungen.

Die 1099 MISC stand früher für „Miscellaneous Income“, bedeutet jetzt aber „Miscellaneous Information“. Es hat eine breite Palette von Zwecken und umfasst Aspekte, die von anderen 1099 nicht abgedeckt werden. Diese beinhalten:

$10 oder mehr bezahlt für:

• Lizenzgebühren
• Maklerzahlungen statt steuerfreier Zinsen oder Dividenden

$600 oder mehr bezahlt für:

• Fischerboot fährt fort
• Nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütung
• Erträge aus der Ernteversicherung
• Mieten
• Preise und Auszeichnungen
• Zahlungen für medizinische und medizinische Versorgung
• Anwaltsleistungen (keine Gebühren)
• Barmittel aus einem fiktiven Hauptvertrag
• Kauf von Fisch für den Wiederverkauf

Wie füllt man ein 1099 NEC-Formular aus?

Um ein 1099-Formular auszufüllen, benötigt ein Unternehmen vier Informationen:

• Informationen des Zahlers
• Informationen des Zahlungsempfängers
• Höhe der Vergütung für Nichtmitarbeiter
• Steuerinformation

Das erste Feld enthält die Informationen des zahlenden Unternehmens. Es gibt nur ein Feld für diese Informationen, und Sie müssen Ihren Namen und Firmennamen, Ihre Straße und Telefonnummer angeben.

Der zweite Abschnitt ist für die Informationen des bezahlten Auftragnehmers. Um dies zu erhalten, sendet der Zahler dem Zahlungsempfänger ein W-9-Formular, in dem er seinen Namen, seine Adresse und seine Steueridentifikationsnummer (TIN) anfordert. Wenn der Auftragnehmer jedoch nicht in den USA ansässig ist, benötigen Sie ein W-8BEN oder W-8BEN 9, um zu bescheinigen, dass er außerhalb des Landes ansässig ist. Die einfachste Methode, diese Informationen zu erhalten, besteht darin, diese Formulare für alle Auftragnehmer, mit denen Sie zusammenarbeiten, bereitzuhalten.

Nachdem Sie diese Abschnitte ausgefüllt haben, geben Sie den Vergütungsbetrag ein, den der Auftragnehmer während des Steuerjahres erhalten hat.

Wie reichen Sie ein 1099 NEC-Formular ein?

Nachdem Sie das Federal 1099-Formular ausgefüllt haben, überprüfen Sie die 1099-Formularanforderungen Ihres Staates. Einige Staaten verlangen, dass Sie sie einreichen, während andere dies nicht tun.

Um die bundesstaatlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie zwei Kopien versenden, die bis zum 31. Januar an ihren Standorten eintreffen müssen. Die detaillierten Verfahren zum Einreichen jeder dieser Kopien werden auf der ersten Seite des 1099-Formulars erläutert.

Kopie A geht an das IRS, und Sie können es entweder per Post oder elektronisch einreichen. Sie können jedoch kein Papierformular ausfüllen, hochladen und dann elektronisch einreichen. Papierkopien müssen per Post versandt werden, während elektronische Dokumente mit kompatibler Buchhaltungssoftware über das IRS Filing a Return Electronically (FIRE)-System ausgefüllt werden müssen.

Exemplar B geht an den Auftragnehmer. Diese Kopie muss ausgedruckt und per Post versendet werden, oder Sie können sie mit Zustimmung des Auftragnehmers per E-Mail versenden. Um die Zustimmung des Auftragnehmers einzuholen, muss das Zustimmungsformular Folgendes enthalten:

• Ein Verständnis, dass der Auftragnehmer zwischen einer Kopie per E-Mail oder einer Kopie in Papierform wählen kann
• Das Jahr oder die Jahre, für die diese Einwilligung gilt
• Die Anweisungen zum Anfordern eines Papierexemplars zusätzlich zum E-Mail-Exemplar
• Die Verfahren zum Widerruf der Einwilligung
• Die Bedingungen, die erforderlich sind, um ein 1099-Formular zu erhalten
• Eine Beschreibung zum Anzeigen und Drucken des Dokuments
• Ein Datum, an dem das Formular nicht mehr verfügbar sein wird

Das zahlende Unternehmen ist dafür verantwortlich, 1099 NEC-Formulare an Auftragnehmer zu senden. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, muss der Auftragnehmer diese Einkünfte trotzdem melden. Sie denken vielleicht nicht, dass die Regierung es wissen wird, aber der IRS kann Ihre Ausgaben verfolgen. Wenn Sie deutlich mehr Geld ausgegeben haben, als Sie angegeben haben, werden sie Sie überprüfen. Das Nichtbestehen einer Prüfung kann zu hohen Geldstrafen und sogar zu Gefängnisstrafen führen.

Steuern sind jedes Jahr am 15. April fällig. Wenn 1099-Formulare verspätet eintreffen, fallen folgende Gebühren an:

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