À propos des formulaires 1099 pour les propriétaires de petites entreprises

En tant que propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur indépendant, vous connaissez probablement déjà au moins un peu les formulaires 1099.

Cependant, vous pouvez encore avoir des questions sans réponse. A qui s'adressent ces formulaires ? Comment les remplis-tu ? Qui doit les délivrer ? Si vous en avez besoin, quand arrivent-ils ?

Lisez la suite pour découvrir les réponses à ces questions et à plusieurs autres que vous pourriez avoir sur les formulaires 1099.

Qu'est-ce qu'un formulaire 1099 ?

Un formulaire 1099 rapporte de l'argent qui n'a pas été reçu d'un employeur, comme des dividendes en actions ou des revenus d'entrepreneur indépendant. Ces formulaires sont similaires aux formulaires W2 que les entreprises délivrent à leurs employés. Les bénéficiaires doivent remplir les formulaires 1099 et les soumettre à l'IRS avant le 31 janvier.

image : irs.gov Plusieurs variantes de cette forme existent pour différentes circonstances. Les deux formulaires les plus utilisés par les entreprises sont les formulaires 1099 NEC et 1099 MISC. Dans le passé, les paiements des non-employés aux entrepreneurs indépendants étaient enregistrés sur un 1099 MISC à la ligne 7. Cependant, les nouveaux formulaires 1099 NEC ont absorbé ces coûts en 2020. Le NEC dans 1099 NEC signifie Non-Employee Compensation. Ces formulaires signalent :

• Revenu de non-salarié supérieur à 600 $ versé à des entrepreneurs indépendants et à des pigistes, à des travailleurs autonomes et à 1 099 employés
• Commissions
• Avantages
• Frais d'avocat (pas de services)

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser un NEC 1099 pour les entrepreneurs indépendants qui s'identifient comme une société S ou C. De plus, vous ne devez les déposer qu'à des fins commerciales, et non pour des services personnels.

Le 1099 MISC signifiait autrefois Miscellaneous Income, mais signifie maintenant Miscellaneous Information. Il a un large éventail d'objectifs et englobe des aspects qui ne sont pas couverts par d'autres 1099. Ceux-ci inclus:

10 $ ou plus payés pour :

• Redevance
• Paiements de courtier au lieu d'intérêts ou de dividendes exonérés d'impôt

600 $ ou plus payés pour :

• Produit du bateau de pêche
• Rémunération différée non qualifiée
• Produit de l'assurance-récolte
• Loyers
• Prix ​​et récompenses
• Paiements médicaux et de soins de santé
• Services d'avocat (pas d'honoraires)
• Espèces provenant d'un contrat principal notionnel
• acheter du poisson pour le revendre

Comment remplir un formulaire 1099 NEC ?

Pour remplir un formulaire 1099, une entreprise a besoin de quatre informations :

• Informations sur le payeur
• Informations sur le bénéficiaire
• Montant de la rémunération des non-employés
• Informations fiscales

La première case contient les informations sur l'entreprise payante. Il n'y a qu'une seule case pour ces informations et vous devez inclure votre nom et le nom de votre entreprise, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.

La deuxième section est pour l'information de l'entrepreneur payé. Pour l'obtenir, le payeur enverra au bénéficiaire un formulaire W-9 demandant son nom, son adresse et son numéro d'identification fiscale (TIN). Cependant, si l'entrepreneur n'est pas un résident des États-Unis, vous aurez besoin d'un W-8BEN ou W-8BEN 9 pour certifier qu'il réside à l'extérieur du pays. La méthode la plus simple pour obtenir ces informations consiste à conserver ces formulaires à portée de main pour tous les entrepreneurs avec lesquels vous travaillez.

Après avoir rempli ces sections, entrez le montant de la compensation que l'entrepreneur a reçu au cours de l'année d'imposition.

Comment soumettre un formulaire 1099 NEC ?

Une fois que vous avez rempli le formulaire fédéral 1099, vérifiez les exigences du formulaire 1099 de votre état. Certains États exigent que vous les soumettiez, tandis que d'autres ne le font pas.

Pour répondre aux exigences fédérales, vous devez envoyer deux copies, qui doivent arriver à leurs emplacements avant le 31 janvier. Les procédures détaillées pour déposer chacune d'entre elles sont expliquées sur la première page du formulaire 1099.

La copie A est envoyée à l'IRS et vous pouvez la soumettre par courrier ou par voie électronique. Cependant, vous ne pouvez pas remplir un formulaire papier, le télécharger, puis le déposer par voie électronique. Les copies papier doivent être envoyées par la poste, tandis que les documents électroniques doivent être remplis à l'aide d'un logiciel de comptabilité compatible via le système IRS Filing a Return Electronically (FIRE).

La copie B va à l'entrepreneur. Cette copie doit être imprimée et envoyée par la poste, ou vous pouvez l'envoyer par courriel avec la permission de l'entrepreneur. Pour obtenir la permission de l'entrepreneur, le formulaire de consentement doit comprendre :

• Une compréhension que l'entrepreneur peut choisir entre une copie envoyée par courrier électronique ou une copie papier
• L'année ou les années auxquelles s'applique ce consentement
• Les instructions pour demander une copie papier en plus de celle envoyée par e-mail
• Les modalités de retrait du consentement
• Les conditions requises pour recevoir un formulaire 1099
• Une description de la façon d'afficher et d'imprimer le document
• Une date à laquelle le formulaire ne sera plus disponible

L'entreprise payante est responsable de l'envoi des formulaires 1099 NEC aux entrepreneurs. Cependant, si vous omettez de le faire, l'entrepreneur doit quand même déclarer ce revenu. Vous ne pensez peut-être pas que le gouvernement le saura, mais l'IRS peut suivre vos dépenses. Si vous avez dépensé beaucoup plus d'argent que ce que vous avez déclaré, ils vous auditeront. L'échec d'un audit peut entraîner de lourdes amendes et même des peines de prison.

Les taxes sont dues le 15 avril de chaque année. Si les formulaires 1099 arrivent en retard, les frais suivants s'appliqueront :

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