員工數據保護的完整人力資源指南

所有雇主都需要收集有關其員工的數據。 需要員工數據（如社會安全號碼或出生日期）才能遵守稅務機構和法規。 您還需要銀行和個人信息來支付您的團隊費用。

因此，公司被委託保管大量個人數據，這些數據落入壞人之手可能會造成危險。 保護這些信息有助於保護您的員工免受欺詐和勒索。 它還可以減少您的法律風險，並有助於在您和您的團隊之間建立信任。

與此同時，每天都會發生嚴重的數據洩露事件。 其中許多包含敏感的員工數據。 對於有無辦公桌和現場工作人員的企業來說尤其如此，他們的數據主要以電子方式存儲。

繼續閱讀以了解有關員工數據保護的更多信息，包括您需要了解的法律法規以及如何保持合規性。

什麼是員工數據保護？

員工數據保護是您為保護員工個人信息在您的組織中的安全所做的工作。 它包括您擁有的任何數據保護政策以及您用來保護數據安全的任何工具和平台。

員工數據保護涵蓋整個員工生命週期中的廣泛數據。 例如，您可能希望存儲落選求職者的個人信息，以防他們適合未來的職位。 您需要徵求候選人的許可才能這樣做。

如果您出於稅務或合規目的保留有關前員工的數據，請確保妥善保存這些記錄。 只保留合規性所需的內容。

哪些數據需要保護？

一般來說，員工數據保護是指可識別的個人信息。 它涵蓋以下內容。

• 名稱
• 地址
• 出生日期
• 社會安全號碼
• 簡歷——包括教育信息
• 病史和記錄
• 電話號碼
• 婚姻狀況
• 性別和性別
• 殘疾狀況
• 婚姻狀況
• 有關種族、國籍或公民身份的信息

您使用的某些流程和政策可能基於您所在地區或行業的法律。 其他可能是超越法律要求以確保信息更加安全的最佳實踐。

您需要了解哪些員工個人信息保護法？

貴公司有權請求、收集、存儲和使用範圍廣泛的員工數據。 這可能包括個人身份信息。 它還可以包括有關工作人員績效的信息。 在處理這些信息時，您的組織需要遵守一些法律。

健康保險流通與責任法案 (HIPAA)

HIPAA 要求雇主在向醫療保健提供者或健康​​計劃尋求個人健康信息之前徵得工人的許可。 個人健康信息是任何可識別個人身份的醫療保健數據。 這可以包括有關治療、醫療條件和健康狀況的詳細信息。

美國殘疾人法案 (ADA)

ADA 標題 I 規定，雇主可以獲取有關僱員醫療狀況和狀況的信息。 這可以通過工人自我披露、在提供工作機會後進行體檢或作為向工人提供合理便利的過程的一部分來完成。

如果您有此信息，則需要將其保存為“機密醫療記錄”。 這意味著您必須將其與員工的人事檔案或記錄分開。 您可以與政府官員和急救人員分享此信息。 此信息還可以與需要醫療詳細信息作為其工作一部分的經理共享。

公平信用報告法 (FCRA)

如果您想對員工或求職者進行信用或背景調查，FCRA 涵蓋了您必須遵守的規則。 您必須以書面形式告知求職者或工作人員您正在尋求這些信息，並獲得他們的書面許可。

完成背景或信用檢查後，您需要安全地刪除從報告中收集的任何信息以及報告本身。 這可能意味著擦除電子文件，使其無法檢索。 物理文件需要完全粉碎或銷毀。

公平準確的信用交易法（FACT 法）

FACT 法案要求雇主安全地銷毀不再需要的員工信息。 根據該法案，如果您不小心避免員工身份被盜用，您可能要承擔責任。

此外，如果您向消費者報告機構提供員工信息，您需要確保信息準確無誤。 這包括有關員工在組織中的就業或角色的數據。 您的公司需要一項政策來讓員工對不正確的信息提出異議。

加州消費者隱私法 (CCPA)

CCPA 適用於加利福尼亞州共享、收集或出售來自加利福尼亞州客戶的數據的營利性公司。 如果您是該法案“涵蓋”的雇主，您需要在收集任何個人信息之前向員工提供隱私協議。

根據該法律，個人信息可以是“直接或間接識別、涉及、描述、合理關聯或可能合理關聯特定消費者家庭”的任何信息。 只有在法律要求或確實需要共享數據的情況下，才能與其他方共享此數據。

如果您與第三方共享員工的個人信息，您必須與他們簽訂數據處理協議 (DPA)。 這樣您就可以確保私人數據受到保護。 根據 CCPA，工人有權訪問他們的個人信息並要求更正甚至刪除。

在這些法律中，存在可能令人困惑的灰色區域。 例如，根據 CCPA，確定是否真的“需要”共享數據可能具有挑戰性。 如果您需要幫助了解您的具體義務，最好的選擇是與律師交談。

通用數據保護條例 (GDPR)

通用數據保護條例 (GDPR)適用於歐盟 (EU) 的員工。 即使您位於美國——或歐盟以外的其他地方——如果您在歐盟有工人，該法律仍然適用於您。 如果您在歐盟使用自由職業者或承包商，GDPR 也適用。

根據 GDPR，公司可以以“合法利益”為由處理數據。 例如，收集個人和銀行信息以支付工人工資是一種合法權益。 公司還可以通過徵求員工同意來獲取員工數據。

GDPR 限制了雇主可以保留員工信息的時間。 根據 GDPR，員工有權提出數據主體權利 (DSR) 請求，以訪問、更正、爭議和刪除其記錄中的數據。 雇主必須及時回應這些請求。

好消息是 Connecteam 符合 GDPR，因此如果您在歐盟僱用團隊成員，您已準備好保護他們的數據。

保護員工數據：您可以做什麼

您的首要任務是確保您遵守當地和相關的國際數據法。 除此之外，這裡還有一些最佳實踐可以保護您的員工並保護您的組織免受法律風險。

知道你在收集什麼以及為什麼

今天的美國雇主能夠收集比以往更多的員工數據。 然而，在某些司法管轄區，公司需要讓員工知道他們正在收集哪些數據以及他們如何使用這些信息。

出於行政和人力資源的目的，可能需要捕獲某些員工數據。 例如，員工的家庭詳細信息可能對您的員工福利計劃很重要。 保留員工紀律記錄可能有助於您監控工作場所的行為。

當您開始收集有關團隊成員的數據時，您應該始終問自己為什麼需要這些信息。 避免收集沒有特定目的的數據。

如果與他們的工作或福利無關，您可能不需要了解一個人收養或組建家庭的決定。 同樣，您不需要知道您的員工在不上班時在他們的個人設備上做了什麼。

不必要地獲取員工數據可能會導致歧視索賠。

選擇合適的軟件和系統

大多數企業現在使用數字工具來處理和存儲數據。 許多人，尤其是那些擁有無辦公桌團隊的人，使用基於雲的解決方案，例如 Connecteam。 這是明智的，因為紙質記錄很容易被火災或洪水破壞，或者可以從安全空間物理移除。

在線文檔和數據存儲系統讓您可以將所有內容安全地保存在雲端。 基於雲的安全解決方案使您能夠限制對文檔的訪問、加密數據、設置密碼，甚至查看誰訪問過記錄。

為降低數據洩露的風險，請使用具有加密和強大隱私政策的應用程序和軟件，例如 Connecteam。 使用強密碼並定期更新。 了解您的軟件和應用程序，以便啟用安全功能來保護員工信息的私密性。

對你的員工保持透明

根據您公司所在的位置，法律可能不要求您共享您存儲的數據或原因。 即便如此，保持透明可以幫助您營造一種信任文化。

當要求員工提供個人數據時，請解釋您需要該信息的原因。 這可以幫助平息任何擔憂，並幫助員工了解他們的數據是如何被使用的。

制定隱私和員工數據保護政策

有兩項政策可以幫助您保護工作人員數據的安全。 首先，是您工作場所的隱私政策。 這有助於概述您處理客戶和員工數據的方式。

例如，您可以聲明除非必要，否則您不會共享個人信息。 您還可以解釋您需要什麼來支付工資、福利和開展業務的其他重要部分。

隱私政策還可以幫助員工了解自己的義務。 例如，如果您的無辦公桌員工使用自己的設備，請告訴他們是否可以在工作時訪問個人電子郵件或社交媒體。

員工數據保護政策

員工數據保護政策是您團隊的內部文件。 它告訴您公司的員工他們可以做什麼來保護員工數據的安全。 它不同於隱私政策，因為它們通常是外部的，並解釋了您如何保護數據。

您可以使用員工數據保護政策來準確說明哪些員工數據受到保護。 您還可以創建公司規則以將此敏感信息保密。 例如，您可以請求將任何包含員工數據的文件標記為“私人”。

定期更新員工記錄

從員工文件和數據庫中刪除不必要的和過時的信息。 如果您的系統遭到黑客攻擊，擁有過時的信息可能會增加您不關心員工記錄的說法。 存儲不需要的文件也會讓更多的員工面臨風險。

當你這樣做的時候，對你的員工記錄和數據存儲系統進行定期審計。 確保數據仍然安全，並且以前的員工或其他未經授權的人無法訪問它。 確保您擁有適當的安全系統（例如惡意軟件防護）非常重要。 就像使用最新版本的軟件來避免安全漏洞一樣。

考慮與誰做生意

作為業務運營的一部分，您很可能需要共享員工信息。

例如，您可能需要將工資單信息發送給會計師或與福利提供者或稅務機構共享財務數據。

在與其他組織共享員工數據之前，請務必查看其他組織的數據保護政策。 您可以通過僅共享操作所需的最少數據量來最大程度地降低風險。

評估員工數據在內部共享的方式

再看看在內部共享員工信息。 隨意轉發包含員工個人信息的電子郵件，如果該信息被濫用，您可能會承擔責任。 例如，如果您決定舉辦節日賀卡或禮品交換活動，您可能會分享員工地址和聯繫信息。 這可能是個問題。

一個簡單的解決方案是使用像 Connecteam chat 這樣的平台。 它允許您的團隊保持聯繫，甚至可以在安全的聊天平台上發送節日問候，而無需共享聯繫信息。

對員工和管理人員進行數據保護培訓

員工數據保護的強度取決於您的團隊對隱私和相關法律的理解程度。 不了解規則的經理很容易將員工的個人數據置於風險之中。 員工還可以傳遞另一名員工親自與他們分享的信息。

培訓員工如何識別和處理個人數據。 您可以使用 Connecteam 等平台創建自定義培訓。 向您的團隊傳授您的隱私和數據保護政策。 確保您分享保護個人信息安全的最佳做法。

制定計劃以防數據洩露

即使您做對了所有事情，錯誤的人也可能會訪問員工信息。 一些欺詐者畢生致力於竊取個人信息以謀取利益。

萬一敏感的員工信息落入壞人之手或遭到洩露，您需要製定一個明確的計劃來處理這種情況。 確保您盡快讓您的員工了解違規行為，並將犯罪行為告知當局。

為您的員工提供信用監控服務，以防他們的身份被盜。 讓受影響的團隊成員了解當局共享的有關違規的任何信息。

保護員工最重要的資產：他們的個人數據

員工數據洩露不僅對員工造成危險，還會對貴公司的聲譽造成重大損害並擾亂運營。

作為雇主，您在確保員工的敏感數據得到安全存儲和處理方面發揮著重要作用。 特別是對於無辦公桌團隊，數據安全是重中之重。

幸運的是，Connecteam 等基於雲的安全平台可讓您安全地存儲員工文檔和數據。 獲得授權的人力資源經理和團隊成員只有在安全登錄後才能訪問員工文件。此外，您的所有數據都以數字方式備份，您可以決定誰可以訪問和上傳信息。

Connecteam 還允許您為不同的員工文件設置到期日期，在文件需要審查或更新時提醒您，並擁有強大的工具來培訓您的團隊數據安全。

最重要的是， Connecteam是適用於人力資源、運營和通信的一體化解決方案。 除了確保員工數據安全外，Connecteam 還提供用於時間跟踪、任務管理、日程安排、內部通信、安全培訓和入職等的工具。