Kompletny przewodnik HR dotyczący ochrony danych pracowników

Wszyscy pracodawcy muszą gromadzić dane o swoich pracownikach. Dane pracowników, takie jak numer ubezpieczenia społecznego lub data urodzenia, są potrzebne, aby zachować zgodność z organami podatkowymi i przepisami. Potrzebujesz również danych bankowych i danych osobowych, aby zapłacić swojemu zespołowi.

W rezultacie firmom powierza się wiele danych osobowych, które w niepowołanych rękach mogą być niebezpieczne. Ochrona tych informacji może pomóc chronić pracowników przed oszustwami i wymuszeniami. Zmniejsza to również ryzyko prawne i pomaga budować zaufanie między Tobą a Twoim zespołem.

Jednocześnie codziennie dochodzi do poważnych naruszeń danych. Wiele z nich zawiera wrażliwe dane pracowników. Jest to szczególnie prawdziwe w biznesie z pracownikami pracującymi bez biurek i pracującymi w terenie, których dane są przechowywane głównie w formie elektronicznej.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o ochronie danych pracowników, w tym o przepisach i regulacjach, które musisz znać, oraz o tym, jak zachować zgodność.

Czym jest ochrona danych pracowników?

Ochrona danych pracowników to działania, które zapewniają bezpieczeństwo danych osobowych pracowników w Twojej organizacji. Obejmuje wszelkie obowiązujące zasady ochrony danych oraz wszelkie narzędzia i platformy, których używasz do zabezpieczania danych.

Ochrona danych pracowników obejmuje szeroki zakres danych w całym cyklu życia pracownika. Na przykład możesz chcieć przechowywać dane osobowe kandydatów, którym nie powiodło się do pracy, na wypadek gdyby nadawali się na przyszłe stanowisko. Musiałbyś poprosić kandydatów o pozwolenie, aby to zrobić.

Jeśli przechowujesz dane o poprzednich pracownikach do celów podatkowych lub zgodności, upewnij się, że te dane są bezpiecznie przechowywane. Zachowaj tylko to, co jest potrzebne do zachowania zgodności.

Jakie dane wymagają ochrony?

Ogólnie rzecz biorąc, ochrona danych pracowników odnosi się do danych osobowych, które można zidentyfikować. Obejmuje następujące kwestie.

• Imię
• Adres zamieszkania
• Data urodzenia
• Numer ubezpieczenia społecznego
• CV — w tym informacje edukacyjne
• Historia i dokumentacja medyczna
• Numery telefoniczne
• Stan cywilny
• Płeć i seks
• Stan niepełnosprawności
• Stan cywilny
• Informacje o rasie, pochodzeniu narodowym lub obywatelstwie

Niektóre procesy i zasady, z których korzystasz, mogą opierać się na przepisach prawa obowiązujących w Twoim regionie lub branży. Inne mogą być najlepszymi praktykami, które wykraczają poza wymogi prawne, aby zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo informacji.

O jakich przepisach dotyczących ochrony danych osobowych pracowników należy wiedzieć?

Twoja firma ma prawo żądać, gromadzić, przechowywać i wykorzystywać szeroki zakres danych pracowników. Może to obejmować dane osobowe. Może również zawierać informacje o wydajności pracownika. Istnieją przepisy, których Twoja organizacja musi przestrzegać, mając do czynienia z tymi informacjami.

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA)

Ustawa HIPAA wymaga, aby pracodawcy zwracali się do pracowników o zgodę przed uzyskaniem ich osobistych informacji zdrowotnych od dostawców usług medycznych lub planów zdrowotnych. Osobiste informacje o stanie zdrowia to wszelkie dane dotyczące zdrowia umożliwiające identyfikację osoby. Może to obejmować szczegółowe informacje na temat leczenia, warunków medycznych i stanu zdrowia.

Ustawa o niepełnosprawnych Amerykanach (ADA)

Tytuł I ADA stanowi, że pracodawcy mogą zabezpieczyć informacje o stanie zdrowia i stanie zdrowia pracownika. Można to zrobić poprzez ujawnienie się pracownika, badanie lekarskie po złożeniu oferty pracy lub w ramach procesu oferowania pracownikowi rozsądnego usprawnienia.

Jeśli masz takie informacje, musisz zachować je jako „poufną dokumentację medyczną”. Oznacza to, że należy przechowywać je oddzielnie od akt osobowych lub akt osobowych pracownika. Możesz udostępnić te informacje urzędnikom państwowym i osobom udzielającym pierwszej pomocy. Informacje te mogą być również udostępniane menedżerom, którzy potrzebują szczegółowych informacji medycznych w ramach swojej pracy.

Ustawa o uczciwej sprawozdawczości kredytowej (FCRA)

FCRA obejmuje zasady, których musisz przestrzegać, jeśli chcesz przeprowadzić kontrolę kredytową lub sprawdzenie przeszłości pracowników lub osób ubiegających się o pracę. Musisz poinformować osobę ubiegającą się o pracę lub pracownika na piśmie, że szukasz tych informacji i uzyskać od nich pisemną zgodę.

Po zakończeniu sprawdzania przeszłości lub zdolności kredytowej musisz bezpiecznie pozbyć się wszelkich informacji zebranych z raportu — a także samego raportu. Może to oznaczać wymazanie pliku elektronicznego, aby nie można było go odzyskać. Fizyczne pliki musiałyby zostać całkowicie zniszczone lub zniszczone.

Ustawa o uczciwych i dokładnych transakcjach kredytowych (ustawa FACT)

Ustawa FACT wymaga od pracodawców bezpiecznego niszczenia informacji o pracownikach, które nie są już potrzebne. Zgodnie z tą ustawą możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli nie zadbasz o uniknięcie kradzieży tożsamości pracownika.

Ponadto, jeśli przekazujesz informacje o pracownikach agencjom sporządzającym raporty konsumenckie, musisz upewnić się, że informacje te są dokładne. Obejmuje to dane dotyczące zatrudnienia lub roli pracownika w organizacji. Twoja firma potrzebuje polityki umożliwiającej pracownikom kwestionowanie nieprawidłowych informacji.

Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA)

CCPA dotyczy firm nastawionych na zysk w Kalifornii, które udostępniają, zbierają lub sprzedają dane klientów z Kalifornii. Jeśli jesteś pracodawcą „objętym” ustawą, musisz przekazać pracownikom umowę o ochronie prywatności przed zebraniem jakichkolwiek danych osobowych.

Zgodnie z tym prawem danymi osobowymi może być wszystko, co „identyfikuje, odnosi się do, opisuje, jest racjonalnie kojarzone lub może być racjonalnie powiązane, bezpośrednio lub pośrednio, z określonym gospodarstwem domowym konsumenta”. Te dane mogą być udostępniane innym stronom tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez prawo lub jeśli istnieje rzeczywista potrzeba udostępnienia danych.

Jeśli udostępniasz dane osobowe pracowników stronom trzecim, musisz zawrzeć z nimi umowę o przetwarzaniu danych (DPA). Dzięki temu możesz zapewnić ochronę prywatnych danych. Zgodnie z CCPA pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich poprawienia, a nawet usunięcia.

W ramach tych przepisów istnieją szare obszary, które mogą być mylące. Na przykład w ramach CCPA podjęcie decyzji, czy istnieje rzeczywista „potrzeba” udostępniania danych, może być trudne. Najlepszym rozwiązaniem jest rozmowa z prawnikiem, jeśli potrzebujesz pomocy w zrozumieniu swoich konkretnych obowiązków.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) dotyczy pracowników w Unii Europejskiej (UE). Nawet jeśli mieszkasz w Stanach Zjednoczonych — lub w innym miejscu poza UE — to prawo nadal może Cię obowiązywać, jeśli masz pracowników w UE. RODO ma również zastosowanie, jeśli korzystasz z usług freelancerów lub wykonawców w UE.

Zgodnie z RODO firmy mogą wykorzystywać „prawnie uzasadnione interesy” do przetwarzania danych. Na przykład gromadzenie danych osobowych i danych bankowych w celu zapłaty pracownikowi jest uzasadnionym interesem. Firmy mogą również uzyskiwać dane pracowników, prosząc ich o zgodę.

RODO ogranicza czas przechowywania przez pracodawców informacji o pracownikach. Dzięki RODO pracownicy mają prawo do składania wniosków dotyczących praw osób, których dane dotyczą (DSR), dostępu do danych, ich poprawiania, kwestionowania i usuwania z ich rejestrów. Pracodawcy muszą odpowiadać na te prośby w odpowiednim czasie.

Dobrą wiadomością jest to, że Connecteam jest zgodny z RODO, więc jeśli kiedykolwiek zatrudnisz członków zespołu w UE, możesz chronić ich dane.

Ochrona danych pracowników: co możesz zrobić

Twoim priorytetem jest upewnienie się, że przestrzegasz lokalnych i odpowiednich międzynarodowych przepisów dotyczących danych. Poza tym, oto kilka sprawdzonych sposobów ochrony pracowników i organizacji przed ryzykiem prawnym.

Wiedz, co zbierasz i dlaczego

Amerykańscy pracodawcy są dziś w stanie zebrać więcej danych o swoich pracownikach niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak w niektórych jurysdykcjach firmy muszą informować pracowników, jakie dane zbierają i jak je wykorzystują.

Przechwycenie niektórych danych pracowników może być konieczne do celów administracyjnych i kadrowych. Na przykład dane rodziny pracownika mogą być ważne dla twojego programu świadczeń pracowniczych. Prowadzenie rejestrów dyscypliny pracowników może pomóc w monitorowaniu zachowania w miejscu pracy.

Kiedy zaczynasz zbierać dane o członkach zespołu, zawsze powinieneś zadać sobie pytanie, dlaczego potrzebujesz tych informacji. Unikaj gromadzenia danych, które nie mają określonego celu.

Możesz nie potrzebować wiedzieć o decyzji danej osoby o adopcji lub założeniu rodziny, jeśli nie ma to związku z jej zatrudnieniem lub świadczeniami. Podobnie nie musisz wiedzieć, co Twój pracownik robi na swoich urządzeniach osobistych, kiedy nie pracuje.

Niepotrzebne przechwytywanie danych pracowników może prowadzić do roszczeń o dyskryminację.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie i systemy

Większość firm korzysta obecnie z narzędzi cyfrowych do przetwarzania i przechowywania danych. Wielu, zwłaszcza tych, których zespoły działają bez biurka, korzysta z rozwiązań opartych na chmurze, takich jak Connecteam. Jest to rozsądne, ponieważ dokumenty papierowe są podatne na zniszczenie w wyniku pożaru lub powodzi lub mogą zostać fizycznie usunięte z bezpiecznego miejsca.

Internetowe systemy przechowywania dokumentów i danych umożliwiają bezpieczne przechowywanie wszystkiego w chmurze. Bezpieczne rozwiązania oparte na chmurze umożliwiają ograniczenie dostępu do dokumentów, szyfrowanie danych, ustawianie haseł, a nawet sprawdzanie, kto miał dostęp do akt.

Aby zmniejszyć ryzyko naruszenia danych, pracuj z aplikacjami i oprogramowaniem, które mają szyfrowanie i silne zasady ochrony prywatności, takie jak Connecteam. Używaj silnych haseł i regularnie je aktualizuj. Zapoznaj się z oprogramowaniem i aplikacjami, aby móc włączyć funkcje zabezpieczeń, które pozwolą zachować prywatność informacji pracowników.

Bądź transparentny w stosunku do swoich pracowników

W zależności od lokalizacji Twojej firmy możesz nie być prawnie zobowiązany do udostępniania przechowywanych danych i dlaczego. Mimo to przejrzystość może pomóc w stworzeniu kultury zaufania.

Prosząc pracowników o podanie danych osobowych, wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz tych informacji. Może to pomóc uspokoić wszelkie obawy i pomóc pracownikom zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są ich dane.

Twórz polityki prywatności i ochrony danych pracowników

Dwie zasady mogą pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa danych pracowników. Po pierwsze, jest to polityka prywatności dla Twojego miejsca pracy. Może to pomóc w nakreśleniu, w jaki sposób obchodzisz się z danymi klientów i pracowników.

Na przykład możesz oświadczyć, że nie udostępniasz danych osobowych, chyba że jest to konieczne. Możesz również wyjaśnić, czego potrzebujesz do listy płac, świadczeń i innych ważnych części prowadzenia działalności.

Polityka prywatności może również pomóc pracownikom zrozumieć ich własne obowiązki. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy bez biurek korzystają z własnych urządzeń, powiedz im, czy mogą uzyskiwać dostęp do osobistej poczty e-mail lub mediów społecznościowych w pracy.

Polityka ochrony danych pracowników

Polityka ochrony danych pracowników jest wewnętrznym dokumentem Twojego zespołu. Informuje pracowników w Twojej firmie , co mogą zrobić, aby zapewnić bezpieczeństwo danych pracowników. Różni się ona od polityki prywatności, ponieważ są one zazwyczaj zewnętrzne i wyjaśniają, w jaki sposób chronisz dane.

Możesz skorzystać z polityki ochrony danych pracowników, aby dokładnie wyjaśnić, które dane pracowników są chronione. Możesz także utworzyć reguły firmowe zapewniające prywatność tych poufnych informacji. Na przykład możesz zażądać, aby wszelkie pliki z danymi pracowników były oznaczone jako „prywatne”.

Aktualizuj akta pracowników regularnie

Usuń niepotrzebne i nieaktualne informacje z akt pracowników i bazy danych. Jeśli twoje systemy zostaną zhakowane, posiadanie nieaktualnych informacji może zwiększyć liczbę roszczeń, że nie dbasz o dane swoich pracowników. Przechowywanie niepotrzebnej dokumentacji również naraża na niebezpieczeństwo większą liczbę pracowników.

W tym czasie przeprowadzaj regularne audyty akt pracowników i systemów przechowywania danych. Upewnij się, że dane są nadal bezpieczne i że poprzedni pracownicy lub inne nieupoważnione osoby nie mają do nich dostępu. Zapewnienie, że masz systemy bezpieczeństwa — takie jak ochrona przed złośliwym oprogramowaniem — jest ważne. Podobnie jak korzystanie z najnowszych wersji oprogramowania w celu uniknięcia luk w zabezpieczeniach.

Zastanów się, z kim robisz interesy

Możliwe, że musisz udostępniać informacje o pracownikach w ramach swojej działalności biznesowej.

Na przykład może być konieczne przesłanie informacji o liście płac do księgowego lub udostępnienie danych finansowych dostawcy świadczeń lub agencji podatkowej.

Pamiętaj, aby zapoznać się z zasadami ochrony danych innych organizacji, zanim udostępnisz im dane swojego pracownika. Możesz zminimalizować ryzyko, udostępniając tylko minimalną ilość danych potrzebnych do działania.

Oceń, w jaki sposób dane pracowników są udostępniane wewnętrznie

Przyjrzyj się również wewnętrznemu udostępnianiu informacji o pracownikach. Przypadkowe przesłanie wiadomości e-mail z danymi osobowymi pracownika może narazić Cię na odpowiedzialność, jeśli te informacje zostaną niewłaściwie wykorzystane. Na przykład, jeśli zdecydujesz się na kartkę świąteczną lub wymianę prezentów, możesz udostępniać adresy pracowników i dane kontaktowe. To może być problem.

Prostym rozwiązaniem jest skorzystanie z platformy, takiej jak czat Connecteam. Pozwala Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie, a nawet wysyłać życzenia świąteczne na bezpiecznej platformie czatu, bez konieczności udostępniania informacji kontaktowych.

Szkolić pracowników i menedżerów w zakresie ochrony danych

Ochrona danych pracowników jest tak silna, jak stopień zrozumienia przez Twój zespół kwestii prywatności i odpowiednich przepisów . Menedżerowie, którzy nie rozumieją zasad, mogą łatwo narazić dane osobowe pracowników. Pracownicy mogą również przekazywać informacje, które udostępnił im osobiście inny pracownik.

Przeszkol pracowników w zakresie rozpoznawania danych osobowych i postępowania z nimi. Możesz tworzyć niestandardowe szkolenia za pomocą platformy takiej jak Connecteam. Naucz swój zespół o swoich politykach prywatności i ochrony danych. Upewnij się, że dzielisz się najlepszymi praktykami dotyczącymi bezpieczeństwa danych osobowych.

Przygotuj plan na wypadek naruszenia ochrony danych

Nawet jeśli zrobisz wszystko dobrze, niewłaściwe osoby mogą uzyskać dostęp do informacji o pracownikach. Niektórzy oszuści poświęcają swoje życie na próby włamania się do danych osobowych dla zysku.

W przypadku, gdy poufne informacje o pracownikach wpadną w niepowołane ręce lub zostaną naruszone, będziesz chciał mieć jasny plan postępowania w tej sytuacji. Zadbaj o jak najszybsze poinformowanie pracowników o naruszeniu i poinformowanie władz o przestępstwie.

Wspieraj swoich pracowników usługami monitorowania kredytu w przypadku kradzieży ich tożsamości. Na bieżąco informuj członków zespołu, których to dotyczy, o wszelkich informacjach udostępnionych przez władze na temat naruszenia.

Ochrona najważniejszego zasobu Twoich pracowników: ich danych osobowych

Naruszenia danych pracowników są nie tylko niebezpieczne dla pracowników, ale mogą również poważnie zaszkodzić reputacji firmy i zakłócić jej działalność.

Jako pracodawca masz do odegrania ważną rolę w zapewnieniu bezpiecznego przechowywania i przetwarzania poufnych danych Twoich pracowników. Szczególnie w przypadku zespołów bez biurka bezpieczeństwo danych jest najwyższym priorytetem.

Na szczęście bezpieczne, oparte na chmurze platformy, takie jak Connecteam, umożliwiają bezpieczne przechowywanie dokumentów i danych pracowników. Upoważnieni menedżerowie HR i członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do plików pracowników tylko wtedy, gdy bezpiecznie się zalogują. Ponadto wszystkie Twoje dane są archiwizowane cyfrowo, a Ty decydujesz, kto może uzyskiwać dostęp do informacji i przesyłać je.

Connecteam umożliwia również ustawianie dat wygaśnięcia różnych dokumentów pracowniczych, ostrzegając o konieczności przeglądu lub aktualizacji plików, a także oferuje zaawansowane narzędzia do szkolenia zespołu w zakresie bezpieczeństwa danych.

Co najlepsze, Connecteam to kompleksowe rozwiązanie dla HR, operacji i komunikacji. Oprócz zapewniania bezpieczeństwa danych Twoich pracowników, Connecteam oferuje narzędzia do śledzenia czasu, zarządzania zadaniami, planowania, komunikacji wewnętrznej, bezpiecznych szkoleń i wdrażania oraz nie tylko.