员工数据保护的完整人力资源指南

所有雇主都需要收集有关其员工的数据。 需要员工数据（如社会安全号码或出生日期）才能遵守税务机构和法规。 您还需要银行和个人信息来支付您的团队费用。

因此，公司被委托保管大量个人数据，这些数据落入坏人之手可能会造成危险。 保护这些信息有助于保护您的员工免受欺诈和勒索。 它还可以减少您的法律风险，并有助于在您和您的团队之间建立信任。

与此同时，每天都会发生严重的数据泄露事件。 其中许多包含敏感的员工数据。 对于有无办公桌和现场工作人员的企业来说尤其如此，他们的数据主要以电子方式存储。

继续阅读以了解有关员工数据保护的更多信息，包括您需要了解的法律法规以及如何保持合规性。

什么是员工数据保护？

员工数据保护是您为保护员工个人信息在您的组织中的安全所做的工作。 它包括您拥有的任何数据保护政策以及您用来保护数据安全的任何工具和平台。

员工数据保护涵盖整个员工生命周期中的广泛数据。 例如，您可能希望存储落选求职者的个人信息，以防他们适合未来的职位。 您需要征求候选人的许可才能这样做。

如果您出于税务或合规目的保留有关前员工的数据，请确保妥善保存这些记录。 只保留合规性所需的内容。

哪些数据需要保护？

一般来说，员工数据保护是指可识别的个人信息。 它涵盖以下内容。

• 名称
• 地址
• 出生日期
• 社会安全号码
• 简历——包括教育信息
• 病史和记录
• 电话号码
• 婚姻状况
• 性别和性别
• 残疾状况
• 婚姻状况
• 有关种族、国籍或公民身份的信息

您使用的某些流程和政策可能基于您所在地区或行业的法律。 其他可能是超越法律要求以确保信息更加安全的最佳实践。

您需要了解哪些员工个人信息保护法？

贵公司有权请求、收集、存储和使用范围广泛的员工数据。 这可能包括个人身份信息。 它还可以包括有关工作人员绩效的信息。 在处理这些信息时，您的组织需要遵守一些法律。

健康保险流通与责任法案 (HIPAA)

HIPAA 要求雇主在向医疗保健提供者或健康​​计划寻求个人健康信息之前征得工人的许可。 个人健康信息是任何可识别个人身份的医疗保健数据。 这可以包括有关治疗、医疗条件和健康状况的详细信息。

美国残疾人法案 (ADA)

ADA 标题 I 规定，雇主可以获取有关雇员医疗状况和状况的信息。 这可以通过工人自我披露、在提供工作机会后进行体检或作为向工人提供合理便利的过程的一部分来完成。

如果您有此信息，则需要将其保存为“机密医疗记录”。 这意味着您必须将其与员工的人事档案或记录分开。 您可以与政府官员和急救人员分享此信息。 此信息还可以与需要医疗详细信息作为其工作一部分的经理共享。

公平信用报告法 (FCRA)

如果您想对员工或求职者进行信用或背景调查，FCRA 涵盖了您必须遵守的规则。 您必须以书面形式告知求职者或工作人员您正在寻求这些信息，并获得他们的书面许可。

完成背景或信用检查后，您需要安全地删除从报告中收集的任何信息以及报告本身。 这可能意味着擦除电子文件，使其无法检索。 物理文件需要完全粉碎或销毁。

公平准确的信用交易法（FACT 法）

FACT 法案要求雇主安全地销毁不再需要的员工信息。 根据该法案，如果您不小心避免员工身份被盗用，您可能要承担责任。

此外，如果您向消费者报告机构提供员工信息，您需要确保信息准确无误。 这包括有关员工在组织中的就业或角色的数据。 您的公司需要一项政策来让员工对不正确的信息提出异议。

加州消费者隐私法 (CCPA)

CCPA 适用于加利福尼亚州共享、收集或出售来自加利福尼亚州客户的数据的营利性公司。 如果您是该法案“涵盖”的雇主，您需要在收集任何个人信息之前向员工提供隐私协议。

根据该法律，个人信息可以是“直接或间接识别、涉及、描述、合理关联或可能合理关联特定消费者家庭”的任何信息。 只有在法律要求或确实需要共享数据的情况下，才能与其他方共享此数据。

如果您与第三方共享员工的个人信息，您必须与他们签订数据处理协议 (DPA)。 这样您就可以确保私人数据受到保护。 根据 CCPA，工人有权访问他们的个人信息并要求更正甚至删除。

在这些法律中，存在可能令人困惑的灰色区域。 例如，根据 CCPA，确定是否真的“需要”共享数据可能具有挑战性。 如果您需要帮助了解您的具体义务，最好的选择是与律师交谈。

通用数据保护条例 (GDPR)

通用数据保护条例 (GDPR)适用于欧盟 (EU) 的员工。 即使您位于美国——或欧盟以外的其他地方——如果您在欧盟有工人，该法律仍然适用于您。 如果您在欧盟使用自由职业者或承包商，GDPR 也适用。

根据 GDPR，公司可以以“合法利益”为由处理数据。 例如，收集个人和银行信息以支付工人工资是一种合法权益。 公司还可以通过征求员工同意来获取员工数据。

GDPR 限制了雇主可以保留员工信息的时间。 根据 GDPR，员工有权提出数据主体权利 (DSR) 请求，以访问、更正、争议和删除其记录中的数据。 雇主必须及时回应这些请求。

好消息是 Connecteam 符合 GDPR，因此如果您在欧盟雇用团队成员，您已准备好保护他们的数据。

保护员工数据：您可以做什么

您的首要任务是确保您遵守当地和相关的国际数据法。 除此之外，这里还有一些最佳实践可以保护您的员工并保护您的组织免受法律风险。

知道你在收集什么以及为什么

今天的美国雇主能够收集比以往更多的员工数据。 然而，在某些司法管辖区，公司需要让员工知道他们正在收集哪些数据以及他们如何使用这些信息。

出于行政和人力资源的目的，可能需要捕获某些员工数据。 例如，员工的家庭详细信息可能对您的员工福利计划很重要。 保留员工纪律记录可能有助于您监控工作场所的行为。

当您开始收集有关团队成员的数据时，您应该始终问自己为什么需要这些信息。 避免收集没有特定目的的数据。

如果与他们的工作或福利无关，您可能不需要了解一个人收养或组建家庭的决定。 同样，您不需要知道您的员工在不上班时在他们的个人设备上做了什么。

不必要地获取员工数据可能会导致歧视索赔。

选择合适的软件和系统

大多数企业现在使用数字工具来处理和存储数据。 许多人，尤其是那些拥有无办公桌团队的人，使用基于云的解决方案，例如 Connecteam。 这是明智的，因为纸质记录很容易被火灾或洪水破坏，或者可以从安全空间物理移除。

在线文档和数据存储系统让您可以将所有内容安全地保存在云端。 基于云的安全解决方案使您能够限制对文档的访问、加密数据、设置密码，甚至查看谁访问过记录。

为降低数据泄露的风险，请使用具有加密和强大隐私政策的应用程序和软件，例如 Connecteam。 使用强密码并定期更新。 了解您的软件和应用程序，以便启用安全功能来保护员工信息的私密性。

对你的员工保持透明

根据您公司所在的位置，法律可能不要求您共享您存储的数据或原因。 即便如此，保持透明可以帮助您营造一种信任文化。

当要求员工提供个人数据时，请解释您需要该信息的原因。 这可以帮助平息任何担忧，并帮助员工了解他们的数据是如何被使用的。

制定隐私和员工数据保护政策

有两项政策可以帮助您保护工作人员数据的安全。 首先，是您工作场所的隐私政策。 这有助于概述您处理客户和员工数据的方式。

例如，您可以声明除非必要，否则您不会共享个人信息。 您还可以解释您需要什么来支付工资、福利和开展业务的其他重要部分。

隐私政策还可以帮助员工了解自己的义务。 例如，如果您的无办公桌员工使用自己的设备，请告诉他们是否可以在工作时访问个人电子邮件或社交媒体。

员工数据保护政策

员工数据保护政策是您团队的内部文件。 它告诉您公司的员工他们可以做什么来保护员工数据的安全。 它不同于隐私政策，因为它们通常是外部的，并解释了您如何保护数据。

您可以使用员工数据保护政策来准确说明哪些员工数据受到保护。 您还可以创建公司规则以将此敏感信息保密。 例如，您可以请求将任何包含员工数据的文件标记为“私人”。

定期更新员工记录

从员工文件和数据库中删除不必要的和过时的信息。 如果您的系统遭到黑客攻击，拥有过时的信息可能会增加您不关心员工记录的说法。 存储不需要的文件也会让更多的员工面临风险。

当你这样做的时候，对你的员工记录和数据存储系统进行定期审计。 确保数据仍然安全，并且以前的员工或其他未经授权的人无法访问它。 确保您拥有适当的安全系统（例如恶意软件防护）非常重要。 就像使用最新版本的软件来避免安全漏洞一样。

考虑与谁做生意

作为业务运营的一部分，您很可能需要共享员工信息。

例如，您可能需要将工资单信息发送给会计师或与福利提供者或税务机构共享财务数据。

在与其他组织共享员工数据之前，请务必查看其他组织的数据保护政策。 您可以通过仅共享操作所需的最少数据量来最大程度地降低风险。

评估员工数据在内部共享的方式

再看看在内部共享员工信息。 随意转发包含员工个人信息的电子邮件，如果该信息被滥用，您可能会承担责任。 例如，如果您决定举办节日贺卡或礼品交换活动，您可能会分享员工地址和联系信息。 这可能是个问题。

一个简单的解决方案是使用像 Connecteam chat 这样的平台。 它允许您的团队保持联系，甚至可以在安全的聊天平台上发送节日问候，而无需共享联系信息。

对员工和管理人员进行数据保护培训

员工数据保护的强度取决于您的团队对隐私和相关法律的理解程度。 不了解规则的经理很容易将员工的个人数据置于风险之中。 员工还可以传递另一名员工亲自与他们分享的信息。

培训员工如何识别和处理个人数据。 您可以使用 Connecteam 等平台创建自定义培训。 向您的团队传授您的隐私和数据保护政策。 确保您分享保护个人信息安全的最佳做法。

制定计划以防数据泄露

即使您做对了所有事情，错误的人也可能会访问员工信息。 一些欺诈者毕生致力于窃取个人信息以谋取利益。

万一敏感的员工信息落入坏人之手或遭到泄露，您需要制定一个明确的计划来处理这种情况。 确保您尽快让您的员工了解违规行为，并将犯罪行为告知当局。

为您的员工提供信用监控服务，以防他们的身份被盗。 让受影响的团队成员了解当局共享的有关违规的任何信息。

保护员工最重要的资产：他们的个人数据

员工数据泄露不仅对员工造成危险，还会对贵公司的声誉造成重大损害并扰乱运营。

作为雇主，您在确保员工的敏感数据得到安全存储和处理方面发挥着重要作用。 特别是对于无办公桌团队，数据安全是重中之重。

幸运的是，Connecteam 等基于云的安全平台可让您安全地存储员工文档和数据。 获得授权的人力资源经理和团队成员只有在安全登录后才能访问员工文件。此外，您的所有数据都以数字方式备份，您可以决定谁可以访问和上传信息。

Connecteam 还允许您为不同的员工文件设置到期日期，在文件需要审查或更新时提醒您，并拥有强大的工具来培训您的团队数据安全。

最重要的是， Connecteam是适用于人力资源、运营和通信的一体化解决方案。 除了确保员工数据安全外，Connecteam 还提供用于时间跟踪、任务管理、日程安排、内部通信、安全培训和入职等的工具。