La guida completa per le risorse umane alla protezione dei dati dei dipendenti

Tutti i datori di lavoro devono raccogliere dati sui propri lavoratori. I dati dei dipendenti, come il numero di previdenza sociale o la data di nascita, sono necessari per rispettare le normative e le agenzie fiscali. Hai anche bisogno di informazioni bancarie e personali per pagare la tua squadra.

Di conseguenza, alle aziende vengono affidati molti dati personali che potrebbero essere pericolosi nelle mani sbagliate. La protezione di queste informazioni può aiutare a proteggere i dipendenti da frodi ed estorsioni. Riduce anche la tua esposizione legale e aiuta a creare fiducia tra te e il tuo team.

Allo stesso tempo, si verificano quotidianamente gravi violazioni dei dati. Molti di questi contengono dati sensibili dei dipendenti. Ciò è particolarmente vero per le attività con lavoratori fissi e sul campo, i cui dati vengono archiviati principalmente in formato elettronico.

Continua a leggere per saperne di più sulla protezione dei dati dei dipendenti, comprese le leggi e i regolamenti che devi conoscere e come rimanere conforme.

Cos'è la protezione dei dati dei dipendenti?

La protezione dei dati dei dipendenti è ciò che fai per proteggere le informazioni personali dei tuoi dipendenti nella tua organizzazione. Include tutte le politiche di protezione dei dati che hai e tutti gli strumenti e le piattaforme che utilizzi per proteggere i dati.

La protezione dei dati dei dipendenti copre un'ampia gamma di dati durante l'intero ciclo di vita dei dipendenti. Ad esempio, potresti voler archiviare le informazioni personali dei candidati non riusciti nel caso in cui siano adatti per un ruolo futuro. Dovresti chiedere il permesso ai candidati per farlo.

Se conservi i dati sui precedenti lavoratori a fini fiscali o di conformità, assicurati che questi registri siano conservati in modo sicuro. Conserva solo ciò di cui hai bisogno per la conformità.

Quali dati devono essere protetti?

In generale, la protezione dei dati dei dipendenti si riferisce alle informazioni personali identificabili. Copre quanto segue.

• Nome
• Indirizzo
• Data di nascita
• Numero di Social Security
• Riprendi, comprese le informazioni educative
• Storia medica e record
• Numeri di telefono
• Stato civile
• Genere e sesso
• Stato di invalidità
• Stato civile
• Informazioni su razza, origine nazionale o cittadinanza

Alcuni dei processi e delle politiche che utilizzi potrebbero essere basati sulle leggi della tua zona o del tuo settore. Altri potrebbero essere best practice che vanno oltre i requisiti legali per mantenere le informazioni più sicure.

Di quali leggi sulla protezione delle informazioni personali dei dipendenti è necessario essere a conoscenza?

La tua azienda ha il diritto di richiedere, raccogliere, archiviare e utilizzare un'ampia gamma di dati dei dipendenti. Questo può includere informazioni di identificazione personale. Può anche includere informazioni sulle prestazioni di un lavoratore. Ci sono leggi che la tua organizzazione deve seguire quando tratta queste informazioni.

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)

L'HIPAA richiede ai datori di lavoro di chiedere il permesso ai lavoratori prima di richiedere le loro informazioni sanitarie personali agli operatori sanitari o ai piani sanitari. Le informazioni sanitarie personali sono dati sanitari di identificazione personale. Ciò può includere dettagli su trattamento, condizioni mediche e stato di salute.

L'Americans with Disabilities Act (ADA)

Il titolo I dell'ADA afferma che i datori di lavoro possono ottenere informazioni sullo stato e sulle condizioni mediche di un dipendente. Ciò può essere fatto attraverso l'autodichiarazione del lavoratore, una visita medica dopo che è stata presentata un'offerta di lavoro o come parte del processo di offerta di una sistemazione ragionevole al lavoratore.

Se si dispone di queste informazioni, è necessario conservarle come "cartella medica riservata". Ciò significa che è necessario tenerlo separato dal fascicolo o registro del personale di un dipendente. Puoi condividere queste informazioni con i funzionari governativi e i primi soccorritori. Queste informazioni possono anche essere condivise con i manager che hanno bisogno di dettagli medici come parte del loro lavoro.

Il Fair Credit Reporting Act (FCRA)

L'FCRA copre le regole che devi seguire se desideri eseguire un controllo del credito o dei precedenti su dipendenti o candidati a un lavoro. Devi informare per iscritto un candidato o un lavoratore che stai cercando queste informazioni e ottenere un'autorizzazione scritta da loro.

Una volta terminato il controllo dei precedenti o del credito, è necessario eliminare in modo sicuro tutte le informazioni raccolte dal rapporto, nonché il rapporto stesso. Ciò può significare cancellare un file elettronico in modo che non possa essere recuperato. I file fisici dovrebbero essere completamente triturati o distrutti.

Legge sulle transazioni di credito eque e accurate (FACT Act)

Il FACT Act richiede che i datori di lavoro distruggano in modo sicuro le informazioni sui dipendenti che non sono più necessarie. In base a questo atto, puoi essere ritenuto responsabile se non ti prendi cura di evitare il furto di identità dei dipendenti.

Inoltre, se fornisci informazioni sui dipendenti alle agenzie di segnalazione dei consumatori, devi assicurarti che le informazioni siano accurate. Ciò include i dati sull'occupazione o sul ruolo di un lavoratore in un'organizzazione. La tua azienda ha bisogno di una politica per consentire ai dipendenti di contestare informazioni errate.

Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA)

Il CCPA si applica alle società a scopo di lucro in California che condividono, raccolgono o vendono dati dai clienti della California. Se sei un datore di lavoro "coperto" dalla legge, devi fornire ai dipendenti un accordo sulla privacy prima di raccogliere qualsiasi informazione personale.

Ai sensi di questa legge, le informazioni personali possono essere qualsiasi cosa che "identifichi, si riferisca a, descriva, sia ragionevolmente associato o possa ragionevolmente essere collegato, direttamente o indirettamente, a una particolare famiglia di consumatori". Questi dati possono essere condivisi con altre parti solo se richiesto dalla legge o se vi è una reale necessità di condividere i dati.

Se condividi le informazioni personali dei lavoratori con terze parti, devi stipulare un accordo sul trattamento dei dati (DPA) con loro. In questo modo puoi garantire che i dati privati ​​rimangano protetti. Ai sensi del CCPA, i lavoratori hanno il diritto di accedere alle proprie informazioni personali e chiedere che vengano corrette o addirittura cancellate.

All'interno di queste leggi, ci sono aree grigie che possono creare confusione. Ad esempio, ai sensi del CCPA, può essere difficile decidere se esiste una reale "necessità" di condividere i dati. La tua migliore opzione è parlare con un avvocato se hai bisogno di aiuto per comprendere i tuoi obblighi specifici.

Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica ai lavoratori nell'Unione europea (UE). Anche se ti trovi negli Stati Uniti o altrove al di fuori dell'UE, questa legge può comunque applicarsi a te se hai lavoratori nell'UE. Il GDPR si applica anche se utilizzi liberi professionisti o appaltatori nell'UE.

Ai sensi del GDPR, le aziende possono utilizzare i motivi di "interessi legittimi" per elaborare i dati. Ad esempio, raccogliere informazioni personali e bancarie per pagare un lavoratore è un interesse legittimo. Le aziende possono anche ottenere i dati dei dipendenti chiedendo il consenso ai lavoratori.

Il GDPR limita per quanto tempo i datori di lavoro possono conservare le informazioni sui dipendenti. Con il GDPR, i dipendenti hanno il diritto di presentare richieste relative ai diritti dell'interessato (DSR) per accedere, correggere, contestare e rimuovere i dati dai propri archivi. I datori di lavoro devono rispondere a queste richieste in modo tempestivo.

La buona notizia è che Connecteam è conforme al GDPR, quindi se assumi membri del team nell'UE, sei pronto a proteggere i loro dati.

Protezione dei dati dei dipendenti: cosa puoi fare

La tua priorità è assicurarti di rispettare le leggi locali e internazionali pertinenti in materia di dati. Oltre a ciò, ecco alcune best practice per proteggere i tuoi dipendenti e salvaguardare la tua organizzazione dai rischi legali.

Scopri cosa stai collezionando e perché

I datori di lavoro americani oggi sono in grado di raccogliere più dati sui propri dipendenti che mai. Tuttavia, in alcune giurisdizioni, le aziende devono far sapere ai lavoratori quali dati stanno raccogliendo e come utilizzano tali informazioni.

Potrebbe essere necessario acquisire alcuni dati dei dipendenti per scopi amministrativi e delle risorse umane. Ad esempio, i dettagli della famiglia di un dipendente potrebbero essere importanti per il tuo piano di benefici per i dipendenti. Tenere registri disciplinari dei dipendenti potrebbe aiutarti a monitorare il comportamento sul posto di lavoro.

Quando inizi a raccogliere dati sui membri del team, dovresti sempre chiederti perché hai bisogno delle informazioni. Evita di raccogliere dati che non hanno uno scopo specifico.

Potrebbe non essere necessario conoscere la decisione di una persona di adottare o creare una famiglia se non è correlata al suo impiego o ai suoi benefici. Allo stesso modo, non è necessario sapere cosa fa il tuo dipendente sui propri dispositivi personali quando non è in orario.

L'acquisizione inutilmente dei dati dei dipendenti potrebbe portare a denunce di discriminazione.

Scegli il software e i sistemi giusti

La maggior parte delle aziende ora utilizza strumenti digitali per elaborare e archiviare i dati. Molti, soprattutto quelli con team senza scrivania, utilizzano soluzioni basate su cloud, come Connecteam. Questo è saggio, poiché i documenti cartacei sono vulnerabili alla distruzione a causa di incendi o inondazioni o possono essere rimossi fisicamente da uno spazio sicuro.

I sistemi di archiviazione online di documenti e dati ti consentono di tenere tutto al sicuro nel cloud. Le soluzioni sicure basate su cloud ti consentono di limitare l'accesso ai documenti, crittografare i dati, impostare password e persino vedere chi ha avuto accesso ai record.

Per ridurre il rischio di una violazione dei dati, lavora con app e software dotati di crittografia e politiche sulla privacy solide, come Connecteam. Usa password complesse e aggiornale regolarmente. Impara a conoscere il tuo software e le tue app in modo da poter abilitare le funzionalità di sicurezza che ti consentono di mantenere private le informazioni dei dipendenti.

Sii trasparente con i tuoi dipendenti

A seconda dell'ubicazione della tua azienda, potresti non essere legalmente obbligato a condividere quali dati stai archiviando o perché. Anche così, essere trasparenti può aiutarti a creare una cultura della fiducia.

Quando chiedi ai lavoratori di fornire dati personali, spiega perché hai bisogno di tali informazioni. Questo può aiutare a calmare qualsiasi preoccupazione e aiuta i dipendenti a capire come vengono utilizzati i loro dati.

Crea politiche sulla privacy e sulla protezione dei dati dei dipendenti

Due criteri possono aiutarti a proteggere i dati dei lavoratori. Innanzitutto, è una politica sulla privacy per il tuo posto di lavoro. Questo può aiutare a delineare come gestisci i dati di clienti e dipendenti.

Ad esempio, potresti dichiarare di non condividere informazioni personali a meno che non sia necessario. Puoi anche spiegare di cosa hai bisogno per il libro paga, i benefici e altre parti importanti del fare affari.

Una politica sulla privacy può anche aiutare i dipendenti a comprendere i propri obblighi. Ad esempio, se i tuoi dipendenti senza scrivania utilizzano i propri dispositivi, comunica loro se possono accedere all'e-mail personale o ai social media al lavoro.

Politica di protezione dei dati dei dipendenti

Una politica di protezione dei dati dei dipendenti è un documento interno per il tuo team. Indica alle persone della tua azienda cosa possono fare per proteggere i dati dei lavoratori. È diverso da un'informativa sulla privacy in quanto queste sono in genere esterne e spiegano come proteggi i dati.

È possibile utilizzare una politica di protezione dei dati dei dipendenti per spiegare esattamente quali dati dei dipendenti sono protetti. Puoi anche creare regole aziendali per mantenere private queste informazioni sensibili. Ad esempio, puoi richiedere che tutti i file con i dati dei dipendenti vengano etichettati come "privati".

Aggiorna regolarmente i registri dei dipendenti

Rimuovi le informazioni non necessarie e obsolete dai file e dal database dei dipendenti. Se i tuoi sistemi vengono violati, la presenza di informazioni obsolete potrebbe aumentare qualsiasi affermazione secondo cui non ti interessano i record dei tuoi dipendenti. L'archiviazione della documentazione non necessaria mette a rischio anche un numero maggiore di dipendenti.

Mentre ci sei, conduci controlli regolari sui registri dei tuoi dipendenti e sui sistemi di archiviazione dei dati. Assicurati che i dati siano ancora al sicuro e che i precedenti dipendenti o altre persone non autorizzate non vi abbiano accesso. Garantire la presenza di sistemi di sicurezza, come la protezione da malware, è importante. Così come l'utilizzo delle ultime versioni del software per evitare vulnerabilità di sicurezza.

Considera con chi fai affari

È probabile che tu debba condividere le informazioni sui dipendenti come parte delle tue operazioni aziendali.

Ad esempio, potrebbe essere necessario inviare informazioni sulle buste paga a un contabile o condividere dati finanziari con un fornitore di benefici o un'agenzia fiscale.

Assicurati di esaminare le politiche di protezione dei dati di altre organizzazioni prima di condividere i dati dei tuoi dipendenti con loro. Puoi ridurre al minimo i rischi condividendo solo la quantità minima di dati necessari per operare.

Valuta come i dati dei dipendenti vengono condivisi internamente

Dai un'altra occhiata anche alla condivisione interna delle informazioni sui dipendenti. L'inoltro casuale di un'e-mail con le informazioni personali di un dipendente potrebbe renderti responsabile se tali informazioni vengono utilizzate in modo improprio. Ad esempio, se decidi di avere un biglietto di auguri o uno scambio di regali, potresti condividere gli indirizzi dei dipendenti e le informazioni di contatto. Questo può essere un problema.

Una soluzione semplice è utilizzare una piattaforma come la chat di Connecteam. Consente al tuo team di rimanere in contatto e persino di inviare i saluti delle vacanze in una piattaforma di chat sicura, senza la necessità di condividere le informazioni di contatto.

Formare dipendenti e dirigenti sulla protezione dei dati

La protezione dei dati dei dipendenti è tanto forte quanto la comprensione della privacy e delle leggi pertinenti da parte del tuo team . I manager che non comprendono le regole possono facilmente mettere a rischio i dati personali dei lavoratori. I lavoratori possono anche trasmettere informazioni che un altro dipendente ha condiviso personalmente con loro.

Formare i dipendenti su come riconoscere e gestire i dati personali. Puoi creare una formazione personalizzata con una piattaforma come Connecteam. Insegna al tuo team le tue politiche sulla privacy e sulla protezione dei dati. Assicurati di condividere le best practice per proteggere le informazioni personali.

Avere un piano in atto in caso di violazione dei dati

Anche se fai tutto bene, le persone sbagliate potrebbero avere accesso alle informazioni sui dipendenti. Alcuni truffatori dedicano la loro vita al tentativo di hackerare informazioni personali a scopo di lucro.

Nel caso in cui le informazioni sensibili dei dipendenti cadano nelle mani sbagliate o vengano compromesse, ti consigliamo di disporre di un piano chiaro su come gestire la situazione. Assicurati di informare i tuoi dipendenti della violazione il prima possibile e di informare le autorità del reato.

Supporta i tuoi lavoratori con servizi di monitoraggio del credito nel caso in cui le loro identità vengano rubate. Mantieni aggiornati i membri del team interessati su qualsiasi informazione condivisa dalle autorità in merito alla violazione.

Proteggi la risorsa più importante dei tuoi dipendenti: i loro dati personali

Le violazioni dei dati dei dipendenti non sono solo pericolose per i dipendenti, ma possono anche causare danni significativi alla reputazione della tua azienda e interrompere le operazioni.

In qualità di datore di lavoro, hai un ruolo importante da svolgere nel garantire che i dati sensibili dei tuoi dipendenti siano archiviati ed elaborati in modo sicuro. Soprattutto per i team senza scrivania, la sicurezza dei dati è una priorità assoluta.

Fortunatamente, piattaforme sicure basate su cloud come Connecteam consentono di archiviare in modo sicuro i documenti e i dati dei dipendenti. I responsabili delle risorse umane e i membri del team autorizzati possono accedere ai file dei dipendenti solo quando effettuano l'accesso in modo sicuro. Inoltre, tutti i tuoi dati vengono sottoposti a backup digitale e decidi tu chi può accedere e caricare le informazioni.

Connecteam ti consente inoltre di impostare date di scadenza per diversi documenti dei dipendenti, avvisandoti quando i file devono essere rivisti o aggiornati e dispone di potenti strumenti per formare il tuo team sulla sicurezza dei dati.

Soprattutto, Connecteam è una soluzione all-in-one per risorse umane, operazioni e comunicazioni. Oltre a proteggere i dati dei tuoi dipendenti, Connecteam offre strumenti per il monitoraggio del tempo, la gestione delle attività, la pianificazione, le comunicazioni interne, la formazione sicura e l'onboarding e altro ancora.