Der vollständige HR-Leitfaden zum Mitarbeiterdatenschutz

Alle Arbeitgeber müssen Daten über ihre Arbeitnehmer sammeln. Mitarbeiterdaten wie Sozialversicherungsnummer oder Geburtsdatum werden benötigt, um mit Steuerbehörden und Vorschriften konform zu bleiben. Sie benötigen auch Bank- und persönliche Daten, um Ihr Team zu bezahlen.

Dadurch werden Unternehmen viele personenbezogene Daten anvertraut, die in den falschen Händen gefährlich werden können. Der Schutz dieser Informationen kann dazu beitragen, Ihre Mitarbeiter vor Betrug und Erpressung zu schützen. Es reduziert auch Ihr rechtliches Risiko und hilft, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Team aufzubauen.

Gleichzeitig kommt es täglich zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen. Viele davon enthalten sensible Mitarbeiterdaten. Dies gilt insbesondere für das Geschäft mit Deskless- und Außendienstmitarbeitern, deren Daten überwiegend elektronisch gespeichert werden.

Lesen Sie weiter, um mehr über den Datenschutz von Mitarbeitern zu erfahren, einschließlich der Gesetze und Vorschriften, die Sie kennen müssen, und wie Sie die Vorschriften einhalten können.

Was ist Arbeitnehmerdatenschutz?

Mitarbeiterdatenschutz ist das, was Sie tun, um die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu schützen. Es umfasst alle Datenschutzrichtlinien, die Sie haben, und alle Tools und Plattformen, die Sie verwenden, um Daten sicher zu halten.

Der Arbeitnehmerdatenschutz umfasst eine Vielzahl von Daten über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die personenbezogenen Daten von erfolglosen Stellenbewerbern speichern, falls sie für eine zukünftige Stelle geeignet sind. Dazu müssten Sie die Kandidaten um Erlaubnis fragen.

Wenn Sie Daten über frühere Mitarbeiter für Steuer- oder Compliance-Zwecke aufbewahren, stellen Sie sicher, dass diese Aufzeichnungen sicher aufbewahrt werden. Bewahren Sie nur das auf, was Sie für die Einhaltung der Vorschriften benötigen.

Welche Daten müssen geschützt werden?

Generell bezieht sich der Arbeitnehmerdatenschutz auf identifizierbare personenbezogene Daten. Es umfasst Folgendes.

• Name
• Die Anschrift
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer
• Lebenslauf – einschließlich Bildungsinformationen
• Krankengeschichte und Aufzeichnungen
• Telefonnummern
• Familienstand
• Geschlecht und Geschlecht
• Behinderungsstatus
• Familienstand
• Informationen über Rasse, nationale Herkunft oder Staatsbürgerschaft

Einige der von Ihnen verwendeten Prozesse und Richtlinien können auf Gesetzen in Ihrer Region oder Branche basieren. Andere könnten Best Practices sein, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen, um Informationen besonders sicher zu halten.

Welche Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern müssen Sie beachten?

Ihr Unternehmen hat das Recht, eine Vielzahl von Mitarbeiterdaten anzufordern, zu erheben, zu speichern und zu nutzen. Dies kann personenbezogene Daten beinhalten. Es kann auch Informationen über die Leistung eines Arbeitnehmers enthalten. Es gibt Gesetze, die Ihre Organisation beim Umgang mit diesen Informationen befolgen muss.

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)

HIPAA verlangt von Arbeitgebern, Arbeitnehmer um Erlaubnis zu bitten, bevor sie ihre persönlichen Gesundheitsinformationen von Gesundheitsdienstleistern oder Krankenkassen einholen. Personenbezogene Gesundheitsdaten sind alle personenbezogenen Gesundheitsdaten. Dies kann Details über die Behandlung, Erkrankungen und den Gesundheitszustand umfassen.

Das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA)

Titel I des ADA besagt, dass Arbeitgeber Informationen über den Gesundheitszustand und den Gesundheitszustand eines Arbeitnehmers sichern können. Dies kann durch Selbstauskunft des Arbeitnehmers, eine ärztliche Untersuchung nach einem Stellenangebot oder als Teil des Verfahrens, dem Arbeitnehmer angemessene Vorkehrungen zu treffen, erfolgen.

Wenn Sie über diese Informationen verfügen, müssen Sie sie als „vertrauliche Krankenakte“ aufbewahren. Dies bedeutet, dass Sie es getrennt von der Personalakte oder -aufzeichnung eines Mitarbeiters aufbewahren müssen. Sie können diese Informationen mit Regierungsbeamten und Ersthelfern teilen. Diese Informationen können auch an Manager weitergegeben werden, die im Rahmen ihrer Arbeit medizinische Daten benötigen.

Der Fair Credit Reporting Act (FCRA)

Die FCRA deckt Regeln ab, die Sie befolgen müssen, wenn Sie eine Bonitäts- oder Hintergrundprüfung für Mitarbeiter oder Stellenbewerber durchführen möchten. Sie müssen einen Stellenbewerber oder Arbeitnehmer schriftlich darüber informieren, dass Sie diese Informationen suchen, und von ihm eine schriftliche Genehmigung einholen.

Sobald die Hintergrund- oder Kreditprüfung abgeschlossen ist, müssen Sie alle Informationen, die Sie aus dem Bericht gesammelt haben, sowie den Bericht selbst sicher löschen. Dies kann bedeuten, dass eine elektronische Datei gelöscht wird, sodass sie nicht mehr abgerufen werden kann. Physische Dateien müssten vollständig geschreddert oder zerstört werden.

Das Gesetz über faire und genaue Kredittransaktionen (FACT Act)

Das FACT-Gesetz verlangt, dass Arbeitgeber Mitarbeiterdaten, die nicht mehr benötigt werden, sicher vernichten. Nach diesem Gesetz können Sie haftbar gemacht werden, wenn Sie nicht darauf achten, Identitätsdiebstahl von Mitarbeitern zu vermeiden.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen korrekt sind, wenn Sie Mitarbeiterinformationen an Verbraucherauskunfteien weitergeben. Dazu gehören Daten über die Beschäftigung oder Rolle eines Mitarbeiters in einer Organisation. Ihr Unternehmen benötigt eine Richtlinie, damit Mitarbeiter falsche Informationen anfechten können.

Kaliforniens Verbraucherdatenschutzgesetz (CCPA)

CCPA gilt für gewinnorientierte Unternehmen in Kalifornien, die Daten von kalifornischen Kunden teilen, sammeln oder verkaufen. Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der unter das Gesetz fällt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern eine Datenschutzvereinbarung geben, bevor Sie personenbezogene Daten sammeln.

Nach diesem Gesetz können personenbezogene Daten alles sein, was „einen bestimmten Verbraucherhaushalt identifiziert, sich darauf bezieht, beschreibt, vernünftigerweise mit ihm verbunden ist oder vernünftigerweise direkt oder indirekt mit ihm verknüpft werden könnte“. Diese Daten können nur dann an andere Parteien weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn ein echter Bedarf für die Weitergabe der Daten besteht.

Wenn Sie personenbezogene Daten von Arbeitnehmern an Dritte weitergeben, müssen Sie mit ihnen eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) abschließen. So können Sie sicherstellen, dass private Daten geschützt bleiben. Unter dem CCPA haben Arbeitnehmer das Recht, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und zu verlangen, dass sie korrigiert oder sogar gelöscht werden.

Innerhalb dieser Gesetze gibt es Grauzonen, die verwirrend sein können. Zum Beispiel kann es unter CCPA schwierig sein zu entscheiden, ob es eine wirkliche „Notwendigkeit“ gibt, Daten zu teilen. Ihre beste Option ist es, mit einem Anwalt zu sprechen, wenn Sie Hilfe beim Verständnis Ihrer spezifischen Verpflichtungen benötigen.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für Arbeitnehmer in der Europäischen Union (EU). Auch wenn Sie sich in den USA oder an einem anderen Ort außerhalb der EU befinden, kann dieses Gesetz immer noch für Sie gelten, wenn Sie Arbeitnehmer in der EU haben. Die DSGVO gilt auch, wenn Sie Freiberufler oder Auftragnehmer in der EU einsetzen.

Nach der DSGVO können Unternehmen Daten aus „berechtigten Interessen“ verarbeiten. Beispielsweise ist das Sammeln von persönlichen und Bankdaten zur Bezahlung eines Arbeitnehmers ein berechtigtes Interesse. Unternehmen können auch Mitarbeiterdaten erhalten, indem sie die Mitarbeiter um Zustimmung bitten.

Die DSGVO begrenzt, wie lange Arbeitgeber Mitarbeiterinformationen aufbewahren können. Mit der DSGVO haben Mitarbeiter das Recht, Anträge auf Datenzugriff, Berichtigung, Anfechtung und Entfernung von Daten aus ihren Aufzeichnungen zu stellen. Arbeitgeber müssen auf diese Anfragen zeitnah reagieren.

Die gute Nachricht ist, dass Connecteam DSGVO-konform ist. Wenn Sie also jemals Teammitglieder in der EU einstellen, sind Sie bereit, ihre Daten zu schützen.

Mitarbeiterdaten schützen: Was Sie tun können

Ihre Priorität ist es sicherzustellen, dass Sie lokale und relevante internationale Datengesetze einhalten. Darüber hinaus finden Sie hier einige Best Practices zum Schutz Ihrer Mitarbeiter und zum Schutz Ihres Unternehmens vor rechtlichen Risiken.

Wissen Sie, was Sie sammeln und warum

Amerikanische Arbeitgeber sind heute in der Lage, mehr Daten über ihre Angestellten zu sammeln als je zuvor. In einigen Gerichtsbarkeiten müssen Unternehmen die Arbeitnehmer jedoch darüber informieren, welche Daten sie sammeln und wie sie diese Informationen verwenden.

Bestimmte Mitarbeiterdaten müssen möglicherweise für Verwaltungs- und Personalzwecke erfasst werden. Beispielsweise können die Familiendaten eines Mitarbeiters für Ihre betriebliche Altersvorsorge wichtig sein. Das Führen von Aufzeichnungen über die Disziplin der Mitarbeiter kann Ihnen helfen, das Verhalten am Arbeitsplatz zu überwachen.

Wenn Sie anfangen, Daten über Teammitglieder zu sammeln, sollten Sie sich immer fragen, wozu Sie die Informationen benötigen. Vermeiden Sie es, Daten zu sammeln, die keinen bestimmten Zweck haben.

Möglicherweise müssen Sie nichts über die Entscheidung einer Person wissen, eine Familie zu adoptieren oder zu gründen, wenn sie sich nicht auf ihre Beschäftigung oder Leistungen bezieht. Ebenso müssen Sie nicht wissen, was Ihre Mitarbeiter auf ihren privaten Geräten tun, wenn sie nicht auf der Uhr sind.

Die unnötige Erfassung von Mitarbeiterdaten könnte zu Diskriminierungsansprüchen führen.

Wählen Sie die richtige Software und Systeme

Die meisten Unternehmen verwenden heute digitale Tools, um Daten zu verarbeiten und zu speichern. Viele, insbesondere solche mit Teams ohne Schreibtisch, verwenden Cloud-basierte Lösungen wie Connecteam. Dies ist sinnvoll, da Papieraufzeichnungen anfällig für Zerstörung durch Feuer oder Überschwemmung sind oder physisch aus einem sicheren Raum entfernt werden können.

Mit Online-Dokumenten- und Datenspeichersystemen können Sie alles sicher in der Cloud aufbewahren. Mit sicheren Cloud-basierten Lösungen können Sie den Zugriff auf Dokumente einschränken, Daten verschlüsseln, Kennwörter festlegen und sogar sehen, wer auf Datensätze zugegriffen hat.

Um das Risiko einer Datenschutzverletzung zu verringern, arbeiten Sie mit Apps und Software, die über Verschlüsselung und strenge Datenschutzrichtlinien verfügen, wie Connecteam. Verwenden Sie starke Passwörter und aktualisieren Sie diese regelmäßig. Machen Sie sich mit Ihrer Software und Ihren Apps vertraut, damit Sie Sicherheitsfunktionen aktivieren können, mit denen Sie die Informationen Ihrer Mitarbeiter privat halten können.

Seien Sie transparent gegenüber Ihren Mitarbeitern

Je nach Standort Ihres Unternehmens sind Sie möglicherweise nicht gesetzlich verpflichtet, die Daten offenzulegen, die Sie speichern und warum. Trotzdem kann Ihnen Transparenz dabei helfen, eine Kultur des Vertrauens zu schaffen.

Wenn Sie Mitarbeiter bitten, personenbezogene Daten bereitzustellen, erklären Sie, warum Sie diese Informationen benötigen. Dies kann dazu beitragen, alle Sorgen zu beruhigen und hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wie ihre Daten verwendet werden.

Erstellen Sie Datenschutz- und Mitarbeiterdatenschutzrichtlinien

Zwei Richtlinien können Ihnen dabei helfen, die Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen. Erstens ist eine Datenschutzrichtlinie für Ihren Arbeitsplatz. Dies kann helfen, zu skizzieren, wie Sie mit Kunden- und Mitarbeiterdaten umgehen.

Beispielsweise können Sie angeben, dass Sie keine personenbezogenen Daten weitergeben, es sei denn, dies ist erforderlich. Sie können auch erklären, was Sie für die Gehaltsabrechnung, Leistungen und andere wichtige Teile der Geschäftstätigkeit benötigen.

Eine Datenschutzrichtlinie kann den Mitarbeitern auch dabei helfen, ihre eigenen Pflichten zu verstehen. Wenn Ihre Mitarbeiter ohne Schreibtisch beispielsweise ihre eigenen Geräte verwenden, teilen Sie ihnen mit, ob sie bei der Arbeit auf private E-Mails oder soziale Medien zugreifen können.

Mitarbeiterdatenschutzrichtlinie

Eine Mitarbeiterdatenschutzrichtlinie ist ein internes Dokument für Ihr Team. Es informiert die Mitarbeiter Ihres Unternehmens darüber, was sie tun können , um die Daten der Mitarbeiter zu schützen. Sie unterscheidet sich von einer Datenschutzerklärung, da diese normalerweise extern sind und erklären, wie Sie Daten schützen.

Welche Mitarbeiterdaten geschützt sind, können Sie in einer Mitarbeiterdatenschutzrichtlinie genau erläutern. Sie können auch Unternehmensregeln erstellen, um diese sensiblen Informationen privat zu halten. Beispielsweise können Sie verlangen, dass alle Dateien mit Mitarbeiterdaten als „privat“ gekennzeichnet werden.

Aktualisieren Sie die Mitarbeiterdaten regelmäßig

Entfernen Sie unnötige und veraltete Informationen aus Ihren Mitarbeiterakten und Ihrer Datenbank. Wenn Ihre Systeme gehackt werden, könnten veraltete Informationen Behauptungen verstärken, dass Sie sich nicht um Ihre Mitarbeiterunterlagen gekümmert haben. Das Aufbewahren nicht benötigter Dokumente setzt auch mehr Ihrer Mitarbeiter einem Risiko aus.

Wenn Sie schon dabei sind, führen Sie regelmäßige Prüfungen Ihrer Mitarbeiterunterlagen und Datenspeichersysteme durch. Stellen Sie sicher, dass die Daten immer noch sicher sind und dass frühere Mitarbeiter oder andere unbefugte Personen keinen Zugriff darauf haben. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie über Sicherheitssysteme – wie Malware-Schutz – verfügen. Ebenso wie die Verwendung der neuesten Softwareversionen, um Sicherheitslücken zu vermeiden.

Überlegen Sie, mit wem Sie Geschäfte machen

Wahrscheinlich müssen Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit Mitarbeiterinformationen weitergeben.

Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Gehaltsabrechnungsinformationen an einen Buchhalter senden oder Finanzdaten an einen Leistungserbringer oder eine Steuerbehörde weitergeben.

Sehen Sie sich unbedingt die Datenschutzrichtlinien anderer Organisationen an, bevor Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter mit ihnen teilen. Sie können das Risiko minimieren, indem Sie nur die für den Betrieb erforderliche Mindestdatenmenge freigeben.

Bewerten Sie, wie Mitarbeiterdaten intern geteilt werden

Werfen Sie einen weiteren Blick auf den internen Austausch von Mitarbeiterinformationen. Das beiläufige Weiterleiten einer E-Mail mit den persönlichen Daten eines Mitarbeiters kann Sie haftbar machen, wenn diese Informationen missbraucht werden. Wenn Sie sich beispielsweise für eine Weihnachtskarte oder einen Geschenkaustausch entscheiden, könnten Sie Mitarbeiteradressen und Kontaktinformationen teilen. Das kann ein Problem sein.

Eine einfache Lösung ist die Verwendung einer Plattform wie Connecteam Chat. Es ermöglicht Ihrem Team, in Kontakt zu bleiben und sogar Urlaubsgrüße in einer sicheren Chat-Plattform zu senden, ohne Kontaktinformationen teilen zu müssen.

Mitarbeiter und Führungskräfte zum Thema Datenschutz schulen

Der Datenschutz der Mitarbeiter ist nur so stark wie das Verständnis Ihres Teams von Datenschutz und relevanten Gesetzen . Manager, die die Regeln nicht verstehen, können die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter leicht gefährden. Mitarbeiter können auch Informationen weitergeben, die ein anderer Mitarbeiter ihnen persönlich mitgeteilt hat.

Mitarbeiter darin schulen, personenbezogene Daten zu erkennen und damit umzugehen. Mit einer Plattform wie Connecteam können Sie benutzerdefinierte Schulungen erstellen. Informieren Sie Ihr Team über Ihre Datenschutz- und Datenschutzrichtlinien. Stellen Sie sicher, dass Sie Best Practices zum Schutz personenbezogener Daten austauschen.

Haben Sie einen Plan für den Fall einer Datenschutzverletzung

Selbst wenn Sie alles richtig machen, können die falschen Personen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen erhalten. Einige Betrüger widmen ihr Leben dem Versuch, persönliche Informationen für Profit zu hacken.

Falls sensible Mitarbeiterinformationen in die falschen Hände geraten oder kompromittiert werden, sollten Sie einen klaren Plan haben, wie Sie mit der Situation umgehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter so schnell wie möglich auf den Verstoß aufmerksam machen und die Behörden über die Straftat informieren.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit Kreditüberwachungsdiensten, falls ihre Identität gestohlen wird. Halten Sie die betroffenen Teammitglieder über alle Informationen auf dem Laufenden, die von den Behörden über den Verstoß weitergegeben werden.

Schützen Sie das wichtigste Gut Ihrer Mitarbeiter: ihre personenbezogenen Daten

Datenschutzverletzungen sind nicht nur für die Mitarbeiter gefährlich, sie können auch den Ruf Ihres Unternehmens erheblich schädigen und den Betrieb stören.

Als Arbeitgeber müssen Sie eine wichtige Rolle dabei spielen, dass die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter sicher gespeichert und verarbeitet werden. Gerade für Deskless-Teams hat die Datensicherheit höchste Priorität.

Glücklicherweise können Sie mit sicheren, Cloud-basierten Plattformen wie Connecteam Mitarbeiterdokumente und -daten sicher speichern. Autorisierte HR-Manager und Teammitglieder können nur dann auf Mitarbeiterdateien zugreifen, wenn sie sich sicher angemeldet haben. Außerdem werden alle Ihre Daten digital gesichert, und Sie entscheiden, wer auf Informationen zugreifen und diese hochladen kann.

Mit Connecteam können Sie auch Ablaufdaten für verschiedene Mitarbeiterdokumente festlegen und Sie warnen, wenn Dateien überprüft oder aktualisiert werden müssen, und verfügt über leistungsstarke Tools, um Ihr Team in Sachen Datensicherheit zu schulen.

Das Beste ist, dass Connecteam eine All-in-One-Lösung für HR, Betrieb und Kommunikation ist. Connecteam schützt nicht nur die Daten Ihrer Mitarbeiter, sondern bietet auch Tools für Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung, Terminplanung, interne Kommunikation, sicheres Training und Onboarding und mehr.