5 กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่สำคัญที่สุดในการสร้างความมั่นใจในการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ อาจเป็นเหตุผลหนึ่งที่ตำแหน่ง CIO เป็นหนึ่งในบทบาทที่เป็นที่ต้องการและได้รับการชดเชยมากที่สุดในธุรกิจในปัจจุบัน

บริษัทที่ดำเนินงานในแนวธุรกิจสมัยใหม่พบว่าตนเองมีการจัดการมากกว่าแค่พนักงาน ลูกค้า และผลิตภัณฑ์

พวกเขายังจัดการการแนะนำเทคโนโลยีใหม่ การปรากฏตัวของโอกาสทางการตลาดใหม่อย่างกะทันหัน และการเปลี่ยนแปลงวิธีที่ผู้บริโภคเลือก โต้ตอบ และใช้มาตรฐานกับแบรนด์ของตน

กล่าวโดยย่อ ธุรกิจสมัยใหม่ต้องจัดการกับการเปลี่ยนแปลง ในการทำเช่นนั้น พวกเขาจำเป็นต้องเปลี่ยนกลยุทธ์การจัดการ

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในองค์กร การกำหนดแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีโครงสร้างอาจเป็นเรื่องยาก

พนักงานอาจลังเลที่จะ "ลองสิ่งใหม่ๆ" การรักษางบประมาณอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจไม่เห็นความจำเป็นในการอัปเดตกระบวนการซึ่งดูเหมือนว่าพวกเขากำลังใช้ได้ผล และแม้ว่าพวกเขาจะทำเช่นนั้น การให้คนที่เหมาะสมเข้ามามีส่วนร่วมในขอบเขตที่พวกเขาต้องการอาจเป็นเรื่องท้าทายในตัวเอง

ความสามารถในการจัดการและปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรกำลังกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของการอยู่รอดสำหรับธุรกิจสมัยใหม่จำนวนมากในแนวการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในปัจจุบัน

บริษัทของคุณกำลังเตรียมรับการเปลี่ยนแปลง หรือกำลังประสบปัญหาในการจัดการหรือไม่? อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้ว่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีวิวัฒนาการอย่างไร และสิ่งที่คุณทำได้เพื่อช่วยสร้างกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จและเป็นไปได้

เป้าหมายของการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แตกต่างจากการจัดการโครงการ—ซึ่งง่ายต่อการชี้ไปที่กำหนดการ วัตถุประสงค์ที่จับต้องได้ และผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง—การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามเส้นทางที่มีปฏิกิริยาตอบสนองและไม่แน่นอนมากกว่า

ลักษณะการจัดการการเปลี่ยนแปลงอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่กลยุทธ์ทั้งหมดจะแบ่งปันเป้าหมายหลักสามประการ:

• เพื่อปรับปรุง ROI ของพนักงาน ควรติดตั้งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีในการสื่อสารที่ดีขึ้นระหว่างแผนกหรือเครื่องมือในการทำงานออกแบบที่มีทักษะอย่างมีประสิทธิภาพ ทุกการเปลี่ยนแปลงควรช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น
• เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน บริษัทต่าง ๆ พัฒนาเพื่อให้ดีขึ้นในสิ่งที่ทำ การจัดการการเปลี่ยนแปลงช่วยให้บริษัทมองเห็นโอกาสในการได้เปรียบในการแข่งขันด้วยการลดต้นทุน ความเชี่ยวชาญพิเศษ นวัตกรรม หรือคุณภาพการบริการที่เพิ่มขึ้นด้วยการกำหนดกระบวนการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง
• เพิ่มพลังและให้อำนาจแก่พนักงาน การวิจัยประมาณการว่า 70% ของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงล้มเหลวเนื่องจากขาดการสนับสนุนจากพนักงาน การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นเรื่องน่าหวาดหวั่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งมาเป็นเวลานาน หรือพวกเขากลัวว่าการเปลี่ยนแปลงอาจทำให้สูญเสียรายได้ การจัดการการเปลี่ยนแปลงช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานรู้สึกเป็นที่ยอมรับและได้รับการสนับสนุน ดังนั้นจึงช่วยให้พวกเขาสนับสนุนการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง

ปัญหาปัจจุบันของการจัดการการเปลี่ยนแปลงในการปฏิรูประบบดิจิทัล

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่มักจะใช้เวลานานและไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการสร้างความวุ่นวายที่จำเป็นต่อองค์ประกอบทางธุรกิจที่มีมานานหลายปี

แบบสำรวจ CIO ของ Harvey Nash/KPMG ชี้ให้เห็นว่ามีเพียง 41% ของบริษัทที่มีกลยุทธ์ดิจิทัลระดับองค์กร และมีเพียง 18% ของบริษัทที่ให้คะแนนการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลว่า "มีประสิทธิภาพมาก"

ความล้มเหลวในโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมักเกิดจากการขาดการเตรียมตัวและกลยุทธ์

การสื่อสารที่ชัดเจน วัตถุประสงค์และการรายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ อยู่ในงบประมาณ—ทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อการริเริ่มตั้งแต่ต้นจนจบ

ธุรกิจที่พบว่าตัวเองผิดหวังกับผลลัพธ์ของโครงการดิจิทัลมักขาดทิศทางในด้านสำคัญเหล่านี้

สาเหตุหนึ่งที่ธุรกิจใช้ MSP บ่อยขึ้นก็เพราะเหตุผลที่ชัดเจนนี้—การว่าจ้างบุคคลภายนอกที่เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์และการดำเนินการกับบุคคลที่สามที่แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญในโครงการที่คล้ายคลึงกันมานานหลายปีจึงดึงดูดธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนแปลง

การมีกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่รัดกุมควรมีความสำคัญสูงสุดขององค์กรเมื่อเริ่มนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้

ดังนั้น เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเข้าสู่ส่วนที่สำคัญที่สุดที่ประกอบเป็นกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยรวมที่ยอดเยี่ยมกัน

5 กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับ SMB

กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเฉพาะเป้าหมายภายในแผนกหรือการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่สำคัญทั่วทั้งองค์กร แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการสำหรับขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณภายในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง:

1. เริ่มจากด้านบน

การเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจขั้นพื้นฐานจะส่งผลต่อวัฒนธรรมของบริษัท ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจึงต้องเริ่มจาก C-suite

บทบาทของความเป็นผู้นำในช่วงเวลาของการเปลี่ยนแปลงได้รับการบันทึกไว้อย่างดีในการวิจัยด้านการจัดการ ตัวอย่างเช่น การวิจัยเกี่ยวกับความเป็นผู้นำในระหว่างการควบรวมกิจการพบว่าเมื่อผู้นำมีบทบาทอย่างแข็งขันมากขึ้นในการจัดการการเปลี่ยนแปลง กระบวนการควบรวมกิจการทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นบวกมากขึ้น

การปรากฏตัว คำแนะนำ และการสนับสนุนของผู้นำส่งสัญญาณให้พนักงานทราบว่าพวกเขารู้และสนับสนุนสิ่งที่เกิดขึ้น บรรเทาความกลัว ลดความวิตกกังวล และช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับอนาคต

การเปลี่ยนแปลงที่เริ่มต้นที่จุดสูงสุดสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นผู้นำที่มุ่งมั่น ลงทุน และเป็นหนึ่งเดียวซึ่งอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับอนาคตของบริษัท เป็นวิธีเดียวที่คุณจะสามารถกระตุ้นและส่งเสริมวัฒนธรรมที่จำเป็นในการสนับสนุนส่วนที่เหลือของบริษัทให้ยอมรับการเปลี่ยนแปลง

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจำเป็นและเป็นที่ต้องการ

การแนะนำมากเกินไปเร็วเกินไปมักจะเป็นปัญหาใหญ่หากธุรกิจไม่มีกลยุทธ์ที่มั่นคง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ความพยายามในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลหลายครั้งจะจบลงด้วยความล้มเหลวหรือไม่เป็นไปตามความคาดหวัง ซึ่งมักจะอยู่ในระดับที่เกี่ยวข้อง

สาเหตุหลักประการหนึ่งคือผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่แน่ใจว่าจะเข้าหาการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างถูกต้องอย่างไรและผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจของตน

การขาดการตรวจสอบที่ครอบคลุมอาจนำไปสู่การใช้โซลูชันที่ไม่จำเป็นสำหรับความต้องการขององค์กร ซึ่งหมายถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้น การฝึกอบรมเพิ่มเติม และความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นซึ่งมักจะไม่สมจริง

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: ผู้ให้บริการที่มีการจัดการ: สิ่งที่ควรมองหาในการเป็นหุ้นส่วน

ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกันมากขึ้นสำหรับ SMB ที่กำลังมุ่งสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อตระหนักถึงผลกระทบที่การแนะนำโซลูชันใหม่จะมีต่อบริษัท

โซลูชันที่เสนอจะเป็นประโยชน์โดยรวมต่อความสามารถในการปฏิบัติงานขององค์กร การบัญชีสำหรับปัญหาการปฐมนิเทศพนักงานและความคุ้นเคยหรือไม่ และสิ่งนี้นำเราไปสู่จุดต่อไป

3. ลดการหยุดชะงัก

สิ่งที่พนักงานรู้สึกว่าจำเป็นหรือต้องการการเปลี่ยนแปลงอาจแตกต่างกันไปตามแผนก ระดับ หรือบันทึกผลการปฏิบัติงาน ตัวบ่งชี้หลัก? การเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใดขัดขวางบทบาทประจำวันของพวกเขา

อย่างที่ผู้บริหารหลายคนรู้ดีว่า การเปลี่ยนกระบวนการที่มีอยู่ภายในองค์กรอาจทำให้ปวดหัวได้ การบรรเทาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ

บ่อยครั้ง ความกังวลของพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเกิดจากการแนะนำกลยุทธ์หรือเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการและการดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ในขณะที่ผู้นำอาจมองว่าการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในหน้าที่หลักของธุรกิจเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย พนักงานที่เคยได้รับมอบหมายหน้าที่เหล่านี้อาจรู้สึกว่าถูกแทนที่ ถูกคุกคามด้วยความล้าสมัย หรือขาดทิศทาง

นอกจากนี้ การปรับโครงสร้างองค์กรอาจทำให้พนักงานที่ถูกย้ายไปยังตำแหน่งอื่นรู้สึกขุ่นเคือง สับสน หรือสงสัยว่าโครงสร้างก่อนหน้านี้มีอะไรผิดปกติ

ผลลัพธ์ในทั้งสองกรณีคือขวัญกำลังใจที่ลดลง ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่น่าพอใจมากขึ้น และสมองเสื่อมเมื่อนักแสดงที่ดีที่สุดของคุณหนีไป ดังนั้น การหยุดชะงักระหว่างแรงงานสามารถลดลงได้โดย:

• วางแผนการหยุดชะงักและแจ้งข่าวล่วงหน้า
• ให้การฝึกอบรมและทรัพยากรแก่พนักงานเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง
• ส่งเสริมวัฒนธรรมที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงหรือการเปลี่ยนแปลง
• เพิ่มขีดความสามารถให้กับแชมป์เปี้ยน เช่น ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีม เพื่อให้เกิดความชัดเจนและบริบทสำหรับการเปลี่ยนแปลง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนกไอทีของคุณอยู่ในวงจรและพร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีหรือโครงสร้างพื้นฐาน

4. ส่งเสริมการสื่อสาร

เราได้พาดพิงถึงความจำเป็นในการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างการเปลี่ยนแปลงองค์กร เนื่องจากดูเหมือนว่าจะเป็นหนึ่งในปัจจัยพื้นฐานที่กำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการเปลี่ยนแปลงหรือการเปลี่ยนแปลง

การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และรับรองกับผู้คนที่จะรู้สึกถึงความรุนแรงของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ว่าพวกเขาไม่ตกอยู่ในอันตรายใดๆ

การพูดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผยเป็นหนึ่งในสิ่งที่ทรงพลังที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้บริษัทของคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลง

MIT ได้ทำการศึกษาผลกระทบของการสื่อสารโดยความเป็นผู้นำต่อพนักงานระหว่างการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ในขณะที่ 93% ของพนักงานสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเมื่อมีการหารือกัน แต่มีซีอีโอเพียง 36% เท่านั้นที่สื่อสารวิสัยทัศน์ของตนให้เพียงพอกับพนักงานขององค์กร

ในทำนองเดียวกัน ส่งเสริมการสื่อสารไม่เพียงแต่จากความเป็นผู้นำถึงพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากพนักงานสู่ความเป็นผู้นำด้วย

สร้างช่องทางให้พนักงานติดต่อกับคำถามหรือข้อกังวล สนับสนุนการสื่อสารข้ามแผนกเพื่อช่วยให้แนวคิดและนวัตกรรมแพร่กระจายไปตามกระบวนการใหม่ เช่นเดียวกับวิสัยทัศน์ของคุณ การสื่อสารขับเคลื่อนประสิทธิภาพและมีศักยภาพในการกำหนดวัฒนธรรม

5. ตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงคือบรรทัดฐาน ไม่ใช่ข้อยกเว้น

คุณกำลังถือว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นโครงการที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้หรือไม่? คุณอาจประสบปัญหาเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่โครงการ แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง

โลกทุกวันนี้เคลื่อนที่ไปอย่างรวดเร็วเป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยี ตลาด ความชอบของผู้บริโภค แม้แต่สภาพแวดล้อมก็เพิ่มขึ้นและสลายไปในพริบตา

ธุรกิจต่างๆ ไม่เพียงแต่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานเพื่อให้ทันกับลูกค้าของตนเท่านั้น พวกเขาจำเป็นต้องคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงและเตรียมพร้อมสำหรับมัน เมื่อ เกิดขึ้น

Harvard Business Review นิยามความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงว่า "ความสามารถในการริเริ่มและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในรูปแบบที่สร้างความได้เปรียบ ลดความเสี่ยง และรักษาประสิทธิภาพไว้ได้"

เสียงคุ้นเคย? นั่นไม่น้อยไปกว่าเป้าหมายของการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงได้ก็ต่อเมื่อคุณรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นบรรทัดฐาน ไม่ใช่ข้อยกเว้นของกฎ

บรรทัดล่าง

• องค์กรมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว การ เปลี่ยนแปลงส่งผลกระทบในรูปแบบต่างๆ กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงจะมีลักษณะแตกต่างกันในกลุ่มองค์กรต่างๆ
• การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะมากหรือน้อย จำเป็นต้องมีความเป็นผู้นำที่มุ่งมั่นและกระตือรือร้น ซึ่งส่งเสริมการสื่อสารที่ดี วัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ และวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
• การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และ เป็นองค์ประกอบสำคัญในการดำเนินธุรกิจในโลกปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม ด้วยการยอมรับความพร้อมในการเปลี่ยนแปลง ธุรกิจสามารถเปลี่ยนการเปลี่ยนแปลงเป็นโอกาสมากกว่าที่จะเป็นความท้าทาย
• การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดทำให้เกิดการหยุดชะงักในที่ทำงาน แต่คุณสามารถบรรเทาการหยุดชะงักที่เป็นอันตรายได้ในขณะที่ปล่อยให้นวัตกรรมเข้ามาสู่การดำเนินงานของคุณ

โซลูชั่นเทคโนโลยีขั้นสูงช่วยให้บริษัทต่างๆ บรรลุและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันในอุตสาหกรรมของตน ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่มีอยู่ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและลดต้นทุน—ธุรกิจของคุณสามารถเพลิดเพลินกับความสามารถในการปฏิบัติงานที่สูงขึ้นและมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่ลูกค้า

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่โซลูชันเทคโนโลยีสามารถช่วย SMB ของคุณได้ โปรดดาวน์โหลด eBook ฟรี "ติดตามการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างรวดเร็ว" ของเรา ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลและความต่อเนื่องทางธุรกิจ โซลูชันเวิร์กโฟลว์เอกสาร ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และอื่นๆ