5 estrategias de gestión del cambio para la transformación digital

La gestión del cambio es una de las estrategias más importantes para garantizar una transformación exitosa; probablemente una de las razones por las que el puesto de CIO es ahora uno de los roles más codiciados y compensados ​​en los negocios de hoy.

Las empresas que operan en el panorama empresarial moderno se encuentran cada vez más administrando más que solo empleados, clientes y productos.

También están gestionando la introducción de nuevas tecnologías, la aparición repentina de nuevas oportunidades de mercado y los cambios en la forma en que los consumidores eligen, interactúan y aplican estándares a sus marcas.

En resumen, las empresas modernas deben gestionar el cambio. Para ello, necesitan cambiar sus estrategias de gestión.

Sin embargo, como ocurre con cualquier cambio drástico en una organización, puede ser difícil formular un plan estructurado de gestión del cambio.

Los empleados pueden ser reacios a "probar cosas nuevas". Puede ser difícil asegurar un presupuesto ya que los tomadores de decisiones pueden no ver la necesidad de actualizar los procesos que parecen estar funcionando. E incluso si lo hacen, involucrar a las personas adecuadas en la medida necesaria puede ser un desafío en sí mismo.

La capacidad de abordar y adaptarse al cambio dentro de una organización se está convirtiendo en un elemento crítico de supervivencia para muchas empresas modernas en el panorama actual de transformación digital.

¿Se está preparando su empresa para emprender el cambio o tiene dificultades para gestionarlo? Siga leyendo para saber cómo ha evolucionado la gestión del cambio y qué puede hacer para ayudar a crear una estrategia viable y exitosa.

Los objetivos de la gestión del cambio

A diferencia de la gestión de proyectos, donde es fácil señalar cronogramas, objetivos tangibles y resultados específicos, la gestión del cambio sigue una ruta más reactiva e indefinida.

El aspecto de la gestión del cambio puede variar de una organización a otra, pero todas las estrategias compartirán tres objetivos principales:

• Mejorar el ROI de la plantilla. Todos los cambios, en particular los asociados con la transformación digital, deben instalarse para mejorar la eficiencia y la productividad de su fuerza laboral. Ya sea que se trate de la tecnología para una mejor comunicación entre departamentos o de las herramientas para llevar a cabo un trabajo de diseño calificado de manera efectiva, cada cambio debería ayudar a sus empleados a hacer su trabajo mejor y más rápido.
• Para crear una ventaja competitiva. Las empresas evolucionan para mejorar en lo que hacen. Al dar una estructura al proceso de cambio, la gestión del cambio ayuda a las empresas a detectar oportunidades para obtener una ventaja competitiva a través de la reducción de costos, la especialización, la innovación o una mayor calidad del servicio.
• Energizar y empoderar a los empleados. La investigación estima que alrededor del 70% de las iniciativas de cambio fracasan debido a la falta de apoyo de los empleados. El cambio puede ser intimidante, especialmente cuando los usuarios han hecho las cosas de cierta manera durante mucho tiempo, o temen que los cambios puedan generar una pérdida de ingresos. La gestión del cambio ayuda a garantizar que los empleados se sientan reconocidos y apoyados, lo que les permite apoyar las iniciativas de cambio.

Problemas actuales de la gestión del cambio en la transformación digital

Como mencionamos, realizar grandes cambios en los procesos comerciales existentes suele ser un viaje largo y no es fácil, especialmente cuando se realizan los cambios necesarios en los componentes comerciales que han estado en funcionamiento durante muchos años.

Una encuesta de CIO de Harvey Nash/KPMG señala que solo el 41 % de las empresas tiene una estrategia digital en toda la empresa, y solo el 18 % de las empresas califica su uso de la tecnología digital como “muy eficaz”.

El fracaso en los proyectos de transformación digital casi siempre se debe a la falta de preparación y estrategia.

Comunicación clara; objetivos e informes consistentes del progreso; mantenerse dentro del presupuesto: todos estos son cruciales para llevar a cabo una iniciativa de principio a fin.

Las empresas que se encuentran decepcionadas con los resultados de sus proyectos digitales a menudo carecen de dirección en estas áreas clave.

Una de las razones por las que las empresas usan MSP con más frecuencia es precisamente por esta razón: externalizar la estrategia y la implementación a un tercero que ha demostrado experiencia durante varios años en proyectos similares es atractivo para las empresas que buscan transformarse.

Tener una estrategia de gestión del cambio a prueba de agua debe ser la principal prioridad de una organización cuando se embarca en la adopción e implementación de nuevas tecnologías.

Entonces, sin más preámbulos, pasemos a los aspectos más importantes que conforman una excelente estrategia general de gestión del cambio.

5 estrategias de gestión del cambio para pymes

Las estrategias de gestión del cambio son fundamentales para el éxito de cualquier iniciativa de cambio en una empresa, ya sea una transición específica y dirigida dentro de un departamento o una transformación digital significativa en toda la organización. Aquí hay cinco mejores prácticas para sus pasos de gestión de cambios dentro de las pequeñas y medianas empresas:

1. Empezar desde arriba

Los cambios que afectan la operación fundamental del negocio afectarán la cultura de la empresa. Por lo tanto, dichos cambios deben comenzar desde el C-suite.

El papel del liderazgo durante los períodos de cambio está bien documentado en la investigación de gestión. Por ejemplo, la investigación sobre el liderazgo durante las fusiones ha encontrado que cuando los líderes asumieron un papel más activo en la gestión del cambio, el proceso de fusión en sí produjo un ambiente de trabajo más positivo.

La presencia, la orientación y el apoyo del líder indicaron a sus empleados que sabían y apoyaban lo que estaba sucediendo. Disipó los temores, redujo la ansiedad y ayudó a los empleados a sentirse más seguros sobre el futuro.

El cambio que comienza en la parte superior refleja un liderazgo comprometido, comprometido y unificado que está en sintonía con el futuro de la empresa. Es la única forma en que podrá obtener y promover la cultura necesaria para alentar al resto de la empresa a adoptar el cambio.

2. Asegúrate de que el cambio sea necesario y deseable

Introducir demasiado demasiado pronto a menudo puede ser un gran problema en el futuro si una empresa no tiene una estrategia sólida.

No es ningún secreto que muchos esfuerzos de transformación digital terminan en fracaso o no cumplen con las expectativas, a menudo en un grado preocupante.

Una de las razones principales de esto es que los tomadores de decisiones no están seguros de cómo abordar correctamente una transformación digital y el impacto que tendrá en su negocio.

La falta de una auditoría integral puede conducir a la implementación de soluciones que son innecesarias para las necesidades de una organización, lo que significa costos adicionales, capacitación adicional y mayores expectativas, a menudo poco realistas.

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Es aún más pertinente que las PYMES que persiguen la transformación digital sean conscientes de los efectos que la introducción de nuevas soluciones tendrá en la empresa.

¿Serán las soluciones propuestas un beneficio general para la capacidad operativa de la organización, teniendo en cuenta los problemas de incorporación y familiaridad del personal? Y esto nos lleva al siguiente punto.

3. Minimice las interrupciones

Lo que los empleados sienten que es un cambio necesario o deseable puede variar según el departamento, el nivel o el historial de desempeño. ¿El indicador principal? Cuánto un cambio interrumpe su rol diario.

Como muchos ejecutivos sabrán, tener que cambiar los procesos existentes dentro de una organización puede ser un dolor de cabeza. Mitigar los efectos de los cambios en los empleados es vital.

Con demasiada frecuencia, la ansiedad de los empleados en torno al cambio se deriva de la introducción de nuevas estrategias o tecnologías diseñadas para hacer que la gestión y las operaciones comerciales sean más eficientes.

Por ejemplo, mientras que el liderazgo puede ver la introducción de la automatización en las funciones comerciales centrales como una forma de ahorrar tiempo y dinero, los empleados que anteriormente tenían estos roles pueden sentirse reemplazados, amenazados con la obsolescencia o sin dirección.

Además, la reestructuración organizacional puede hacer que los empleados que son trasladados a otro puesto se sientan indignados, confundidos o preguntándose qué estaba mal con la estructura anterior.

El resultado en ambos casos es una moral más baja, un desempeño más insatisfactorio y una fuga de cerebros a medida que huyen los mejores. Por lo tanto, la interrupción entre la fuerza laboral puede minimizarse al:

• Planificar para alguna interrupción y hacer correr la voz temprano.
• Proporcionar a los empleados la formación y los recursos para adaptarse a los cambios.
• Fomentar una cultura que apoye el cambio o la transformación.
• Capacitar a campeones como gerentes de proyecto o líderes de equipo para brindar claridad y contexto para los cambios.
• Asegurarse de que su departamento de TI esté informado y listo para admitir cambios tecnológicos o de infraestructura.

4. Fomentar la comunicación

Hemos aludido a la necesidad de una adecuada comunicación durante el cambio organizacional, ya que parece ser uno de los factores subyacentes que determinan el éxito o el fracaso de una transición o transformación.

La excelente comunicación mantiene a todos en sintonía y les asegura a las personas que sufrirán la peor parte de estos cambios que no están en peligro.

Hablar sobre el cambio con franqueza y abiertamente es una de las cosas más poderosas que puede hacer para ayudar a su empresa a adoptar el cambio.

MIT realizó un estudio sobre los efectos de la comunicación del liderazgo a los empleados durante la transformación digital. Si bien el 93 % de los empleados apoyó la transformación digital una vez que se discutió, solo alrededor del 36 % de los directores ejecutivos comunicaron su visión de manera suficiente a los empleados de su organización.

Del mismo modo, fomente la comunicación no solo del liderazgo al empleado, sino también del empleado al liderazgo.

Cree canales para que los empleados se comuniquen con sus preguntas o inquietudes. Apoye la comunicación entre departamentos para ayudar a que las ideas y la innovación se propaguen a medida que se arraigan nuevos procesos. Al igual que su visión, la comunicación impulsa la eficiencia y tiene el potencial de dar forma a la cultura.

5. Reconocer que el cambio es la norma, no la excepción

¿Está tratando el cambio como un proyecto con un comienzo y un final definidos? Puede encontrarse con dificultades porque el cambio no es un proyecto sino un proceso continuo.

El mundo de hoy se mueve excepcionalmente rápido: la tecnología, los mercados, las preferencias de los consumidores e incluso las condiciones ambientales aumentan y se disipan en un abrir y cerrar de ojos.

Las empresas no solo necesitan transformar sus operaciones para poder seguir el ritmo de sus clientes. Necesitan anticipar el cambio y estar preparados para cuando ocurra.

Harvard Business Review define la preparación para el cambio como "la capacidad de iniciar y responder continuamente al cambio de manera que cree ventajas, minimice el riesgo y mantenga el rendimiento".

¿Suena familiar? Eso es nada menos que los objetivos de la gestión del cambio descritos anteriormente. Solo puede estar preparado para el cambio si reconoce que el cambio es la norma, no la excepción a la regla.

Línea de fondo

• Las organizaciones son únicas : el cambio las afecta de diferentes maneras. Las estrategias de gestión del cambio se verán diferentes en una constelación de organizaciones.
• El cambio exitoso, ya sea grande o pequeño, requiere un liderazgo activo y comprometido que fomente una buena comunicación, una cultura de aprendizaje y una visión clara de lo que implica ese cambio.
• El cambio es un elemento vital e inevitable de la gestión de una empresa en el mundo actual. Sin embargo, al adoptar la preparación para el cambio, las empresas pueden convertir el cambio en una oportunidad en lugar de un desafío.
• Todo cambio genera alguna interrupción en el lugar de trabajo, pero puede mitigar la interrupción dañina mientras le permite infundir innovación en sus operaciones.

Las soluciones de tecnología avanzada ayudan a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva en su industria. Al aprovechar las herramientas disponibles, puede aumentar la productividad del personal y reducir los costos: su empresa puede disfrutar de una mayor capacidad operativa y brindar una experiencia superior al cliente.

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