5 Estratégias de Gerenciamento de Mudanças para Transformação Digital

A gestão da mudança é uma das estratégias mais importantes para garantir uma transformação bem-sucedida; provavelmente uma das razões pelas quais a posição do CIO é agora uma das funções mais cobiçadas e remuneradas nos negócios atualmente.

As empresas que operam no cenário empresarial moderno estão cada vez mais gerenciando mais do que apenas funcionários, clientes e produtos.

Eles também estão gerenciando a introdução de novas tecnologias, o aparecimento repentino de novas oportunidades de mercado e mudanças na maneira como os consumidores escolhem, interagem e aplicam padrões às suas marcas.

Em suma, as empresas modernas devem gerenciar a mudança. Para isso, eles precisam mudar suas estratégias de gestão.

No entanto, como acontece com qualquer reviravolta drástica em uma organização, a formulação de um plano estruturado de gerenciamento de mudanças pode ser difícil.

Os funcionários podem estar relutantes em “experimentar coisas novas”. Pode ser difícil garantir um orçamento, pois os tomadores de decisão podem não ver a necessidade de atualizar os processos que parecem estar funcionando. E mesmo que o façam, envolver as pessoas certas na medida do necessário pode ser um desafio em si.

A capacidade de abordar e se adaptar às mudanças dentro de uma organização está se tornando um elemento crítico de sobrevivência para muitas empresas modernas no atual cenário de transformação digital.

Sua empresa está se preparando para realizar mudanças ou lutando para gerenciá-las? Continue lendo para saber como o gerenciamento de mudanças evoluiu e o que você pode fazer para ajudar a criar uma estratégia viável e bem-sucedida.

Os Objetivos do Gerenciamento de Mudanças

Ao contrário do gerenciamento de projetos - onde é fácil apontar cronogramas, objetivos tangíveis e resultados específicos - o gerenciamento de mudanças segue um caminho mais reativo e indefinido.

A aparência do gerenciamento de mudanças pode variar de organização para organização, mas todas as estratégias compartilharão três objetivos principais:

• Para melhorar o ROI da força de trabalho. Todas as mudanças, principalmente as associadas à transformação digital, devem ser instaladas para melhorar a eficiência e a produtividade de sua força de trabalho. Seja a tecnologia para melhor comunicação entre departamentos ou as ferramentas para realizar o trabalho de design qualificado de forma eficaz, cada mudança deve ajudar seus funcionários a fazer seu trabalho melhor e mais rápido.
• Para criar uma vantagem competitiva. As empresas evoluem para melhorar o que fazem. Ao dar uma estrutura ao processo de mudança, o gerenciamento de mudanças ajuda as empresas a identificar oportunidades para obter vantagem competitiva por meio de custos reduzidos, especialização, inovação ou maior qualidade de serviço.
• Energize e capacite os funcionários. Pesquisas estimam que cerca de 70% das iniciativas de mudança falham devido à falta de apoio dos funcionários. A mudança pode ser intimidante, especialmente quando os usuários fazem as coisas de uma determinada maneira há muito tempo, ou temem que as mudanças possam levar a uma perda de renda. O gerenciamento de mudanças ajuda a garantir que os funcionários se sintam reconhecidos e apoiados, capacitando-os, assim, a apoiar as iniciativas de mudança.

Problemas Atuais do Gerenciamento de Mudanças na Transformação Digital

Como mencionamos, fazer grandes mudanças nos processos de negócios existentes geralmente é uma longa jornada e não é fácil, principalmente ao fazer as mudanças necessárias em componentes de negócios que estão em vigor há muitos anos.

Uma pesquisa de CIOs da Harvey Nash/KPMG aponta que apenas 41% das empresas têm uma estratégia digital em toda a empresa e apenas 18% das empresas classificam seu uso de tecnologia digital como “muito eficaz”.

O fracasso em projetos de transformação digital quase sempre se resume à falta de preparo e estratégia.

Comunicação clara; objetivos e relatórios consistentes de progresso; mantendo-se dentro do orçamento — tudo isso é crucial para que uma iniciativa seja concluída do início ao fim.

As empresas que se decepcionam com os resultados de seus projetos digitais geralmente não têm orientação nessas áreas-chave.

Uma das razões pelas quais as empresas estão usando MSPs com mais frequência é exatamente por esse motivo: terceirizar a estratégia e a implementação para um terceiro que demonstrou experiência ao longo de vários anos em projetos semelhantes é atraente para empresas que desejam se transformar.

Ter uma estratégia de gerenciamento de mudanças estanque deve ser a principal prioridade de uma organização ao embarcar na adoção e implementação de novas tecnologias.

Então, sem mais delongas, vamos pular para os aspectos mais importantes que compõem uma ótima estratégia geral de gerenciamento de mudanças.

5 Estratégias de Gerenciamento de Mudanças para SMBs

As estratégias de gerenciamento de mudanças são críticas para o sucesso de qualquer iniciativa de mudança em uma empresa, seja uma transição específica e direcionada dentro de um departamento ou uma transformação digital significativa em toda a organização. Aqui estão cinco práticas recomendadas para suas etapas de gerenciamento de mudanças em pequenas e médias empresas:

1. Comece de cima

Mudanças que afetam a operação fundamental do negócio afetarão a cultura da empresa. Portanto, essas mudanças devem começar no C-suite.

O papel da liderança durante os períodos de mudança está bem documentado na pesquisa de gestão. Por exemplo, pesquisas sobre liderança durante fusões descobriram que quando os líderes assumem um papel mais ativo na gestão de mudanças, o próprio processo de fusão produz um ambiente de trabalho mais positivo.

A presença, orientação e apoio do líder sinalizavam para seus funcionários que eles sabiam e apoiavam o que estava acontecendo. Acalmou medos, reduziu a ansiedade e ajudou os funcionários a se sentirem mais confiantes em relação ao futuro.

A mudança que começa no topo reflete uma liderança comprometida, investida e unificada que está na mesma página sobre o futuro da empresa. Essa é a única maneira de você conseguir evocar e promover a cultura necessária para encorajar o resto da empresa a abraçar a mudança.

2. Certifique-se de que a mudança é necessária e desejável

Introduzir muito cedo demais pode muitas vezes ser um grande problema se uma empresa não tiver uma estratégia sólida em vigor.

Não é segredo que muitos esforços de transformação digital terminam em fracasso ou não atendem às expectativas, muitas vezes em um grau preocupante.

Uma das principais razões para isso é que os tomadores de decisão não têm certeza de como abordar corretamente uma transformação digital e o impacto que ela terá em seus negócios.

A falta de uma auditoria abrangente pode levar à implementação de soluções desnecessárias para as necessidades de uma organização, o que significa custos adicionais, treinamento adicional e expectativas aumentadas - muitas vezes irreais

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É ainda mais pertinente que as PMEs que perseguem a transformação digital estejam conscientes dos efeitos que a introdução de novas soluções terá na empresa.

As soluções propostas serão um benefício geral para a capacidade operacional da organização, levando em conta os problemas de integração e familiaridade da equipe? E isso nos leva ao próximo ponto.

3. Minimize a interrupção

O que os funcionários consideram uma mudança necessária ou desejável pode variar de acordo com o departamento, nível ou registro de desempenho. O principal indicador? O quanto uma mudança atrapalha seu papel diário.

Como muitos executivos sabem, ter que mudar os processos existentes dentro de uma organização pode ser uma dor de cabeça. Mitigar os efeitos das mudanças nos funcionários é vital.

Com muita frequência, a ansiedade dos funcionários em relação à mudança decorre da introdução de novas estratégias ou tecnologias projetadas para tornar o gerenciamento e as operações de negócios mais eficientes.

Por exemplo, enquanto a liderança pode ver a introdução da automação nas principais funções de negócios como uma forma de economizar tempo e dinheiro, os funcionários que anteriormente foram encarregados dessas funções podem se sentir substituídos, ameaçados pela obsolescência ou sem direção.

Além disso, a reestruturação organizacional pode fazer com que os funcionários que são transferidos para outra posição se sintam indignados, confusos ou se perguntando o que havia de errado com a estrutura anterior.

O resultado em ambos os casos é um moral mais baixo, um desempenho mais insatisfatório e uma fuga de cérebros à medida que seus melhores desempenhos fogem. Portanto, a interrupção entre a força de trabalho pode ser minimizada por:

• Planejando alguma interrupção e divulgando cedo.
• Fornecer aos funcionários treinamento e recursos para se adaptar às mudanças.
• Fomentar uma cultura que apoie a mudança ou a transformação.
• Capacitar campeões, como gerentes de projeto ou líderes de equipe, para fornecer clareza e contexto para mudanças.
• Garantir que seu departamento de TI esteja atualizado e pronto para suportar mudanças tecnológicas ou de infraestrutura.

4. Promova a comunicação

Aludimos à necessidade de comunicação adequada durante a mudança organizacional, pois parece ser um dos fatores subjacentes que determinam o sucesso ou o fracasso de uma transição ou transformação.

Uma comunicação excelente mantém todos na mesma página e garante às pessoas que sentirão o impacto dessas mudanças que não estão em perigo.

Falar sobre mudanças com franqueza e abertura é uma das coisas mais poderosas que você pode fazer para ajudar sua empresa a abraçar a mudança.

O MIT realizou um estudo sobre os efeitos da comunicação da liderança com os funcionários durante a transformação digital. Enquanto 93% dos funcionários apoiaram a transformação digital depois que ela foi discutida, apenas cerca de 36% dos CEOs comunicaram sua visão suficientemente aos funcionários de sua organização.

Da mesma forma, incentive a comunicação não apenas da liderança para o funcionário, mas também do funcionário para a liderança.

Crie canais para os funcionários entrarem em contato com perguntas ou preocupações. Apoiar a comunicação entre departamentos para ajudar as ideias e a inovação a se espalharem à medida que novos processos se estabelecem. Assim como sua visão, a comunicação impulsiona a eficiência e tem o potencial de moldar a cultura.

5. Reconheça que a mudança é a norma, não a exceção

Você está tratando a mudança como um projeto com início e fim definidos? Você pode ter dificuldades porque a mudança não é um projeto, mas sim um processo contínuo.

O mundo de hoje se move excepcionalmente rápido – tecnologia, mercados, preferências do consumidor e até condições ambientais estão crescendo e se dissipando em um piscar de olhos.

As empresas não precisam apenas transformar suas operações para acompanhar o ritmo de seus clientes. Eles precisam antecipar a mudança e estar prontos para ela quando ela ocorrer.

A Harvard Business Review define a prontidão para mudanças como “a capacidade de iniciar e responder continuamente a mudanças de forma a criar vantagens, minimizar riscos e sustentar o desempenho”.

Soa familiar? Isso não é nada menos do que os objetivos do gerenciamento de mudanças descritos anteriormente. Você só pode estar pronto para a mudança se reconhecer que a mudança é a norma, não a exceção à regra.

Resultado final

• As organizações são únicas — a mudança as afeta de maneiras diferentes. As estratégias de gerenciamento de mudanças parecerão diferentes em uma constelação de organizações.
• Uma mudança bem-sucedida — seja ela grande ou pequena — exige uma liderança comprometida e ativa que promova uma boa comunicação, uma cultura de aprendizado e uma visão clara do que essa mudança implica.
• A mudança é um elemento inevitável e vital da administração de um negócio no mundo de hoje. No entanto, ao adotar a prontidão para a mudança, as empresas podem transformar a mudança em uma oportunidade e não em um desafio.
• Todas as mudanças trazem alguma perturbação ao local de trabalho, mas você pode mitigar as perturbações prejudiciais ao mesmo tempo em que permite que elas inspirem inovação em suas operações.

Soluções de tecnologia avançada ajudam as empresas a alcançar e manter uma vantagem competitiva em seu setor. Aproveitando as ferramentas disponíveis, você pode aumentar a produtividade da equipe e diminuir os custos — sua empresa pode desfrutar de maior capacidade operacional e oferecer uma experiência superior ao cliente.

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