5 стратегий управления изменениями для цифровой трансформации

Управление изменениями — одна из важнейших стратегий обеспечения успешной трансформации; Вероятно, это одна из причин, по которой должность ИТ-директора сегодня является одной из самых желанных и высокооплачиваемых должностей в бизнесе.

Компании, работающие в современном бизнес-ландшафте, все чаще обнаруживают, что им приходится управлять не только сотрудниками, клиентами и продуктами.

Они также управляют внедрением новых технологий, внезапным появлением новых рыночных возможностей и изменениями в том, как потребители выбирают, взаимодействуют и применяют стандарты к своим брендам.

Короче говоря, современный бизнес должен управлять изменениями. Для этого им необходимо изменить свои стратегии управления.

Тем не менее, как и при любых радикальных потрясениях в организации, формулирование плана управления структурированными изменениями может быть затруднено.

Сотрудники могут неохотно «пробовать что-то новое». Может быть сложно обеспечить бюджет, поскольку лица, принимающие решения, могут не видеть необходимости в обновлении процессов, которые, кажется, работают. И даже если они это сделают, привлечение нужных людей в той степени, в которой они должны быть, может быть проблемой само по себе.

Способность реагировать на изменения внутри организации и адаптироваться к ним становится критическим элементом выживания для многих современных предприятий в условиях современной цифровой трансформации.

Готовится ли ваша компания к переменам или с трудом справляется с ними? Читайте дальше, чтобы узнать, как развивалось управление изменениями и что вы можете сделать, чтобы создать жизнеспособную и успешную стратегию.

Цели управления изменениями

В отличие от управления проектами, где легко указать графики, осязаемые цели и конкретные результаты, управление изменениями идет более реактивным и неопределенным путем.

То, как выглядит управление изменениями, может варьироваться от организации к организации, но все стратегии преследуют три основные цели:

• Для повышения ROI рабочей силы. Все изменения, особенно те, которые связаны с цифровой трансформацией, должны быть установлены для повышения эффективности и производительности вашей рабочей силы. Будь то технология для улучшения связи между отделами или инструменты для эффективного выполнения квалифицированной проектной работы, каждое изменение должно помочь вашим сотрудникам выполнять свою работу лучше и быстрее.
• Чтобы создать конкурентное преимущество. Компании развиваются, чтобы стать лучше в том, что они делают. Придавая процессу изменений структуру, управление изменениями помогает компаниям выявить возможности для получения конкурентного преимущества за счет снижения затрат, специализации, инноваций или повышения качества обслуживания.
• Воодушевляйте и расширяйте возможности сотрудников. По оценкам исследований, около 70% инициатив по изменению терпят неудачу из-за отсутствия поддержки со стороны сотрудников. Изменения могут пугать, особенно если пользователи долгое время делали что-то определенным образом или опасаются, что изменения могут привести к потере дохода. Управление изменениями помогает убедиться, что сотрудники чувствуют признание и поддержку, что дает им возможность поддерживать инициативы по изменению.

Актуальные проблемы управления изменениями в условиях цифровой трансформации

Как мы уже упоминали, внесение серьезных изменений в существующие бизнес-процессы часто является долгим и непростым делом, особенно когда необходимо внести изменения в бизнес-компоненты, которые существовали в течение многих лет.

Опрос ИТ-директоров, проведенный Harvey Nash/KPMG, показывает, что только 41% компаний имеют общекорпоративную цифровую стратегию, и только 18% компаний оценивают использование цифровых технологий как «очень эффективное».

Неудача в проектах цифровой трансформации почти всегда связана с отсутствием подготовки и стратегии.

Четкое общение; цели и последовательная отчетность о прогрессе; оставаться в рамках бюджета — все это имеет решающее значение для реализации инициативы от начала до конца.

Компании, которые разочаровываются в результатах своих цифровых проектов, часто теряют направление в этих ключевых областях.

Одна из причин, по которой предприятия чаще используют MSP, заключается в том, что аутсорсинг стратегии и реализации третьей стороне, которая в течение ряда лет продемонстрировала опыт в аналогичных проектах, привлекательна для предприятий, стремящихся к преобразованиям.

Наличие надежной стратегии управления изменениями должно быть главным приоритетом организации при внедрении и внедрении новых технологий.

Итак, без дальнейших церемоний, давайте перейдем к наиболее важным аспектам, которые составляют отличную общую стратегию управления изменениями.

5 стратегий управления изменениями для малого и среднего бизнеса

Стратегии управления изменениями имеют решающее значение для успеха любой инициативы по изменению в компании, будь то конкретный, целенаправленный переход внутри отдела или значительная цифровая трансформация в масштабах всей организации. Вот пять лучших практик для шагов управления изменениями в малом и среднем бизнесе:

1. Начните сверху

Изменения, влияющие на фундаментальную деятельность бизнеса, повлияют на культуру компании. Поэтому такие изменения должны начинаться с топ-менеджеров.

Роль лидерства в периоды перемен хорошо задокументирована в исследованиях в области управления. Например, исследование лидерства во время слияний показало, что, когда лидеры брали на себя более активную роль в управлении изменениями, сам процесс слияния создавал более благоприятную рабочую среду.

Присутствие лидера, руководство и поддержка сигнализировали их сотрудникам, что они знают о происходящем и поддерживают его. Это развеяло страхи, уменьшило беспокойство и помогло сотрудникам чувствовать себя более уверенно в будущем.

Изменения, которые начинаются сверху, отражают преданное, заинтересованное, единое руководство, которое единодушно смотрит в будущее компании. Только так вы сможете выявить и продвигать культуру, необходимую для поощрения остальной части компании к принятию изменений.

2. Убедитесь, что изменение необходимо и желательно

Внедрение слишком большого количества продуктов слишком рано часто может стать огромной проблемой в будущем, если у бизнеса нет четкой стратегии.

Ни для кого не секрет, что многие попытки цифровой трансформации заканчиваются неудачей или не оправдывают ожиданий, часто в тревожной степени.

Одна из основных причин этого заключается в том, что лица, принимающие решения, не уверены в том, как правильно подходить к цифровому преобразованию и как оно повлияет на их бизнес.

Отсутствие комплексного аудита может привести к внедрению решений, которые не соответствуют потребностям организации, что означает дополнительные расходы, дополнительное обучение и повышенные — часто нереалистичные — ожидания.

Связанный пост: Поставщики управляемых услуг: что искать в партнерстве

Тем более уместно, чтобы малые и средние предприятия, стремящиеся к цифровой трансформации, осознавали последствия, которые внедрение новых решений окажет на компанию.

Будут ли предложенные решения в целом полезны для операционных возможностей организации, учитывая вопросы адаптации и знакомства персонала? И это приводит нас к следующему пункту.

3. Минимизируйте сбои

То, что сотрудники считают необходимыми или желательными изменениями, может варьироваться в зависимости от отдела, уровня или результатов работы. Главный показатель? Насколько изменение нарушает их повседневную роль.

Как известно многим руководителям, изменение существующих процессов в организации может стать головной болью. Смягчение последствий изменений для сотрудников имеет жизненно важное значение.

Слишком часто беспокойство сотрудников по поводу перемен связано с внедрением новых стратегий или технологий, призванных сделать управление и бизнес-операции более эффективными.

Например, в то время как руководство может рассматривать внедрение автоматизации в основные бизнес-функции как способ сэкономить время и деньги, сотрудники, которым ранее были поручены эти роли, могут чувствовать себя замененными, находящимися под угрозой устаревания или лишенными направления.

Кроме того, организационная реструктуризация может вызвать у сотрудников, переведенных на другую должность, возмущение, смятение или недоумение, что не так с предыдущей структурой.

Результатом в обоих случаях является снижение морального духа, более неудовлетворительная работа и утечка мозгов, когда ваши лучшие исполнители бегут. Следовательно, сбои в работе рабочей силы можно свести к минимуму за счет:

• Планирование некоторых срывов и получение информации заранее.
• Предоставление сотрудникам обучения и ресурсов для адаптации к изменениям.
• Развитие культуры, которая поддерживает изменения или преобразования.
• Расширение прав и возможностей чемпионов, таких как менеджеры проектов или руководители групп, для обеспечения ясности и контекста для изменений.
• Убедитесь, что ваш ИТ-отдел находится в курсе событий и готов поддерживать технологические или инфраструктурные изменения.

4. Способствуйте общению

Мы упомянули о необходимости надлежащей коммуникации во время организационных изменений, поскольку это, по-видимому, является одним из основополагающих факторов, определяющих успех или неудачу перехода или трансформации.

Отличная коммуникация держит всех на одной странице и уверяет людей, которые почувствуют на себе всю тяжесть этих изменений, что им ничего не угрожает.

Откровенно и открыто говорить об изменениях — это один из самых действенных способов помочь вашей компании принять изменения.

Массачусетский технологический институт провел исследование влияния общения руководства с сотрудниками во время цифровой трансформации. В то время как 93% сотрудников поддержали цифровую трансформацию после ее обсуждения, только около 36% генеральных директоров в достаточной мере донесли свое видение до сотрудников своей организации.

Аналогичным образом поощряйте общение не только между руководством и работником, но и между работником и руководством.

Создайте каналы, по которым сотрудники смогут обращаться с вопросами или проблемами. Поддерживайте взаимодействие между отделами, чтобы помочь идеям и инновациям распространяться по мере внедрения новых процессов. Как и ваше видение, общение повышает эффективность и может формировать культуру.

5. Признайте, что изменения — это норма, а не исключение

Относитесь ли вы к изменениям как к проекту с определенным началом и концом? Вы можете столкнуться с трудностями, потому что изменение — это не проект, а непрерывный процесс.

Современный мир движется исключительно быстро — технологии, рынки, потребительские предпочтения, даже условия окружающей среды — все растет и исчезает в мгновение ока.

Предприятиям необходимо не только трансформировать свою деятельность, чтобы идти в ногу со своими клиентами. Они должны предвидеть изменения и быть готовыми к ним, когда они произойдут.

Harvard Business Review определяет готовность к изменениям как «способность постоянно инициировать изменения и реагировать на них таким образом, чтобы создавать преимущества, минимизировать риски и поддерживать производительность».

Звучит знакомо? Это не что иное, как цели управления изменениями, изложенные ранее. Вы можете быть готовы к переменам только в том случае, если признаете, что перемены — это норма, а не исключение из правила.

Нижняя линия

• Организации уникальны — изменения влияют на них по-разному. Стратегии управления изменениями будут выглядеть по-разному в разных организациях.
• Успешные изменения — большие или малые — требуют преданного и активного руководства, которое способствует хорошему общению, культуре обучения и четкому пониманию того, что влечет за собой это изменение.
• Изменения — это неизбежный и жизненно важный элемент ведения бизнеса в современном мире. Однако, приняв готовность к изменениям, компании могут превратить изменения в возможность, а не в вызов.
• Любые изменения приносят некоторые сбои на рабочем месте, но вы можете смягчить вредные сбои, позволив им вдохнуть инновации в вашу деятельность.

Передовые технологические решения помогают компаниям достигать и поддерживать конкурентное преимущество в своей отрасли. Используя имеющиеся инструменты, вы можете повысить производительность персонала и снизить затраты — ваш бизнес может получить более высокую производительность и обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов.

Для получения дополнительной информации о том, как технические решения могут помочь вашему малому и среднему бизнесу, загрузите нашу бесплатную электронную книгу «Fast-Tracking Your Digital Transformation», в которой содержится информация о резервном копировании данных и непрерывности бизнеса, решениях для документооборота, кибербезопасности и многом другом.