ถาม & ตอบ: เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ

เมื่อพูดถึงโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล การจัดการโครงการถือเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าการนำเทคโนโลยีของคุณไปใช้จะถูกนำไปใช้โดยไม่มีปัญหาน้อยที่สุด

ที่ Impact เราได้ดูแลโครงการ DX มากมาย และในช่วงหลายปีที่ผ่านมาได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ด้วยตัวเราเอง ดังนั้นเราจึงรู้สิ่งหนึ่งหรือสองอย่างเกี่ยวกับการจัดการโครงการ

เราได้พูดคุยกับ Alex Park ผู้อำนวยการสำนักงานจัดการโปรแกรมของ Impact เพื่อหารือเกี่ยวกับความหมายของการจัดการโครงการในปัจจุบัน และเหตุใดธุรกิจทุกขนาดจึงได้รับประโยชน์จาก PM ที่มีคุณภาพในการนำไปปฏิบัติ

กระโดดเข้าไปเลย

ความสัมพันธ์ระหว่างการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการจัดการโครงการมีความสำคัญเพียงใด

AP: จำเป็นอย่างยิ่ง ในอดีต โครงการทุกประเภทได้รับความเดือดร้อนจากปัญหาด้านงบประมาณ ขอบเขต และการจัดตำแหน่ง ขณะที่ความพยายามร่วมกันในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (DX)—นำสิ่งเก่ามารวมกับสิ่งใหม่—ความเสี่ยงทางประวัติศาสตร์เหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

การจัดการโครงการได้รับประโยชน์จากเครื่องมือดิจิทัลอย่างไร

AP: จากประสบการณ์ของผม ชุดเครื่องมือที่เหมาะสมนั้นดีพอๆ กับข้อมูลพื้นฐานที่ขับเคลื่อนการดำเนินงาน ด้วยโครงร่างโครงการที่เหมาะสมและการจัดตำแหน่งความรับผิดชอบที่ดี งานการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมจำนวนมากสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ โดยที่สมาชิกทุกคนของโครงการต้องมีส่วนสนับสนุนจุดข้อมูลของตนไปยังชุดเครื่องมือ

การแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์สามารถทำให้คำขออัปเดต "การเช็คอินงาน" และ "การมอบหมายรายการที่เปิด" ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อถึงประตูการตัดสินใจหรือการอนุมัติ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถตั้งโปรแกรมล่วงหน้าเพื่อส่งและอัปเดตตามกำหนดเวลาที่กำหนด

ข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น งบประมาณโครงการ ความสมบูรณ์ของไทม์ไลน์ บุคลากรทรัพยากร รายการคงค้าง เหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ ซึ่งทั้งหมดสามารถรายงานได้

โครงการ DX จำนวนมาก ถือเป็นความล้มเหลว โดยธุรกิจเมื่อไม่บรรลุผลตามที่คาดไว้ คุณคิดว่าบริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะผิดพลาดในเรื่องที่เกี่ยวกับผลลัพธ์หรือไม่?

AP: การขาดความเป็นผู้นำของผู้บริหาร ความสอดคล้อง และการซื้ออย่างต่อเนื่องคือจุดเริ่มต้นของปัญหาในประสบการณ์ของเรา

การนำทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมาที่โต๊ะเพื่อหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ข้อกำหนดทางธุรกิจหลัก ตัวชี้วัดความสำเร็จ และตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อการ เริ่มต้น ความพยายามของ DX แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือต้องประเมินสิ่งเหล่านี้ใหม่อย่างสม่ำเสมอตลอดโครงการ

ภูมิทัศน์ทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องและต้องใช้แนวทางซ้ำๆ อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในปัจจุบันของผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการธุรกิจ เราเพียงต้องมองย้อนกลับไปในปีที่แล้วเพื่อดูว่าสถานการณ์สามารถเปลี่ยนแปลงได้เร็วเพียงใด

ในทำนองเดียวกัน หลายองค์กรไม่คำนึงถึงเวลาของทรัพยากรที่จะใช้ในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรม เวลาทรัพยากรไม่เพียงแต่จากการจัดการและความเป็นผู้นำเท่านั้น แต่จากผู้ใช้ปลายทางโดยตรงที่ให้ข้อเสนอแนะด้านความสามารถในการใช้งานที่สำคัญ

นอกจากนี้ ความสามารถด้านเทคนิคและการจัดการเฉพาะที่จำเป็นต่อการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพ ประสานงาน นำไปใช้ ทำซ้ำ และส่งมอบโซลูชันที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้นมักถูกประเมินโดยธุรกิจต่ำเกินไป ซึ่งเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ผู้คนมาหาเราตั้งแต่แรก

การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพช่วยบรรเทาปัญหาเหล่านี้เกี่ยวกับแนวทางปัจจุบันของ SMB ได้อย่างไร

AP: การจัดการโครงการ สามารถ ช่วยบรรเทาปัญหาเหล่านี้ในด้านการส่งมอบได้ หากตัวชี้วัดและข้อกำหนดที่รายงานเป็นปัจจุบันและสอดคล้องกับความคาดหวังของความเป็นผู้นำและการจัดการ

หากการสนทนาเกี่ยวกับการจัดตำแหน่งเหล่านั้นไม่เคยเกิดขึ้น หรือไม่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอและซ้ำซากตลอดเส้นทาง DX ของบริษัท ไม่ว่าทรัพยากรจะได้รับมอบหมายอย่างดีเพียงใด หรือแผนจะปฏิบัติตามไทม์ไลน์การปรับใช้อย่างเคร่งครัดเพียงใด โปรเจ็กต์ก็ยังคงเป็น ความล้มเหลว.

ธุรกิจควรพิจารณาอะไรเมื่อทำการจัดการโครงการภายในองค์กรกับการจ้างบุคคลที่สาม

AP: เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง มีทั้งความสามารถและการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ที่บริษัทต้องดำเนินการเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรเหมาะสมสำหรับองค์กรของพวกเขา

คำถามบางข้อที่ธุรกิจควรถามตัวเองคือ กิจกรรมทางธุรกิจเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการมากน้อยเพียงใด มีโครงการประเภทใดบ้างที่กำลังดำเนินการอยู่? ไม่ว่าผู้มีความสามารถด้านเทคนิคจะได้รับการว่าจ้างจากภายนอกหรือไม่ และทรัพยากรการจัดการภายในมีความสามารถอะไรบ้างเมื่อเทียบกับบุคคลที่สามที่มีอยู่

จากนั้นคุณมีข้อพิจารณาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินโครงการ เช่น กำหนดเวลาของโครงการ ความสามารถในการจัดส่งสำหรับกำหนดเวลาเหล่านั้น การแบ่งปันความรับผิดชอบระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การสนับสนุนผู้บริหาร และการวัดผลและการรายงานผล

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากธุรกิจสามารถมั่นใจในทุกแง่มุมที่จำเป็นในการนำเสนอโครงการได้ ก็ถือว่าเยี่ยมมาก อย่างไรก็ตาม หากธุรกิจรู้สึกว่าพวกเขาไม่มีความสามารถหรือความสามารถในการเปิดตัวโครงการ DX ก็ควรขอความช่วยเหลือจากบุคคลที่สาม

เมื่อทำสัญญากับบุคคลที่สามเพื่อจัดการโครงการ DX คุณจะแนะนำว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่มองหาอะไรใน MSP

AP: การเปิดเผยและประสบการณ์ต่อแพลตฟอร์ม กระบวนการ หรือระบบที่เกี่ยวข้องกับความพยายามของ DX ที่บริษัท

ที่ Impact เราใช้การดำเนินงานภายในเป็นเตียงทดสอบของเราสำหรับโซลูชันทั้งหมดที่เราสร้างขึ้นสำหรับลูกค้าของเรา

นอกเหนือจากประสบการณ์ทางเทคนิคที่เหมาะสมและวิธีการจัดการโครงการและประสบการณ์ที่เหมาะสมแล้ว ธุรกิจควรมองหาพันธมิตรที่สามารถเข้าใจเป้าหมายของผู้บริหาร หรือช่วยแนะนำพวกเขา จัดทำรายงานเกี่ยวกับตัวชี้วัดเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะแจ้งให้ทราบหากเป้าหมายเหล่านั้นเป็นไปตามเป้าหมาย และผู้ที่มีกระบวนการส่งมอบโครงการที่จัดตั้งขึ้นและครบถ้วนซึ่งให้ข้อมูลการบริโภคตามเวลาจริงที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยง การตัดสินใจ ปัญหา ไทม์ไลน์ เหตุการณ์สำคัญ งบประมาณ และประสิทธิภาพของโครงการและพอร์ตโฟลิโอโดยรวม

ขอบเขตของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพิ่มขึ้นทุกปี และการริเริ่มต่างๆ ก็มีมากขึ้นสำหรับธุรกิจทุกขนาดในปัจจุบัน เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ผู้จัดการโครงการจะมีบทบาทสำคัญเพียงใดในปี 2564 และปีต่อๆ ไป และสิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับบริษัทที่ต้องการแปลงเป็นดิจิทัล

AP: ผู้จัดการโครงการเปลี่ยนเป้าหมายทางธุรกิจเป็นระยะๆ แล้วแยกขั้นตอนเหล่านั้นออกเป็นผลงานขนาดเล็ก

พวกเขาแปลธุรกิจพูดเป็นภาษาทางเทคนิคที่สามารถตีความและดำเนินการโดยทรัพยากรอื่น ๆ สร้างรายงานเทียบกับข้อมูลตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเพื่อแสดงความคืบหน้าของโครงการไปสู่ความเป็นผู้นำและการจัดการ และทำงานเพื่อให้ทรัพยากรทั้งหมดอยู่ในงาน/กำหนดการ และสื่อสารการปรับเปลี่ยน เมื่อใดและที่ไหนที่จำเป็นขึ้นและลงสายการบังคับบัญชา

การรู้ว่า DX มักจะข้ามไซโลของลูกค้าหลายแห่ง การประสานงานและจัดการชิ้นส่วนที่เชื่อมต่อถึงกันทั้งหมดมีความสำคัญมากกว่าที่เคยและมีความสำคัญต่อความพยายามของ DX เชิงกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

มีสถานการณ์ใดบ้างที่คุณจะแนะนำให้ธุรกิจ ไม่ได้ รับผู้จัดการโครงการ?

AP: ค่าใช้จ่ายของทีมบริหารโครงการต้องไม่เกินมูลค่าที่ทีมนำมาสู่องค์กร

วิธีการที่องค์กรกำหนด 'คุณค่า' นั้นยืดหยุ่นในบริบทนี้

องค์กรที่ไม่มีกระบวนการที่กำหนดไว้จำนวนมากหรือการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบด้านแรงงานที่ดี อาจไม่ได้ตระหนักถึงประโยชน์ของผู้จัดการโครงการ องค์กรที่ไม่มีความเป็นผู้นำระดับผู้บริหารหรือแนวการจัดการจะไม่ได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากผู้จัดการโครงการ เนื่องจากความพยายามที่ PM เป็นผู้นำจะคลุมเครือในแง่ของขอบเขต เป้าหมายผลลัพธ์ ฯลฯ

ในกรณีเหล่านี้ จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับวิสัยทัศน์ของผู้บริหารและความเป็นผู้นำ จากนั้น PM สามารถช่วยนำทางความคิดริเริ่มเมื่อมีทิศทางที่ดี

คุณมีความคิดเห็นและข้อเสนอแนะขั้นสุดท้ายอย่างไรสำหรับผู้นำธุรกิจที่ไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการผู้จัดการโครงการเฉพาะสำหรับการริเริ่มของพวกเขาหรือไม่

AP: ก่อนพิจารณาว่าการจัดการโครงการกำลังรั้งเป้าหมายและความพยายามของคุณไว้หรือไม่ ให้ตรวจสอบความเป็นจริงว่าคุณได้กำหนดเป้าหมายที่ดี "อย่างชาญฉลาด" หรือไม่—เจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง ตรงต่อเวลา—เป้าหมายที่ชัดเจนของคุณคืออะไร ออกไปบรรลุ?

หลังจากเข้าใจเป้าหมายสุดท้ายของคุณแล้ว ให้ทำงานร่วมกับผู้นำด้านการจัดการธุรกิจของคุณเพื่อระบุข้อกำหนดหลักในการปฏิบัติงาน (OKR) สำหรับแต่ละหน่วย

เมื่อคุณมีความเข้าใจและกรอบการทำงานที่ดีในด้านต่างๆ เหล่านี้แล้ว คุณสามารถนึกถึงการจ้างผู้จัดการโครงการเพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายและ OKR ให้เป็นแผนงานในกรอบงานที่มีเป้าหมายและผลลัพธ์ได้

จากนั้นจะสามารถรวบรวมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จากฝ่ายบริหารและความเป็นผู้นำเพื่อตัดสินความสำเร็จของ OKR และรายงานที่เกี่ยวข้องจะรวบรวมข้อมูลนี้เพื่อตัดสินสถานะของโครงการ

การจัดการโครงการในระยะยาวและการจัดตำแหน่งองค์กรเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าความพยายามในการส่งมอบในด้านโครงการสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจในด้านความเป็นผู้นำอย่างสม่ำเสมอ

สมัครสมาชิกบล็อกของเรา เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีทางธุรกิจ และติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการตลาด ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และข่าวสารและแนวโน้มเทคโนโลยีอื่นๆ (ไม่ต้องกังวล เราจะไม่รบกวนคุณ)