8 жизненно важных правил этикета видеоконференцсвязи для профессионалов

Видеоконференции стали нормой для профессиональных встреч во всем мире. По мнению экспертов, около 90% компаний в Северной Америке, скорее всего, потратят больше средств на видеоконференцсвязь в следующем году.

К сожалению, многие люди совершают грубые ошибки и ведут себя непрофессионально во время видеоконференции.

Хотя наличие лучших средств связи для вашей команды в видеоконференциях — это хорошо, жизненно важно знать, как вести себя во время встречи.

Необходимость правильного поведения привела к разработке правил поведения участников во время видеоконференций. Многие эксперты считают, что мы не должны жертвовать профессионализмом из-за каузального характера видеоконференции.

Ниже приведены 8 жизненно важных правил, которые считаются стандартом этикетного поведения для участников видеоконференций.

1. Будьте готовы

Вопреки тому, что многие думают, к видеоконференциям необходимо готовиться так же, как к физическим деловым встречам .

Вот некоторые способы планирования видеоконференций:

• Знайте повестку дня.

Организаторы и участники видеоконференции не должны оставаться в неведении относительно цели встречи. Повестка дня создаст четкий план и поможет участникам охватить темы для обсуждения в отведенное время.

• Подготовьте оборудование и инструменты.

Наличие подходящего оборудования и инструментов — лучший способ получить максимальную отдачу от видеоконференций. Оборудование и инструменты для вашей видеоконференции включают как аппаратное, так и программное обеспечение.

Без подходящего оборудования и инструментов будет сложно получить, отправить или поделиться информацией во время видеоконференции.

Некоторые важные инструменты для видеоконференций включают в себя:

• Доступ в Интернет.
• Программное приложение для работы с видео.
• Вебкамера.
• Микрофон.

2. Не опаздывайте

Время — дефицитный ресурс, и большинству людей не нравится, когда его тратят впустую. Одной из особенностей видеоконференций является то, что в них могут участвовать люди из разных часовых поясов. Несоблюдение сроков — один из способов снизить моральный дух присутствующих на собрании.

В одном исследовании 67% сотрудников заявили, что половина совещаний, которые они посещают, бесполезны, в основном из-за позднего начала этих совещаний. Поэтому видеоконференции следует начинать вовремя, поскольку задержки могут привести к потере интереса.

Опоздание на деловые встречи также может нанести ущерб вашей репутации и заставить людей считать вас непрофессиональным и ненадежным. Вот несколько способов не опоздать на видеоконференцию:

• Настройка будильника.
• Вход в систему рано.
• Перенесите встречу, если вы организатор.
• Если по какой-либо причине вы опоздали, извинитесь.

3. Сделайте пробный запуск

Во время видеоконференций многое может пойти не так. Проведение пробного запуска — хороший способ предотвратить сбои во время встречи. Всегда полезно убедиться, что ваше оборудование и программное обеспечение работают должным образом, прежде чем начнется собрание. Отправка писем с подписью вашей деловой электронной почты помогает повысить доверие и позволяет вашему докладчику легко вспомнить вас.

Некоторые тестовые прогоны, которые вы можете выполнить, включают:

• Убедитесь, что ваша камера находится на уровне глаз.
• Проверьте подключение к Интернету.
• Проверьте свои динамики.
• Проверьте свой микрофон.

4. Убедитесь, что у вас есть надлежащее прошлое

Многие люди не понимают, что фоновая область во время видеоконференции раскрывает гораздо больше о вашей личности. Неухоженный и загроможденный фон не производит хорошего впечатления на других участников видеоконференции.

К счастью для тех, кто не может найти хороший фон в своем доме, теперь есть такие приложения, как Wave.video с бесплатными редактируемыми шаблонами фонового видео с масштабированием . Эти приложения помогут превратить ваше пространство в красивый виртуальный фон.

Другие способы создать хороший фон:

• Выберите наиболее организованное пространство.
• Осветите свой фон.
• Используйте украшения.

5. Правильно одевайтесь

Исследование, опубликованное в Journal of Family and Consumer Sciences, показало, что люди, которые одеваются правильно, воспринимаются более позитивно, чем те, кто этого не делает.

Неправильная одежда — большая проблема для организаторов видеоконференций. Чтобы избежать смущения, участники должны осознавать, что нельзя надевать одежду, которую они не наденут на физическую конференцию.

Несмотря на множество преимуществ работы из дома , неправильное одевание во время видеоконференций стало одним из ее недостатков.

Вот некоторые вещи, которых следует избегать:

• Ношение шорт под костюмом.
• Нанесение прозрачного.
• В пижамах и ночных рубашках.
• Нанесение тяжелого макияжа.

6. Избегайте шумной среды

Качество звука видеоконференции может как улучшить, так и испортить все мероприятие. Для эффективного вовлечения участников видеоконференции качество звука должно быть четким и ясным.

Одна вещь, которая может повлиять на качество звука видеоконференции, — это фоновый шум. Участник, посещающий видеоконференцию из шумной среды, может создавать неудобства для других. Фоновый шум из вашего окружения может отвлекать вас и других участников.

Не каждый может позволить себе роскошь звуконепроницаемой комнаты. Однако есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы улучшить качество звука во время видеоконференции.

Ниже приведены некоторые способы уменьшения фонового шума во время видеоконференции:

• Держитесь подальше от источников шума. Определите источники шума вокруг себя и избегайте их. Для тех, кто находится в доме, такие приборы, как телевизоры, вентиляторы и кондиционеры, должны быть выключены.
• Используйте гарнитуру. Использование гарнитуры — это эффективный способ усилить голос и отключить фоновый шум.
• Задерните жалюзи и окна. Закройте окна и задерните шторы и жалюзи — это еще один способ снизить уровень шума в комнате.
• Избегайте пустых комнат. Элементарное знание звучит эхом в пустой комнате. Эхо возникает из-за звуковых волн, отражающихся от твердых поверхностей стен комнаты. Чтобы избежать эхо-фона:

1. Оставайтесь в меблированной комнате.
2. Покройте пол ковриками и коврами.
3. Повесьте тканевые жалюзи.
4. Установите книжные полки.
5. Поставьте в цветочные горшки и растения.

7. Избегайте отвлекающих факторов

Одним из недостатков видеоконференций является то, что можно легко отвлечься. На самом деле, 88% сотрудников признаются, что регулярно выполняют несколько задач одновременно .

Избегание источников отвлечения является ключом к хорошему опыту видеоконференции. Посещение видеоконференций из дома, автомобиля или любого другого места может сильно отвлекать.

Для тех, кто находится в доме, дети и другие члены семьи могут сильно отвлекать. Для тех, кто посещает конференцию из-за пределов своего дома, движение транспорта и другое окружающее движение являются источниками отвлечения.

Чтобы не отвлекаться:

• Не работайте в режиме многозадачности.
• Не оставайтесь в людном месте.
• Избегайте сидения перед зеркалом.

8. Говорите четко

Четкая речь — важный элемент видеоконференций. Вы должны говорить так, чтобы другие участники понимали каждое произнесенное вами слово.

Вот некоторые из лучших способов четко проецировать свой голос во время видеоконференций:

• Используйте внешний микрофон — встроенные микрофоны наших ноутбуков не обеспечивают эффективного воспроизведения качественного звука во время видеоконференций. Использование внешнего микрофона — один из способов улучшить видеозвонки.
• Держитесь рядом с микрофоном. Если вы будете находиться рядом с микрофоном, ваш голос будет звучать более четко, а фоновые шумы будут устранены.
• Экономьте пропускную способность вашего Интернета . Чем больше пропускная способность вашей системы, тем лучше качество вашего аудиосоединения. Лучший способ сохранить пропускную способность — закрыть программы, которые вы не используете на своем компьютере.

Вывод

Видеоконференции пришли, чтобы остаться. Это стало популярным способом общения профессионалов между собой. Увеличение количества видеоконференций во многих организациях выдвинуло на первый план необходимость принятия стандартного набора поведения участников.

Рекомендации, изложенные в этой статье, являются одними из жизненно важных правил, которые следует помнить во время видеоконференции, чтобы люди не сомневались в вашем профессионализме.

Об авторе: Андреяна Кулина — специалист по цифровому маркетингу в компании Brosix , специализирующаяся на контент-маркетинге и стратегиях охвата. Помимо своей страсти к цифровому маркетингу, она любит пешие прогулки и катание на горных велосипедах. Свяжитесь с ней на LinkedIn .