8 Aturan Penting Etiket Konferensi Video untuk Profesional

Konferensi video telah menjadi norma untuk pertemuan profesional di seluruh dunia. Menurut para ahli, sekitar 90% bisnis di Amerika Utara cenderung membelanjakan lebih banyak untuk konferensi video di tahun mendatang.

Sayangnya, banyak orang melakukan kesalahan dan terlibat dalam perilaku tidak profesional saat melakukan konferensi video.

Meskipun memiliki alat komunikasi terbaik untuk tim Anda dalam konferensi video itu baik, mengetahui bagaimana berperilaku selama rapat sangat penting.

Kebutuhan akan perilaku yang tepat telah mengarah pada pengembangan aturan tentang bagaimana peserta harus bertindak selama konferensi video. Banyak ahli percaya bahwa kita tidak boleh mengorbankan profesionalisme karena sifat kausal dari konferensi video.

Di bawah ini adalah 8 aturan penting yang dianggap sebagai perilaku etiket standar bagi mereka yang mengambil bagian dalam konferensi video.

1. Bersiaplah

Tidak seperti yang dipikirkan banyak orang, ada kebutuhan untuk mempersiapkan konferensi video seperti halnya pertemuan bisnis fisik .

Beberapa cara untuk merencanakan konferensi video meliputi:

• Tahu agendanya.

Penyelenggara dan peserta konferensi video tidak boleh bingung tentang tujuan rapat. Agenda akan membuat garis besar yang jelas dan membantu peserta membahas topik diskusi dalam waktu yang ditentukan.

• Siapkan peralatan dan perlengkapan Anda.

Memiliki peralatan dan alat yang tepat adalah cara terbaik untuk mendapatkan manfaat maksimal dari konferensi video. Peralatan dan alat untuk konferensi video Anda mencakup perangkat keras dan perangkat lunak.

Tanpa peralatan dan alat yang tepat, akan sulit mendapatkan, mengirim, atau berbagi informasi selama konferensi video.

Beberapa alat penting untuk konferensi video meliputi:

• Akses internet.
• Aplikasi perangkat lunak video.
• Kamera web.
• Mikropon.

2. Jangan Terlambat

Waktu adalah sumber daya yang langka, dan kebanyakan orang tidak suka waktu mereka disia-siakan. Salah satu fitur konferensi video adalah bahwa orang-orang dari zona waktu yang berbeda dapat hadir. Tidak tepat waktu adalah salah satu cara untuk meredam semangat mereka yang menghadiri perhimpunan.

Dalam sebuah penelitian , 67% karyawan mengatakan setengah dari rapat yang mereka hadiri tidak berharga, terutama karena waktu mulai yang terlambat dari rapat tersebut. Oleh karena itu, konferensi video harus dimulai tepat waktu karena penundaan dapat menyebabkan hilangnya minat.

Terlambat menghadiri rapat bisnis juga dapat merusak reputasi Anda dan membuat orang melihat Anda sebagai orang yang tidak profesional dan tidak dapat diandalkan. Beberapa cara untuk menghindari keterlambatan konferensi video meliputi:

• Menyetel alarm Anda.
• Masuk lebih awal.
• Jadwalkan ulang rapat jika Anda adalah penyelenggaranya.
• Jika karena alasan apapun Anda terlambat, mohon maaf.

3. Lakukan Uji Coba

Banyak hal yang bisa salah selama konferensi video. Melakukan uji coba adalah cara yang baik untuk mencegah gangguan selama rapat. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak Anda berfungsi dengan baik sebelum rapat dimulai. Mengirim surat yang memiliki tanda tangan email bisnis Anda membantu meningkatkan kredibilitas dan membuat pembicara Anda mengingat Anda dengan mudah

Beberapa uji coba yang dapat Anda lakukan antara lain:

• Memeriksa apakah kamera Anda sejajar dengan mata.
• Periksa koneksi internet Anda.
• Uji speaker Anda.
• Periksa mikrofon Anda.

4. Pastikan Anda Memiliki Latar Belakang yang Tepat

Banyak orang tidak menyadari bahwa latar belakang selama konferensi video mengungkapkan lebih banyak tentang kepribadian Anda. Latar belakang yang tidak rapi dan berantakan tidak memberikan kesan yang baik kepada peserta konferensi video lainnya.

Untungnya bagi mereka yang tidak dapat menemukan area latar belakang yang bagus di rumah mereka, sekarang ada aplikasi seperti Wave.video dengan templat latar belakang zoom video yang dapat diedit gratis . Aplikasi ini dapat membantu mengubah ruang Anda menjadi latar belakang virtual yang indah.

Cara lain untuk membuat latar belakang yang baik adalah:

• Pilih ruang yang paling terorganisir.
• Nyalakan latar belakang Anda.
• Gunakan dekorasi.

5. Berpakaian dengan Benar

Penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Family and Consumer Sciences menyimpulkan bahwa orang yang berpakaian dengan benar dianggap lebih positif daripada mereka yang tidak.

Pakaian yang tidak tepat adalah masalah besar bagi penyelenggara konferensi video. Untuk menghindari rasa malu, peserta harus sadar untuk tidak mengenakan pakaian yang tidak akan mereka kenakan ke konferensi fisik.

Meskipun ada banyak keuntungan dari bekerja dari rumah , berpakaian yang tidak tepat selama konferensi video menjadi salah satu kelemahannya.

Beberapa hal yang harus Anda hindari antara lain:

• Mengenakan celana pendek di bawah jas Anda.
• Memakai tembus pandang.
• Mengenakan piyama dan baju tidur.
• Menerapkan riasan tebal.

6. Hindari Lingkungan yang Bising

Kualitas audio konferensi video dapat membuat atau merusak keseluruhan latihan. Untuk melibatkan peserta konferensi video secara efektif, kualitas audio harus jernih dan tajam.

Satu hal yang dapat memengaruhi kualitas audio konferensi video adalah latar belakang yang bising. Seorang peserta yang menghadiri konferensi video dari lingkungan yang bising dapat membuat gangguan bagi orang lain. Kebisingan latar belakang dari lingkungan Anda dapat menyebabkan gangguan bagi Anda dan peserta lain.

Tidak semua orang memiliki kemewahan kamar kedap suara. Namun, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kualitas audio konferensi video.

Berikut ini adalah beberapa cara untuk mengurangi kebisingan latar belakang selama konferensi video:

• Jauhi sumber kebisingan—Identifikasi dan hindari sumber kebisingan di sekitar Anda. Bagi mereka yang berada di dalam rumah, peralatan seperti televisi, kipas angin, dan AC harus dimatikan.
• Gunakan headset—Menggunakan headset adalah cara yang efektif untuk memperkuat suara Anda dan mematikan kebisingan latar belakang.
• Gambar gorden dan jendela Anda—Menutup jendela dan menggambar gorden dan gorden Anda adalah cara lain untuk mengurangi suara di sebuah ruangan.
• Hindari ruangan kosong—Ini adalah pengetahuan dasar yang terdengar bergema di ruangan kosong. Gema tersebut disebabkan oleh gelombang suara yang memantul dari permukaan dinding ruangan yang keras. Untuk menghindari latar belakang echoey:

1. Menginap di kamar berperabotan.
2. Tutupi lantai dengan permadani dan karpet.
3. Gantung tirai kain.
4. Pasang rak buku.
5. Taruh di pot bunga dan tanaman.

7. Hindari Gangguan

Satu kelemahan dari konferensi video adalah bahwa seseorang dapat dengan mudah terganggu. Faktanya, 88% pekerja mengaku rutin melakukan multitasking .

Menghindari sumber gangguan adalah kunci untuk memiliki pengalaman konferensi video yang baik. Menghadiri konferensi video dari rumah, kendaraan, atau lokasi lain dapat menimbulkan banyak gangguan.

Bagi mereka yang berada di rumah, anak-anak dan anggota keluarga lainnya dapat menjadi sumber gangguan yang sangat besar. Bagi orang lain yang menghadiri konferensi dari luar rumah mereka, lalu lintas dan pergerakan lain di sekitarnya merupakan sumber gangguan.

Untuk menghindari gangguan:

• Jangan multitasking.
• Jangan tinggal di tempat yang ramai.
• Hindari duduk di depan cermin.

8. Bicaralah dengan Jelas

Berbicara dengan jelas merupakan elemen penting dari konferensi video. Anda harus berbicara agar peserta lain dapat memahami setiap kata yang Anda ucapkan.

Beberapa cara terbaik untuk memproyeksikan suara Anda dengan jelas selama konferensi video meliputi:

• Gunakan mikrofon eksternal — Mikrofon internal di laptop kami tidak secara efektif menghasilkan suara berkualitas selama konferensi video. Menggunakan mikrofon eksternal adalah salah satu cara untuk meningkatkan panggilan video.
• Tetap dekat dengan mikrofon — Tetap dekat dengan mikrofon akan membantu memproyeksikan suara Anda lebih jelas dan menghilangkan kebisingan latar belakang.
• Hemat bandwidth Internet Anda — Semakin banyak bandwidth yang dimiliki sistem Anda, semakin baik kualitas koneksi audio Anda. Cara terbaik untuk menghemat bandwidth Anda adalah dengan menutup program yang tidak Anda gunakan di komputer Anda.

Kesimpulan

Konferensi video telah datang untuk tinggal. Ini telah menjadi cara yang populer bagi para profesional untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri. Peningkatan konferensi video oleh banyak organisasi telah memunculkan kebutuhan untuk mengadopsi seperangkat perilaku standar oleh para peserta.

Pedoman yang diuraikan dalam artikel ini adalah beberapa aturan penting yang harus diingat selama konferensi video sehingga orang tidak akan mempertanyakan profesionalisme Anda.

Tentang penulis: Andreyana Kulina adalah Spesialis Pemasaran Digital di Brosix , yang berspesialisasi dalam pemasaran Konten dan strategi penjangkauan. Selain hasratnya untuk pemasaran digital, dia suka hiking dan bersepeda gunung. Terhubung dengan dia di LinkedIn .