专业人士视频会议礼仪的 8 条重要规则

视频会议已成为全球专业会议的常态。 据专家介绍，未来一年北美约有 90% 的企业可能会在视频会议上投入更多资金。

不幸的是，许多人在视频会议上犯了错误并从事不专业的行为。

虽然在视频会议中为您的团队提供最好的沟通工具很好，但知道在会议期间如何表现至关重要。

对适当行为的需求导致制定了有关参与者在视频会议期间应如何行事的规则。 许多专家认为，我们不应该因为视频会议的因果性而牺牲专业性。

以下是 8 条重要规则，被视为参加视频会议的标准礼仪行为。

1. 做好准备

与许多人的想法不同，视频会议需要像实体商务会议一样进行准备。

计划视频会议的一些方法包括：

• 了解议程。

视频会议的组织者和参与者不应该对会议的目的一无所知。 议程将创建一个清晰的大纲，并帮助参与者在规定的时间内涵盖讨论的主题。

• 准备好您的设备和工具。

拥有合适的设备和工具是从视频会议中获得最大收益的最佳方式。 视频会议的设备和工具包括硬件和软件。

如果没有合适的设备和工具，将很难在视频会议期间获取、发送或共享信息。

视频会议的一些重要工具包括：

• 互联网。
• 视频软件应用程序。
• 摄像头。
• 麦克风。

2. 不要迟到

时间是一种稀缺资源，大多数人不喜欢浪费时间。 视频会议的一个特点是不同时区的人都可以参加。 不遵守时间是打击与会者士气的一种方式。

在一项研究中，67% 的员工表示，他们参加的会议中有一半毫无价值，主要是因为这些会议开始时间较晚。 因此，视频会议应该准时开始，因为延迟会导致失去兴趣。

商务会议迟到也会损害您的声誉，让人们认为您不专业和不可靠。 避免视频会议迟到的一些方法包括：

• 设置闹钟。
• 早点签到。
• 如果您是组织者，请重新安排会议。
• 如果因为任何原因迟到了，请道歉。

3. 进行试运行

在视频会议期间，很多事情都可能出错。 进行试运行是防止会议期间出现故障的好方法。 在会议开始之前确保您的硬件和软件正常运行始终是一个好主意。 发送带有您的企业电子邮件签名的邮件有助于提高可信度并使您的演讲者轻松记住您

您可以执行的一些测试运行包括：

• 检查您的相机是否在视线水平。
• 检查您的互联网连接。
• 测试您的扬声器。
• 检查你的麦克风。

4. 确保你有适当的背景

许多人没有意识到视频会议期间的背景区域更多地揭示了您的个性。 蓬乱和杂乱的背景不会给其他视频会议参与者留下良好的印象。

幸运的是，对于那些在家中找不到好的背景区域的人来说，现在有像 Wave.video 这样的应用程序，带有免费的可编辑视频缩放背景模板。 这些应用程序可以帮助您将空间变成美丽的虚拟背景。

创建良好背景的其他方法是：

• 选择组织最好的空间。
• 点亮你的背景。
• 使用装饰品。

5. 着装得体

发表在《家庭与消费者科学杂志》上的研究得出的结论是，穿着得体的人比不穿着得体的人更积极。

对于视频会议组织者来说，穿着不当是一个大问题。 为避免尴尬，参与者必须有意识地不要穿他们不会穿的衣服参加实体会议。

在家办公虽然有很多优点，但视频会议时穿着不当成为了它的缺点之一。

您应该避免的一些事情包括：

• 在你的西装下穿短裤。
• 穿上透视。
• 穿着睡衣和睡衣。
• 使用浓妆。

6.避免嘈杂的环境

视频会议的音频质量可能会影响整个练习，也可能会破坏整个练习。 为了有效地吸引视频会议的参与者，音频质量必须清晰明了。

可能影响视频会议音频质量的一件事是嘈杂的背景。 从嘈杂的环境中参加视频会议的参与者可能会给其他人造成滋扰。 来自周围环境的背景噪音可能会分散您和其他参与者的注意力。

并不是每个人都拥有豪华的隔音房。 但是，您可以采取一些措施来提高视频会议的音频质量。

以下是在视频会议期间减少背景噪音的一些方法：

• 远离噪音源——识别并避开您周围的噪音源。 对于屋内的人，电视、风扇和空调等电器应该关闭。
• 使用耳机——使用耳机是放大声音和关闭背景噪音的有效方法。
• 拉上你的百叶窗和窗户——关上你的窗户，拉上你的窗帘和百叶窗是另一种减少房间声音的方法。
• 避免空荡荡的房间——在空荡荡的房间里回响是基本知识。 回声是由于声波从房间坚硬的墙壁表面反弹回来的。 为避免出现回声背景：

1. 住在带家具的房间里。
2. 用地毯和地毯覆盖地板。
3. 挂布帘。
4. 安装书架。
5. 放入花盆和植物。

7. 避免分心

视频会议的一个缺点是很容易分心。 事实上， 88% 的员工承认经常同时处理多项任务。

避免干扰源是获得良好视频会议体验的关键。 从您的家、车辆或任何其他位置参加视频会议可能会让人分心。

对于家里的人来说，孩子和其他家庭成员可能会分散注意力。 对于在屋外参加会议的其他人来说，交通和其他周围的活动是分散注意力的来源。

为避免分心：

• 不要多任务。
• 不要呆在人多的地方。
• 避免坐在镜子前。

8. 说清楚

讲清楚是视频会议的重要组成部分。 您应该讲话以使其他参与者能够掌握您所说的每一个字。

在视频会议期间清晰投射声音的一些最佳方法包括：

• 使用外部麦克风——我们笔记本电脑上的内置麦克风在视频会议期间无法有效地产生高质量的声音。 使用外部麦克风是改善视频通话的一种方法。
• 靠近麦克风— 靠近麦克风有助于更清晰地投射您的声音并消除背景噪音。
• 节省 Internet 带宽— 系统的带宽越多，音频连接的质量就越好。 节省带宽的最佳方法是关闭计算机上不使用的程序。

结论

视频会议已经存在。 它已成为专业人士相互交流的一种流行方式。 许多组织增加视频会议，使参与者需要采用一套标准的行为。

本文中概述的指南是视频会议期间要记住的一些重要规则，因此人们不会质疑您的专业性。

作者简介： Andreyana Kulina是Brosix的数字营销专家，专攻内容营销和外展策略。 除了对数字营销的热情外，她还喜欢徒步旅行和山地自行车。 在LinkedIn上与她联系。