8 regras vitais de etiqueta de videoconferência para profissionais

A videoconferência tornou-se a norma para reuniões profissionais em todo o mundo. De acordo com especialistas, cerca de 90% das empresas na América do Norte provavelmente gastarão mais em videoconferência no próximo ano.

Infelizmente, muitas pessoas cometem erros e se envolvem em conduta não profissional durante uma videoconferência.

Embora ter as melhores ferramentas de comunicação para sua equipe em videoconferência seja bom, saber como se comportar durante a reunião é vital.

A necessidade de comportamento adequado levou ao desenvolvimento de regras sobre como os participantes devem agir durante a videoconferência. Muitos especialistas acreditam que não devemos sacrificar o profissionalismo por causa da natureza causal de uma videoconferência.

Abaixo estão 8 regras vitais consideradas comportamento de etiqueta padrão para quem participa de videoconferência.

1. Esteja preparado

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, é preciso se preparar para as videoconferências assim como as reuniões de negócios físicas .

Algumas maneiras de planejar a videoconferência incluem:

• Conheça a agenda.

Os organizadores e participantes de uma videoconferência não devem ficar no escuro quanto ao objetivo da reunião. Uma agenda criará um esboço claro e ajudará os participantes a cobrir os tópicos para discussão dentro do tempo previsto.

• Prepare seus equipamentos e ferramentas.

Ter o equipamento e as ferramentas certas é a melhor maneira de obter o máximo benefício das videoconferências. Os equipamentos e ferramentas para sua videoconferência incluem hardware e software.

Sem o equipamento e as ferramentas certas, será difícil obter, enviar ou compartilhar informações durante a videoconferência.

Algumas ferramentas importantes para videoconferência incluem:

• Acesso à internet.
• Aplicativo de software de vídeo.
• Webcam.
• Microfone.

2. Não se atrase

O tempo é um recurso escasso, e a maioria das pessoas não gosta que seu tempo seja desperdiçado. Uma característica das videoconferências é que pessoas de diferentes fusos horários podem participar. Não cumprir o tempo é uma maneira de diminuir o moral dos participantes da reunião.

Em um estudo , 67% dos funcionários disseram que metade das reuniões que frequentam não tem valor, principalmente por causa do horário de início tardio dessas reuniões. As videoconferências, portanto, devem começar no horário, pois atrasos podem levar à perda de interesse.

Chegar atrasado para reuniões de negócios também pode prejudicar sua reputação e fazer com que as pessoas o vejam como pouco profissional e não confiável. Algumas maneiras de evitar se atrasar para a videoconferência incluem:

• Configurando seu alarme.
• Entrando cedo.
• Reagende a reunião se você for o organizador.
• Se por algum motivo você se atrasar, peça desculpas.

3. Faça um teste

Muitas coisas podem dar errado durante as videoconferências. A execução de um teste é uma boa maneira de evitar falhas durante a reunião. É sempre uma boa ideia verificar se o hardware e o software estão funcionando corretamente antes do início da reunião. Enviar e-mails com sua assinatura de e-mail comercial ajuda a aumentar a credibilidade e faz com que o orador se lembre de você facilmente

Algumas execuções de teste que você pode realizar incluem:

• Verificando se sua câmera está no nível dos olhos.
• Verifique a sua conexão com a internet.
• Teste seus alto-falantes.
• Verifique seu microfone.

4. Certifique-se de ter um histórico adequado

Muitas pessoas não percebem que a área de fundo durante uma videoconferência revela muito mais sobre sua personalidade. Um fundo desordenado e desordenado não transmite uma boa impressão aos outros participantes da videoconferência.

Felizmente para aqueles que não conseguem encontrar uma boa área de fundo em sua casa, agora existem aplicativos como Wave.video com modelos de fundo de zoom de vídeo editáveis ​​gratuitos . Esses aplicativos podem ajudar a transformar seu espaço em um belo plano de fundo virtual.

Outras maneiras de criar um bom plano de fundo são:

• Escolha o espaço mais bem organizado.
• Ilumine seu fundo.
• Use decorações.

5. Vista-se adequadamente

Uma pesquisa publicada no Journal of Family and Consumer Sciences concluiu que as pessoas que se vestem adequadamente são percebidas de forma mais positiva do que aquelas que não se vestem.

A vestimenta inadequada é um grande problema para os organizadores de videoconferência. Para evitar constrangimento, os participantes devem estar conscientes para não vestir roupas que não usariam em uma conferência física.

Embora haja muitas vantagens em trabalhar em casa , a vestimenta inadequada durante a videoconferência tornou-se uma de suas desvantagens.

Algumas coisas que você deve evitar incluem:

• Vestindo shorts sob seu terno.
• Colocação de transparência.
• Vestindo pijamas e camisolas.
• Aplicação de maquiagem pesada.

6. Evite um ambiente barulhento

A qualidade de áudio de uma videoconferência pode fazer ou prejudicar todo o exercício. Para envolver efetivamente os participantes de uma videoconferência, a qualidade do áudio deve ser nítida e clara.

Uma coisa que pode afetar a qualidade do áudio de uma videoconferência é um fundo barulhento. Um participante participando de uma videoconferência de um ambiente barulhento pode criar um incômodo para os outros. O ruído de fundo ao seu redor pode causar distrações para você e outros participantes.

Não é todo mundo que tem o luxo de um quarto à prova de som. No entanto, há algumas coisas que você pode fazer para melhorar a qualidade do áudio de uma videoconferência.

A seguir estão algumas maneiras de reduzir o ruído de fundo durante uma videoconferência:

• Fique longe de fontes de ruído—Identifique e evite fontes de ruído ao seu redor. Para quem está dentro de uma casa, aparelhos como televisores, ventiladores e condicionadores de ar devem estar desligados.
• Use um fone de ouvido—Usar um fone de ouvido é uma maneira eficaz de amplificar sua voz e desligar o ruído de fundo.
• Desenhe suas persianas e janelas – Fechar as janelas e puxar as cortinas e persianas é outra maneira de reduzir o som em uma sala.
• Evite salas vazias - É um conhecimento elementar que soa eco em uma sala vazia. Os ecos são devidos às ondas sonoras que rebatem nas superfícies duras das paredes da sala. Para evitar ter um fundo de eco:

1. Fique em um quarto mobiliado.
2. Cubra o chão com tapetes e carpetes.
3. Pendure cortinas de tecido.
4. Instale estantes.
5. Coloque em vasos de flores e plantas.

7. Evite distrações

Uma desvantagem das videoconferências é que você pode se distrair facilmente. De fato, 88% dos trabalhadores admitem realizar multitarefas regularmente .

Evitar fontes de distração é fundamental para ter uma boa experiência de videoconferência. Participar de videoconferências de sua casa, veículo ou qualquer outro local pode causar muitas distrações.

Para quem está em casa, crianças e outros membros da família podem ser uma grande fonte de distração. Para outros participantes da conferência de fora de suas casas, o tráfego e outros movimentos ao redor são fontes de distração.

Para evitar distrações:

• Não multitarefa.
• Não fique em um lugar lotado.
• Evite sentar na frente de um espelho.

8. Fale claramente

Falar claramente é um elemento importante das videoconferências. Você deve falar para permitir que outros participantes compreendam cada palavra que você pronuncia.

Algumas das melhores maneiras de projetar sua voz com clareza durante a videoconferência incluem:

• Use um microfone externo — Os microfones embutidos em nossos laptops não produzem sons de qualidade com eficiência durante a videoconferência. Usar um microfone externo é uma maneira de melhorar as videochamadas.
• Fique perto do microfone — Ficar perto do microfone ajudará a projetar sua voz com mais clareza e eliminar ruídos de fundo.
• Conserve sua largura de banda da Internet — Quanto mais largura de banda seu sistema tiver, melhor será a qualidade de sua conexão de áudio. A melhor maneira de conservar sua largura de banda é fechar programas que você não está usando em seu computador.

Conclusão

A videoconferência veio para ficar. Tornou-se uma maneira popular para os profissionais se comunicarem entre si. O aumento da videoconferência por muitas organizações trouxe à tona a necessidade de adotar um conjunto padrão de comportamento por parte dos participantes.

As diretrizes descritas neste artigo são algumas das regras vitais a serem lembradas durante uma videoconferência para que as pessoas não questionem seu profissionalismo.

Sobre a autora: Andreyana Kulina é Especialista em Marketing Digital na Brosix , especializada em marketing de conteúdo e estratégias de divulgação. Além de sua paixão pelo marketing digital, ela gosta de caminhadas e mountain bike. Conecte-se com ela no LinkedIn .