8 règles essentielles de l'étiquette de visioconférence pour les professionnels

La vidéoconférence est devenue la norme pour les réunions professionnelles à travers le monde. Selon les experts, environ 90 % des entreprises en Amérique du Nord dépenseront probablement davantage en vidéoconférences au cours de l'année à venir.

Malheureusement, de nombreuses personnes commettent des erreurs et adoptent une conduite non professionnelle lors d'une vidéoconférence.

S'il est bon d'avoir les meilleurs outils de communication pour votre équipe en visioconférence, savoir comment se comporter pendant la réunion est vital.

La nécessité d'un comportement approprié a conduit à l'élaboration de règles sur la façon dont les participants doivent agir pendant la visioconférence. De nombreux experts estiment que nous ne devons pas sacrifier le professionnalisme en raison de la nature causale d'une vidéoconférence.

Vous trouverez ci-dessous 8 règles essentielles considérées comme un comportement d'étiquette standard pour ceux qui participent à une vidéoconférence.

1. Soyez prêt

Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, il est nécessaire de se préparer aux visioconférences au même titre que les réunions professionnelles physiques .

Voici quelques façons de planifier une visioconférence :

• Connaître l'ordre du jour.

Les organisateurs et les participants d'une visioconférence ne doivent pas être dans l'ignorance de l'objectif de la réunion. Un ordre du jour créera un plan clair et aidera les participants à couvrir les sujets de discussion dans le temps imparti.

• Préparez votre matériel et vos outils.

Avoir le bon équipement et les bons outils est le meilleur moyen de tirer le meilleur parti des vidéoconférences. L'équipement et les outils de votre visioconférence comprennent à la fois le matériel et les logiciels.

Sans le bon équipement et les bons outils, il sera difficile d'obtenir, d'envoyer ou de partager des informations pendant la vidéoconférence.

Certains outils importants pour la visioconférence incluent :

• Accès Internet.
• Application logicielle vidéo.
• Webcam.
• Microphone.

2. Ne soyez pas en retard

Le temps est une ressource rare et la plupart des gens n'aiment pas que leur temps soit perdu. L'une des caractéristiques des vidéoconférences est que des personnes de différents fuseaux horaires peuvent y assister. Ne pas respecter l'heure est une façon de saper le moral de ceux qui assistent à la réunion.

Dans une étude , 67 % des employés ont déclaré que la moitié des réunions auxquelles ils assistent sont sans valeur, principalement en raison des heures de début tardives de ces réunions. Les vidéoconférences doivent donc commencer à l'heure, car les retards peuvent entraîner une perte d'intérêt.

Être en retard aux réunions d'affaires peut également nuire à votre réputation et faire en sorte que les gens vous considèrent comme non professionnel et peu fiable. Voici quelques façons d'éviter d'être en retard à la visioconférence :

• Réglage de votre alarme.
• Inscription anticipée.
• Reportez la réunion si vous êtes l'organisateur.
• Si pour une raison quelconque vous êtes en retard, excusez-vous.

3. Faites un essai

Beaucoup de choses peuvent mal tourner pendant les vidéoconférences. Réaliser un test est un bon moyen d'éviter les pépins pendant la réunion. C'est toujours une bonne idée de s'assurer que votre matériel et vos logiciels fonctionnent correctement avant le début de la réunion. L'envoi d'e-mails avec votre signature d'e-mail professionnel contribue à accroître la crédibilité et permet à votre interlocuteur de vous rappeler facilement

Certains tests que vous pouvez effectuer incluent :

• Vérifiez que votre appareil photo est au niveau des yeux.
• Vérifiez votre connection internet.
• Testez vos enceintes.
• Vérifiez votre micro.

4. Assurez-vous d'avoir un arrière-plan approprié

Beaucoup de gens ne réalisent pas que la zone d'arrière-plan lors d'une vidéoconférence en dit beaucoup plus sur votre personnalité. Un arrière-plan négligé et encombré ne donne pas une bonne impression aux autres participants à la visioconférence.

Heureusement pour ceux qui ne trouvent pas une bonne zone d'arrière-plan dans leur maison, il existe maintenant des applications comme Wave.video avec des modèles d'arrière-plan de zoom vidéo modifiables gratuits . Ces applications peuvent vous aider à transformer votre espace en un magnifique arrière-plan virtuel.

Voici d'autres façons de créer un bon arrière-plan :

• Choisissez l'espace le mieux organisé.
• Illuminez votre arrière-plan.
• Utilisez des décorations.

5. Habillez-vous correctement

Une recherche publiée dans le Journal of Family and Consumer Sciences a conclu que les personnes qui s'habillent correctement sont perçues plus positivement que celles qui ne le font pas.

Un habillement inapproprié est un gros problème pour les organisateurs de vidéoconférences. Pour éviter l'embarras, les participants doivent être conscients de ne pas mettre de vêtements qu'ils ne porteraient pas lors d'une conférence physique.

Bien qu'il existe de nombreux avantages à travailler à domicile , l'habillement inapproprié pendant la visioconférence est devenu l'un de ses inconvénients.

Certaines choses que vous devriez éviter incluent :

• Porter un short sous votre costume.
• Mettre du transparent.
• Porter des pyjamas et des chemises de nuit.
• Appliquer un maquillage épais.

6. Évitez un environnement bruyant

La qualité audio d'une visioconférence peut faire ou gâcher l'ensemble de l'exercice. Pour engager efficacement les participants d'une visioconférence, la qualité audio doit être nette et claire.

Une chose qui peut affecter la qualité audio d'une visioconférence est un arrière-plan bruyant. Un participant qui assiste à une visioconférence dans un environnement bruyant peut créer une nuisance pour les autres. Le bruit de fond de votre environnement peut causer des distractions pour vous et les autres participants.

Ce n'est pas tout le monde qui a le luxe d'une chambre insonorisée. Il y a cependant plusieurs choses que vous pouvez faire pour améliorer la qualité audio d'une visioconférence.

Voici quelques façons de réduire le bruit de fond pendant une visioconférence :

• Éloignez-vous des sources de bruit—Identifiez et évitez les sources de bruit autour de vous. Pour ceux qui se trouvent à l'intérieur d'une maison, les appareils comme les téléviseurs, les ventilateurs et les climatiseurs doivent être éteints.
• Utilisez un casque—L'utilisation d'un casque est un moyen efficace d'amplifier votre voix et de couper le bruit de fond.
• Fermez vos stores et fenêtres—Fermer vos fenêtres et fermer vos rideaux et stores est une autre façon de réduire le bruit dans une pièce.
• Évitez les pièces vides - C'est une connaissance élémentaire que les sons résonnent dans une pièce vide. Les échos sont dus aux ondes sonores rebondissant sur les surfaces murales dures de la pièce. Pour éviter d'avoir un arrière-plan en écho :

1. Séjournez dans une chambre meublée.
2. Couvrir le sol avec des tapis et des moquettes.
3. Accrochez les stores en tissu.
4. Installez des étagères.
5. Mettez des pots de fleurs et des plantes.

7. Évitez les distractions

L'un des inconvénients des vidéoconférences est que l'on peut facilement être distrait. En fait, 88 % des travailleurs admettent effectuer régulièrement plusieurs tâches à la fois .

Éviter les sources de distraction est essentiel pour avoir une bonne expérience de visioconférence. Assister à des vidéoconférences depuis votre domicile, votre véhicule ou tout autre endroit peut entraîner de nombreuses distractions.

Pour les personnes à la maison, les enfants et les autres membres de la famille peuvent être une énorme source de distraction. Pour les autres participants à la conférence depuis l'extérieur de chez eux, la circulation et les autres mouvements environnants sont des sources de distraction.

Pour éviter les distractions :

• Ne faites pas plusieurs tâches.
• Ne restez pas dans un endroit bondé.
• Évitez de vous asseoir devant un miroir.

8. Parlez clairement

Parler clairement est un élément important des vidéoconférences. Vous devez parler pour permettre aux autres participants de saisir chaque mot que vous prononcez.

Voici quelques-unes des meilleures façons de projeter clairement votre voix pendant la visioconférence :

• Utilisez un microphone externe — Les microphones intégrés à nos ordinateurs portables ne produisent pas efficacement des sons de qualité pendant les vidéoconférences. L'utilisation d'un microphone externe est un moyen d'améliorer les appels vidéo.
• Restez près du microphone — Rester près du microphone aidera à projeter votre voix plus clairement et à éliminer les bruits de fond.
• Conservez votre bande passante Internet — Plus votre système dispose de bande passante, meilleure est la qualité de votre connexion audio. La meilleure façon de conserver votre bande passante est de fermer les programmes que vous n'utilisez pas sur votre ordinateur.

Conclusion

La vidéoconférence est venue pour rester. C'est devenu un moyen populaire pour les professionnels de communiquer entre eux. L'augmentation de la vidéoconférence par de nombreuses organisations a mis en évidence la nécessité d'adopter un ensemble standard de comportement par les participants.

Les lignes directrices décrites dans cet article font partie des règles essentielles à retenir lors d'une vidéoconférence afin que les gens ne remettent pas en question votre professionnalisme.

À propos de l' auteur : Andreyana Kulina est spécialiste du marketing numérique chez Brosix , spécialisée dans le marketing de contenu et les stratégies de sensibilisation. Outre sa passion pour le marketing numérique, elle aime la randonnée et le VTT. Connectez-vous avec elle sur LinkedIn .