専門家のためのビデオ会議エチケットの8つの重要なルール
公開: 2022-04-18ビデオ会議は、世界中の専門家会議の標準になっています。 専門家によると、北米の企業の約90％は、来年にはビデオ会議により多くを費やす可能性があります。
残念ながら、多くの人がビデオ会議中に過ちを犯し、専門外の行動をとっています。
ビデオ会議でチームに最適なコミュニケーションツールを用意することは良いことですが、会議中にどのように行動するかを知ることは非常に重要です。
適切な行動の必要性は、ビデオ会議中に参加者がどのように行動すべきかに関する規則の開発につながりました。 多くの専門家は、ビデオ会議の因果関係のためにプロ意識を犠牲にすべきではないと信じています。
以下は、ビデオ会議に参加する人の標準的なエチケット行動と見なされる8つの重要なルールです。
1.準備する
多くの人が考えるのとは異なり、実際のビジネス会議と同じようにビデオ会議の準備をする必要があります。
ビデオ会議を計画するいくつかの方法は次のとおりです。
- 議題を知っています。
ビデオ会議の主催者と参加者は、会議の目的に関して暗闇の中にいるべきではありません。 議事録は明確な概要を作成し、参加者が割り当てられた時間内に議論するためのトピックをカバーするのに役立ちます。
- 機器とツールを準備します。
適切な機器とツールを用意することが、ビデオ会議から最大の利益を得る最良の方法です。 ビデオ会議用の機器とツールには、ハードウェアとソフトウェアの両方が含まれます。
適切な機器とツールがないと、ビデオ会議中に情報を取得、送信、または共有することは困難になります。
ビデオ会議の重要なツールには次のものがあります。
- インターネット・アクセス。
- ビデオソフトウェアアプリ。
- ウェブカメラ。
- マイクロフォン。
2.遅れないでください
時間は乏しい資源であり、ほとんどの人は時間を無駄にすることを嫌います。 ビデオ会議の特徴の1つは、さまざまなタイムゾーンの人々が参加できることです。 時間に従わないことは、会議に出席する人々の士気を弱める1つの方法です。
ある調査では、従業員の67％が、主に会議の開始時間が遅いために、出席する会議の半分は価値がないと述べています。 したがって、ビデオ会議は時間どおりに開始する必要があります。遅延は興味の喪失につながる可能性があるためです。
ビジネスミーティングに遅れると、評判が損なわれ、人々があなたを専門家ではなく、信頼できないと見なす可能性もあります。 ビデオ会議に遅れないようにするいくつかの方法は次のとおりです。
- アラームを設定します。
- 早めにサインインします。
- 主催者の場合は、会議のスケジュールを変更してください。
- 何らかの理由で遅れた場合は、お詫び申し上げます。
3.テストランを実行します
ビデオ会議中には多くのことがうまくいかない可能性があります。 テストランを実行することは、会議中のグリッチを防ぐための良い方法です。 会議を開始する前に、ハードウェアとソフトウェアが正しく機能していることを確認することをお勧めします。 ビジネス用の電子メール署名が付いたメールを送信すると、信頼性が高まり、スピーカーがあなたを簡単に思い出せるようになります
実行できるテスト実行には、次のものがあります。
- カメラが目の高さにあることを確認します。
- インターネット接続を確認してください。
- スピーカーをテストします。
- マイクを確認してください。
4.適切な背景があることを確認します
多くの人は、ビデオ会議中の背景領域があなたの性格についてより多くを明らかにしていることに気づいていません。 不器用で雑然とした背景は、他のビデオ会議参加者に良い印象を伝えません。
家の中で良い背景領域を見つけることができない人のために幸いなことに、無料の編集可能なビデオズーム背景テンプレートを備えたWave.videoのようなアプリがあります。 これらのアプリは、スペースを美しい仮想背景に変換するのに役立ちます。
良い背景を作成する他の方法は次のとおりです。
- 最適に整理されたスペースを選択してください。
- 背景を照らします。
- 装飾を使用します。
5.適切な服装
Journal of Family and Consumer Sciencesに掲載された調査によると、適切な服装をしている人はそうでない人よりも前向きに認識されています。
不適切なドレッシングは、ビデオ会議の主催者にとって大きな問題です。 困惑を避けるために、参加者は、物理的な会議で着ない服を着ないように意識する必要があります。
自宅で仕事をすることには多くの利点がありますが、ビデオ会議中の不適切な着付けはその欠点の1つになっています。
避けるべきいくつかの事柄は次のとおりです。
- スーツの下にショートパンツを着ています。
- シースルーを着用します。
- パジャマとネグリジェを着ています。
- 濃いメイクをする。
6.騒がしい環境を避ける
ビデオ会議の音質は、演習全体を成功または損なう可能性があります。 ビデオ会議の参加者を効果的に参加させるには、音質が鮮明でクリアである必要があります。
ビデオ会議の音質に影響を与える可能性のあるものの1つは、ノイズの多い背景です。 騒がしい環境からビデオ会議に参加する参加者は、他の人に迷惑をかける可能性があります。 周囲からのバックグラウンドノイズは、あなたや他の参加者の気を散らす原因となる可能性があります。
防音室の贅沢を持っているのはすべての人ではありません。 ただし、ビデオ会議の音声品質を向上させるためにできることがいくつかあります。
以下は、ビデオ会議中のバックグラウンドノイズを減らすためのいくつかの方法です。
- ノイズ源に近づかない—周囲のノイズ源を特定して回避します。 家の中の人は、テレビ、扇風機、エアコンなどの電化製品をオフにする必要があります。
- ヘッドセットを使用する-ヘッドセットを使用することは、音声を増幅し、バックグラウンドノイズを遮断する効果的な方法です。
- ブラインドと窓を描く—窓を閉め、カーテンとブラインドを描くことは、部屋の音を減らすもう1つの方法です。
- 空の部屋を避ける—空の部屋に響く音は基本的な知識です。 エコーは、部屋の硬い壁の表面で跳ね返る音波によるものです。 エコーのような背景がないようにするには：
- 家具付きの部屋に滞在します。
- 敷物やカーペットで床を覆います。
- 布製ブラインドを掛けます。
- 本棚を設置します。
- 植木鉢や植物を入れます。
7.気を散らすことを避ける
ビデオ会議の欠点の1つは、気が散りやすいことです。 実際、 88％の労働者が定期的にマルチタスクを行うことを認めています。
気を散らす原因を回避することは、優れたビデオ会議体験を実現するための鍵です。 自宅、車、またはその他の場所からビデオ会議に参加すると、気が散ることがあります。
家にいる人にとって、子供や他の家族は気を散らす大きな原因になる可能性があります。 家の外から会議に参加する他の人にとって、交通やその他の周囲の動きは気を散らす原因になります。
気を散らすことを避けるために：
- マルチタスクしないでください。
- 混雑した場所にとどまらないでください。
- 鏡の前に座るのは避けてください。
8.はっきりと話す
はっきりと話すことは、ビデオ会議の重要な要素です。 他の参加者があなたが発するすべての単語を把握できるように話す必要があります。
ビデオ会議中に自分の声をはっきりと投影するための最良の方法には、次のものがあります。
- 外部マイクを使用する—ラップトップに内蔵されているマイクは、ビデオ会議中に高品質のサウンドを効果的に生成しません。 外部マイクを使用することは、ビデオ通話を改善する1つの方法です。
- マイクの近くにいる—マイクの近くにいると、声がよりはっきりと映し出され、バックグラウンドノイズが除去されます。
- インターネット帯域幅を節約する—システムの帯域幅が広いほど、オーディオ接続の品質が向上します。 帯域幅を節約する最善の方法は、コンピューターで使用していないプログラムを閉じることです。
結論
ビデオ会議は定着しました。 それは専門家が彼らの間でコミュニケーションするための人気のある方法になりました。 多くの組織によるビデオ会議の増加により、参加者による標準的な一連の動作を採用する必要性が前面に出てきました。
この記事で概説されているガイドラインは、ビデオ会議中に覚えておくべき重要なルールの一部であり、人々があなたのプロ意識に疑問を抱くことはありません。
uthorについて： Andreyana Kulinaは、 Brosixのデジタルマーケティングスペシャリストであり、コンテンツマーケティングとアウトリーチ戦略を専門としています。 彼女はデジタルマーケティングへの情熱に加えて、ハイキングやマウンテンバイクが好きです。 LinkedInで彼女とつながる。