전문가를 위한 화상 회의 에티켓의 8가지 중요한 규칙

화상 회의는 전 세계적으로 전문 회의의 표준이 되었습니다. 전문가에 따르면 북미 기업의 약 90%가 내년에 화상 회의에 더 많은 비용을 지출할 것으로 보입니다.

불행히도 많은 사람들이 화상 회의 중에 실수를 하고 비전문적인 행동을 합니다.

화상 회의에서 팀 을 위한 최고의 커뮤니케이션 도구를 사용하는 것도 좋지만 회의 중 행동하는 방법을 아는 것이 중요합니다.

적절한 행동의 필요성으로 인해 화상 회의 중에 참가자가 어떻게 행동해야 하는지에 대한 규칙이 개발되었습니다. 많은 전문가들은 화상회의의 인과관계 때문에 전문성을 희생해서는 안 된다고 생각합니다.

다음은 화상 회의에 참여하는 사람들의 표준 에티켓 행동으로 간주되는 8가지 중요한 규칙입니다.

1. 준비하세요

많은 사람들이 생각하는 것과 달리 실제 업무상 회의 처럼 화상회의를 준비할 필요가 있습니다.

화상 회의를 계획하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 의제를 알고 있습니다.

화상회의의 주최자와 참가자는 회의 목적에 대해 은폐해서는 안 됩니다. 의제는 명확한 개요를 만들고 참가자가 할당된 시간 내에 토론 주제를 다룰 수 있도록 도와줍니다.

• 장비와 도구를 준비하십시오.

적절한 장비와 도구를 보유하는 것이 화상 회의의 이점을 최대한 활용하는 가장 좋은 방법입니다. 화상 회의를 위한 장비와 도구에는 하드웨어와 소프트웨어가 모두 포함됩니다.

적절한 장비와 도구가 없으면 화상 회의 중에 정보를 얻거나 보내거나 공유하기가 어렵습니다.

화상 회의를 위한 몇 가지 중요한 도구는 다음과 같습니다.

• 인터넷 액세스.
• 비디오 소프트웨어 앱.
• 웹캠.
• 마이크로폰.

2. 늦지 마세요

시간은 희소한 자원이며 대부분의 사람들은 시간이 낭비되는 것을 싫어합니다. 화상회의의 한 가지 특징은 다른 시간대의 사람들이 참석할 수 있다는 것입니다. 시간을 지키지 않는 것은 집회에 참석하는 사람들의 사기를 떨어뜨리는 한 가지 방법입니다.

한 연구 에 따르면 직원의 67%가 참석하는 회의의 절반이 무가치하다고 말했습니다. 주로 회의 시작 시간이 늦기 때문입니다. 따라서 화상 회의는 지연으로 인해 흥미를 잃을 수 있으므로 정시에 시작해야 합니다.

비즈니스 회의에 늦는 것도 평판을 손상시키고 사람들이 당신을 비전문적이고 신뢰할 수 없는 사람으로 보이게 만들 수 있습니다. 화상 회의에 늦지 않는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 알람을 설정합니다.
• 일찍 로그인합니다.
• 주최자인 경우 회의 일정을 조정하십시오.
• 어떤 이유에서든 늦었다면 사과하십시오.

3. 테스트 실행

화상 회의 중에 많은 일이 잘못될 수 있습니다. 테스트 실행을 수행하는 것은 회의 중 결함을 방지하는 좋은 방법입니다. 회의가 시작되기 전에 하드웨어와 소프트웨어가 제대로 작동하는지 항상 확인하는 것이 좋습니다. 비즈니스 이메일 서명 이 있는 메일을 보내면 신뢰성을 높이고 화자가 귀하를 쉽게 기억할 수 있습니다.

수행할 수 있는 몇 가지 테스트 실행은 다음과 같습니다.

• 카메라가 눈높이에 있는지 확인합니다.
• 인터넷 연결을 확인하십시오.
• 스피커를 테스트합니다.
• 마이크를 확인하세요.

4. 적절한 배경이 있는지 확인하십시오

많은 사람들은 화상 회의 중 배경 영역이 당신의 성격에 대해 훨씬 더 많이 드러낸다는 것을 깨닫지 못합니다. 어수선하고 어수선한 배경은 다른 화상 회의 참가자에게 좋은 인상을 주지 못합니다.

다행히 집에서 좋은 배경 영역을 찾을 수 없는 사람들을 위해 이제 무료 편집 가능한 비디오 확대/축소 배경 템플릿 이 있는 Wave.video와 같은 앱이 있습니다. 이 앱을 사용하면 공간을 아름다운 가상 배경으로 바꿀 수 있습니다.

좋은 배경을 만드는 다른 방법은 다음과 같습니다.

• 가장 잘 정리된 공간을 선택하십시오.
• 배경을 밝게 합니다.
• 장식을 사용하십시오.

5. 적절한 복장

Journal of Family and Consumer Sciences에 발표된 연구에 따르면 옷을 제대로 입는 사람들은 그렇지 않은 사람들보다 더 긍정적으로 인식됩니다.

부적절한 복장은 화상 회의 주최자에게 큰 문제입니다. 당혹감을 피하기 위해 참가자는 물리적 회의에 입지 않을 옷을 입지 않도록 의식해야 합니다.

재택근무의 장점 은 많지만 화상회의 중 옷차림이 부적절하다는 것이 단점 중 하나가 되었습니다.

피해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• 정장 안에 반바지를 입습니다.
• 시스루를 입습니다.
• 잠옷과 잠옷을 입고.
• 진한 메이크업을 하고 있습니다.

6. 시끄러운 환경을 피하십시오

화상 회의의 오디오 품질은 전체 운동을 만들 수도 있고 손상시킬 수도 있습니다. 화상 회의 참가자를 효과적으로 참여시키려면 오디오 품질이 선명하고 깨끗해야 합니다.

화상 회의의 오디오 품질에 영향을 줄 수 있는 한 가지는 잡음이 있는 배경입니다. 시끄러운 환경에서 화상 회의에 참석하는 참가자는 다른 사람에게 방해가 될 수 있습니다. 주변의 배경 소음은 귀하와 다른 참가자에게 주의를 산만하게 할 수 있습니다.

방음이 잘 되는 방이라고 해서 모두가 호화로운 것은 아닙니다. 그러나 화상 회의의 오디오 품질을 향상시키기 위해 할 수 있는 몇 가지 작업이 있습니다.

다음은 화상 회의 중 배경 소음을 줄이는 몇 가지 방법입니다.

• 소음원에서 멀리 떨어지십시오 - 주변 소음원을 식별하고 피하십시오. 집 안에 있는 사람들은 텔레비전, 선풍기, 에어컨과 같은 가전제품을 꺼야 합니다.
• 헤드셋 사용 - 헤드셋을 사용하는 것은 음성을 증폭하고 배경 소음을 차단하는 효과적인 방법입니다.
• 블라인드와 창문 그리기 - 창문을 닫고 커튼과 블라인드를 그리는 것은 방에서 소리를 줄이는 또 다른 방법입니다.
• 텅 빈 방을 피하라 - 텅 빈 방에서 소리가 메아리치는 것은 초등 지식이다. 에코는 방의 단단한 벽 표면에서 반사되는 음파 때문입니다. 에코 배경이 생기지 않도록 하려면:

1. 가구가 비치된 방에 묵으십시오.
2. 양탄자와 카펫으로 바닥을 덮으십시오.
3. 패브릭 블라인드를 걸어보세요.
4. 책장을 설치합니다.
5. 화분과 식물에 넣으십시오.

7. 산만함을 피하십시오

화상 회의의 한 가지 단점은 쉽게 주의가 산만해질 수 있다는 것입니다. 사실, 근로자의 88%가 정기적으로 멀티태스킹을 하는 것을 인정합니다 .

주의를 산만하게 하는 요소를 피하는 것이 좋은 화상 회의 경험의 핵심입니다. 집, 차량 또는 기타 장소에서 화상 회의에 참석하면 주의가 산만해질 수 있습니다.

집에 있는 사람들에게 어린이와 다른 가족 구성원은 주의를 산만하게 하는 큰 원인이 될 수 있습니다. 집 밖에서 회의에 참석하는 다른 사람들에게는 교통 체증 및 기타 주변 움직임이 주의를 산만하게 하는 원인이 됩니다.

주의를 산만하게 하는 것을 피하려면:

• 멀티태스킹하지 마십시오.
• 붐비는 장소에 머물지 마십시오.
• 거울 앞에 앉지 마십시오.

8. 명확하게 말하라

명확하게 말하는 것은 화상 회의의 중요한 요소입니다. 당신은 다른 참가자들이 당신이 말하는 모든 단어를 이해할 수 있도록 말해야 합니다.

화상 회의 중에 음성을 명확하게 투사하는 가장 좋은 방법은 다음과 같습니다.

• 외부 마이크 사용 — 노트북의 내장 마이크는 화상 회의 중에 고품질의 사운드를 효과적으로 생성하지 못합니다. 외부 마이크를 사용하는 것은 화상 통화를 개선하는 한 가지 방법입니다.
• 마이크 가까이에 있으십시오 — 마이크에 가까이 있으면 목소리가 더 선명하게 투사되고 배경 소음이 제거됩니다.
• 인터넷 대역폭 절약 — 시스템의 대역폭이 많을수록 오디오 연결 품질이 향상됩니다. 대역폭을 절약하는 가장 좋은 방법은 컴퓨터에서 사용하지 않는 프로그램을 닫는 것입니다.

결론

화상 회의는 계속되었습니다. 그것은 전문가들이 그들 사이에서 의사 소통하는 대중적인 방법이 되었습니다. 많은 조직에서 화상 회의가 증가함에 따라 참가자의 표준 행동 집합을 채택해야 할 필요성이 대두되었습니다.

이 기사에 설명된 지침은 사람들이 귀하의 전문성에 의문을 제기하지 않도록 화상 회의 중에 기억해야 할 몇 가지 중요한 규칙입니다.

저자 소개 : Andreyana Kulina는 Brosix 의 디지털 마케팅 전문가 로 콘텐츠 마케팅 및 아웃리치 전략을 전문으로 합니다. 그녀는 디지털 마케팅에 대한 열정 외에도 하이킹과 산악 자전거 타기를 좋아합니다. LinkedIn 에서 그녀와 연결하십시오 .