8 wichtige Regeln der Videokonferenz-Etikette für Profis

Videokonferenzen sind weltweit zur Norm für professionelle Meetings geworden. Experten zufolge werden etwa 90 % der Unternehmen in Nordamerika im kommenden Jahr voraussichtlich mehr für Videokonferenzen ausgeben.

Leider begehen viele Menschen während einer Videokonferenz Fehler und verhalten sich unprofessionell.

Während es gut ist, die besten Kommunikationstools für Ihr Team bei Videokonferenzen zu haben, ist es von entscheidender Bedeutung, zu wissen, wie man sich während des Meetings verhält.

Die Notwendigkeit eines angemessenen Verhaltens hat zur Entwicklung von Regeln geführt, wie sich Teilnehmer während Videokonferenzen verhalten sollten. Viele Experten glauben, dass wir wegen der kausalen Natur einer Videokonferenz nicht auf Professionalität verzichten sollten.

Nachfolgend finden Sie 8 wichtige Regeln, die als Standard-Etikettenverhalten für die Teilnehmer an Videokonferenzen gelten.

1. Seien Sie vorbereitet

Im Gegensatz zu dem, was viele Leute denken, müssen Videokonferenzen genauso vorbereitet werden wie physische Geschäftstreffen .

Einige Möglichkeiten zur Planung von Videokonferenzen sind:

• Kennen Sie die Tagesordnung.

Die Organisatoren und Teilnehmer einer Videokonferenz sollten über den Zweck des Treffens nicht im Unklaren sein. Eine Tagesordnung schafft einen klaren Überblick und hilft den Teilnehmern, die Diskussionsthemen innerhalb der vorgegebenen Zeit zu behandeln.

• Bereiten Sie Ihre Ausrüstung und Werkzeuge vor.

Die richtige Ausrüstung und die richtigen Tools sind der beste Weg, um den größtmöglichen Nutzen aus Videokonferenzen zu ziehen. Die Ausstattung und Tools für Ihre Videokonferenz umfassen sowohl Hardware als auch Software.

Ohne die richtige Ausrüstung und Tools wird es während der Videokonferenz schwierig sein, Informationen zu erhalten, zu senden oder zu teilen.

Einige wichtige Tools für Videokonferenzen sind:

• Internet Zugang.
• Video-Software-App.
• Webcam.
• Mikrofon.

2. Kommen Sie nicht zu spät

Zeit ist eine knappe Ressource, und die meisten Menschen mögen es nicht, wenn ihre Zeit verschwendet wird. Ein Merkmal von Videokonferenzen ist, dass Personen aus verschiedenen Zeitzonen teilnehmen können. Das Nichteinhalten der Zeit ist eine Möglichkeit, die Moral der Teilnehmer des Meetings zu dämpfen.

In einer Studie gaben 67 % der Mitarbeiter an, dass die Hälfte der Meetings, an denen sie teilnehmen, wertlos sind, hauptsächlich wegen der späten Beginnzeiten dieser Meetings. Videokonferenzen sollten daher rechtzeitig beginnen, da Verzögerungen zu Interessensverlust führen können.

Zu spät zu Geschäftsterminen zu kommen, kann auch Ihrem Ruf schaden und dazu führen, dass andere Sie als unprofessionell und unzuverlässig ansehen. Einige Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass Sie zu spät zu Videokonferenzen kommen, sind:

• Stellen Sie Ihren Wecker.
• Früh anmelden.
• Planen Sie das Meeting neu, wenn Sie der Organisator sind.
• Wenn Sie aus irgendeinem Grund zu spät kommen, entschuldigen Sie sich.

3. Führen Sie einen Testlauf durch

Bei Videokonferenzen kann vieles schiefgehen. Die Durchführung eines Testlaufs ist eine gute Möglichkeit, Störungen während des Meetings vorzubeugen. Es ist immer eine gute Idee, sich vor Beginn des Meetings zu vergewissern, dass Ihre Hard- und Software ordnungsgemäß funktioniert. Das Versenden von E-Mails mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur trägt zur Erhöhung der Glaubwürdigkeit bei und sorgt dafür, dass sich Ihr Redner leicht an Sie erinnert

Einige Testläufe, die Sie durchführen können, umfassen:

• Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Kamera auf Augenhöhe befindet.
• Prüfe deine Internetverbindung.
• Testen Sie Ihre Lautsprecher.
• Überprüfen Sie Ihr Mikrofon.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie einen angemessenen Hintergrund haben

Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass der Hintergrundbereich während einer Videokonferenz viel mehr über Ihre Persönlichkeit verrät. Ein ungepflegter und überladener Hintergrund vermittelt keinen guten Eindruck auf andere Videokonferenzteilnehmer.

Zum Glück für diejenigen, die in ihrem Haus keinen guten Hintergrundbereich finden können, gibt es jetzt Apps wie Wave.video mit kostenlos bearbeitbaren Video-Zoom-Hintergrundvorlagen . Diese Apps können dabei helfen, Ihren Raum in einen wunderschönen virtuellen Hintergrund zu verwandeln.

Andere Möglichkeiten, einen guten Hintergrund zu erstellen, sind:

• Wählen Sie den am besten organisierten Raum.
• Beleuchten Sie Ihren Hintergrund.
• Verwenden Sie Dekorationen.

5. Kleide dich richtig

Eine im Journal of Family and Consumer Sciences veröffentlichte Studie kam zu dem Schluss, dass Menschen, die sich richtig kleiden, positiver wahrgenommen werden als diejenigen, die dies nicht tun.

Unsachgemäße Kleidung ist ein großes Problem für Organisatoren von Videokonferenzen. Um Peinlichkeiten zu vermeiden, müssen die Teilnehmer bewusst darauf achten, keine Kleidung anzuziehen, die sie bei einer physischen Konferenz nicht tragen würden.

Obwohl die Arbeit von zu Hause aus viele Vorteile hat, ist die falsche Kleidung während Videokonferenzen zu einem ihrer Nachteile geworden.

Zu den Dingen, die Sie vermeiden sollten, gehören:

• Shorts unter dem Anzug tragen.
• Durchsichtig anziehen.
• Tragen von Pyjamas und Nachthemden.
• Starkes Make-up auftragen.

6. Vermeiden Sie eine laute Umgebung

Die Audioqualität einer Videokonferenz kann die ganze Übung beeinträchtigen oder beeinträchtigen. Um die Teilnehmer einer Videokonferenz effektiv einzubeziehen, muss die Audioqualität klar und deutlich sein.

Eine Sache, die die Audioqualität einer Videokonferenz beeinträchtigen kann, ist ein lauter Hintergrund. Ein Teilnehmer, der aus einer lauten Umgebung an einer Videokonferenz teilnimmt, kann andere stören. Hintergrundgeräusche aus Ihrer Umgebung können Sie und andere Teilnehmer ablenken.

Nicht jeder hat den Luxus eines schalldichten Zimmers. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie tun können, um die Audioqualität einer Videokonferenz zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, um Hintergrundgeräusche während einer Videokonferenz zu reduzieren:

• Halten Sie sich von Lärmquellen fern – Identifizieren und vermeiden Sie Lärmquellen in Ihrer Umgebung. Für diejenigen, die sich in einem Haus aufhalten, sollten Geräte wie Fernseher, Ventilatoren und Klimaanlagen ausgeschaltet sein.
• Verwenden Sie ein Headset – Die Verwendung eines Headsets ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Stimme zu verstärken und Hintergrundgeräusche auszuschalten.
• Ziehen Sie Ihre Jalousien und Fenster zu – Schließen Sie Ihre Fenster und ziehen Sie Ihre Vorhänge und Jalousien zu, um Geräusche in einem Raum zu reduzieren.
• Vermeiden Sie leere Räume – Es ist elementares Wissen, dass Geräusche in einem leeren Raum widerhallen. Die Echos entstehen durch Schallwellen, die von den harten Wandoberflächen des Raums abprallen. Um einen hallenden Hintergrund zu vermeiden:

1. Übernachten Sie in einem möblierten Zimmer.
2. Bedecken Sie den Boden mit Läufern und Teppichen.
3. Stoffjalousien aufhängen.
4. Bücherregale installieren.
5. Setzen Sie Blumentöpfe und Pflanzen ein.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen

Ein Nachteil von Videokonferenzen ist, dass man leicht abgelenkt werden kann. Tatsächlich geben 88 % der Arbeitnehmer zu, regelmäßig Multitasking zu betreiben .

Das Vermeiden von Ablenkungsquellen ist der Schlüssel zu einem guten Videokonferenzerlebnis. Die Teilnahme an Videokonferenzen von zu Hause, im Fahrzeug oder an einem anderen Ort kann mit vielen Ablenkungen einhergehen.

Für die Hausbewohner können Kinder und andere Familienmitglieder eine große Quelle der Ablenkung sein. Für andere, die von außerhalb ihres Hauses an der Konferenz teilnehmen, sind Verkehr und andere Bewegungen in der Umgebung Quellen der Ablenkung.

Um Ablenkungen zu vermeiden:

• Mach kein Multitasking.
• Bleiben Sie nicht an einem überfüllten Ort.
• Vermeide es, vor einem Spiegel zu sitzen.

8. Sprechen Sie deutlich

Klares Sprechen ist ein wichtiges Element von Videokonferenzen. Sie sollten so sprechen, dass andere Teilnehmer jedes Ihrer Worte verstehen können.

Einige der besten Möglichkeiten, Ihre Stimme während einer Videokonferenz klar zu projizieren, sind:

• Verwenden Sie ein externes Mikrofon – Die eingebauten Mikrofone unserer Laptops erzeugen bei Videokonferenzen nicht effektiv hochwertigen Ton. Die Verwendung eines externen Mikrofons ist eine Möglichkeit, Videoanrufe zu verbessern.
• Bleiben Sie in der Nähe des Mikrofons – Wenn Sie in der Nähe des Mikrofons bleiben, wird Ihre Stimme klarer projiziert und Hintergrundgeräusche werden eliminiert.
• Sparen Sie Ihre Internetbandbreite – Je mehr Bandbreite Ihr System hat, desto besser ist die Qualität Ihrer Audioverbindung. Die beste Möglichkeit, Ihre Bandbreite zu sparen, besteht darin, Programme zu schließen, die Sie auf Ihrem Computer nicht verwenden.

Fazit

Videokonferenzen sind gekommen, um zu bleiben. Es ist zu einer beliebten Methode für Fachleute geworden, um untereinander zu kommunizieren. Die Zunahme von Videokonferenzen in vielen Organisationen hat die Notwendigkeit in den Vordergrund gerückt, ein Standardverhalten der Teilnehmer anzunehmen.

Die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien sind einige der wichtigsten Regeln, die Sie während einer Videokonferenz beachten sollten, damit die Leute Ihre Professionalität nicht in Frage stellen.

Über die Autorin: Andreyana Kulina ist Digital Marketing Specialist bei Brosix und spezialisiert auf Content-Marketing und Outreach-Strategien. Neben ihrer Leidenschaft für digitales Marketing liebt sie Wandern und Mountainbiken. Verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn .