Cum să scrii comunicatul de presă perfect cu acești 10 pași inteligenți?

În epoca actuală a schimbului de informații, majoritatea copywriterilor, companiilor și marilor corporații sunt adesea lăsate să se întrebe;

„Cum pot să trec peste tam-tam producând un comunicat de presă structurat, informativ și simplificat, care să iasă în evidență din mulțimea copywriting și să se adreseze publicului meu vizat?”

Comunicatele de presă ale acestei zile au mai mult succes dacă sunt construite mai unic decât generic, despre care ați putea pune la îndoială;

„Există o formulă pentru a scrie comunicatul de presă perfect?”

Cu posibilitățile creative nesfârșite ale originalității care formează o bază solidă pusă în prim-planul tuturor conținuturilor demne de știri, este posibil să nu existe o formulă strict restrânsă sau etanșă pentru a scrie comunicatul de presă perfect.

Cu toate acestea, dacă obțineți corect comunicatul de presă, campania dvs. de marketing va atinge un ROI mai mare.

Dacă ești un scriitor în ascensiune, un practician de PR sau un proprietar de mică afacere, mai întâi trebuie să înțelegi ce elemente de confuzie fac pentru scrierea comunicatului de presă perfect.

Ce este un comunicat de presă?

Denumite și comunicate de presă, comunicatele de presă sunt definite de The Small Business Encyclopedia ca:

„Declarații scurte tipărite care conturează faptele majore ale unei știri în stil jurnalistic.”

Intenționând să stârnească interesele jurnaliștilor și publicațiilor, comunicatele de presă/de presă sunt, în general, știri scurte și convingătoare, scrise de practicieni de PR, marketeri, proprietari de afaceri și copywriteri trimise membrilor mass-media vizați.

Valoarea înțelegerii cum să scrieți un comunicat de presă eficient

Amplasat în epicentrul tuturor campaniilor de PR de succes și care își dovedește valoarea de nerefuzat în era informației, imaginați-vă un comunicat de presă ca bilet unic pentru a obține publicitate și a vă acoperi știrile într-o mulțime de publicații (adică tipărite/online) și mass-media de difuzare (adică televiziune/radio).

În cele din urmă, scopul principal al tuturor comunicatelor de presă este de a promova mesaje semnificative demne de presă într-o manieră clară și specifică, creând un mediu prin care companiile de PR să conducă diversele scopuri de marketing și promovare pe care le servesc comunicatele de presă, inclusiv:

• Anunțarea mass-media despre un eveniment, dezvoltare, inovație sau descoperirea cu speranță că vestea se va răspândi ca focul.
• Partajarea identității corporative a unei afaceri cu intenția de a capta interesul reporterilor care ar putea fi parțiali la scrierea unui articol de știri despre companie.

Cu ajutorul rețelelor sociale care stabilește o linie de comunicare mai directă spre încântarea anumitor audiențe țintă, spre deosebire de instituțiile media tradiționale, există și o valoare imensă în formarea de platforme de PR care promovează apariția unei afaceri online prin bloguri, site-uri web și alte rețele sociale. alimentând și mai mult apetitul nostru obsesiv de a consuma conținut din rețelele sociale online.

Ce NU ar trebui să includă un comunicat de presă

Având o înțelegere fermă a tuturor lucrurilor în care este un comunicat de presă, este la fel de important pentru dvs. să rețineți ce nu este un comunicat de presă:

Un comunicat de presă NU este:

• Un argument de vânzare.

• Insuportabil de tehnic și exagerat de descriptiv.

• Un profil de afaceri extravagant glorificat.

• De-amețitor de plictisitor în mesajele sale.

Comunicatele de presă, de asemenea, nu sunt un instrument de marketing garantat și, ca atare, practicienii de PR sunt avertizați să-și tempereze așteptările atunci când vine vorba de a-și publica comunicatele pentru un consum eficient de cititor.

„Dacă trimiteți un comunicat de presă care este plin de erori gramaticale, îngropat într-un e-mail complicat sau complet irelevant pentru aria de acoperire a reporterului, s-ar putea la fel de bine să vă aruncați comunicatul de presă într-un canalizare.” – Inc. Africa

Cu factori de confuzie asemănătoare spam-ului, fără povești și în stil publicitar, care îi lasă pe editori și reporteri – care primesc sute de comunicate de presă zilnic – înecându-se într-o mare de informații, mulți scriitori ratează scopul de a produce comunicatul de presă perfect utilizând în mod greșit practica. cu totul și nereușind să se adapteze una dintre componentele sale majore: relevanța pentru cititor .

Dacă vă întrebați ce măsuri puteți lua pentru a realiza acest lucru și a face ca comunicatul de presă perfect să iasă în evidență de restul, ați ajuns la locul potrivit – sfaturile noastre utile sunt exact ceea ce căutați.

10 pași inteligenți pentru alcătuirea comunicatului de presă perfect

Când compuneți materialul dvs., este esențial să înțelegeți că, pentru ca un jurnalist să producă cu ușurință o poveste folosind comunicatul dvs. de presă, trimiterea dvs. trebuie să cuprindă cadrul de bază al unui comunicat de presă care conține toate informațiile esențiale.

Iată 10 pași inteligenți pe care îi puteți urma pentru a vă ghida în realizarea acestui cadru structural:

1. Autentificați un titlu creativ și atrăgător

Având în vedere timpul limitat pe care îl are un editor sau un jurnalist pentru a vă citi comunicatul de presă, cel mai bun mod de a le atrage atenția către a dumneavoastră este printr-un titlu puternic, unic, care este:

• Specific și direct la obiect.
• Direct și ușor de înțeles.
• Scris cu vocea activă.
• SEO optimizat și aplicabil platformelor de social media.

Lansarea de mai jos ar fi un bun exemplu de „eșec de titlu”:

Credit imagine: Sharp Spring

Dacă puteți identifica cu ușurință erorile din exemplul de mai sus, sunteți pe drumul cel bun spre perfecțiunea comunicatului de presă.

• Ceea ce face din cele de mai sus un exemplu slab de titlu al unui comunicat de presă este natura sa extrem de generică și vag deschisă. Nu oferă detalii despre ceea ce este anunțat.
• În plus, ce e cu majusculele aleatorii de acolo? MARE NU-NU !

Pentru toți scriitorii, fiți atenționați că această eroare elementară este în mod direct subnormală și orice editor sau jurnalist care primește o trimitere după titlul de mai sus nu ar lua în serios comunicatul dvs. de presă pentru a-i arunca o a doua privire - asta dacă decid să citească este prima dată.

În schimb, una dintre cele mai bune moduri de a ieși în evidență este să creezi un titlu care să atragă instantaneu oamenii, cum ar fi cel de mai jos:

Credit imagine: London Business News

Amintiți-vă, flerul autentic informativ pe care îl aduceți titlului dvs. prin subiectul său succint va face șmecheria, așa că evitați să tăiați orice colț în această fază a procesului de compunere.

Întrucât un titlu puternic este unul dintre multele modalități care captează instantaneu atenția cititorilor, „carnea” problemei este încă ceea ce îi menține investiți.

2. Nu vă înclinați în jurul detaliilor

Sub titlul tău captivant se află cheia comunicării tale. Aici vei trece la treabă, luminându-ți imediat cititorul cu privire la ceea ce se întâmplă, de ce ar trebui să-i pese și de ce este utilă creșterea gradului de conștientizare a informațiilor prezentate în comunicatul tău de presă.

Având în vedere perioada limitată de timp pe care reporterii trebuie să treacă peste „pufă”, este esențial să evitați să vă găleți în jurul subiectului.

Imediat, propuneți-vă să abordați în mod corect și adecvat aceste întrebări de bază în comunicatul dvs. de presă:

• Ce se întâmplă?

• Cine este implicat?

• Când se întâmplă?

• Unde se întâmplă?

• De ce conteaza?

Luați exemplul de mai jos, de exemplu:

Credit imagine: UK Education Blog

Din informațiile prezentate mai sus, reporterul relevant ar trebui să poată culege toate informațiile cheie doar citind titlul și paragraful de început al comunicatului.

3. Păstrați în mod constant claritatea și relevanța

Jurnaliştii sunt adesea frustraţi de numărul de comunicate de presă vagi pe care le primesc – tipurile de comunicate de presă care fie sunt irelevante, fie nu au niciun sens pentru cititor.

De exemplu:

Credit imagine: PRLog

huh? Trebuie să spun mai multe?

Când vă creați comunicatul de presă, întrebați-vă :

• Sunt clar din start?
• Am clarificat cititorii cine este implicat?
• Comunicatul meu de presă va atrage atenția imediată a reporterilor și le va permite să obțină 30 de secunde esențiale pentru a-l citi?
• Am inclus suficiente informații valoroase pentru a-i face pe reporteri să le pese cu adevărat de mesajul pe care îl transmit?

Dacă bifezi toate căsuțele de mai sus, ești cu doar câțiva pași mai aproape de a fi un impresar cu drepturi depline a comunicatelor de presă la care orice reporter i-ar răspunde cu plăcere.

4. Păstrați-vă numărul de cuvinte mai puțin pronunțat

Este important să rețineți că jurnaliștii nu caută un eseu academic, așa că asigurați-vă că limitați comunicatul de presă la cel mult două pagini, cu corpul comunicatului de presă pe o singură pagină și note suplimentare/detalii de contact pe a doua pagină. .

În cele din urmă, încercați să urmăriți standardul general de numărare a cuvintelor de 400-600 de cuvinte în total , asigurându-vă că comunicatul dvs. de presă este redactat bine, clar și concis.

De asemenea, în această întreprindere, evitați să utilizați o formulare rigidă uscată pentru a preveni ca cititorul să nu-și piardă interesul în câteva secunde de la citirea materialului.

5. Includeți citate și acreditări

Pe măsură ce expuneți detaliile critice ale comunicatului de presă, fiți atenți la stilul său jurnalistic. Comunicatul dvs. de presă ar trebui să citească ca o știre, scrisă la persoana a treia, citând citate și surse care conțin informații standard ale comunicatului de presă.

Citatele oferă contextul comunicatului dvs. de presă și îi modelează narațiunea, ceea ce, la rândul său, îi ajută pe jurnaliști să înțeleagă importanța subiectului său. Ca atare, este esențial să oferiți reporterilor cel puțin un citat puternic de folosit, ca acesta:

Credit imagine: Tech.ClickDo.co.uk

Folosite ca un instrument rapid și inteligent pentru a consolida credibilitatea mesajelor dvs. generale, citatele dvs. ar trebui, în mod ideal, să provină de la persoane-cheie credibile la nivel înalt (adică un director executiv, un lider de proiect sau un purtător de cuvânt).

Iată câteva exemple de comunicate de presă citate de figuri cheie din diverse organizații:

Credit imagine: London Business News

Credit imagine: News.ClickDo.co.uk

6. Adăugați materiale mixte / ajutoare vizuale

Spre deosebire de versiunile standard de text, comunicatele de presă care conțin diferite tipuri de media primesc mult mai multe vizualizări, așa că, acolo unde este posibil, includeți o varietate de imagini, infografice, videoclipuri, grafice și/sau diagrame) în comunicatul de presă ca însoțiri ale textului dvs.

Pe lângă citate, includerea materialelor mixte în comunicatul dvs. de presă îl poate face mai atractiv și mai informativ din punct de vedere vizual pentru reporteri:

Credit imagine: Blogul Green Living

7. Adaptați-vă comunicatul de presă la destinatarii și cititorii potriviți

Nu ați scrie un comunicat de presă ecologic despre „Plight of Deforestation” și l-ați trimite contactului dvs. de la Pets Magazine, nu-i așa?

Așadar, asigurați-vă că vă simplificați materialul comunicat de presă către publicația/media potrivită.

Prin personalizarea materialului dvs. de presă, conținutul dvs. prezintă un atractiv mai mare, crescând șansele de a primi acoperire a comunicatelor de presă filtrate către publicul țintă adecvat de cititori.

Iată câteva modalități de a vă identifica punctul ideal de contact:

1. Identificați cel mai bun contact : accesați site-ul web al publicațiilor relevante pentru informațiile de contact ale presei, afișate de obicei pe pagina sa „Contactați-ne” și identificați reporterul, jurnalistul sau redactorul șef potrivit care este responsabil pentru primirea și/sau publicarea comunicatelor de presă. .
2. Extindeți-vă căutarea : dacă inițiativa dvs. de cercetare a reporterului se dovedește a eșuată prin intermediul site-ului web al unei publicații, accesați rețelele sociale (de exemplu, Facebook, Instagram și Twitter) pentru a vă extinde căutarea pe acele platforme care merită. LinkedIn, de exemplu, este sfântul Graal al informațiilor angajaților companiei, deoarece profilurile sale de utilizatori conțin o mulțime de informații despre pozițiile, responsabilitățile și departamentele în care lucrează diverșii angajați.
3. Pregătiți o prezentare clară și concisă : atunci când contactați o publicație de interes pentru a prezenta un comunicat de presă, fiți direct în a descrie pe scurt importanța, scopul și valoarea acesteia pentru publicație și pentru cititorii săi.
4. Includeți termene limită și calendare de embargo : acestea sunt componente esențiale ale includerii în prezentarea comunicatului dvs. de presă, deoarece aceste informații semnifică parametrii importanți sensibili la timp pe care să-i respecte instituțiile media respective.
5. Distingeți-vă comunicatul de presă adăugând resurse relevante: pe lângă includerea media în comunicatul dvs. de presă, asigurați-vă, de asemenea, că orice material promoțional suplimentar și surse valoroase sunt trimise destinatarilor dvs. pentru a le utiliza sau a le trimite într-un dosar separat prin Google Drive sau orice alt fișier online. -platforma de partajare/stocare.
6. Asigurați o formatare clară și consecventă : pentru destinatarii comunicatului dvs. de presă, este esențial să clarificați o indicație clară a informațiilor care sunt destinate publicării și ce informații sunt în scopuri editoriale, făcând această distincție cu privire la modul de utilizare a informațiilor clară pentru editori.

8. Înțelegeți că valoarea timpului poate fi harul vostru salvator

Fiind o comunicare scrisă care raportează informații specifice, dar scurte despre un eveniment, circumstanță, lansare de produs sau orice alt eveniment, cele mai eficiente comunicate de presă sunt produse cu promptitudine și puse la dispoziție pentru „eliberare imediată”, ceea ce înseamnă că oricine poate împărtăși informațiile cât mai curând întrucât a devenit public.

Reporterilor trebuie să li se acorde un timp adecvat, așa că, în mod ideal, ar trebui să vă străduiți să vă împărtășiți comunicatul de presă cu 48-72 de ore în avans, ceea ce le-ar oferi jurnaliştilor suficient timp pentru a citi mesajul dvs. și a pregăti un articol pentru publicare.

9. Includeți întotdeauna informații de fundal

Includerea de informații succinte (de exemplu, profiluri de companie/marcă, detalii de contact și hyperlinkuri relevante) spre finalul comunicatului dvs. de presă, care sunt importante, dar nu esențiale, este încă de valoare pentru reporterii și jurnaliștii care caută informații de fundal care le-ar putea consolida articolul. :

Credit imagine: London Out Loud Blog

10. Încheierea comunicatului de presă cu un îndemn la acțiune

Pe lângă comunicatele de presă care se termină în mod obișnuit cu o scurtă descriere a companiei sau organizației care le impune lansarea, merită, de asemenea, să includeți un CTA (îndemn la acțiune) în al dvs., acolo unde este necesar.

Din nou, în ceea ce privește menținerea principiilor relevanței, CTA ar putea fi participarea la un eveniment promovat, înregistrarea pentru o probă gratuită sau calitatea de membru al serviciilor promovate sau pur și simplu aflați mai multe contactând autorul comunicatului de presă. Asigurați-vă că publicul dvs. țintă este mereu în prim-plan aici!

Este posibil ca unele servicii, evenimente și știri promovate să nu se aplice anumitor cititori. De exemplu, un comunicat de presă care prezintă „4 orașe din Marea Britanie care fac lista celor mai bune 30 de orașe studențești din lume” nu ar atrage neapărat cititorii care locuiesc în afara Regatului Unit din cauza limitărilor sale geografice, totuși, pentru a se asigura că CTA rămâne relevantă. pentru publicul țintă, asigurați-vă că încurajați cititorii să revizuiască studiul complet pentru a obține clienți potențiali și mai mult trafic către site-ul web.

În concluzie

Emiterea comunicatelor dvs. de presă nu înseamnă că instituțiile de presă mainstream vor sări în mod automat la fiecare articol pe care îl trimiteți pentru ca ei să ruleze și, deși să vă evidențiați și să fiți la un nivel mai mare decât restul poate părea o provocare, să vă publicați comunicatul de presă în timpul rafalei de ceilalți primiti nu este în afara tărâmului posibilităților.

Nu uitați pur și simplu să vă mențineți integritatea jurnalistică, rămânând în același timp fidel și autentic pentru stilul dvs. de scris și livrarea generală.

Anumite agenții oferă servicii care vă vor distribui comunicatul de presă sau de presă către instituții media adecvate și selectate care sunt relevante pentru afacerea dvs. La ClickDo puteți vorbi cu Strategist PR Manuela Willbold despre servicii personalizate de comunicate de presă și distribuții pentru a obține cele mai bune rezultate de marketing și SEO.

Dacă nu sunteți sigur de proiectul comunicatului dvs. de presă, contactați profesioniștii serviciilor de comunicate de presă precum ClickDo pentru a-l evalua.

În cele din urmă, iată îndrumarea noastră finală doar pentru tine:

Dacă sunteți hotărât să aplicați instrumentele de mai sus atunci când scrieți comunicatele de presă perfecte pentru un public țintă, simțiți-vă încrezător atunci când apăsați pe „trimite” și le prezentați instituțiilor media tradiționale, precum și blogurilor de nișă precum:

• Trimiteri la londonbusinessnews.com
• Trimiteri la greenlivingblog.org.uk
• Trimiteri la education.clickdo.co.uk

Ca să nu mai vorbim de blogul de știri din Regatul Unit, cum ar fi Submissions la news.clickdo.co.uk.