Bagaimana Menulis Siaran Pers yang Sempurna dengan 10 Langkah Cerdas ini?
Diterbitkan: 2022-03-17Di era berbagi informasi yang merajalela saat ini, sebagian besar copywriter, bisnis, dan perusahaan besar sering kali bertanya-tanya;
'Bagaimana saya bisa memotong keributan dengan menghasilkan siaran pers yang terstruktur, informatif, dan ramping yang menonjol dari kerumunan copywriting dan melayani audiens yang saya tuju?'
Siaran pers hari ini lebih berhasil jika dibuat lebih unik daripada secara umum, yang mungkin Anda pertanyakan;
'Apakah ada formula untuk menulis siaran pers yang sempurna?'
Dengan kemungkinan kreatif tak terbatas dari orisinalitas yang membentuk fondasi kokoh yang dipentaskan di garis depan semua konten yang layak diberitakan, mungkin tidak ada formula yang ketat atau ketat untuk menulis siaran pers yang sempurna.
Namun, jika siaran pers Anda benar, kampanye pemasaran Anda akan mencapai ROI yang lebih tinggi.
Jika Anda seorang penulis yang sedang naik daun, praktisi PR, atau pemilik usaha kecil, pertama-tama Anda perlu memahami elemen-elemen yang membingungkan untuk menulis siaran pers yang sempurna.
Apa itu Siaran Pers?
Juga disebut sebagai rilis berita, siaran pers didefinisikan oleh The Small Business Encyclopedia sebagai:
“Pernyataan tercetak singkat yang menguraikan fakta-fakta utama dari sebuah berita dalam gaya jurnalistik.”
Bertujuan untuk menarik minat jurnalis dan publikasi, siaran pers/berita umumnya pendek, berita menarik yang ditulis oleh praktisi PR, pemasar, pemilik bisnis, dan copywriter yang dikirim ke anggota media yang ditargetkan.
Nilai Memahami Cara Menulis Siaran Pers yang Efektif
Terletak di pusat semua kampanye PR yang sukses dan membuktikan nilainya yang tak terbantahkan di era informasi, bayangkan siaran pers sebagai tiket sekali jalan Anda untuk mendapatkan publisitas dan membuat berita Anda tercakup dalam banyak publikasi (yaitu cetak/online) dan media penyiaran (yaitu televisi/radio).
Pada akhirnya, tujuan utama dari semua siaran pers adalah untuk mempromosikan pesan bernilai berita yang signifikan dengan cara yang jelas dan spesifik, menciptakan media di mana perusahaan PR mempelopori berbagai tujuan pemasaran dan promosi yang disajikan siaran pers, termasuk:
- Memberi tahu media tentang suatu peristiwa, perkembangan, inovasi, atau temuan dengan harapan berita itu akan menyebar seperti api.
- Membagikan identitas korporat bisnis dengan maksud menarik minat para reporter yang mungkin tidak tertarik untuk menulis artikel berita aktual tentang perusahaan.
Dengan media sosial membangun jalur komunikasi yang lebih langsung untuk menyenangkan audiens target tertentu berbeda dengan outlet media tradisional, ada juga nilai besar dalam pembentukan platform PR yang mempromosikan penampilan bisnis online melalui blog, situs web, dan jejaring sosial lainnya, semakin memicu selera obsesif kita untuk mengonsumsi konten media sosial secara online.
Apa Siaran Pers yang TIDAK BOLEH disertakan
Dengan pemahaman yang kuat tentang semua hal tentang siaran pers, sama pentingnya bagi Anda untuk memperhatikan apa yang bukan siaran pers:
Siaran Pers BUKAN:
Sebuah promosi penjualan.
Teknis yang tak tertahankan dan terlalu deskriptif.
Profil bisnis yang sangat dimuliakan.
Sangat membosankan dalam pesannya.
Siaran pers juga bukan merupakan alat pemasaran yang dijamin dan, dengan demikian, praktisi PR diperingatkan untuk mengurangi ekspektasi mereka ketika harus mempublikasikan rilis mereka untuk konsumsi pembaca yang efektif.
“Jika Anda mengirim siaran pers yang penuh dengan kesalahan tata bahasa, terkubur dalam email yang berbelit-belit, atau sama sekali tidak relevan dengan area liputan reporter, Anda mungkin juga membuang siaran pers Anda ke saluran pembuangan.” – Inc. Afrika
Dengan faktor-faktor seperti spam, tanpa cerita, dan gaya advertorial yang membingungkan, membuat editor dan reporter – yang menerima ratusan siaran pers setiap hari – tenggelam dalam lautan informasi, banyak penulis kehilangan poin dalam menghasilkan siaran pers yang sempurna dengan menyalahgunakan praktik. sama sekali dan gagal mengakomodasi salah satu komponen utamanya: relevansi bagi pembaca .
Jika Anda bertanya-tanya tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk mencapai hal ini dan membuat siaran pers sempurna Anda menonjol dari yang lain, Anda telah datang ke tempat yang tepat – tips berguna kami adalah yang Anda cari.
10 Langkah Cerdas Menyusun Siaran Pers yang Sempurna
Saat menyusun materi Anda, penting untuk dipahami bahwa, agar seorang jurnalis dapat dengan mudah menghasilkan cerita menggunakan rilis berita Anda, kiriman Anda harus mencakup kerangka dasar siaran pers yang berisi semua informasi penting.
Berikut adalah 10 langkah cerdas yang dapat Anda ikuti untuk memandu Anda mewujudkan kerangka struktural ini:
1. Otentikasi Judul yang Kreatif dan Menarik
Mengingat jangka waktu yang terbatas yang harus dimiliki editor atau jurnalis untuk membaca siaran pers Anda, cara terbaik untuk mengalihkan perhatian mereka ke arah Anda adalah melalui tajuk satu-satunya yang kuat yaitu:
- Spesifik dan langsung ke intinya.
- Langsung dan mudah dimengerti.
- Ditulis dengan suara aktif.
- SEO Dioptimalkan dan berlaku untuk platform media sosial.
Rilis di bawah ini akan menjadi contoh yang baik dari 'judul gagal':
Kredit Gambar: Musim Semi Tajam
Jika Anda dapat dengan mudah menemukan kesalahan dari contoh di atas, Anda berada di jalur yang benar untuk kesempurnaan siaran pers.
- Apa yang membuat contoh judul siaran pers di atas menjadi buruk adalah sifatnya yang sangat umum dan samar-samar terbuka. Gagal memberikan rincian tentang apa yang diumumkan.
- Selanjutnya, ada apa dengan kapitalisasi acak di sana? BESAR TIDAK-TIDAK !
Untuk semua penulis, berhati-hatilah bahwa kesalahan mendasar ini benar-benar di bawah standar dan editor atau jurnalis mana pun yang menerima kiriman yang dibuat setelah judul di atas tidak akan menganggap siaran pers Anda cukup serius untuk melihatnya lagi – itu pun jika mereka memutuskan untuk membaca itu pertama kalinya.
Sebaliknya, salah satu cara terbaik untuk menonjol adalah dengan membuat judul yang langsung menarik perhatian orang, seperti di bawah ini:
Kredit Gambar: London Business News
Ingat, bakat otentik informatif yang Anda bawa ke tajuk utama Anda melalui materi pelajaran yang ringkas akan berhasil, jadi hindari memotong sudut dalam fase proses komposisi Anda ini.
Dengan headline yang menarik menjadi salah satu dari banyak cara yang langsung menarik perhatian pembaca, 'daging' dari masalah ini masih apa yang membuat mereka terus berinvestasi.
2. Jangan Tip-Toe Tentang Detailnya
Di bawah tajuk utama Anda yang menawan terletak inti komunikasi Anda. Di sinilah Anda turun ke bisnis dengan segera mencerahkan pembaca Anda tentang apa yang terjadi, mengapa mereka harus peduli, dan mengapa ada nilai dalam memperluas kesadaran pada informasi yang disajikan dalam siaran pers Anda.
Mengingat kerangka waktu yang terbatas, reporter harus menyaring 'fluff', sangat penting bagi Anda untuk menghindari berlama-lama di sekitar materi pelajaran.
Langsung saja, bersiaplah untuk menjawab pertanyaan inti ini secara akurat dan memadai dalam siaran pers Anda:
Apa yang terjadi?
Siapa yang terlibat?
Kapan itu terjadi?
Dimana itu terjadi?
Mengapa itu penting?
Ambil contoh di bawah ini misalnya:
Kredit Gambar: Blog Pendidikan Inggris
Dari informasi yang disajikan di atas, reporter yang relevan harus dapat mengumpulkan semua informasi kunci dari hanya membaca judul dan paragraf awal rilis.
3. Secara Konsisten Menjaga Kejelasan dan Relevansi
Wartawan sering frustrasi dengan jumlah siaran pers yang tidak jelas yang mereka terima – jenis siaran pers yang tidak relevan atau tidak masuk akal sama sekali bagi pembaca.
Contohnya:
Kredit Gambar: PRLog
Hah? Perlu saya katakan lebih?
Saat menyusun siaran pers Anda, tanyakan pada diri sendiri :
- Apakah saya sudah jelas sejak awal?
- Apakah saya sudah menjelaskan siapa yang terlibat kepada pembaca?
- Akankah siaran pers saya menarik perhatian reporter secara langsung dan memungkinkan mereka untuk mendapatkan intisari 30 detik untuk membacanya?
- Sudahkah saya memasukkan informasi yang cukup berharga untuk membuat reporter benar-benar peduli dengan pesan yang saya sampaikan?
Jika Anda mencentang semua kotak di atas, Anda hanya beberapa langkah lebih dekat untuk menjadi impresario siaran pers yang lengkap yang akan dengan senang hati ditanggapi oleh reporter mana pun.
4. Pertahankan Jumlah Kata Anda Lebih Sedikit Kata
Penting untuk diingat bahwa jurnalis tidak mencari esai akademis jadi pastikan untuk membatasi siaran pers Anda paling banyak dua halaman, dengan isi siaran pers di satu halaman dan catatan tambahan/detail kontak di halaman kedua. .
Pada akhirnya, cobalah dan targetkan standar jumlah kata umum 400-600 kata secara total , pastikan siaran pers Anda berisi kata-kata yang padat, jelas, dan ringkas.
Juga, dalam usaha ini, hindari menggunakan kata-kata kaku yang kering untuk mencegah pembaca Anda kehilangan minat dalam beberapa detik setelah membaca materi Anda.
5. Sertakan Kutipan dan Kredensial
Saat Anda memaparkan detail penting dari siaran pers Anda, perhatikan gaya jurnalistiknya. Siaran pers Anda harus dibaca seperti berita, ditulis sebagai orang ketiga, mengutip kutipan dan sumber yang berisi informasi siaran pers standar.
Kutipan memberikan konteks siaran pers Anda dan membentuk narasinya, yang pada gilirannya membantu jurnalis memahami pentingnya seputar materi pokoknya. Karena itu, penting untuk memberi wartawan setidaknya satu kutipan kuat untuk digunakan, seperti ini:
Kredit Gambar: Tech.ClickDo.co.uk
Digunakan sebagai alat cerdas cepat untuk memperkuat kredibilitas pesan Anda secara keseluruhan, kutipan Anda idealnya harus berasal dari tokoh kunci tingkat tinggi yang kredibel (yaitu eksekutif, pemimpin proyek, atau juru bicara).
Berikut adalah beberapa contoh pernyataan siaran pers yang dikutip oleh tokoh-tokoh kunci dari berbagai organisasi:
Kredit Gambar: London Business News
Kredit Gambar: News.ClickDo.co.uk
6. Tambahkan Media Campuran / Alat Bantu Visual
Berbeda dengan rilis teks standar, siaran pers yang berisi berbagai jenis media menerima lebih banyak penayangan sehingga, jika memungkinkan, sertakan berbagai gambar, infografis, video, grafik &/atau bagan) dalam siaran pers Anda sebagai pengiring teks Anda.
Selain kutipan, menyertakan media campuran dalam siaran pers Anda dapat membuatnya lebih menarik secara visual dan informatif bagi wartawan:
Kredit Gambar: Blog Hidup Hijau
7. Sesuaikan Siaran Pers Anda dengan Penerima dan Pembaca yang Tepat
Anda tidak akan menulis siaran pers ramah lingkungan di 'The Plight of Deforestation' dan mengirimkannya ke kontak Anda di Pets Magazine, bukan?
Jadi, pastikan untuk merampingkan materi siaran pers Anda ke publikasi/outlet media yang tepat.
Dengan mempersonalisasi materi pers Anda, konten Anda menampilkan daya tarik yang lebih besar, meningkatkan peluang Anda untuk menerima liputan siaran pers yang disaring ke audiens pembaca yang ditargetkan dengan tepat.
Berikut adalah beberapa cara untuk mengidentifikasi titik kontak ideal Anda:
- Identifikasi kontak terbaik : telusuri situs web publikasi yang relevan untuk mendapatkan informasi kontak pers, biasanya ditampilkan di halaman 'Hubungi Kami', dan identifikasi reporter, jurnalis, atau pemimpin redaksi yang tepat yang bertanggung jawab untuk menerima &/atau menerbitkan siaran pers .
- Perluas pencarian Anda : Jika inisiatif penelitian reporter Anda terbukti tidak berhasil melalui situs web publikasi, gunakan media sosial (yaitu Facebook, Instagram, dan Twitter) untuk memperluas pencarian Anda pada platform yang bermanfaat tersebut. LinkedIn, misalnya, adalah cawan suci wawasan karyawan perusahaan, karena profil penggunanya berisi banyak informasi tentang posisi, tanggung jawab, dan departemen tempat berbagai staf beroperasi.
- Siapkan promosi yang jelas dan ringkas : Saat menjangkau publikasi yang menarik untuk menyampaikan siaran pers Anda, jelaskan secara singkat pentingnya, tujuan, dan nilainya bagi publikasi dan pembacanya.
- Sertakan tenggat waktu dan jadwal embargo : Ini adalah komponen penting dari penyertaan dalam siaran pers Anda, karena informasi ini menandakan parameter sensitif waktu yang penting untuk dipatuhi oleh masing-masing media.
- Bedakan siaran pers Anda dengan menambahkan sumber daya yang relevan: Selain menyertakan media dalam siaran pers Anda, pastikan juga bahwa materi promosi tambahan dan sumber berharga dikirim ke penerima Anda untuk digunakan atau dikirim dalam folder terpisah melalui Google Drive atau file online lainnya -berbagi/menyimpan platform.
- Pastikan format yang jelas dan konsisten : Untuk penerima siaran pers Anda, sangat penting untuk mengklarifikasi indikasi yang pasti tentang informasi apa yang untuk tujuan publikasi dan informasi apa untuk tujuan editorial, membuat perbedaan ini tentang bagaimana menggunakan informasi yang jelas untuk editor.
8. Pahami bahwa Nilai Waktu Bisa Menjadi Anugrah Anda
Menjadi komunikasi tertulis yang melaporkan informasi spesifik, tetapi singkat tentang suatu peristiwa, keadaan, peluncuran produk, atau kejadian lainnya, siaran pers yang paling efektif segera diproduksi dan tersedia untuk “rilis segera”, yang berarti bahwa siapa pun dapat berbagi informasi segera. karena sudah go public.
Wartawan perlu diberi waktu tenggang yang memadai, jadi idealnya, Anda harus berusaha untuk membagikan rilis berita Anda 48-72 jam sebelumnya, yang akan memberi wartawan cukup waktu untuk membaca kiriman Anda dan menyusun tulisan untuk diterbitkan.
9. Selalu Sertakan Info Latar Belakang
Menyertakan informasi singkat (yaitu profil perusahaan/merek, detail kontak, dan hyperlink yang relevan) di bagian akhir siaran pers Anda yang penting, tetapi tidak krusial, tetap bernilai bagi reporter dan jurnalis yang mencari wawasan latar belakang yang dapat memperkuat artikel mereka :
Kredit Gambar: London Out Loud Blog
10. Menutup Siaran Pers Anda dengan Ajakan Bertindak
Selain siaran pers yang biasanya diakhiri dengan deskripsi singkat tentang perusahaan atau organisasi yang mengamanatkan rilisnya, Anda juga perlu menyertakan CTA (ajakan bertindak) jika perlu.
Sekali lagi, mengenai menjaga prinsip-prinsip relevansi, CTA dapat berpartisipasi dalam acara yang dipromosikan, mendaftar untuk uji coba gratis atau keanggotaan layanan yang dipromosikan, atau sekadar mencari tahu lebih lanjut dengan menghubungi penulis siaran pers. Pastikan audiens target Anda selalu diingat di sini!
Beberapa layanan, acara, dan sorotan berita yang dipromosikan mungkin tidak berlaku untuk beberapa pembaca. Misalnya, siaran pers yang memprofilkan '4 Kota Inggris yang Menjadi Daftar 30 Kota Pelajar Terbaik di Seluruh Dunia' tidak selalu menarik bagi pembaca yang tinggal di luar Inggris karena keterbatasan geografisnya, untuk memastikan bahwa CTA tetap relevan untuk audiens target Anda, pastikan untuk mendorong pembaca untuk meninjau studi lengkap untuk mendapatkan arahan dan lebih banyak lalu lintas ke situs web.
Kesimpulan
Menerbitkan siaran pers Anda tidak berarti bahwa outlet media arus utama akan secara otomatis melompat pada setiap bagian yang Anda kirimkan untuk mereka jalankan dan, meskipun menonjol dan menjadi potongan di atas yang lain mungkin tampak menantang, membuat siaran pers Anda diterbitkan di tengah kesibukan lain yang diterima tidak di luar bidang kemungkinan.
Ingatlah untuk menjaga integritas jurnalistik Anda sambil tetap setia dan autentik pada gaya penulisan dan penyampaian Anda secara keseluruhan.
Agensi tertentu menawarkan layanan yang akan mendistribusikan pers atau rilis berita Anda ke outlet media yang sesuai dan dipilih yang relevan dengan bisnis Anda. Di ClickDo, Anda dapat berbicara dengan Ahli Strategi PR Manuela Willbold tentang layanan dan distribusi siaran pers yang disesuaikan untuk mencapai hasil pemasaran dan SEO terbaik.
Jika Anda tidak yakin tentang draf siaran pers Anda, hubungi profesional layanan siaran pers seperti ClickDo untuk mengevaluasinya.
Terakhir, inilah CTA penutup kami hanya untuk Anda:
Jika Anda sangat ingin menerapkan alat di atas saat menulis siaran pers yang sempurna untuk audiens target yang dituju, merasa percaya diri ketika menekan 'kirim' dan melemparnya ke outlet media tradisional serta blog khusus seperti:
- Kiriman di londonbusinessnews.com
- Kiriman di greenlivingblog.org.uk
- Kiriman di education.clickdo.co.uk
Belum lagi blog UK News seperti Submissions di news.clickdo.co.uk.