이 10가지 스마트 단계로 완벽한 보도 자료를 작성하는 방법은 무엇입니까?

오늘날의 정보 공유가 만연한 시대에 대부분의 카피라이터, 기업 및 대기업은 종종 궁금해합니다.

'카피라이팅 군중에서 눈에 띄고 의도한 청중을 충족시키는 구조적으로 건전하고 유익하며 능률적인 보도 자료를 만들어 소란을 피하려면 어떻게 해야 합니까?'

이 시대의 보도 자료는 일반적으로 질문할 수 있는 것과는 대조적으로 더 독특하게 구성되어 있으면 더 성공적입니다.

'완벽한 보도 자료를 작성하는 공식이 있습니까?'

모든 뉴스 가치가 있는 콘텐츠의 최전선에 자리 잡은 견고한 기반을 형성하는 독창성의 끝없는 창의적 가능성과 함께 완벽한 보도 자료를 작성하기 위해 엄격하게 제한되거나 밀폐된 공식은 없을 수 있습니다.

그러나 보도 자료를 제대로 이해한다면 마케팅 캠페인은 더 높은 ROI에 도달할 것입니다.

떠오르는 작가, PR 실무자 또는 소규모 비즈니스 소유자라면 먼저 완벽한 보도 자료를 작성하기 위해 혼란스러운 요소가 무엇인지 이해해야 합니다.

보도 자료란 무엇입니까?

보도 자료라고도 하는 보도 자료는 Small Business Encyclopedia에서 다음과 같이 정의합니다.

"뉴스 기사의 주요 사실을 저널리즘 스타일로 요약한 간략한 인쇄된 진술."

언론인과 간행물의 관심을 끌기 위해 보도/보도 자료는 일반적으로 PR 실무자, 마케팅 담당자, 사업주 및 카피라이터가 작성한 짧고 매력적인 뉴스 기사를 대상 미디어 구성원에게 보냅니다.

효과적인 보도 자료 작성 방법 이해의 가치

모든 성공적인 PR 캠페인의 진원지에 자리잡고 정보의 시대에 반박할 수 없는 가치를 입증하는 보도 자료는 홍보를 얻고 많은 출판물(예: 인쇄/온라인) 및 방송 매체(예: 텔레비전/라디오).

궁극적으로 모든 보도 자료의 주요 목적은 다음을 포함하여 보도 자료가 제공하는 다양한 마케팅 및 판촉 목적을 홍보 회사가 주도하는 매체를 생성하여 명확하고 구체적인 방식으로 중요한 뉴스 가치 있는 메시지를 홍보하는 것입니다.

• 이벤트, 개발, 혁신에 대해 미디어에 알리거나 단어가 들불처럼 퍼질 것이라는 희망을 가지고 발견하는 것.
• 회사에 대한 실제 뉴스 기사를 작성하는 데 편애할 수 있는 기자의 관심을 끌 의도로 비즈니스의 기업 아이덴티티를 공유합니다.

소셜 미디어가 전통적인 미디어 매체와 달리 특정 대상 청중의 즐거움을 위해 보다 직접적인 커뮤니케이션 라인을 구축함에 따라 블로그, 웹사이트 및 기타 소셜 네트워크를 통해 온라인으로 기업의 모습을 홍보하는 PR 플랫폼의 형성에도 엄청난 가치가 있습니다. 소셜 미디어 콘텐츠를 온라인으로 소비하려는 우리의 강박적인 욕구를 더욱 부추깁니다.

보도 자료에 포함되어서는 안 되는 내용

보도 자료의 모든 것에 대한 확고한 이해와 함께 보도 자료 가 아닌 것에 주목하는 것도 똑같이 중요합니다.

보도 자료는 다음이 아닙니다.

• 판매 피치입니다.

• 참을 수 없을 정도로 기술적이고 지나치게 설명적입니다.

• 화려하게 빛나는 비즈니스 프로필.

• 그 메시지에서 정신없이 둔합니다.

보도 자료는 또한 보장된 마케팅 도구가 아니므로 PR 실무자는 효과적인 독자 소비를 위해 보도 자료를 출판하는 것과 관련하여 기대치를 낮추라는 경고를 받습니다.

“문법 오류로 가득 차 있거나, 복잡한 이메일에 묻혀 있거나, 기자의 취재 영역과 전혀 관련이 없는 보도 자료를 보내면 보도 자료를 하수구에 버리는 것이 나을 것입니다.” – Inc. 아프리카

매일 수백 건의 보도 자료를 수신하는 편집자와 기자를 혼란에 빠뜨리는 스팸과 같고 스토리가 없고 광고 형식의 요소로 인해 정보의 바다에 빠져 많은 작가들이 이러한 관행을 오용하여 완벽한 보도 자료를 생산하는 시점을 놓치고 있습니다. 전체 및 주요 구성 요소 중 하나를 수용하지 못하는 것: 독자와의 관련성 .

이를 달성하고 완벽한 보도 자료를 다른 것들과 차별화하기 위해 어떤 조치를 취할 수 있는지 궁금하시다면 잘 찾아오셨습니다. 유용한 팁이 바로 당신이 찾고 있는 것입니다.

완벽한 보도 자료 작성을 위한 10가지 현명한 단계

자료를 작성할 때 기자가 보도 자료를 사용하여 기사를 쉽게 작성하려면 제출 내용이 모든 필수 정보를 포함하는 보도 자료의 기본 프레임워크를 포함해야 한다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.

다음은 이 구조적 프레임워크를 실현하는 데 도움이 되는 10가지 현명한 단계입니다.

1. 창의적이고 눈에 띄는 헤드라인 인증

편집자나 기자가 귀하의 보도 자료를 읽어야 하는 제한된 시간을 감안할 때 귀하의 보도 자료에 대한 관심을 끌 수 있는 가장 좋은 방법은 다음과 같은 강력한 고유 헤드라인을 사용하는 것입니다.

• 구체적이고 요점에 직설적입니다.
• 직접적이고 쉽게 이해할 수 있습니다.
• 적극적인 목소리로 작성되었습니다.
• SEO 최적화 및 소셜 미디어 플랫폼에 적용 가능합니다.

아래 릴리스는 '헤드라인 실패'의 좋은 예가 될 것입니다.

이미지 크레디트: 샤프 스프링

위의 예에서 오류를 쉽게 발견할 수 있다면 완벽한 보도 자료를 위한 올바른 길을 가고 있는 것입니다.

• 위의 내용이 보도 자료 헤드라인의 좋지 않은 예가 되는 것은 매우 일반적이고 막연한 개방형 특성 때문입니다. 발표되는 내용에 대한 세부 정보를 제공하지 않습니다.
• 게다가, 거기에 임의의 대문자는 무엇입니까? 큰 NO-NO !

모든 작가들에게 이 기본적인 오류는 지극히 수준 이하이며 위의 헤드라인과 같은 형식의 제출물을 받는 편집자나 언론인은 보도 자료를 다시 검토할 만큼 심각하게 받아들이지 않을 것임을 경고합니다. 처음이다.

대조적으로, 눈에 띄는 가장 좋은 방법 중 하나는 다음과 같이 즉시 사람들의 관심을 끄는 헤드라인을 만드는 것입니다.

이미지 크레디트: 런던 비즈니스 뉴스

간결한 주제를 통해 헤드라인에 전달하는 유익한 정통 감각이 트릭을 수행하므로 구성 프로세스의 이 단계에서 모서리를 자르지 않도록 하십시오.

펀치 헤드라인이 독자의 관심을 즉각적으로 사로잡는 여러 방법 중 하나인 경우 문제의 '핵심'은 여전히 ​​독자를 계속 투자하게 만듭니다.

2. 세부 사항에 대해 함부로 말하지 마십시오.

매혹적인 헤드라인 아래에는 커뮤니케이션의 핵심이 있습니다. 여기에서 독자에게 무슨 일이 일어나고 있는지, 왜 관심을 가져야 하는지, 그리고 보도 자료에 제공된 정보에 대한 인식을 확대하는 데 가치가 있는 이유에 대해 즉시 계몽함으로써 비즈니스에 착수할 수 있습니다.

제한된 기간 동안 기자가 '보풀'을 살펴봐야 하는 점을 감안할 때, 주제에 대해 헛소리를 하는 것을 피하는 것이 중요합니다.

보도 자료에서 다음과 같은 핵심 질문을 정확하고 적절하게 다루기 시작합니다.

• 무슨 일이야?

• 누가 관련되어 있습니까?

• 언제 일어나는거야?

• 어디에서 무슨 일이 일어나고 있습니까?

• 왜 중요합니까?

예를 들어 아래의 예를 살펴보십시오.

이미지 크레디트: 영국 교육 블로그

위에 제시된 정보에서 관련 기자는 보도 자료의 헤드라인과 시작 단락만 읽고 모든 핵심 정보를 수집할 수 있어야 합니다.

3. 명확성과 관련성을 일관되게 유지

언론인들은 종종 그들이 받는 모호한 보도 자료, 즉 독자와 관련이 없거나 전혀 이해가 되지 않는 유형의 보도 자료에 좌절합니다.

예를 들어:

이미지 크레디트: PRLog

뭐? 더 말이 필요합니까?

보도 자료를 작성할 때 다음과 같이 자문해 보십시오 .

• 나는 처음부터 명확합니까?
• 누가 관련되어 있는지 독자들에게 명확히 하였습니까?
• 내 보도 자료가 기자의 즉각적인 관심을 끌고 30초 동안 요지를 읽을 수 있도록 합니까?
• 내가 전달하려는 메시지에 대해 기자들이 진정으로 관심을 가질 수 있도록 충분한 가치 있는 정보를 포함했는가?

위의 확인란을 모두 선택하면 기자라면 누구나 기꺼이 응할 수 있는 본격적인 보도 자료 임프레자리오가 되는 데 몇 발자국만 더 다가갈 수 있습니다.

4. 단어 수를 줄여라

저널리스트는 학술 에세이를 찾는 것이 아니므로 보도 자료의 본문을 한 페이지에, 추가 메모/연락처 세부 정보를 두 번째 페이지에 포함하여 보도 자료를 최대 두 페이지로 제한해야 함을 명심하는 것이 중요합니다. .

궁극적 으로 총 400-600단어 의 일반적인 단어 수 표준을 목표로 하여 보도 자료가 단어가 정확하고 명확하며 간결하도록 하십시오.

또한 이 작업에서 독자가 귀하의 자료를 읽은 후 몇 초 이내에 흥미를 잃는 것을 방지하기 위해 건조하고 딱딱한 문구를 사용하지 마십시오.

5. 견적 및 자격 증명 포함

보도 자료의 중요한 세부 사항을 배치할 때 저널리즘 스타일을 염두에 두십시오. 보도 자료는 표준 보도 자료 정보가 포함된 인용문과 출처를 인용하여 3인칭으로 작성된 뉴스 기사처럼 읽어야 합니다.

인용문은 보도 자료의 맥락을 제공하고 내러티브를 형성하여 언론인이 주제를 둘러싼 중요성을 이해하는 데 도움이 됩니다. 따라서 기자에게 다음과 같이 사용할 수 있는 강력한 인용문을 하나 이상 제공하는 것이 중요합니다.

이미지 크레디트: Tech.ClickDo.co.uk

전반적인 메시지의 신뢰성을 강화하기 위한 빠르고 스마트한 도구로 사용되는 인용문은 이상적으로는 신뢰할 수 있는 고위급 핵심 인물(예: 임원, 프로젝트 리더 또는 대변인)로부터 나온 것이어야 합니다.

다음은 다양한 조직의 주요 인사가 인용한 보도 자료의 몇 가지 예입니다.

이미지 크레디트: 런던 비즈니스 뉴스

이미지 크레디트: News.ClickDo.co.uk

6. 혼합 매체/시각 자료 추가

표준 텍스트 릴리스와 달리 다양한 미디어 유형을 포함하는 보도 릴리스는 훨씬 더 많은 조회수를 얻으므로 가능한 경우 텍스트와 함께 보도 릴리스에 다양한 사진, 인포그래픽, 비디오, 그래픽 및/또는 차트를 포함합니다.

보도 자료에 혼합 매체를 포함하는 인용문 외에도 기자에게 시각적으로 매력적이고 유익한 정보를 제공할 수 있습니다.

이미지 크레디트: 그린 리빙 블로그

7. 적절한 수신자와 독자에 맞게 보도 자료를 조정하십시오.

'삼림 벌채의 곤경'에 대한 친환경 보도자료를 작성해서 Pets Magazine 담당자에게 보내지 않으시겠습니까?

따라서 보도 자료를 올바른 출판/미디어 매체로 간소화해야 합니다.

언론 자료를 개인화하면 콘텐츠가 더 큰 호소력을 발휘하여 적절한 대상 독자 독자에게 필터링된 보도 자료를 받을 가능성이 높아집니다.

다음은 이상적인 연락처를 식별하는 몇 가지 방법입니다.

1. 최적의 연락처 식별 : 일반적으로 '문의하기' 페이지에 표시되는 관련 출판물의 웹사이트에서 언론 연락처 정보를 검색하고 보도 자료를 수신 및/또는 출판할 책임이 있는 적합한 기자, 언론인 또는 편집장을 식별합니다. .
2. 검색 범위 확장 : 출판물의 웹사이트를 통해 기자 조사 이니셔티브가 성공적이지 않은 것으로 판명되면 소셜 미디어(예: Facebook, Instagram 및 Twitter)로 이동하여 가치 있는 플랫폼에서 검색을 확장하십시오. 예를 들어 LinkedIn은 사용자 프로필에 다양한 직원이 근무하는 직위, 책임 및 부서에 대한 과다한 정보가 포함되어 있기 때문에 회사 직원 통찰력의 성배입니다.
3. 명확하고 간결한 프레젠테이션 준비 : 관심 있는 출판물에 연락하여 보도 자료를 홍보할 때 출판물과 독자에게 그 중요성, 목적 및 가치를 간략하게 설명하십시오.
4. 마감일 및 금수 일정 포함 : 이 정보는 각 언론 매체가 준수해야 하는 중요한 시간에 민감한 매개변수를 나타내므로 보도 자료 프레젠테이션에 포함하는 데 중요한 구성 요소입니다.
5. 관련 리소스를 추가하여 보도 자료를 차별화하십시오. 보도 자료에 미디어를 포함하는 것 외에도 추가 판촉 자료 및 귀중한 소스가 Google 드라이브 또는 기타 온라인 파일을 통해 별도의 폴더에서 사용하거나 보낼 수 있도록 수신자에게 전송되도록 합니다. - 공유/저장 플랫폼.
6. 명확하고 일관된 형식 보장 : 보도 자료를 받는 사람은 어떤 정보가 출판 목적이고 어떤 정보가 편집 목적인지에 대한 명확한 표시를 명확히 하는 것이 중요합니다.

8. 타이밍의 가치가 구원의 은혜가 될 수 있음을 이해하십시오

이벤트, 상황, 제품 출시 또는 기타 이벤트에 대한 구체적이지만 간략한 정보를 보고하는 서면 커뮤니케이션이므로 가장 효과적인 보도 자료가 즉시 생성되고 "즉시 릴리스"에 제공됩니다. 공개되면서.

기자에게는 적절한 리드 타임이 주어져야 하므로 이상적으로는 48~72시간 전에 보도 자료를 공유하도록 노력해야 합니다. 이렇게 하면 기자가 제출물을 읽고 출판을 위한 글을 작성할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.

9. 항상 배경 정보 포함

중요하지만 중요하지 않은 보도 자료의 후반부에 간략한 정보(예: 회사/브랜드 프로필, 연락처 세부 정보 및 관련 하이퍼링크)를 포함하는 것은 기사를 강화할 수 있는 배경 통찰력을 찾는 기자와 언론인에게 여전히 가치가 있습니다. :

이미지 크레디트: London Out Loud Blog

10. 클릭 유도문안으로 보도 자료 마무리하기

일반적으로 배포를 요구하는 회사 또는 조직에 대한 간단한 설명으로 끝나는 보도 자료 외에도 필요한 경우 CTA(클릭 유도문안)를 포함하는 것이 좋습니다.

다시 말하지만, 관련성 원칙을 유지하는 것과 관련하여 CTA는 프로모션 중인 이벤트에 참여하거나 프로모션 중인 서비스의 무료 평가판 또는 멤버십에 등록하거나 단순히 보도 자료 작성자에게 연락하여 자세한 내용을 알아볼 수 있습니다. 여기에서 타겟 청중을 항상 염두에 두십시오!

일부 프로모션 서비스, 이벤트 및 뉴스 하이라이트는 일부 독자에게 적용되지 않을 수 있습니다. 예를 들어, '전 세계 최고의 학생 도시 30위 안에 드는 영국 4개 도시'를 소개하는 보도 자료는 지리적 제한으로 인해 영국 이외의 지역에 거주하는 독자들에게 꼭 필요한 것은 아니지만 CTA가 관련성을 유지할 수 있도록 합니다. 독자가 전체 연구를 검토하여 웹사이트에 대한 리드와 더 많은 트래픽을 얻을 수 있도록 독려하십시오.

요약해서 말하자면

보도 자료를 발행한다고 해서 주류 언론 매체가 귀하가 제출한 모든 기사에 자동으로 뛰어들고 실행에 옮길 수 있다는 것을 의미하지는 않습니다. 받은 다른 것들은 가능성의 영역 밖에 있지 않습니다.

글쓰기 스타일과 전반적인 전달 방식에 진실하고 진정성을 유지하면서 저널리즘 무결성을 유지하기만 하면 됩니다.

특정 기관은 귀하의 비즈니스와 관련된 적절하고 선별된 언론 매체에 귀하의 보도 자료 또는 보도 자료를 배포하는 서비스를 제공합니다. ClickDo에서 PR 전략가 Manuela Willbold와 맞춤형 보도 자료 서비스 및 배포에 대해 이야기하여 최고의 마케팅 및 SEO 결과를 얻을 수 있습니다.

보도 자료 초안이 확실하지 않은 경우 ClickDo와 같은 보도 자료 서비스 전문가에게 연락하여 평가를 받으십시오.

마지막으로 다음은 귀하를 위한 최종 CTA 입니다.

의도한 대상 고객을 위한 완벽한 보도 자료를 작성할 때 위의 도구를 적용하는 데 열중하고 있다면 '보내기'를 누르고 전통적인 미디어 아울렛과 다음과 같은 틈새 블로그에 홍보할 때 자신감을 가지십시오.

• londonbusinessnews.com에 제출
• greenlivingblog.org.uk에 제출
• Education.clickdo.co.uk에서 제출

news.clickdo.co.uk의 Submissions와 같은 영국 뉴스 블로그는 말할 것도 없습니다.