Come scrivere il comunicato stampa perfetto con questi 10 passaggi intelligenti?

Nell'era odierna di dilagante condivisione delle informazioni, la maggior parte dei copywriter, delle aziende e delle grandi aziende spesso rimane stupita;

"Come posso tagliare il trambusto producendo un comunicato stampa strutturalmente valido, informativo e snello che si distingua dalla folla del copywriting e si rivolga al mio pubblico previsto?"

I comunicati stampa di oggi in termini di età hanno più successo se sono costruiti in modo più univoco anziché generico, di cui potresti mettere in dubbio;

"C'è una formula per scrivere il comunicato stampa perfetto?"

Con le infinite possibilità creative dell'originalità che formano una solida base messa in scena in prima linea in tutti i contenuti degni di nota, potrebbe non esserci una formula rigidamente ristretta o ermetica per scrivere il comunicato stampa perfetto.

Tuttavia, se ottieni correttamente il comunicato stampa, la tua campagna di marketing raggiungerà un ROI più elevato.

Se sei uno scrittore in ascesa, un professionista delle pubbliche relazioni o un piccolo imprenditore, devi prima capire quali elementi di confusione creano per scrivere il comunicato stampa perfetto.

Che cos'è un comunicato stampa?

Denominati anche comunicati stampa, i comunicati stampa sono definiti da The Small Business Encyclopedia come:

"Brevi dichiarazioni stampate che delineano i fatti principali di una notizia in stile giornalistico".

Con l'intenzione di stuzzicare gli interessi di giornalisti e pubblicazioni, i comunicati stampa e le notizie sono generalmente notizie brevi e avvincenti scritte da professionisti delle pubbliche relazioni, esperti di marketing, imprenditori e copywriter inviate a membri mirati dei media.

Il valore di capire come scrivere un comunicato stampa efficace

Immerso nell'epicentro di tutte le campagne di pubbliche relazioni di successo e che dimostra il suo valore inconfutabile nell'era dell'informazione, immagina un comunicato stampa come il tuo biglietto di sola andata per ottenere pubblicità e coprire le tue notizie in una sfilza di pubblicazioni (ad esempio cartacee/online) e mezzi di trasmissione (es. televisione/radio).

In definitiva, lo scopo principale di tutti i comunicati stampa è quello di promuovere messaggi significativi degni di nota in modo chiaro e specifico, creando un mezzo attraverso il quale le società di pubbliche relazioni guidano i vari scopi di marketing e promozionali utilizzati dai comunicati stampa, tra cui:

• Notificare ai media un evento, uno sviluppo, un'innovazione o scoprire con speranza che la voce si diffonderà a macchia d'olio.
• Condivisione dell'identità aziendale di un'azienda con l'intento di catturare l'interesse dei giornalisti che potrebbero essere parziali nello scrivere un vero articolo di notizie sull'azienda.

Con i social media che stabiliscono una linea di comunicazione più diretta per la gioia di un pubblico target specifico rispetto ai media tradizionali, c'è anche un immenso valore nella formazione di piattaforme di PR che promuovono l'aspetto di un'azienda online tramite blog, siti Web e altri social network, alimentando ulteriormente i nostri appetiti ossessivi per il consumo di contenuti dei social media online.

Cosa NON dovrebbe includere un comunicato stampa

Con una solida comprensione di tutto ciò che è un comunicato stampa, è altrettanto importante notare cosa non è un comunicato stampa:

Un comunicato stampa NON è:

• Un passo di vendita.

• Insopportabilmente tecnico ed eccessivamente descrittivo.

• Un profilo aziendale stravagantemente glorificato.

• Mente insensibile nei suoi messaggi.

Anche i comunicati stampa non sono uno strumento di marketing garantito e, in quanto tali, i professionisti delle pubbliche relazioni sono avvertiti di moderare le loro aspettative quando si tratta di pubblicare i loro comunicati per un consumo efficace da parte dei lettori.

"Se invii un comunicato stampa pieno di errori grammaticali, sepolto in un'e-mail contorta o completamente irrilevante per l'area di copertura del giornalista, potresti anche buttare il tuo comunicato stampa in una fogna". – Inc. Africa

Con fattori confondenti simili a spam, senza storie e in stile pubblicitario che lasciano editori e giornalisti - che ricevono centinaia di comunicati stampa ogni giorno - affogando in un mare di informazioni, molti scrittori perdono il punto di produrre il comunicato stampa perfetto abusando della pratica del tutto e non riuscendo ad accogliere una delle sue componenti principali: la rilevanza per il lettore .

Se ti stai chiedendo quali misure puoi adottare per raggiungere questo obiettivo e fare in modo che il tuo comunicato stampa perfetto si distingua dagli altri, sei nel posto giusto: i nostri utili suggerimenti sono proprio quello che stai cercando.

10 passaggi intelligenti per comporre il comunicato stampa perfetto

Quando componi il tuo materiale, è fondamentale capire che, affinché un giornalista possa facilmente produrre una storia usando il tuo comunicato stampa, la tua presentazione deve comprendere la struttura di base di un comunicato stampa contenente tutte le informazioni essenziali.

Ecco 10 passaggi intelligenti che puoi seguire per guidarti nel portare a compimento questo quadro strutturale:

1. Autentica un titolo creativo e accattivante

Dato il periodo di tempo limitato che un editore o giornalista ha per leggere il tuo comunicato stampa, il modo migliore per attirare la sua attenzione verso la tua è attraverso un titolo potente e unico che sia:

• Specifico e diretto al punto.
• Diretto e facilmente comprensibile.
• Scritto con la voce attiva.
• Ottimizzato SEO e applicabile alle piattaforme di social media.

La versione seguente sarebbe un buon esempio di "intestazione non riuscita":

Credito immagine: Sharp Spring

Se riesci a individuare facilmente gli errori dell'esempio sopra, sei sulla strada giusta per la perfezione del comunicato stampa.

• Ciò che rende quanto sopra un pessimo esempio di titolo di un comunicato stampa è la sua natura altamente generica e vagamente aperta. Non fornisce alcun dettaglio su ciò che viene annunciato.
• Inoltre, che succede con le maiuscole casuali lì? GRANDE NO-NO !

A tutti gli scrittori, tieni presente che questo errore elementare è assolutamente scadente e qualsiasi editore o giornalista che riceve una presentazione modellata sul titolo sopra non prenderebbe il tuo comunicato stampa abbastanza sul serio per dargli una seconda occhiata, se decidessero di leggere è una prima volta.

Al contrario, uno dei modi migliori per distinguersi è creare un titolo che coinvolga istantaneamente le persone, come quello qui sotto:

Credito immagine: notizie economiche di Londra

Ricorda, il tocco autentico e informativo che porti al tuo titolo attraverso il suo argomento succinto farà il trucco, quindi evita di tagliare gli angoli in questa fase del tuo processo di composizione.

Con un titolo incisivo che è uno dei tanti modi in cui attira istantaneamente l'attenzione dei lettori, la "carne" della questione è ancora ciò che li tiene coinvolti.

2. Non andare in punta di piedi sui dettagli

Sotto il tuo titolo accattivante si nasconde il nocciolo della tua comunicazione. È qui che ti metti al lavoro illuminando immediatamente il tuo lettore su cosa sta succedendo, perché dovrebbe interessargli e perché è importante espandere la consapevolezza sulle informazioni presentate nel tuo comunicato stampa.

Dato il periodo di tempo limitato che i giornalisti devono setacciare attraverso la "lanugine", è fondamentale evitare di indugiare sull'argomento.

Immediatamente, cerca di rispondere in modo accurato e adeguato a queste domande fondamentali nel tuo comunicato stampa:

• Cosa sta succedendo?

• Chi è coinvolto?

• Quando succede?

• Dove sta succedendo?

• Perchè importa?

Prendi ad esempio l'esempio seguente:

Credito immagine: Blog sull'istruzione nel Regno Unito

Dalle informazioni presentate sopra, il giornalista pertinente dovrebbe essere in grado di raccogliere tutte le informazioni chiave dalla sola lettura del titolo e del paragrafo iniziale del comunicato.

3. Mantenere costantemente chiarezza e pertinenza

I giornalisti sono spesso frustrati dal numero di comunicati stampa vaghi che ricevono, i tipi di comunicati stampa che sono irrilevanti o non hanno alcun senso per il lettore.

Per esempio:

Credito immagine: PRLog

Eh? Devo dire di più?

Quando crei il tuo comunicato stampa, chiediti :

• Sono stato chiaro fin dall'inizio?
• Ho chiarito ai lettori chi è coinvolto?
• Il mio comunicato stampa catturerà l'attenzione immediata dei giornalisti e consentirà loro di leggere l'essenza in 30 secondi?
• Ho incluso abbastanza informazioni preziose per fare in modo che i giornalisti si interessino davvero al messaggio che sto trasmettendo?

Se selezioni tutte le caselle sopra, sei solo a pochi passi dall'essere un vero e proprio impresario di comunicati stampa a cui qualsiasi giornalista risponderebbe volentieri.

4. Mantieni il conteggio delle parole meno prolisso

È importante tenere a mente che i giornalisti non stanno cercando un saggio accademico, quindi assicurati di limitare il tuo comunicato stampa a due pagine al massimo, con il corpo del comunicato stampa su una pagina e note aggiuntive/dettagli di contatto sulla seconda pagina .

Infine, prova a puntare allo standard generale di conteggio delle parole di 400-600 parole in totale , assicurandoti che il tuo comunicato stampa sia ben formulato, nitido e conciso.

Inoltre, in questa impresa, evita di usare una formulazione rigida e secca per evitare che il tuo lettore perda interesse entro pochi secondi dalla lettura del tuo materiale.

5. Includi preventivi e credenziali

Mentre esponi i dettagli critici del tuo comunicato stampa, sii consapevole del suo stile giornalistico. Il tuo comunicato stampa dovrebbe essere letto come una notizia, scritta in terza persona, citando citazioni e fonti contenenti informazioni standard sul comunicato stampa.

Le citazioni danno un contesto al tuo comunicato stampa e ne modellano la narrativa, il che a sua volta aiuta i giornalisti a comprendere l'importanza dell'argomento. Pertanto, è essenziale fornire ai giornalisti almeno una citazione forte da utilizzare, come questa:

Credito immagine: Tech.ClickDo.co.uk

Utilizzate come strumento rapido e intelligente per rafforzare la credibilità del tuo messaggio generale, le tue citazioni dovrebbero idealmente provenire da figure chiave credibili di alto livello (ad esempio un dirigente, un capo progetto o un portavoce).

Ecco alcuni esempi di comunicati stampa citati da figure chiave di varie organizzazioni:

Credito immagine: notizie economiche di Londra

Credito immagine: News.ClickDo.co.uk

6. Aggiungi media misti/ausili visivi

Contrariamente ai comunicati di testo standard, i comunicati stampa contenenti vari tipi di media ricevono molte più visualizzazioni quindi, ove possibile, includi una varietà di immagini, infografiche, video, grafici e/o grafici) nel tuo comunicato stampa come accompagnamento al tuo testo.

Oltre alle citazioni, l'inclusione di media misti nel tuo comunicato stampa può renderlo visivamente più coinvolgente e informativo per i giornalisti:

Credito immagine: Blog Green Living

7. Personalizza il tuo comunicato stampa per i giusti destinatari e lettori

Non scriveresti un comunicato stampa ecologico su "The Plight of Deforestation" e lo invierai al tuo contatto su Pets Magazine, vero?

Quindi, assicurati di ottimizzare il materiale del tuo comunicato stampa verso la giusta pubblicazione/media.

Personalizzando il tuo materiale per la stampa, i tuoi contenuti mostrano un maggiore appeal, aumentando le tue possibilità di ricevere la copertura dei comunicati stampa filtrata fino al pubblico mirato di lettori appropriato.

Ecco alcuni modi per identificare il tuo punto di contatto ideale:

1. Identificare il miglior contatto : sfogliare il sito Web delle pubblicazioni pertinenti per le informazioni di contatto con la stampa, solitamente visualizzate nella pagina "Contattaci", e identificare il giornalista, giornalista o redattore capo giusto che è responsabile della ricezione e/o della pubblicazione dei comunicati stampa .
2. Espandi la tua ricerca : se la tua iniziativa di ricerca sui giornalisti non ha successo tramite il sito Web di una pubblicazione, passa ai social media (ad esempio Facebook, Instagram e Twitter) per espandere la tua ricerca su quelle piattaforme utili. LinkedIn, ad esempio, è il Santo Graal delle informazioni sui dipendenti dell'azienda, poiché i suoi profili utente contengono una miriade di informazioni sulle posizioni, le responsabilità e i dipartimenti in cui operano vari dipendenti.
3. Prepara una presentazione chiara e concisa : quando ti rivolgi a una pubblicazione di interesse per presentare il tuo comunicato stampa, sii diretto nel descriverne brevemente l'importanza, lo scopo e il valore per la pubblicazione e i suoi lettori.
4. Includi scadenze e programmi di embargo : questi sono componenti cruciali da includere nel tuo comunicato stampa, poiché queste informazioni indicano gli importanti parametri sensibili al tempo a cui i rispettivi organi di stampa devono aderire.
5. Distinguere il tuo comunicato stampa aggiungendo risorse pertinenti: oltre a includere i media nel tuo comunicato stampa, assicurati anche che qualsiasi materiale promozionale aggiuntivo e fonti preziose siano inviati ai tuoi destinatari da utilizzare o inviare in una cartella separata tramite Google Drive o qualsiasi altro file online -piattaforma di condivisione/archiviazione.
6. Garantire una formattazione chiara e coerente : per i destinatari del tuo comunicato stampa, è fondamentale chiarire un'indicazione precisa di quali informazioni sono per scopi di pubblicazione e quali informazioni sono per scopi editoriali, rendendo chiara agli editori questa distinzione su come utilizzare le informazioni.

8. Comprendi che il valore del tempismo può essere la tua grazia salvifica

Essendo una comunicazione scritta che riporta informazioni specifiche ma brevi su un evento, una circostanza, il lancio di un prodotto o qualsiasi altro evento, i comunicati stampa più efficaci vengono prontamente prodotti e resi disponibili per il "rilascio immediato", il che significa che chiunque può condividere le informazioni non appena dato che è diventato pubblico.

Ai giornalisti deve essere concesso un tempo di consegna adeguato, quindi idealmente dovresti cercare di condividere il tuo comunicato stampa con 48-72 ore di anticipo, il che darebbe ai giornalisti il ​​tempo sufficiente per leggere la tua presentazione e mettere insieme un articolo per la pubblicazione.

9. Includi sempre informazioni di sfondo

Includere brevi informazioni (ad es. profili azienda/marchio, dettagli di contatto e collegamenti ipertestuali pertinenti) alla fine del tuo comunicato stampa che è importante, ma non cruciale, è comunque utile per i giornalisti e i giornalisti che cercano approfondimenti di base che potrebbero rafforzare il loro articolo :

Credito immagine: blog ad alta voce di Londra

10. Conclusione del comunicato stampa con un invito all'azione

Oltre ai comunicati stampa che in genere terminano con una breve descrizione dell'azienda o dell'organizzazione che ne richiede il rilascio, vale anche la pena includere un CTA (invito all'azione) nel tuo ove necessario.

Sempre in tema di mantenimento dei principi di pertinenza, il CTA potrebbe consistere nel partecipare a un evento in promozione, nell'iscriversi a una prova gratuita o nell'adesione ai servizi in promozione, o semplicemente per saperne di più contattando l'autore del comunicato. Assicurati che il tuo pubblico di destinazione sia sempre tenuto in primo piano qui!

Alcuni servizi, eventi e notizie in evidenza potrebbero non essere applicabili ad alcuni lettori. Ad esempio, un comunicato stampa che profila le "4 città del Regno Unito che fanno l'elenco delle 30 migliori città studentesche del mondo" non attirerebbe necessariamente i lettori che risiedono al di fuori del Regno Unito a causa delle sue limitazioni geografiche, tuttavia, per garantire che il CTA rimanga rilevante al tuo pubblico di destinazione, assicurati di incoraggiare i lettori a rivedere lo studio completo per ottenere contatti e più traffico verso il sito web.

In sintesi

Pubblicare i tuoi comunicati stampa non significa che i media mainstream salteranno automaticamente su ogni pezzo che invii per farli pubblicare e, sebbene distinguersi ed essere un gradino sopra gli altri possa sembrare difficile, pubblicare il tuo comunicato stampa tra la raffica di altri ricevuti non è al di fuori del regno delle possibilità.

Ricorda semplicemente di mantenere la tua integrità giornalistica rimanendo fedele e autentico al tuo stile di scrittura e alla consegna generale.

Alcune agenzie offrono servizi che distribuiranno il tuo comunicato stampa o notiziario a mezzi di comunicazione idonei e selezionati che sono rilevanti per la tua attività. A ClickDo puoi parlare con la PR Strategist Manuela Willbold di servizi e distribuzioni di comunicati stampa personalizzati per ottenere i migliori risultati di marketing e SEO.

Se non sei sicuro della bozza del tuo comunicato stampa, contatta i professionisti del servizio di comunicato stampa come ClickDo per farlo valutare.

Infine, ecco il nostro CTA conclusivo solo per te:

Se sei determinato ad applicare gli strumenti di cui sopra quando scrivi i tuoi comunicati stampa perfetti per un pubblico target, sentiti sicuro quando premi "invia" e li proponi ai media tradizionali e ai blog di nicchia come:

• Presentazioni su londonbusinessnews.com
• Presentazioni su greenlivingblog.org.uk
• Presentazioni su education.clickdo.co.uk

Per non parlare del blog UK News come Submissions at news.clickdo.co.uk.