¿Cómo escribir el comunicado de prensa perfecto con estos 10 pasos inteligentes?

En la era actual de intercambio desenfrenado de información, la mayoría de los redactores publicitarios, las empresas y las grandes corporaciones a menudo se quedan con la duda;

"¿Cómo puedo evitar el alboroto produciendo un comunicado de prensa estructuralmente sólido, informativo y optimizado que se destaque entre la multitud de redactores y atienda a mi público objetivo?"

Los comunicados de prensa de hoy en día tienen más éxito si se construyen de manera más única en lugar de genéricamente, lo cual podría cuestionar;

'¿Existe una fórmula para escribir el comunicado de prensa perfecto?'

Con las infinitas posibilidades creativas de la originalidad formando una base sólida puesta en escena al frente de todo el contenido de interés periodístico, puede que no haya una fórmula estrictamente restringida o hermética para escribir el comunicado de prensa perfecto.

Sin embargo, si obtiene el comunicado de prensa correcto, su campaña de marketing alcanzará un ROI más alto.

Si usted es un escritor en ascenso, un practicante de relaciones públicas o el propietario de una pequeña empresa, primero debe comprender qué elementos confusos hacen que se escriba el comunicado de prensa perfecto.

¿Qué es un comunicado de prensa?

También conocidos como comunicados de prensa, The Small Business Encyclopedia define los comunicados de prensa como:

“Declaraciones impresas breves que resumen los hechos principales de una noticia en estilo periodístico”.

Con la intención de despertar los intereses de los periodistas y las publicaciones, los comunicados de prensa/noticias son generalmente noticias breves y convincentes escritas por profesionales de relaciones públicas, especialistas en marketing, dueños de negocios y redactores publicitarios enviados a miembros específicos de los medios.

El valor de entender cómo escribir un comunicado de prensa efectivo

Ubicado en el epicentro de todas las campañas de relaciones públicas exitosas y demostrando su valor irrefutable en la era de la información, imagine un comunicado de prensa como su boleto de ida para ganar publicidad y lograr que sus noticias se cubran en una gran cantidad de publicaciones (es decir, impresas/en línea) y medios de difusión (es decir, televisión/radio).

En última instancia, el propósito principal de todos los comunicados de prensa es promover mensajes significativos de interés periodístico de una manera clara y específica, creando un medio a través del cual las empresas de relaciones públicas encabecen los diversos propósitos promocionales y de marketing a los que sirven los comunicados de prensa, que incluyen:

• Notificar a los medios sobre un evento, desarrollo, innovación o hallazgo con la esperanza de que la noticia corra como la pólvora.
• Compartir la identidad corporativa de una empresa con la intención de captar el interés de los periodistas que podrían estar dispuestos a escribir un artículo de noticias real sobre la empresa.

Dado que las redes sociales establecen una línea de comunicación más directa para el deleite de audiencias objetivo específicas en contraste con los medios de comunicación tradicionales, también existe un valor inmenso en la formación de plataformas de relaciones públicas que promuevan la aparición de una empresa en línea a través de blogs, sitios web y otras redes sociales. alimentando aún más nuestros apetitos obsesivos por consumir contenido de redes sociales en línea.

Lo que NO debe incluir un comunicado de prensa

Con una comprensión firme de todo lo que es un comunicado de prensa, es igualmente importante que tenga en cuenta lo que no es un comunicado de prensa:

Un comunicado de prensa NO es:

• Un argumento de venta.

• Insoportablemente técnico y excesivamente descriptivo.

• Un perfil comercial extravagantemente glorificado.

• Mente abrumadoramente aburrido en su mensaje.

Los comunicados de prensa tampoco son una herramienta de marketing garantizada y, como tal, se advierte a los profesionales de relaciones públicas que moderen sus expectativas cuando se trata de publicar sus comunicados para el consumo efectivo de los lectores.

“Si envía un comunicado de prensa plagado de errores gramaticales, enterrado en un correo electrónico intrincado o completamente irrelevante para el área de cobertura del reportero, es como si estuviera tirando su comunicado de prensa por el desagüe de una alcantarilla”. – Inc. África

Con factores confusos similares al spam, sin historias y de estilo publirreportaje que dejan a los editores y reporteros, que reciben cientos de comunicados de prensa diariamente, ahogándose en un mar de información, muchos escritores pierden el sentido de producir el comunicado de prensa perfecto al hacer un mal uso de la práctica. en su conjunto y sin dar cabida a uno de sus principales componentes: la relevancia para el lector .

Si se pregunta qué medidas puede tomar para lograr esto y hacer que su comunicado de prensa perfecto se destaque del resto, ha venido al lugar correcto: nuestros útiles consejos son justo lo que está buscando.

10 pasos inteligentes para redactar el comunicado de prensa perfecto

Al redactar su material, es fundamental comprender que, para que un periodista produzca fácilmente una historia utilizando su comunicado de prensa, su envío debe abarcar el marco básico de un comunicado de prensa que contiene toda la información esencial.

Aquí hay 10 pasos inteligentes que puede seguir para guiarlo en la realización de este marco estructural:

1. Autentique un título creativo y pegadizo

Dado el tiempo limitado que un editor o periodista tiene para leer su comunicado de prensa, la mejor manera de atraer su atención hacia la suya es a través de un titular único y poderoso que sea:

• Específico y directo al grano.
• Directo y fácilmente comprensible.
• Escrito en voz activa.
• SEO optimizado y aplicable a las plataformas de redes sociales.

El siguiente comunicado sería un buen ejemplo de un 'fallo de titular':

Crédito de la imagen: Primavera afilada

Si puede detectar fácilmente los errores del ejemplo anterior, está en el camino correcto para lograr un comunicado de prensa perfecto.

• Lo que hace que el anterior sea un mal ejemplo de un titular de comunicado de prensa es su naturaleza altamente genérica y vagamente abierta. No proporciona ningún detalle sobre lo que se anuncia.
• Además, ¿qué pasa con las mayúsculas aleatorias allí? GRAN NO-NO !

A todos los escritores, les advierto que este error elemental es completamente insatisfactorio y que cualquier editor o periodista que reciba un envío diseñado según el titular anterior no tomaría su comunicado de prensa lo suficientemente en serio como para echarle un segundo vistazo, eso si deciden leerlo. es una primera vez.

Por el contrario, una de las mejores maneras de sobresalir es crear un titular que atraiga a las personas al instante, como el que se muestra a continuación:

Crédito de la imagen: Noticias de negocios de Londres

Recuerde, el auténtico estilo informativo que aporta a su título a través de su tema sucinto hará el truco, así que evite tomar atajos en esta fase de su proceso de composición.

Dado que un titular contundente es una de las muchas formas en que instantáneamente atrae la atención de los lectores, la "carne" del asunto sigue siendo lo que los mantiene interesados.

2. No andes de puntillas con los detalles

Debajo de su título cautivador se encuentra el quid de su comunicación. Aquí es donde se pone manos a la obra al informar inmediatamente a su lector sobre lo que está sucediendo, por qué debería importarle y por qué es valioso expandir la conciencia sobre la información presentada en su comunicado de prensa.

Dado el marco de tiempo limitado que los reporteros tienen para filtrar la 'pelusa', es fundamental que evite perder el tiempo con el tema.

Inmediatamente después, prepárese para abordar con precisión y de manera adecuada estas preguntas fundamentales en su comunicado de prensa:

• ¿Qué esta pasando?

• ¿Quién está involucrado?

• ¿Cuándo está pasando?

• ¿Dónde está pasando?

• ¿Por qué eso importa?

Tome el siguiente ejemplo, por ejemplo:

Crédito de la imagen: Blog de educación del Reino Unido

A partir de la información presentada anteriormente, el reportero pertinente debe poder recopilar toda la información clave leyendo únicamente el titular y el párrafo inicial del comunicado.

3. Mantener constantemente la claridad y la relevancia

Los periodistas a menudo se sienten frustrados por la cantidad de comunicados de prensa imprecisos que reciben, los tipos de comunicados de prensa que son irrelevantes o no tienen ningún sentido para el lector.

Por ejemplo:

Crédito de la imagen: PRLog

¿Eh? ¿Necesito decir mas?

Cuando elabore su comunicado de prensa, pregúntese :

• ¿Estoy siendo claro desde el principio?
• ¿He dejado claro a los lectores quién está involucrado?
• ¿Mi comunicado de prensa captará la atención inmediata de los periodistas y les permitirá obtener la esencia 30 segundos después de leerlo?
• ¿He incluido suficiente información valiosa para que los periodistas realmente se preocupen por el mensaje que estoy transmitiendo?

Si marca todas las casillas anteriores, está solo unos pasos más cerca de convertirse en un empresario de comunicados de prensa de pleno derecho al que cualquier reportero respondería con gusto.

4. Mantenga su recuento de palabras menos prolijo

Es importante tener en cuenta que los periodistas no buscan un ensayo académico, así que asegúrese de limitar su comunicado de prensa a dos páginas como máximo, con el cuerpo del comunicado de prensa en una página y notas adicionales/detalles de contacto en la segunda página. .

En última instancia, intente y apunte al estándar general de recuento de palabras de 400-600 palabras en total , asegurándose de que su comunicado de prensa esté redactado de forma precisa, nítida y concisa.

Además, en esta empresa, evite usar una redacción rígida y seca para evitar que su lector pierda interés segundos después de leer su material.

5. Incluya cotizaciones y credenciales

Cuando presente los detalles críticos de su comunicado de prensa, tenga en cuenta su estilo periodístico. Su comunicado de prensa debe leerse como una noticia, escrito en tercera persona, citando citas y fuentes que contienen información estándar de comunicados de prensa.

Las citas brindan contexto a su comunicado de prensa y dan forma a su narrativa, lo que a su vez ayuda a los periodistas a comprender la importancia que rodea al tema. Como tal, es esencial darles a los reporteros al menos una cita fuerte para usar, como esta:

Crédito de la imagen: Tech.ClickDo.co.uk

Utilizado como una herramienta rápida e inteligente para reforzar la credibilidad de su mensaje general, lo ideal es que sus citas provengan de figuras clave creíbles de alto nivel (es decir, un ejecutivo, un líder de proyecto o un vocero).

Aquí hay algunos ejemplos de comunicados de prensa citados por figuras clave de varias organizaciones:

Crédito de la imagen: Noticias de negocios de Londres

Crédito de la imagen: News.ClickDo.co.uk

6. Agregar medios mixtos/ayudas visuales

A diferencia de los comunicados de texto estándar, los comunicados de prensa que contienen varios tipos de medios reciben muchas más visitas, por lo que, cuando sea posible, incluya una variedad de imágenes, infografías, videos, gráficos y/o cuadros en su comunicado de prensa como complemento de su texto.

Además de las citas, la inclusión de medios mixtos en su comunicado de prensa puede hacer que sea visualmente más atractivo e informativo para los periodistas:

Crédito de la imagen: Blog de vida verde

7. Adapte su comunicado de prensa a los destinatarios y lectores correctos

No escribirías un comunicado de prensa ecológico sobre 'La difícil situación de la deforestación' y se lo enviarías a tu contacto en Pets Magazine, ¿verdad?

Por lo tanto, asegúrese de optimizar el material de su comunicado de prensa hacia la publicación/medio de comunicación adecuado.

Al personalizar su material de prensa, su contenido muestra un mayor atractivo, lo que aumenta sus posibilidades de recibir cobertura de comunicados de prensa filtrada a través de la audiencia de lectores adecuada.

Aquí hay algunas formas de identificar su punto de contacto ideal:

1. Identifique el mejor contacto : busque en el sitio web de las publicaciones relevantes la información de contacto de la prensa, que generalmente se muestra en su página "Contáctenos", e identifique al reportero, periodista o editor en jefe adecuado que sea responsable de recibir y/o publicar comunicados de prensa. .
2. Amplíe su búsqueda : si su iniciativa de investigación de reporteros no tiene éxito a través del sitio web de una publicación, diríjase a las redes sociales (es decir, Facebook, Instagram y Twitter) para ampliar su búsqueda en esas plataformas que valen la pena. LinkedIn, por ejemplo, es el santo grial de los conocimientos de los empleados de la empresa, ya que sus perfiles de usuario contienen una gran cantidad de información sobre los puestos, responsabilidades y departamentos en los que opera el personal.
3. Prepare un discurso claro y conciso : cuando se comunique con una publicación de interés para presentar su comunicado de prensa, sea directo al describir brevemente su importancia, propósito y valor para la publicación y sus lectores.
4. Incluya plazos y cronogramas de embargo : estos son componentes cruciales de la inclusión en el lanzamiento de su comunicado de prensa, ya que esta información significa los parámetros importantes y sensibles al tiempo que deben cumplir los medios de comunicación respectivos.
5. Distinga su comunicado de prensa agregando recursos relevantes: además de incluir medios en su comunicado de prensa, también asegúrese de que cualquier material promocional adicional y fuentes valiosas se envíen a sus destinatarios para usar o enviar en una carpeta separada a través de Google Drive o cualquier otro archivo en línea. -plataforma para compartir/almacenar.
6. Asegure un formato claro y consistente : para los destinatarios de su comunicado de prensa, es fundamental aclarar una indicación definitiva de qué información es para fines de publicación y qué información es para fines editoriales, dejando clara esta distinción sobre cómo usar la información para los editores.

8. Comprenda que el valor del tiempo puede ser su gracia salvadora

Al ser una comunicación escrita que informa información específica pero breve sobre un evento, circunstancia, lanzamiento de producto o cualquier otro acontecimiento, los comunicados de prensa más efectivos se producen rápidamente y se ponen a disposición para su "publicación inmediata", lo que significa que cualquier persona puede compartir la información tan pronto como sea posible. como se ha hecho público.

Los reporteros deben tener un tiempo de anticipación adecuado, por lo que, idealmente, debe esforzarse por compartir su comunicado de prensa con 48 a 72 horas de anticipación, lo que les daría a los periodistas suficiente tiempo para leer su presentación y elaborar un artículo para su publicación.

9. Incluya siempre información de fondo

Incluir información breve (es decir, perfiles de la empresa/marca, detalles de contacto e hipervínculos relevantes) hacia el final de su comunicado de prensa que es importante, pero no crucial, sigue siendo valioso para los reporteros y periodistas que buscan información de fondo que podría fortalecer su artículo. :

Crédito de la imagen: Londres en voz alta Blog

10. Conclusión de su comunicado de prensa con una llamada a la acción

Además de los comunicados de prensa que normalmente terminan con una breve descripción de la empresa u organización que ordena su publicación, también vale la pena incluir una CTA (llamada a la acción) en la suya cuando sea necesario.

Nuevamente, con respecto a mantener los principios de relevancia, la CTA podría ser participar en un evento que se promociona, registrarse para una prueba gratuita o ser miembro de los servicios que se promocionan, o simplemente obtener más información contactando al autor del comunicado de prensa. ¡Asegúrese de que su público objetivo siempre se tenga presente aquí!

Es posible que algunos servicios, eventos y noticias destacados promocionados no se apliquen a algunos lectores. Por ejemplo, un comunicado de prensa que describa las '4 ciudades del Reino Unido que figuran en la lista de las 30 mejores ciudades estudiantiles del mundo' no atraería necesariamente a los lectores que residen fuera del Reino Unido debido a sus limitaciones geográficas, sin embargo, para garantizar que la CTA siga siendo relevante. a su público objetivo, asegúrese de alentar a los lectores a revisar el estudio completo para obtener clientes potenciales y más tráfico al sitio web.

En resumen

Emitir sus comunicados de prensa no significa que los principales medios de comunicación se apresuren automáticamente a publicar cada artículo que envíe y, aunque destacarse y estar por encima del resto puede parecer un desafío, lograr que su comunicado de prensa se publique en medio de la ráfaga de otros recibidos no está fuera del ámbito de la posibilidad.

Simplemente recuerde mantener su integridad periodística mientras se mantiene fiel y auténtico a su estilo de escritura y entrega general.

Ciertas agencias ofrecen servicios que distribuirán su prensa o comunicado de prensa a medios de comunicación adecuados y seleccionados que sean relevantes para su negocio. En ClickDo puede hablar con la estratega de relaciones públicas Manuela Willbold sobre servicios y distribuciones de comunicados de prensa personalizados para lograr los mejores resultados de marketing y SEO.

Si no está seguro acerca del borrador de su comunicado de prensa, póngase en contacto con profesionales del servicio de comunicados de prensa como ClickDo para que lo evalúen.

Por último, aquí está nuestro CTA final solo para ti:

Si está empeñado en aplicar las herramientas anteriores al escribir sus comunicados de prensa perfectos para un público objetivo, siéntase seguro al presionar 'enviar' y presentarlos a los medios de comunicación tradicionales, así como a blogs de nicho como:

• Presentaciones en londonbusinessnews.com
• Presentaciones en greenlivingblog.org.uk
• Presentaciones en education.clickdo.co.uk

Sin mencionar el blog de noticias del Reino Unido como Envíos en news.clickdo.co.uk.