Jak napisać idealną informację prasową za pomocą tych 10 inteligentnych kroków?

W dzisiejszej erze szalejącej wymiany informacji większość copywriterów, firm i dużych korporacji często zastanawia się;

„Jak mogę przebić się przez zamieszanie, tworząc strukturalnie solidną, pouczającą i usprawnioną informację prasową, która wyróżnia się z tłumu copywriterów i jest przeznaczona dla moich odbiorców?”

Komunikaty prasowe w dzisiejszych czasach odnoszą większy sukces, jeśli są skonstruowane w bardziej unikalny sposób, a nie ogólnie, o co można by kwestionować;

„Czy istnieje sposób na napisanie idealnego komunikatu prasowego?”

Z nieskończonymi kreatywnymi możliwościami oryginalności, tworzącymi solidną podstawę, wysuwaną na czele wszystkich wartych opublikowania treści, może nie być ściśle ograniczonej lub hermetycznej formuły napisania idealnej informacji prasowej.

Jeśli jednak dobrze zrozumiesz informację prasową, Twoja kampania marketingowa osiągnie wyższy zwrot z inwestycji.

Jeśli jesteś coraz popularniejszym pisarzem, praktykiem PR lub właścicielem małej firmy, najpierw musisz zrozumieć, jakie mylące elementy składają się na napisanie idealnej informacji prasowej.

Co to jest informacja prasowa?

Nazywane również komunikatami prasowymi, komunikaty prasowe są definiowane przez Encyklopedię małych firm jako:

„Krótkie wydrukowane oświadczenia przedstawiające główne fakty wiadomości w stylu dziennikarskim”.

Aby wzbudzić zainteresowanie dziennikarzy i publikacji, komunikaty prasowe/informacje są zazwyczaj krótkimi, przekonującymi wiadomościami pisanymi przez praktyków PR, marketerów, właścicieli firm i copywriterów wysyłanych do docelowych członków mediów.

Wartość zrozumienia, jak napisać skuteczną informację prasową

Umieszczony w epicentrum wszystkich udanych kampanii PR i udowadniający swoją niepodważalną wartość w dobie informacji, wyobraź sobie komunikat prasowy jako bilet w jedną stronę do zdobycia rozgłosu i uzyskania informacji o mnóstwie publikacji (tj. drukowanych/online) i media nadawcze (tj. telewizja/radio).

Ostatecznie głównym celem wszystkich komunikatów prasowych jest promowanie ważnych, wartych opublikowania komunikatów w jasny i konkretny sposób, tworząc medium, za pośrednictwem którego firmy PR inicjują różne cele marketingowe i promocyjne, które służą komunikatom prasowym, w tym:

• Powiadamianie mediów o wydarzeniu, rozwoju, innowacji lub odnalezienie z nadzieją, że wiadomość rozprzestrzeni się lotem błyskawicy.
• Udostępnianie tożsamości korporacyjnej firmy w celu przyciągnięcia uwagi reporterów, którzy mogą nie mieć nic przeciwko napisaniu rzeczywistego artykułu informacyjnego o firmie.

Ponieważ media społecznościowe ustanawiają bardziej bezpośrednią linię komunikacji ku uciesze określonych odbiorców docelowych, w przeciwieństwie do tradycyjnych mediów, istnieje również ogromna wartość w tworzeniu platform PR promujących pojawienie się firmy w Internecie za pośrednictwem blogów, stron internetowych i innych sieci społecznościowych. jeszcze bardziej podsyca nasze obsesyjne apetyty na konsumowanie treści z mediów społecznościowych w Internecie.

Czego informacja prasowa NIE powinna zawierać?

Mając dogłębne zrozumienie wszystkiego, czym jest komunikat prasowy, równie ważne jest, abyś zauważył, czym komunikat prasowy nie jest :

Komunikat prasowy NIE JEST:

• Promocja sprzedaży.

• Nieznośnie techniczny i nadmiernie opisowy.

• Ekstrawagancko gloryfikowany profil działalności.

• Jego przekaz jest otępiająco nudny.

Komunikaty prasowe również nie są gwarantowanym narzędziem marketingowym i jako takie ostrzega się praktyków PR, aby łagodzili swoje oczekiwania, jeśli chodzi o publikowanie swoich komunikatów w celu efektywnej konsumpcji czytelników.

„Jeśli wyślesz notatkę prasową, która jest pełna błędów gramatycznych, zakopana w zawiłym e-mailu lub całkowicie nieistotna dla obszaru relacji reportera, równie dobrze możesz wyrzucić swoją notatkę prasową do kanalizacji”. – Inc. Afryka

Z powodu mylących czynników podobnych do spamu, bez historii i w stylu reklamowym, które sprawiają, że redaktorzy i reporterzy – którzy codziennie otrzymują setki komunikatów prasowych – toną w morzu informacji, wielu autorów nie trafia w cel stworzenia idealnej informacji prasowej, niewłaściwie stosując tę ​​praktykę całkowicie i nie uwzględnia jednego z jego głównych elementów: znaczenia dla czytelnika .

Jeśli zastanawiasz się, jakie środki możesz podjąć, aby to osiągnąć i sprawić, by Twoja idealna informacja prasowa wyróżniała się spośród innych, dobrze trafiłeś – nasze przydatne wskazówki są właśnie tym, czego szukasz.

10 mądrych kroków do skomponowania idealnego komunikatu prasowego

Podczas redagowania materiału ważne jest, aby zrozumieć, że aby dziennikarz mógł z łatwością stworzyć artykuł przy użyciu informacji prasowej, zgłoszenie musi obejmować podstawowe ramy komunikatu prasowego zawierającego wszystkie niezbędne informacje.

Oto 10 inteligentnych kroków, które możesz wykonać, aby wprowadzić w życie te ramy strukturalne:

1. Uwierzytelnij kreatywny i chwytliwy nagłówek

Biorąc pod uwagę ograniczone ramy czasowe, w których redaktor lub dziennikarz musi przeczytać Twoją informację prasową, najlepszym sposobem na zwrócenie ich uwagi na Twoją jest użycie potężnego, jedynego w swoim rodzaju nagłówka, który brzmi:

• Konkretne i od razu do rzeczy.
• Bezpośrednie i łatwo zrozumiałe.
• Napisane głosem czynnym.
• Zoptymalizowany pod kątem SEO i mający zastosowanie do platform mediów społecznościowych.

Poniższa wersja byłaby dobrym przykładem „porażki nagłówka”:

Źródło zdjęcia: Ostra wiosna

Jeśli z łatwością dostrzeżesz błędy z powyższego przykładu, jesteś na dobrej drodze do perfekcji komunikatu prasowego.

• To, co sprawia, że ​​powyższy przykład jest słabym przykładem nagłówka komunikatu prasowego, to jego wysoce ogólny i niejasno otwarty charakter. Nie podaje żadnych szczegółów na temat tego, co jest ogłaszane.
• Co więcej, o co chodzi z losową wielkością liter? WIELKIE NIE-NIE !

Ostrzegam wszystkich autorów, że ten elementarny błąd jest po prostu kiepski, a każdy redaktor lub dziennikarz otrzymujący zgłoszenie stworzone na podstawie powyższego nagłówka nie potraktuje twojej informacji prasowej na tyle poważnie, aby przyjrzeć się jej po raz drugi – to znaczy, że zdecyduje się przeczytać to po raz pierwszy.

W przeciwieństwie do tego, jednym z najlepszych sposobów na wyróżnienie się jest stworzenie nagłówka, który natychmiast zainteresuje ludzi, jak ten poniżej:

Źródło obrazu: Wiadomości biznesowe w Londynie

Pamiętaj, że pouczający, autentyczny talent, który wnosisz do nagłówka poprzez zwięzły temat, załatwi sprawę, więc unikaj skracania jakichkolwiek zakrętów w tej fazie procesu komponowania.

Ponieważ mocny nagłówek jest jednym z wielu sposobów, które natychmiast przyciągają uwagę czytelników, „mięso” sprawy wciąż jest tym, co ich inwestuje.

2. Nie czepiaj się szczegółów

Pod Twoim urzekającym nagłówkiem kryje się sedno Twojej komunikacji. W tym miejscu możesz zabrać się do pracy, natychmiast wyjaśniając czytelnikowi, co się dzieje, dlaczego powinno go to obchodzić i dlaczego warto poszerzać świadomość na temat informacji prezentowanych w komunikacie prasowym.

Biorąc pod uwagę ograniczone ramy czasowe, w których reporterzy muszą przesiewać „puch”, kluczowe jest unikanie kręcenia się wokół tematu.

Od razu postaraj się dokładnie i adekwatnie odpowiedzieć na te podstawowe pytania w swojej informacji prasowej:

• Co się dzieje?

• Kto jest zaangażowany?

• Kiedy to się dzieje?

• Gdzie to się dzieje?

• Dlaczego to ma znaczenie?

Weźmy na przykład poniższy przykład:

Źródło obrazu: brytyjski blog edukacyjny

Na podstawie informacji przedstawionych powyżej, odpowiedni reporter powinien być w stanie zebrać wszystkie kluczowe informacje wyłącznie na podstawie nagłówka i początkowego akapitu komunikatu.

3. Konsekwentnie zachowuj jasność i trafność

Dziennikarze często są sfrustrowani liczbą niejasnych informacji prasowych, które otrzymują – rodzaje informacji, które są albo nieistotne, albo w ogóle nie mają sensu dla czytelnika.

Na przykład:

Źródło obrazu: PRLog

Co? Czy muszę powiedzieć więcej?

Tworząc informację prasową, zadaj sobie pytanie :

• Czy od samego początku mówię jasno?
• Czy wyjaśniłem czytelnikom, kto jest zaangażowany?
• Czy mój komunikat prasowy przyciągnie natychmiastową uwagę dziennikarzy i pozwoli im na zapoznanie się z jej treścią w ciągu 30 sekund?
• Czy zamieściłem wystarczająco dużo cennych informacji, aby reporterzy naprawdę zainteresowali się przekazem, który przekazuję?

Jeśli zaznaczysz wszystkie powyższe pola, jesteś tylko kilka kroków bliżej do bycia pełnoprawnym impresario dla prasy, na który każdy reporter chętnie by odpowiedział.

4. Utrzymuj liczbę słów mniej przegadanych

Należy pamiętać, że dziennikarze nie szukają eseju akademickiego, więc ogranicz notatkę prasową do maksymalnie dwóch stron, z treścią komunikatu prasowego na jednej stronie i dodatkowymi uwagami/ danymi kontaktowymi na drugiej stronie .

Ostatecznie postaraj się osiągnąć ogólny standard liczby słów wynoszący łącznie 400-600 słów , upewniając się, że komunikat prasowy jest zwięzły, zwięzły i zwięzły.

Ponadto w tym przedsięwzięciu unikaj używania suchych, sztywnych sformułowań, aby zapobiec utracie zainteresowania czytelnika w ciągu kilku sekund od przeczytania materiału.

5. Dołącz cytaty i poświadczenia

Kiedy przedstawiasz najważniejsze szczegóły swojego komunikatu prasowego, pamiętaj o jego dziennikarskim stylu. Twój komunikat prasowy powinien być czytany jak artykuł informacyjny, napisany w trzeciej osobie, cytujący cytaty i źródła zawierające standardowe informacje prasowe.

Cytaty nadają kontekst Twojemu komunikatowi prasowemu i kształtują jego narrację, co z kolei pomaga dziennikarzom zrozumieć wagę towarzyszącą jej tematyce. W związku z tym ważne jest, aby dać reporterom co najmniej jeden mocny cytat do wykorzystania, taki jak ten:

Źródło obrazu: Tech.ClickDo.co.uk

Używane jako szybkie, inteligentne narzędzie wzmacniające wiarygodność ogólnego przekazu, Twoje cytaty powinny w idealnym przypadku pochodzić od wiarygodnych kluczowych osób wysokiego szczebla (tj. dyrektora, kierownika projektu lub rzecznika).

Oto kilka przykładów oświadczeń prasowych cytowanych przez kluczowe osoby z różnych organizacji:

Źródło obrazu: Wiadomości biznesowe w Londynie

Źródło obrazu: News.ClickDo.co.uk

6. Dodaj mieszane media / pomoce wizualne

W przeciwieństwie do standardowych komunikatów tekstowych, komunikaty prasowe zawierające różne rodzaje mediów są znacznie częściej oglądane, więc tam, gdzie to możliwe, dołącz różne zdjęcia, infografiki, filmy, grafikę i/lub wykresy) jako dodatki do tekstu.

Oprócz cytatów, włączenie mediów mieszanych do informacji prasowej może sprawić, że będzie ona bardziej atrakcyjna wizualnie i pouczająca dla reporterów:

Źródło obrazu: Blog o zielonym życiu

7. Dostosuj swoją informację prasową do właściwych odbiorców i czytelników

Nie napisałbyś przyjaznej dla środowiska informacji prasowej na temat „Losy wylesiania” i nie wysłałbyś jej do swojego kontaktu w Pets Magazine, prawda?

Dlatego pamiętaj, aby skierować swoje materiały prasowe do odpowiednich publikacji/mediów.

Dzięki personalizowaniu materiałów prasowych, Twoje treści prezentują się bardziej atrakcyjnie, zwiększając Twoje szanse na otrzymanie informacji prasowej przefiltrowanej do odpowiedniej grupy docelowej czytelników.

Oto kilka sposobów na określenie idealnego punktu kontaktowego:

1. Znajdź najlepszy kontakt : przejrzyj witrynę internetową odpowiednich publikacji, aby znaleźć informacje kontaktowe dla prasy, zwykle wyświetlane na stronie „Skontaktuj się z nami”, i znajdź odpowiedniego reportera, dziennikarza lub redaktora naczelnego, który jest odpowiedzialny za otrzymywanie i/lub publikowanie informacji prasowych .
2. Rozszerz swoje wyszukiwanie : jeśli Twoja inicjatywa badawcza reporterów okaże się nieskuteczna za pośrednictwem witryny internetowej publikacji, przejdź do mediów społecznościowych (tj. Facebooka, Instagrama i Twittera), aby rozszerzyć wyszukiwanie na tych wartościowych platformach. Na przykład LinkedIn jest świętym Graalem informacji o pracownikach firmy, ponieważ jego profile użytkowników zawierają mnóstwo informacji o stanowiskach, obowiązkach i działach, w których pracują różni pracownicy.
3. Przygotuj jasną i zwięzłą prezentację : kontaktując się z interesującą publikacją, aby przedstawić swoją informację prasową, bezpośrednio opisz jej znaczenie, cel i wartość dla publikacji i jej czytelników.
4. Uwzględnij terminy i harmonogramy embarga : są to kluczowe elementy uwzględniania w prezentacji prasowej, ponieważ informacje te oznaczają ważne parametry czasowe, których muszą przestrzegać poszczególne media.
5. Wyróżnij swoją notatkę prasową, dodając odpowiednie zasoby: Oprócz uwzględnienia mediów w notatce prasowej, upewnij się również, że wszelkie dodatkowe materiały promocyjne i cenne źródła są wysyłane do odbiorców w celu wykorzystania lub wysłania w oddzielnym folderze za pośrednictwem Dysku Google lub dowolnego innego pliku online - platforma do udostępniania/przechowywania.
6. Zadbaj o jasne i spójne formatowanie : dla odbiorców Twojego komunikatu prasowego kluczowe jest jasne wskazanie, jakie informacje są przeznaczone do celów publikacji, a jakie do celów redakcyjnych, z rozróżnieniem na sposób wykorzystania informacji dla redaktorów.

8. Zrozum, że wartość wyczucia czasu może być twoją zbawczą łaską

Będąc pisemnym komunikatem, który zawiera konkretne, ale krótkie informacje o zdarzeniu, okolicznościach, wprowadzeniu produktu na rynek lub jakimkolwiek innym wydarzeniu, najskuteczniejsze komunikaty prasowe są niezwłocznie przygotowywane i udostępniane do „natychmiastowej publikacji”, co oznacza, że ​​każdy może udostępnić informacje tak szybko jak to stało się publiczne.

Dziennikarzom należy zapewnić odpowiedni czas na przygotowanie, więc najlepiej byłoby postarać się udostępnić swoje informacje prasowe z 48-72-godzinnym wyprzedzeniem, co dałoby dziennikarzom wystarczająco dużo czasu na przeczytanie zgłoszenia i sporządzenie opisu do publikacji.

9. Zawsze dołączaj informacje w tle

Dołączanie krótkich informacji (tj. profili firmy/marki, danych kontaktowych i odpowiednich hiperłączy) na końcu komunikatu prasowego, który jest ważny, ale nie kluczowy, nadal ma wartość dla reporterów i dziennikarzy szukających informacji, które mogłyby wzmocnić ich artykuł :

Źródło zdjęcia: London Out Loud Blog

10. Kończenie komunikatu prasowego wezwaniem do działania

Oprócz notatek prasowych, które zazwyczaj kończą się krótkim opisem firmy lub organizacji zlecającej ich publikację, warto w razie potrzeby zamieścić wezwanie do działania (wezwanie do działania).

Ponownie, jeśli chodzi o zachowanie zasad trafności, CTA może polegać na wzięciu udziału w promowanym wydarzeniu, zarejestrowaniu się na bezpłatny okres próbny lub członkostwo w promowanych usługach lub po prostu, aby dowiedzieć się więcej, kontaktując się z autorem komunikatu prasowego. Upewnij się, że Twoja grupa docelowa jest zawsze na pierwszym miejscu!

Niektóre promowane usługi, wydarzenia i najważniejsze wiadomości mogą nie dotyczyć niektórych czytelników. Na przykład komunikat prasowy przedstawiający „4 brytyjskie miasta tworzące listę 30 najlepszych miast studenckich na świecie” niekoniecznie przemawiałby do czytelników mieszkających poza Wielką Brytanią ze względu na ograniczenia geograficzne, aby zapewnić, że CTA pozostanie aktualne do grupy docelowej, pamiętaj, aby zachęcić czytelników do zapoznania się z pełnym badaniem, aby zdobyć potencjalnych klientów i większy ruch na stronie.

W podsumowaniu

Wydawanie informacji prasowych nie oznacza, że ​​media głównego nurtu będą automatycznie przeskakiwać na każdy przesłany przez Ciebie artykuł i chociaż wyróżnianie się i bycie w czołówce może wydawać się trudne, opublikowanie informacji prasowej inne otrzymane nie są poza sferą możliwości.

Po prostu pamiętaj, aby zachować dziennikarską uczciwość, pozostając jednocześnie wiernym i autentycznym stylem pisania i ogólnym przekazem.

Niektóre agencje oferują usługi rozpowszechniania informacji prasowej lub informacyjnej w odpowiednich i wybranych mediach, które są istotne dla Twojej firmy. W ClickDo możesz porozmawiać ze specjalistą ds. PR Manuelą Willbold o spersonalizowanych usługach i dystrybucjach komunikatów prasowych, aby osiągnąć najlepsze wyniki w zakresie marketingu i SEO.

Jeśli nie masz pewności co do wersji roboczej komunikatu prasowego, skontaktuj się z profesjonalistami ds. obsługi komunikatów prasowych, takimi jak ClickDo, aby go ocenić.

Na koniec, oto nasze końcowe wezwanie do działania specjalnie dla Ciebie:

Jeśli jesteś zdecydowany na stosowanie powyższych narzędzi podczas pisania idealnych informacji prasowych dla zamierzonej grupy docelowej, poczuj się pewnie, naciskając „wyślij” i przesyłając je do tradycyjnych mediów, a także niszowych blogów, takich jak:

• Zgłoszenia na londonbusinessnews.com
• Zgłoszenia na greenlivingblog.org.uk
• Zgłoszenia na Education.clickdo.co.uk

Nie wspominając o blogu UK News, takim jak Zgłoszenia na news.clickdo.co.uk.