كيف تكتب البيان الصحفي المثالي بهذه الخطوات الذكية العشر؟

في عصر اليوم الذي يتسم بتفشي تبادل المعلومات ، غالبًا ما يترك معظم مؤلفي النصوص والشركات والشركات الكبرى في حالة من التساؤل ؛

"كيف يمكنني التغلب على هذه الجلبة من خلال إنتاج بيان صحفي سليم وغني بالمعلومات ومبسط من الناحية الهيكلية يبرز من بين حشد كتابة الإعلانات ويلبي احتياجات جمهوري المستهدف؟"

تكون البيانات الصحفية لهذا اليوم أكثر نجاحًا إذا تم إنشاؤها بشكل فريد أكثر من كونها عامة ، والتي قد تتساءل عنها ؛

"هل هناك صيغة لكتابة البيان الصحفي المثالي؟"

مع الإمكانيات الإبداعية اللانهائية للأصالة التي تشكل أساسًا متينًا في مقدمة كل المحتوى الإخباري ، قد لا تكون هناك صيغة مقيدة بشكل صارم أو محكمة للغاية لكتابة البيان الصحفي المثالي.

ومع ذلك ، إذا حصلت على البيان الصحفي بشكل صحيح ، فستصل حملتك التسويقية إلى عائد استثمار أعلى.

إذا كنت كاتبًا صاعدًا ، أو ممارسًا للعلاقات العامة ، أو صاحب شركة صغيرة ، فأنت بحاجة أولاً إلى فهم العناصر المربكة لكتابة البيان الصحفي المثالي.

ما هو البيان الصحفي؟

يشار إليها أيضًا باسم النشرات الإخبارية ، ويتم تعريف البيانات الصحفية بواسطة The Small Business Encyclopedia على النحو التالي:

"بيانات مطبوعة موجزة توضح الحقائق الرئيسية لقصة إخبارية بأسلوب صحفي."

بهدف إثارة اهتمامات الصحفيين والمنشورات ، تكون النشرات الصحفية / الإخبارية عمومًا قصصًا إخبارية قصيرة ومقنعة كتبها ممارسو العلاقات العامة والمسوقون وأصحاب الأعمال ومؤلفو الإعلانات المرسلة إلى أعضاء مستهدفين من وسائل الإعلام.

قيمة فهم كيفية كتابة بيان صحفي فعال

تقع في مركز كل حملات العلاقات العامة الناجحة وتثبت قيمتها التي لا تقبل الجدل في عصر المعلومات ، تخيل البيان الصحفي كتذكرة باتجاه واحد لكسب الدعاية والحصول على أخبارك مغطاة في عدد كبير من المنشورات (مثل المطبوعات / عبر الإنترنت) و وسائط البث (مثل التلفزيون / الراديو).

في النهاية ، الغرض الرئيسي من جميع البيانات الصحفية هو الترويج للرسائل الإخبارية الهامة بطريقة واضحة ومحددة ، وإنشاء وسيط تتولى من خلاله شركات العلاقات العامة قيادة مختلف الأغراض التسويقية والترويجية التي تخدمها البيانات الصحفية ، بما في ذلك:

• إخطار وسائل الإعلام بحدث أو تطوير أو ابتكار أو اكتشاف بأمل أن الكلمة ستنتشر كالنار في الهشيم.
• مشاركة هوية الشركة التجارية بقصد جذب اهتمام المراسلين الذين قد يكونون متحيزين لكتابة مقال إخباري حقيقي عن الشركة.

مع إنشاء وسائل التواصل الاجتماعي لخط اتصال مباشر أكثر لإسعاد جماهير مستهدفة محددة على عكس وسائل الإعلام التقليدية ، هناك أيضًا قيمة هائلة في تشكيل منصات العلاقات العامة التي تعزز ظهور الأعمال عبر الإنترنت عبر المدونات والمواقع الإلكترونية والشبكات الاجتماعية الأخرى ، زيادة تأجيج شهيتنا الهوس لاستهلاك محتوى الوسائط الاجتماعية عبر الإنترنت.

ما الذي يجب ألا يتضمنه البيان الصحفي

من خلال الفهم الراسخ لجميع الأشياء التي يمثلها البيان الصحفي ، من المهم بنفس القدر بالنسبة لك ملاحظة ما لا يمثله البيان الصحفي:

البيان الصحفي ليس:

• ملعب مبيعات.

• تقني بشكل لا يطاق وصفي بشكل مفرط.

• ملف أعمال مجيد للغاية.

• مملة بشكل مخدر للعقل في رسائلها.

كما أن البيانات الصحفية ليست أداة تسويقية مضمونة ، وعلى هذا النحو ، يتم تحذير ممارسي العلاقات العامة بتخفيف توقعاتهم عندما يتعلق الأمر بنشر إصداراتهم من أجل الاستهلاك الفعال للقراء.

"إذا أرسلت بيانًا صحفيًا مليئًا بالأخطاء النحوية ، أو مدفونًا في رسالة بريد إلكتروني معقدة ، أو غير ذي صلة تمامًا بمنطقة تغطية المراسل ، فربما تقوم أيضًا بإلقاء بيانك الصحفي في مجاري الصرف الصحي." - شركة أفريقيا

مع وجود عوامل مربكة تشبه الرسائل غير المرغوب فيها وقصصًا وأسلوبًا إعلانيًا تترك المحررين والمراسلين - الذين يتلقون المئات من البيانات الصحفية يوميًا - يغرقون في بحر من المعلومات ، يفوت العديد من الكتاب فكرة إصدار بيان صحفي مثالي عن طريق إساءة استخدام الممارسة تمامًا وفشل في استيعاب أحد مكوناته الرئيسية: ملاءمته للقارئ .

إذا كنت تتساءل عن الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لتحقيق ذلك وجعل بيانك الصحفي المثالي متميزًا عن البقية ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح - ونصائحنا المفيدة هي ما تبحث عنه تمامًا.

10 خطوات ذكية لتأليف البيان الصحفي المثالي

عند تأليف مادتك ، من المهم أن تفهم أنه لكي يتمكن الصحفي من إنتاج قصة بسهولة باستخدام بيانك الإخباري ، يجب أن يشمل تقديمك الإطار الأساسي لبيان صحفي يحتوي على جميع المعلومات الأساسية.

فيما يلي 10 خطوات ذكية يمكنك اتباعها لإرشادك في جعل هذا الإطار الهيكلي يؤتي ثماره:

1. قم بمصادقة عنوان إبداعي وجذاب

نظرًا للإطار الزمني المحدود الذي يتعين على المحرر أو الصحفي قراءة بيانك الصحفي ، فإن أفضل طريقة لجذب انتباههم تجاهك هي من خلال عنوان رئيسي فريد من نوعه:

• محددة ومباشرة في صلب الموضوع.
• مباشر وسهل الفهم.
• مكتوب بالصوت النشط.
• مُحسّن لتحسين محركات البحث وقابل للتطبيق على منصات التواصل الاجتماعي.

قد يكون الإصدار أدناه مثالًا جيدًا على "فشل العنوان":

حقوق الصورة: شارب سبرينغ

إذا كان بإمكانك بسهولة اكتشاف الأخطاء من المثال أعلاه ، فأنت على المسار الصحيح لإتقان إصدار الصحافة.

• ما يجعل ما ورد أعلاه مثالًا سيئًا لعنوان البيان الصحفي هو طبيعته العامة للغاية والمبهمة والمفتوحة. فشل في تقديم أي تفاصيل حول ما يتم الإعلان عنه.
• علاوة على ذلك ، ما الجديد في الكتابة بالأحرف الكبيرة العشوائية هناك؟ لا ، لا !

إلى جميع الكتاب ، حذر من أن هذا الخطأ الأولي هو مستوى فرعي مباشر وأن أي محرر أو صحفي يتلقى تقديمًا مصممًا بعد العنوان أعلاه لن يأخذ بيانك الصحفي على محمل الجد بما يكفي لإعطائه نظرة ثانية - هذا إذا قرروا القراءة إنها المرة الأولى.

على النقيض من ذلك ، تتمثل إحدى أفضل الطرق للتميز في إنشاء عنوان رئيسي يجذب الأشخاص على الفور ، مثل العنوان أدناه:

حقوق الصورة: London Business News

تذكر ، الذوق التثقيفي الأصيل الذي تجلبه إلى عنوانك من خلال موضوعه المختصر سيفي بالغرض ، لذا تجنب قطع أي زوايا في هذه المرحلة من عملية التكوين الخاصة بك.

نظرًا لأن العنوان الرئيسي هو إحدى الطرق العديدة التي تجذب انتباه القراء على الفور ، فإن "لحم" الأمر لا يزال هو ما يبقيهم مستثمرين.

2. لا تلميح تو حول التفاصيل

تحت عنوانك الآسر يكمن جوهر اتصالاتك. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه العمل من خلال توعية القارئ على الفور بما يحدث ، ولماذا يجب أن يهتم ، ولماذا توجد قيمة في زيادة الوعي بالمعلومات المقدمة في بيانك الصحفي.

نظرًا للإطار الزمني المحدود الذي يتعين على المراسلين أن يدققوا فيه "الزغب" ، فمن الأهمية بمكان أن تتجنب المماطلة حول الموضوع.

مباشرة بعد الخفاش ، انطلق لمعالجة هذه الأسئلة الأساسية بدقة وبشكل مناسب في بيانك الصحفي:

• ماذا يحدث؟

• من المتورط؟

• متى يحدث ذلك؟

• أين يحدث هذا؟

• لماذا يهم؟

خذ المثال أدناه على سبيل المثال:

حقوق الصورة: مدونة التعليم في المملكة المتحدة

من المعلومات المقدمة أعلاه ، يجب أن يكون المراسل المعني قادرًا على جمع جميع المعلومات الأساسية من مجرد قراءة العنوان الرئيسي والفقرة الأولى من البيان.

3. الحفاظ على الوضوح والملاءمة باستمرار

غالبًا ما يشعر الصحفيون بالإحباط بسبب عدد البيانات الصحفية الغامضة التي يتلقونها - أنواع النشرات الإخبارية التي تكون إما غير ذات صلة أو لا معنى لها للقارئ على الإطلاق.

على سبيل المثال:

حقوق الصورة: PRLog

هاه؟ أحتاج أن أقول المزيد؟

عند صياغة بيانك الصحفي ، اسأل نفسك :

• هل أنا واضح من البداية؟
• هل أوضحت للقراء من هم المتورطون؟
• هل يجذب بياني الصحفي الاهتمام الفوري من المراسلين ويسمح لهم بالحصول على الفكرة لمدة 30 ثانية في قراءته؟
• هل قمت بتضمين معلومات قيمة كافية لجعل المراسلين يهتمون بصدق بالرسالة التي أنقلها؟

إذا قمت بتحديد جميع المربعات أعلاه ، فأنت على بعد خطوات قليلة من أن تكون إمبريساريو بيان صحفي كامل العضوية والذي سيرد عليه أي مراسل بكل سرور.

4. حافظ على عدد كلماتك أقل كلمة

من المهم أن تضع في اعتبارك أن الصحفيين لا يبحثون عن مقال أكاديمي ، لذا تأكد من قصر بيانك الصحفي على صفحتين على الأكثر ، مع وجود نص البيان الصحفي في صفحة واحدة وملاحظات / تفاصيل اتصال إضافية في الصفحة الثانية .

في النهاية ، حاول واستهدف معيار عدد الكلمات العام من 400-600 كلمة في المجموع ، وتأكد من أن البيان الصحفي محكم الصياغة وواضح ومختصر.

أيضًا ، في هذا التعهد ، تجنب استخدام صياغة جامدة جافة لمنع القارئ من فقدان الاهتمام في غضون ثوانٍ من قراءة المواد الخاصة بك.

5. تضمين الاقتباسات ووثائق التفويض

عند تحديد التفاصيل الهامة لبيانك الصحفي ، كن على دراية بأسلوبه الصحفي. يجب أن يقرأ البيان الصحفي الخاص بك مثل قصة إخبارية ، مكتوبة بضمير الغائب ، مع الاستشهاد بالاقتباسات والمصادر التي تحتوي على معلومات البيان الصحفي القياسية.

توفر الاقتباسات سياق بيانك الصحفي وتشكل سرده ، والذي بدوره يساعد الصحفيين على فهم الأهمية المحيطة بموضوعه. على هذا النحو ، من الضروري إعطاء المراسلين اقتباسًا قويًا واحدًا على الأقل لاستخدامه ، مثل هذا:

حقوق الصورة: Tech.ClickDo.co.uk

تُستخدم كأداة ذكية وسريعة لتعزيز مصداقية رسائلك الإجمالية ، يجب أن تأتي اقتباساتك بشكل مثالي من شخصيات رئيسية رفيعة المستوى ذات مصداقية (أي مسؤول تنفيذي أو قائد مشروع أو متحدث رسمي).

فيما يلي بعض الأمثلة على بيانات البيانات الصحفية التي استشهدت بها شخصيات رئيسية من منظمات مختلفة:

حقوق الصورة: London Business News

حقوق الصورة: News.ClickDo.co.uk

6. إضافة وسائط مختلطة / مساعدات بصرية

على عكس الإصدارات النصية القياسية ، تتلقى البيانات الصحفية التي تحتوي على أنواع وسائط مختلفة عددًا أكبر من المشاهدات ، لذا ، حيثما أمكن ، قم بتضمين مجموعة متنوعة من الصور والرسوم البيانية ومقاطع الفيديو والرسومات و / أو المخططات) في بيانك الصحفي كمرافقات للنص الخاص بك.

بالإضافة إلى الاقتباسات ، يمكن أن يؤدي تضمين الوسائط المختلطة في بيانك الصحفي إلى جعله أكثر جذبًا بصريًا وإفادة للصحفيين:

حقوق الصورة: مدونة جرين ليفينج

7. تخصيص بيانك الصحفي للمستلمين والقراء المناسبين

لن تكتب بيانًا صحفيًا صديقًا للبيئة حول "محنة إزالة الغابات" وترسله إلى جهة الاتصال الخاصة بك في مجلة بيتس ماغازين ، أليس كذلك؟

لذلك ، تأكد من تبسيط مادة البيان الصحفي الخاصة بك نحو المنشور / منفذ الوسائط الصحيح.

من خلال تخصيص موادك الصحفية ، يُظهر المحتوى الخاص بك جاذبية أكبر ، مما يزيد من فرصك في تلقي تغطية البيانات الصحفية التي تمت تصفيتها إلى الجمهور المستهدف المناسب من القراء.

فيما يلي بعض الطرق لتحديد نقطة الاتصال المثالية الخاصة بك:

1. تحديد أفضل جهة اتصال : قم بالتمشيط عبر موقع الويب الخاص بالمنشورات ذات الصلة للحصول على معلومات الاتصال الصحفي ، والتي يتم عرضها عادةً على صفحة "اتصل بنا" الخاصة بها ، وحدد الصحفي أو الصحفي أو رئيس التحرير المناسب المسؤول عن تلقي و / أو نشر البيانات الصحفية .
2. قم بتوسيع نطاق بحثك : إذا ثبت أن مبادرتك البحثية الخاصة بالمراسلين لم تنجح عبر موقع المطبوعات ، فانتقل إلى وسائل التواصل الاجتماعي (مثل Facebook و Instagram و Twitter) لتوسيع نطاق بحثك على تلك المنصات الجديرة بالاهتمام. LinkedIn ، على سبيل المثال ، هو الكأس المقدسة لرؤى موظفي الشركة ، حيث تحتوي ملفات تعريف المستخدمين الخاصة بها على عدد كبير من المعلومات حول المناصب والمسؤوليات والإدارات التي يعمل بها العديد من الموظفين.
3. قم بإعداد عرض تقديمي واضح وموجز : عند الوصول إلى منشور مهم للترويج لبيانك الصحفي ، كن مباشرًا في وصف موجز لأهميته وغرضه وقيمته بالنسبة للمنشور وقرائه.
4. قم بتضمين المواعيد النهائية وجداول الحظر : هذه عناصر أساسية للتضمين في عرض البيان الصحفي الخاص بك ، حيث تشير هذه المعلومات إلى المعلمات المهمة الحساسة للوقت التي يجب على وسائل الإعلام المعنية الالتزام بها.
5. قم بتمييز البيان الصحفي الخاص بك عن طريق إضافة الموارد ذات الصلة: بالإضافة إلى تضمين الوسائط في البيان الصحفي الخاص بك ، تأكد أيضًا من إرسال أي مواد ترويجية إضافية ومصادر قيمة إلى المستلمين لاستخدامها أو إرسالها في مجلد منفصل عبر Google Drive أو أي ملف آخر عبر الإنترنت - منصة مشاركة / تخزين.
6. ضمان تنسيق واضح ومتسق : بالنسبة لمتلقي بيانك الصحفي ، من المهم توضيح إشارة محددة للمعلومات المخصصة لأغراض النشر وما هي المعلومات للأغراض التحريرية ، مما يجعل هذا التمييز حول كيفية استخدام المعلومات واضحًا للمحررين.

8. افهم أن قيمة التوقيت يمكن أن تكون نعمة الادخار

نظرًا لكونه اتصالًا مكتوبًا يُبلغ عن معلومات محددة ولكن موجزة حول حدث أو ظرف أو إطلاق منتج أو أي حدث آخر ، يتم إصدار البيانات الصحفية الأكثر فاعلية وإتاحتها على الفور "للإصدار الفوري" ، مما يعني أنه يمكن لأي شخص مشاركة المعلومات في أقرب وقت لأنه أصبح متاحًا للعامة.

يجب أن يُمنح الصحفيون مهلة كافية ، لذا من الناحية المثالية ، يجب أن تسعى لمشاركة بيانك الإخباري قبل 48-72 ساعة مقدمًا ، مما يمنح الصحفيين وقتًا كافيًا لقراءة ما تقدمه وتجميع كتابته للنشر.

9. قم دائمًا بتضمين معلومات الخلفية

إن تضمين معلومات موجزة (مثل ملفات تعريف الشركة / العلامة التجارية وتفاصيل الاتصال والروابط التشعبية ذات الصلة) في نهاية بيانك الصحفي المهم ، ولكنه ليس حاسمًا ، لا يزال ذا قيمة للصحفيين والصحفيين الذين يبحثون عن رؤى أساسية يمكن أن تعزز مقالتهم :

حقوق الصورة: مدونة London Out Loud

10. اختتام بيانك الصحفي بالدعوة إلى العمل

بالإضافة إلى البيانات الصحفية التي تنتهي عادةً بوصف قصير للشركة أو المنظمة التي تلزم إصدارها ، من المفيد أيضًا تضمين CTA (عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء) في بياناتك عند الضرورة.

مرة أخرى ، فيما يتعلق بالحفاظ على المبادئ ذات الصلة ، يمكن أن تكون CTA هي المشاركة في حدث يتم الترويج له ، أو التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية أو عضوية في الخدمات التي يتم الترويج لها ، أو ببساطة اكتشف المزيد عن طريق الاتصال بمؤلف البيان الصحفي. تأكد من أن جمهورك المستهدف دائمًا ما يكون في قمة اهتماماتك هنا!

قد لا تنطبق بعض الخدمات والأحداث والأحداث التي يتم الترويج لها على بعض القراء. على سبيل المثال ، لن يجذب البيان الصحفي الذي يصف "4 مدن في المملكة المتحدة وضع قائمة أفضل 30 مدينة طلابية في جميع أنحاء العالم" القراء المقيمين خارج المملكة المتحدة نظرًا لقيودها الجغرافية ، ومع ذلك ، لضمان أن تظل CTA ذات صلة إلى جمهورك المستهدف ، تأكد من تشجيع القراء على مراجعة الدراسة الكاملة لكسب عملاء محتملين ومزيد من الحركة إلى موقع الويب.

في تلخيص

لا يعني إصدار بياناتك الصحفية أن وسائل الإعلام السائدة ستقفز تلقائيًا على كل قطعة ترسلها لتعمل معها ، وعلى الرغم من أن التميز والتفوق على البقية قد يبدو أمرًا صعبًا ، إلا أن نشر بيانك الصحفي خلال فورة تلقى الآخرون ليس خارج نطاق الاحتمال.

تذكر ببساطة أن تحافظ على نزاهتك الصحفية مع الحفاظ على صدقك وأصدقائك في أسلوب الكتابة والتسليم الشامل.

تقدم بعض الوكالات خدمات من شأنها توزيع بيانك الصحفي أو الإخباري على وسائل الإعلام المناسبة والمختارة ذات الصلة بعملك. في ClickDo ، يمكنك التحدث مع Manuela Willbold الاستراتيجي للعلاقات العامة حول خدمات النشرات الصحفية المخصصة والتوزيعات لتحقيق أفضل نتائج التسويق وتحسين محركات البحث.

إذا لم تكن متأكدًا من مسودة البيان الصحفي ، فاتصل بمتخصصي خدمة النشرات الصحفية مثل ClickDo لتقييمها.

أخيرًا ، إليك عبارة CTA الختامية من أجلك فقط:

إذا كنت عازمًا على تطبيق الأدوات المذكورة أعلاه عند كتابة بياناتك الصحفية المثالية لجمهور مستهدف مقصود ، اشعر بالثقة عند الضغط على "إرسال" وعرضها على وسائل الإعلام التقليدية بالإضافة إلى المدونات المتخصصة مثل:

• التقديمات في londonbusinessnews.com
• التقديمات في greenlivingblog.org.uk
• عمليات الإرسال في education.clickdo.co.uk

ناهيك عن مدونة أخبار المملكة المتحدة مثل عمليات الإرسال على news.clickdo.co.uk.