Cum se creează un șablon de factură Excel (+ 3 șabloane gratuite)

Doriți să creați facturi profesionale și de înaltă calitate pentru afacerea dvs.? Utilizarea unui șablon de factură Google Docs sau Excel este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că facturile dvs. sunt ordonate, lizibile și profesionale.

Există zeci de șabloane disponibile online de la Microsoft și alți editori. Aceste șabloane vă permit să creați facturi cu ușurință, fără să petreceți ore întregi creând propriul cadru pe Excel înainte de a putea factura.

Șabloanele de factură Excel vă permit să facturați în câteva minute. Economisind timp și asigurându-vă că veți fi plătit cât mai curând posibil.

Proprietarii de afaceri și proprietarii de întreprinderi mici, în special, au responsabilități infinite de facturare și facturare. Aceste responsabilități se pot acumula rapid dacă aveți mulți clienți, clienți și furnizori de facturat, făcând procesul obositor și stresant.

Utilizarea unui șablon de factură Excel vă va permite să eliminați stresul și să creați facturi la scară fără a pierde timp prețios în acest proces.

Folosind șabloanele potrivite, îți poți personaliza facturile în funcție de nevoile afacerii tale și de identitatea mărcii tale. Șabloanele vă permit să creați și să trimiteți rapid facturi online, ajutându-vă și să urmăriți mai ușor documentele de facturare.

Cum se creează un șablon de factură Excel

De asemenea, puteți crea propriul șablon personalizat de factură Excel pe care să îl utilizați pentru afacerea dvs. Crearea propriului șablon vă oferă control complet asupra a ceea ce includeți și asupra modului în care vă prezentați facturile clienților, vânzătorilor și clienților.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

Alternativ, puteți crea facturi în Excel folosind șabloane definite anterior.

Iată cum:

Utilizarea unui șablon de factură Excel predefinit

Pasul 1: Deschideți Excel

Deschideți programul Microsoft Excel în sistemul dvs. de operare Windows căutând „Excel” în caseta de căutare și făcând clic pe pictograma Excel. Aceasta va deschide pagina de pornire Excel.

Pasul 2: Căutați factura

Utilizați caseta de căutare din pagina de pornire pentru a căuta șabloane de factură Excel tastând „factură”. Odată ce apăsați enter, veți găsi o gamă largă de șabloane de factură predeterminate stocate online și disponibile prin programul Excel.

Amintiți-vă că veți avea nevoie de o conexiune WiFi sau la internet pentru a căuta aceste șabloane.

Pasul 3: Alegeți un șablon

Răsfoiți prin șabloane până când găsiți unul care se potrivește nevoilor afacerii dvs. Faceți clic pe șablonul potrivit pentru a-l deschide.

Pasul 4: Deschideți-l

După ce ați selectat șablonul ales, Excel vă va oferi posibilitatea de a-l descărca și de a-l personaliza în programul Excel. Faceți clic pe butonul „Creați” pentru a descărca șablonul și deschideți-l în Excel.

Pasul 5: personalizați-l

Acum că ați ales și deschis șablonul, îl puteți personaliza și edita în orice mod doriți. Adăugați numele oficial al companiei la șablon și încărcați o siglă sau un antet al companiei, dacă doriți.

Este important să adăugați adresa companiei dvs., codul zonal și informațiile de contact pentru a vă asigura că clienții vă pot contacta cu ușurință atunci când au nevoie.

Pasul 6: Introduceți livrabile

Șablonul dvs. de factură Excel va afișa coloane pentru descrierile produselor și serviciilor dvs. și prețurile acestora. Adăugați prețurile în funcție de produsele sau serviciile pe care le-ați furnizat. Apoi, verificați dacă algoritmii Excel vor calcula suma totală finală.

Toate șabloanele Excel folosesc formule pentru a vă menține exact totalul final. Puteți adăuga rate de impozitare și taxe suplimentare, acolo unde este cazul, utilizând zonele corespunzătoare ale șablonului dvs.

Pasul 7: Salvați șablonul

După ce ați actualizat factura și sunteți mulțumit de modul în care arată, puteți salva șablonul pentru utilizare ulterioară.

Selectați meniul „Fișier” din meniul Excel din colțul cel mai sus al ecranului și faceți clic pe „Salvare ca”. Acest lucru vă va oferi opțiunea de a introduce un nume pentru factura dvs.

După ce ați făcut acest lucru, faceți clic pe butonul „Salvați” pentru a salva șablonul de factură pe computer. Acum veți putea să apelați acest șablon ori de câte ori aveți nevoie, să actualizați detaliile și să salvați copii ale acestuia pentru fiecare execuție a facturii.

Pasul 8: Utilizați și repetați

De fiecare dată când actualizați șablonul de factură Excel, nu uitați să actualizați data, numărul facturii, clientul căruia i se adresează, produsele și serviciile vândute, costurile totale și orice alte informații care s-ar fi putut modifica de la ultima execuție a facturii.

Puteți crea șabloane pentru fiecare dintre clienții dvs. sau clienții dvs. în mod individual sau puteți actualiza șablonul cu noi informații despre clienți și clienți de fiecare dată când generați o nouă factură.

Crearea propriului șablon de factură Excel de la zero

Pasul 1: Deschideți Excel

Deschideți programul Excel pe sistemul dvs. de operare Microsoft Windows tastând „Excel” în caseta de căutare și făcând clic pe el. Odată ce programul este deschis, selectați opțiunea „Registrul de lucru alb” pentru a deschide o pagină Excel goală.

Pasul 2: Prezintă detaliile

Este timpul să adăugați detalii esențiale pe factură sub fiecare celulă.

Începeți cu numele companiei dvs., adresa companiei, data facturii și numărul facturii. În dreptul acestor informații, enumerați detaliile clientului dvs., inclusiv numele companiei, adresa și detaliile de contact ale clientului în cauză.

Sub aceste informații, adăugați coloane intitulate „Descrierea produsului”, „Cantitate”, „Sumă” și „Subtotal”. Coloanele „Total” și „Impozit” sunt de obicei plasate sub coloana subtotalului pentru a vă asigura că formulele Excel vă pot totaliza corect sumele.

Simțiți-vă liber să adăugați o notă de mulțumire la subsolul șablonului de factură.

Pasul 3: stilați-l

Adăugați un oarecare interes vizual șablonului dvs. creându-l sub forma unui tabel și folosind opțiunea „Stiluri de celule” din fila Acasă pentru a adăuga accente, culori și chenare.

Pasul 4: Introduceți formule

Pentru a calcula un total cumulat în Excel, trebuie să utilizați funcția Excel AutoSum. Pur și simplu selectați o celulă sub totalurile secundare pe care doriți să le adăugați (coloana dvs. „Total”), faceți clic pe AutoSum în fila Acasă din grupul Editare, apăsați „Enter” și puteți insera automat o formulă Sumă.

Apoi, faceți clic și trageți mouse-ul peste toate subtotalurile pe care doriți să le adăugați pentru a selecta manual intervalul și apăsați tasta „Enter”. Formula AutoSum va adăuga numerele pentru dvs. și va afișa totalul în coloana pe care ați selectat-o.

Pasul 5: Salvați șablonul

Salvați noul șablon de factură Excel selectând „Fișier”, „Salvare ca” și dând șablonului un titlu. După ce l-ați intitulat, alegeți folderul în care doriți să îl salvați și selectați „Salvare” pentru a stoca șablonul pentru utilizare ulterioară.

Deschideți-l în Excel ori de câte ori trebuie să îl utilizați, utilizați „Salvare ca” pentru a salva o copie nouă și actualizați factura după cum este necesar.

3 șabloane de factură Excel gratuite pe care le puteți folosi acum

FreshBooks are mai multe tipuri de șabloane de factură Excel pe care le puteți utiliza pentru a genera diferite facturi rapid și eficient.

Șablon de factură necompletat

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți cu crearea unei facturi, un șablon gol este un punct de referință excelent pentru a lucra. Factura Excel goală nu este doar ușor de descărcat, dar o puteți personaliza și înainte de a o trimite unui client. Apoi îl puteți utiliza ca șablon pentru toate facturile viitoare.

Șablon de facturare

Facturarea este simplă cu acest șablon Excel. De asemenea, disponibil pentru descărcare gratuită, puteți edita informațiile de facturare și puteți personaliza factura pentru a reflecta marca dvs. De asemenea, adună automat toate elementele rând, așa că, chiar dacă facturați pentru o comandă mare, totalurile sunt toate corecte și vizibile.

Comandă de lucru Excel

Șablonul de comandă de lucru de la FreshBook simplifică capturarea informațiilor despre clienți și locuri de muncă. Aspectul său simplu, dar concis, vă asigură că puteți oferi un rezumat cuprinzător al forței de muncă și al materialelor care au fost folosite pentru a finaliza o lucrare. Costurile unitare și cantitățile sunt calculate automat pentru un plus de ușurință în utilizare.

Toate șabloanele descărcabile FreshBooks sunt la fel de ușor de utilizat ca un registru de lucru Excel gol, astfel încât oricine familiarizat cu Excel le va găsi simple. În plus, acestea pot fi descărcate în diferite formate, inclusiv .DOC, .XLS, .PDF, Foi de calcul Google și Documente. Aceste șabloane sunt, de asemenea, foarte utile în scopuri fiscale, atât pentru afacerea dvs., cât și pentru clienții dvs.

Utilizați șablonul potrivit pentru a genera rapid facturile și a fi plătit cât mai curând posibil.

Cum vă poate ajuta utilizarea unui șablon de factură Excel

S-ar putea să vă întrebați de ce ar trebui să utilizați un șablon de factură Excel pentru a vă crea facturile. Răspunsul simplu la această întrebare este că utilizarea șabloanelor Excel vă poate economisi ore de timp, vă poate simplifica procesul de facturare și vă poate asigura că sunteți privit ca un profesionist.

Există sute, dacă nu mii, de pagini de șabloane de factură Excel disponibile online, oferindu-vă acces instantaneu la șabloanele specifice de care aveți nevoie pentru afacerea dvs. Aceste șabloane oferă un grad ridicat de personalizare și se laudă cu machete simple care sunt pregătite în prealabil pentru dvs. Aceasta înseamnă că munca dvs. de facturare va fi minimă, deoarece trebuie doar să completați câmpurile relevante, să verificați datele și să trimiteți factura clientului în câteva minute.

Personalizarea paginilor de șablon de factură Excel online poate fi, de asemenea, un instrument de marketing fantastic. Vă puteți personaliza facturile pentru a adăuga mesaje speciale adresate clienților dvs., mulțumindu-le pentru afacerea lor și sugerând alte produse și servicii de care ar putea fi interesați.

Adăugarea de sigle, antete, anteturi, subsoluri, fonturi și scheme de culori ale companiei dvs. va ajuta la crearea coeziunii mărcii, sporind cunoașterea mărcii dvs. și asigurându-vă că clienții dvs. știu cine sunt facturile din momentul în care le deschid.

Reducerea timpului pe care îl petreceți pentru facturare va permite clienților dvs. să se bucure de rate de câștig mai consistente și instantanee. Folosirea șabloanelor asigură că clienții și clienții dvs. își vor primi facturile cât mai curând posibil, ceea ce va însemna că este mai probabil să vă plătească facturile la timp. A fi plătit la timp va eficientiza fluxul de numerar al afacerii dvs., vă va permite să vă plătiți personalul la timp și să vă achitați datoriile fără a genera dobândă suplimentară.

Sfaturi utile de facturare pentru facturi profesionale

Dacă facturile nu sunt detaliate, profesionale și ușor de citit, riscați să vă derutați clienții și clienții și să nu fiți plătit la timp. Facturile incorecte pot, de asemenea, să împiedice unii clienți să facă afaceri cu dvs. în viitor.

Utilizați aceste sfaturi de facturare pentru a vă asigura că utilizați paginile șablonului de factură Excel în avantajul dvs.

Verificați întotdeauna facturile înainte de a le trimite

Nimic nu pare mai puțin profesional decât o factură care afișează subtotaluri și totaluri incorecte, prețuri învechite, date incorecte, nume de companii scrise greșit și alte erori flagrante.

Este absolut esențial să vă verificați claritatea și corectitudinea facturilor înainte de a le trimite destinatarilor. Dacă puteți trimite în mod constant facturile corecte, veți contribui la construirea încrederii între afacerea dvs. și clienții săi.

Numerotați fiecare factură pe care o trimiteți

Numerotarea facturilor este un truc ușor care vă va ajuta să identificați fiecare factură fără a fi nevoie să sortați zeci de fișiere. Puteți atribui fiecărui client propriul număr de factură sau puteți numerota facturile în funcție de câte facturi trimiteți în fiecare lună.

Includeți o dată de „plată scadentă până” pentru a fi plătit la timp

Dacă nu specificați când este scadentă o plată, unii clienți ar putea presupune că vă pot plăti în voie. Fiți clar când sunt datorate plățile și dacă vor exista penalități pentru plățile întârziate. Acest lucru vă menține pe dvs. și clienții dvs. pe aceeași pagină și vă maximizează șansele de a fi plătit cât mai curând posibil.

Păstrează-ți informațiile de contact ale companiei la zi

După ce introduceți informațiile de contact în șablonul de factură Excel, trebuie să-l mențineți actualizat, mai ales dacă afacerea dvs. a modificat detalii importante, cum ar fi numărul de contact sau adresa de e-mail.

Detaliile incorecte pot cauza întârzieri la plăți și pot frustra clienții, care ar putea să nu poată contacta dacă au întrebări sau probleme. Verificați lunar informațiile de contact ale șablonului de factură pentru a evita neînțelegerile și întârzierile.

Acceptați o serie de metode de plată diferite, dacă este posibil

Dacă doriți să fiți plătit la timp, oferiți clienților cât mai multe modalități de plată posibil, inclusiv transferuri bancare, comenzi de debit online, portofele electronice precum PayPal și alte platforme de plată de încredere. Nu uitați să enumerați formele de plată pe care le acceptați pe facturi, astfel încât clienții să știe ce metode acceptați.

Păstrați cu grijă facturile anterioare

Poate fi necesar să vă referiți la facturile dvs. pentru a verifica întârzierea plăților și pentru a trimite declarațiile fiscale. Unul dintre numeroasele avantaje ale utilizării unui șablon de factură Excel pentru afacerea dvs. este că vă puteți stoca facturile digitale pe cloud fără a fi nevoie de copii pe hârtie.

Luați în considerare stocarea facturilor pe un hard disk extern sau pe un serviciu bazat pe cloud, cum ar fi Google Drive, pentru a vă asigura că le puteți accesa întotdeauna atunci când aveți nevoie de ele.

Luați în considerare implementarea taxelor de întârziere de plată

Aceasta este o modalitate excelentă de a încuraja clienții și clienții să plătească la timp, deoarece se vor confrunta cu penalități financiare dacă nu o fac. Puteți percepe un procent sau o taxă fixă ​​după cum credeți de cuviință. Majoritatea proprietarilor de afaceri vor aștepta până când o factură este întârziată cu 30 de zile sau mai mult înainte de a impune taxe de întârziere, dar puteți decide cum să implementați cel mai bine aceste penalități, în funcție de natura muncii dvs.

Asigurați-vă că menționați penalitățile de întârziere la plată și condițiile dvs. pentru aceste penalități sunt clar pe factură, astfel încât clienții dvs. să știe la ce să se aștepte dacă plățile lor întârzie.

O modalitate excelentă de a factura

Utilizarea unui șablon de factură Excel pentru procesele de facturare ale companiei dvs. vă oferă control maxim asupra aspectului și conținutului facturilor. Există sute de șabloane diferite din care puteți alege, dintre care multe sunt concepute special pentru anumite afaceri sau procese.

Paginile de șablon de factură Excel descărcabile sunt ușor de personalizat cu informațiile și imaginile mărcii dvs. pentru a crea coeziune în jurul mărcii dvs. și pentru a stimula recunoașterea mărcii în același timp.

Utilizarea unui șablon de factură Excel vă va permite să creați facturi cuprinzătoare, profesionale și ușor de citit, pentru a vă ajuta să fiți plătit la timp și să faceți o impresie asupra clienților dvs.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!