8 sfaturi pentru a stabili limite cu clienții cu respect

Stabilirea limitelor cu clienții este o sarcină incredibil de dificilă pentru freelanceri și proprietarii de afaceri mici. Pe de o parte, vrei să atragi clienți și să-i menții cât mai fericiți. Dar apoi, clienții vor fi beneficii (și ușor de lucrat) doar dacă îți respectă limitele.

Gândește-te, la ce folosește un client dacă nu plătește la timp? Chiar merită un client dacă tot cere din ce în ce mai mult de la tine până în punctul în care nu te poți concentra asupra altor clienți?

Și cum ar trebui să obțineți un echilibru sănătos între muncă și viață dacă aveți un client care sună în mod persistent în timpul orelor de lucru în afara biroului? Acesta este motivul pentru care stabilirea limitelor cu clienții este atât de importantă.

Pentru a evita aceste probleme, trebuie să aplicați limite stricte. Dar, cum faci asta în timp ce îți menții clienții mulțumiți? Asta vom discuta în această postare. Să începem de sus:

4 Motive pentru care stabilirea limitelor cu clienții este importantă

Stabilirea limitelor cu clienții ar putea fi înfricoșătoare, deoarece riscați să pierdeți clienți. Totuși, este ceva ce trebuie să faci. Iata de ce:

1. Granițele susțin respectul reciproc între tine și clienții tăi

Granițele profesionale stabilesc un ghid cu privire la modul în care tu și clienții tăi interacționați și comunicați. De exemplu, vă ajută clienții să știe când și cum ar trebui să vă contacteze. Ai putea fi de acord că weekend-urile și sărbătorile sunt în afara limitelor, de exemplu.

Un astfel de acord construiește respect reciproc. Clienții îți vor respecta timpul și limitele, iar tu vei răspunde același respect.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

În schimb, lipsa limitelor ar putea însemna că clienții vă pot contacta în orice moment. Este foarte periculos, deoarece unii clienți pot abuza cu ușurință de accesibilitatea dvs.

Acestea pot interfera cu capacitatea dvs. de a vă concentra asupra altor funcții cheie din afacerea dvs. Unii chiar se vor strecura în timpul tău personal și familial. Acest lucru poate duce la resentimente dacă este lăsat necontrolat.

2. Limitele te ajută să-ți menții toți clienții mulțumiți

Menținerea unor relații personale strânse cu clienții îi face pe clienți să se simtă apreciați și apreciați. Din păcate, nu poți susține astfel de relații dacă un client nu ține cont de granițe.

Îți vor ocupa o parte semnificativă din timp, iar acest lucru îți va limita serios capacitatea de a ține pasul cu alți clienți. În cele din urmă, vă poate împiedica să vă extindeți afacerea.

3. Granițele afacerii sunt esențiale pentru îngrijirea de sine

Efectele limitelor slabe se revarsă de obicei în viața personală. Dacă clienții tăi te pot contacta oricând doresc, ce îi împiedică să te sune noaptea? Sau în weekend când ieși cu familia?

Fără limite, devine aproape imposibil să ai o viață în afara muncii. Și fără un echilibru sănătos între muncă și viață, productivitatea scade, iar riscul de a dezvolta probleme medicale precum depresia crește enorm.

Fără un echilibru, afacerea ta va fi lovită atunci când nu vei mai fi capabil să menții același nivel de productivitate.

4. Limitele te scutesc de a spune nu clienților tăi

Stabilirea limitelor cu clienții te scutește de situațiile în care trebuie să respingi cererile clienților. De exemplu, dacă îi spuneți unui client că sunteți disponibil doar la anumite ore și acceptă termenii dvs., sunt șanse să nu se deranjeze să vă contacteze în afara acestor ore.

Și din moment ce nu te vei găsi în conversații în care trebuie să spui nu, relațiile tale cu clienții vor deveni probabil mai puternice și mai respectuoase.

Din păcate, nu toți clienții respectă limitele. Prin urmare, așteptați-vă ca câțiva clienți să vă pună în situații în care ar putea fi nevoit să-i refuze.

Cum să stabilești limite cu clienții

Limitele profesionale ar trebui tratate la fel de serios ca orice alt termen de afaceri. Ar trebui să vă creați limitele de la bun început atunci când pregătiți documentele de care aveți nevoie pentru a începe o afacere online.

Mai jos este un ghid în patru pași despre stabilirea limitelor cu clienții:

Stabiliți așteptări

Primul pas către stabilirea limitelor este clarificarea așteptărilor de la început. Clientul dvs. ar trebui să știe la ce se poate aștepta de la dvs. în ceea ce privește orele de lucru, amploarea lucrării, timpii de răspuns, timpul de răspuns, cât timp ar trebui să dureze apelurile etc.

Definiți aceste așteptări cât mai precis posibil. Acest lucru este deosebit de important pentru ceva precum domeniul de activitate pe care îl desfășurați pentru un client. Dacă nu stabiliți un ghid clar pentru aceasta, unii clienți pot profita, făcându-vă să lucrați mai mult decât ați convenit inițial.

Scrieți aceste așteptări și discutați-le cu clientul dvs. chiar de la începutul proiectului. În acest fel, îți vei începe călătoria cu piciorul potrivit, reducând riscul unor dezacorduri viitoare.

Ceea ce este chiar mai important decât stabilirea așteptărilor este să lipiți de ele. Dacă decideți că programul dvs. de lucru este între 8:00 și 16:00, respectați această regulă. Cu excepția cazului în care este o urgență absolută, nu implicați clientul în afara acestor ore.

Da, puteți lucra la proiect în afara orelor de program dacă este necesar, dar evitați să interacționați cu clientul. De ce? Dacă vă încălcați acordul, clientul dumneavoastră va crede că regulile nu sunt atât de importante până la urmă. Unele îți pot depăși granițele și îți va fi greu să aplici regulile pe care nici măcar nu le poți urma.

Pune-ți termenii în scris

Când stabiliți limite cu clienții, puneți termenii dvs. într-un document legal și solicitați clienților să semneze acordul înainte de a începe să lucrați împreună. Aceasta este una dintre cele mai bune tehnici pentru a vă oficializa granițele. Acordul facilitează, de asemenea, rezolvarea oricăror probleme care ar putea apărea pe viitor.

De exemplu, documentul legal ar trebui să arate exact ce trebuie să livrați. Deci, dacă un client încearcă să te determine să faci ceva care nu face obiectul contractului, poți respinge politicos cererea sau îi poți cere să plătească suplimentar.

Acordul ar trebui să indice și condițiile de plată. Acestea includ detalii precum suma datorată, metoda de plată, data scadenței și alți termeni relevanți, cum ar fi penalitățile de întârziere.

Pentru a evita complicarea procesului de integrare a clientului, includeți limitele și așteptările în termenii și condițiile contractelor dvs. Dar asigurați-vă că comunicați și discutați termenii cu clientul înainte de a semna documentul.

Configurați un sistem pentru a impune limitele

Odată ce dvs. și clientul dvs. sunteți de acord cu termenii, veți avea nevoie de un sistem care să vă ajute să aplicați limitele în mod constant. Rețineți că acest sistem nu este doar pentru clienții dvs. Ai nevoie de el pentru a te ține sub control. Probabil că va necesita mai multă disciplină din partea ta, deoarece ești liderul afacerii tale.

Un alt beneficiu al instalării unui sistem adecvat este că te va ajuta să iei pauzele de care ai nevoie, fără să simți că munca ta se va prăbuși în absența ta.

Începeți prin a vă asigura că angajamentele clienților au loc numai în timpul orelor de lucru. Din fericire, există o mulțime de instrumente care vă ajută să gestionați acest lucru. Stabiliți ora în timpul săptămânii și planificați-vă interacțiunile. Puteți găsi cu ușurință șabloane de program săptămânal de lucru care vă pot ajuta să identificați acest lucru.

De exemplu, smartphone-urile moderne vă permit să comutați între diferite profiluri. Puteți configura un profil de serviciu și personal pentru iPhone și puteți personaliza notificările care vin în fiecare profil. De exemplu, ați putea avea notificări de la e-mail, Slack și alte aplicații de colaborare dezactivate pe profilul dvs. personal.

Profilurile sunt de mare ajutor, dar trebuie să exersați puțină autodisciplină pentru a vă împiedica să vă încălcați propriile reguli.

Un alt instrument care vă poate ajuta să impuneți limitele profesionale este software-ul sau pluginul de răspuns automat la e-mail. Aceste instrumente vor răspunde automat la e-mailurile primite atunci când nu sunteți disponibil. Ei ar putea, de exemplu, să răspundă la e-mailul unui client spunându-le când se pot aștepta la un răspuns de la tine.

Instrumentele sunt excelente pentru a menține o relație de lucru cu clienții tăi fără a-ți compromite viața personală.

Abordați imediat limitele încălcate.

Unele limite ale clientului încălcate pot fi mai ușor de abordat decât altele. De exemplu, dacă sfera livrabilelor dvs. este acoperită în contract și clientul solicită muncă suplimentară, puteți programa cu ușurință un apel pentru a discuta taxele suplimentare.

În mod similar, puteți gestiona probleme precum plățile întârziate cu o clauză de penalizare pentru întârziere în contract.

Dar ce se întâmplă dacă un client prea solicitant te sună în mod constant după ore? Cum te descurci fără a strica relația?

Trebuie să stai cu clientul și să-i amintești cât mai politicos posibil orele de lucru.

Majoritatea clienților vor răspunde pozitiv la o astfel de solicitare, deoarece probabil se confruntă cu probleme de echilibru între viața profesională și viața privată. Dar dacă nevoile clientului s-au schimbat atât de mult încât au nevoie de ore suplimentare, va trebui să discutați un nou acord.

De asemenea, puteți adopta o abordare proactivă aici. Aceasta înseamnă să dezactivați notificările prin e-mail și să aveți telefoane separate pentru timpul de afaceri și personal. Clienții nu îți vor întrerupe niciodată viața personală dacă nu te pot contacta, nu?

Doar asigurați-vă că telefonul de afaceri are un serviciu de mesagerie vocală activ pentru a gestiona toate apelurile după program, deoarece clienții nu ar trebui să se simtă ignorați.

Sfaturi pentru stabilirea limitelor cu clienții

Stabilirea limitelor cu clienții este vitală, dar trebuie să o faci corect; altfel, riști să pierzi clienți în acest proces. Deci, iată opt sfaturi despre cum să procedați în acest sens:

Pune întrebări înainte de a te angaja într-un contract

Unii freelanceri sunt încântați să obțină un nou client și uită să-și facă diligența înainte de a semna un contract. Majoritatea freelancerilor acordă atenție exclusiv domeniului și condițiilor de plată, ignorând orice altceva. Acest lucru stabilește o prioritate slabă în cazul în care liniile directoare nu sunt discutate, făcând mai ușor pentru oricare dintre părți să abuzeze de contract.

Înainte de a semna orice contract, purtați o discuție deschisă cu clientul dumneavoastră. Și pe măsură ce urmăriți să vă clarificați limitele, identificați și așteptările clienților.

Aceste discuții vă vor pune pe aceeași pagină înainte de a începe să lucrați împreună. De asemenea, oferă posibilitatea de a rezolva orice problemă înainte de a fi prea târziu. De exemplu, dacă nu sunteți de acord cu orele săptămânale cerute de client, puteți rezolva problema înainte de începerea proiectului.

Utilizați canale oficiale de comunicare

Unul dintre elementele cheie pe care trebuie să le discutați în prealabil este canalele de comunicare. E-mailul este destul de standard, dar aveți nevoie și de un canal suplimentar precum Zoom, Skype sau Slack pentru o comunicare eficientă cu clientul.

Indiferent de opțiunile asupra cărora sunteți de acord, asigurați-vă că le respectați tot timpul. Nu trimiteți text clientului dvs. prin WhatsApp, de exemplu. Poate fi inofensiv să faci asta o dată, dar așa se formează obiceiurile proaste și, înainte de a-ți da seama, nu există nicio distincție între modul în care comunici cu cel mai bun prieten și cu clienții.

Fii pregătit să pleci

Refuzarea unei oportunități de afaceri poate să nu sune corect, dar să recunoaștem, nu fiecare client este bun pentru tine și obiectivul tău final. Dacă clienții nu pot respecta limitele clar definite, este posibil să facă mai mult rău decât bine.

Prin urmare, nu vă fie teamă să refuzați proiectele dacă nu se aliniază obiectivelor dvs., dar faceți-o politicos și respectuos.

Aveți o conversație autentică cu clientul și spuneți-i că proiectul nu este potrivit pentru dvs. Majoritatea clienților vor aprecia onestitatea și nu o vor ține împotriva ta de a merge mai departe.

Iată un șablon pentru a vă ghida:

Bună ziua [numele clientului],

Vă mulțumesc foarte mult pentru că ne-ați contactat cu privire la această oportunitate. Apreciez asta. Din păcate, nu mă pot ocupa de acest proiect pentru tine în acest moment. Mi-e teamă că va trebui să-l transmit.

Vă rugăm să nu ezitați să contactați dacă aveți alte întrebări. Mulțumesc, [numele clientului].

Salutari,
[Numele dumneavoastră]

Scopul aici este de a refuza clientul fără a folosi cuvântul „Nu”. De asemenea, nu vrei să te explici prea mult.

Simțiți-vă liber să menționați un coleg despre care credeți că se poate ocupa de sarcina clientului dvs. Acesta este un alt mod de a vă menține limitele în timp ce ajutați un client care are nevoie.

Înțelegeți-vă prioritățile

Pentru a-ți stabili și implementa limitele în mod eficient, trebuie mai întâi să înțelegi ce este important în viața ta. Care sunt proiectele prioritare pentru săptămână, lună sau trimestru? Câte ore pe săptămână sunt rezervate pentru timpul personal sau de familie?

Cunoașterea priorităților dvs. face mai ușor să identificați cerințele clienților care nu sunt în conformitate cu obiectivele dvs.

Implementați-vă limitele în mod constant

Cel mai bun mod de a vă asigura că limitele sunt respectate este aplicarea lor în mod consecvent. Nu-i spuneți clientului că nu sunteți disponibil pentru apelurile în afara programului de lucru astăzi și încălcați regula a doua zi. Este confuz pentru clienții tăi și te face să arăți ca o glumă.

Implementați-vă limitele pe parcursul relației.

Respectă limitele clienților tăi

Respectă limitele clientului tău așa cum te-ai aștepta ca ei să le respecte pe ale tale. Respectul este o stradă cu două sensuri, până la urmă.

Când îi spui unui client așteptările tale, întreabă-l dacă are condiții proprii. Dacă o fac, notează-le.

Înțelegeți că limitele dvs. vor fi contestate

Unii clienți îți vor testa întotdeauna limitele, în ciuda eforturilor tale de a încerca să menții o relație profesională. Lucruri precum scope creep, de exemplu, sunt foarte comune, în special în lumea freelance-ului.

De exemplu, un client vă poate cere să adăugați o nouă caracteristică la o aplicație pe care o creați pentru el. Mai rău, s-ar putea să nu ia în considerare orele suplimentare necesare pentru a adăuga caracteristica înainte de livrarea produsului final. O astfel de cerere simplă ți-ar putea distruge întreaga cronologie.

După cum sa discutat mai devreme, puneți în aplicare un mecanism pentru a aborda aceste încălcări cât de repede apar.

Ar trebui să te împrietenești cu clienții pe rețelele de socializare?

Rețelele de socializare sunt o modalitate excelentă de a vă construi marca, dar când vine vorba de clienți, vine cu câteva avertismente. Conectarea cu clienții pe rețelele sociale este un subiect dificil. Sigur, există unele beneficii, dar dezavantajele sunt profunde.

De exemplu, accesând unele dintre lucrurile tale personale, conexiunea poate face clienții să te vadă mai mult ca un prieten decât un client. Nu este în întregime un lucru rău, dar poate aduce anumite complicații. De exemplu, un client ar putea începe să-și ia libertăți cu condițiile de plată convenite, deoarece acum sunteți „prieteni apropiați”.

De asemenea, legătura poate strica destul de ușor o relație profesională. Să presupunem că postezi o opinie politică pe pagina ta de Facebook. Dacă clientul are o altă părere, este ușor pentru el să nu-ți placă și să te „anuleze” pentru opinia ta întâmplătoare, chiar dacă ești bun la locul tău de muncă.

În cele din urmă, decizia dacă să vă conectați sau nu cu un client pe rețelele sociale se rezumă la modul în care vă folosiți paginile de socializare. Dacă pagina ta de Facebook este rezervată pentru lucruri personale și nimic altceva, beneficiile conectării cu clienții pe platformă sunt foarte minime.

Pe de altă parte, dacă utilizați rețelele sociale pentru a vă prezenta expertiza, conectarea cu clienții poate fi foarte benefică. Rețelele sociale vă pot ajuta chiar să obțineți clienți noi.

Prin urmare, evaluați modul în care vă folosiți rețelele sociale, apoi luați decizia potrivită dacă vă conectați sau nu cu clienții.

Ești gata să stabilești limite?

Stabilirea limitelor cu clienții este esențială pentru o relație productivă. Ele generează respect reciproc și vă ajută să vă dezvoltați afacerea în timp ce vă îndepliniți angajamentele personale.

Prevenirea încălcării limitelor este întotdeauna mai ușoară decât a face față încălcărilor. Te scutește de conversații dificile și te ajută să creezi relații productive. Așadar, de ce nu îți reluezi controlul asupra afacerii și vieții tale prin stabilirea limitelor?

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!