Guia do gerente para pedidos de folga

Como gerente ou proprietário de uma empresa, lidar com solicitações de folga pode ser algo em que você não pensou muito. Mas é do interesse da sua empresa manter-se informado sobre as solicitações de folga.

Neste guia, abordaremos os tipos de folga que seus funcionários podem solicitar, como lidar com essas solicitações e o que sua política de folga deve incluir.

Folga Definida

Qualquer tempo que um funcionário precise se ausentar do trabalho é 'folga'. Uma solicitação de folga é um processo formal ou informal por meio do qual é solicitada uma folga do trabalho.

Existem muitos tipos diferentes de folga. Normalmente, o tempo de afastamento do trabalho é classificado como folga remunerada ou não remunerada.

Folga remunerada (PTO)

Quando um funcionário procura tirar folga do trabalho com remuneração, isso é chamado de folga remunerada.

Não há nenhuma exigência legal para que os empregadores forneçam PTO nos EUA. No entanto, alguns estados implementaram leis estaduais de licença médica e familiar que exigem que tipos específicos de folga sejam pagos.

A PTO normalmente é oferecida como um benefício aos funcionários. Cabe aos empregadores decidir quanto PTO oferecer. Dez dias por ano é o padrão nos EUA, embora muitos empregadores agora ofereçam mais PTO para atrair e reter os melhores funcionários.

Algumas organizações até introduziram PTO ilimitada. Essa política permite que os funcionários façam o PTO que quiserem, mas ainda assim devem solicitar o afastamento e aprová-lo por um gerente.

Folga não remunerada (UTO)

A folga não remunerada é o tempo fora do trabalho pelo qual os funcionários não são compensados.

Algumas formas de UTO são exigidas por lei federal. Por exemplo, a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) exige que os empregadores permitam que certos funcionários tirem folga não remunerada para emergências médicas e outras circunstâncias.

Cabe aos empregadores decidir se permitem que os funcionários façam UTO por motivos que não são protegidos por lei federal. Oferecer UTO pode dar aos funcionários mais liberdade e equilíbrio entre vida profissional e pessoal, mas também corre o risco de deixar a empresa com poucos funcionários às vezes. Os funcionários devem passar pelo mesmo processo de solicitação e aprovação para UTO e PTO.

Por que o tempo livre é tão importante?

Alguns gerentes ou proprietários de empresas podem considerar as folgas improdutivas e caras para os negócios. No entanto, o tempo livre é incrivelmente importante para a saúde de uma empresa e de sua força de trabalho.

Os funcionários que tiram uma folga regular do trabalho voltam descansados, revigorados e engajados. Isso resulta em funcionários mais felizes e produtivos, que tendem a ser mais leais à organização.

Uma abordagem positiva do tempo livre também pode atrair os melhores talentos. Os candidatos a emprego valorizam as organizações que fornecem flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Priorizar o tempo livre aumenta o moral e melhora a retenção de funcionários.

Por outro lado, uma atitude negativa em relação ao tempo de folga pode ter consequências prejudiciais. Funcionários que são desencorajados a tirar folga podem experimentar níveis mais altos de estresse, insatisfação e esgotamento.

Os empregadores precisam construir uma cultura de empresa em torno do tempo livre e promover seus atributos positivos.

Motivos para solicitações de folga

Aqui estão alguns dos motivos mais comuns pelos quais os funcionários solicitam PTO ou UTO.

Período de férias

Os funcionários geralmente solicitam folga para fazer uma pausa no trabalho por alguns dias ou tirar férias.

Tempo pessoal

Um funcionário pode solicitar uma folga para fazer recados, comparecer a compromissos pessoais ou dedicar-se a um hobby.

Licença médica ou licença médica

Os funcionários podem tirar licença médica se estiverem indispostos, portadores de deficiência ou dependentes para cuidar. A licença médica é normalmente uma licença protegida pela Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA). Geralmente, os membros da equipe precisam ter dias de licença médica acumulados para tirar licença médica remunerada.

Observância religiosa

De acordo com a Lei dos Direitos Civis de 1964, os empregadores com 15 ou mais funcionários devem, de forma razoável, conceder folga a seus funcionários para observância ou prática religiosa.

Licença sabática

Esta é uma ausência prolongada de três meses até um ano. Os sabáticos normalmente são oferecidos apenas a funcionários de longa data como recompensa por seus serviços.

Luto

Os funcionários podem solicitar licença por luto para lamentar a morte de um membro da família e cuidar dos preparativos do funeral. Os empregadores não são obrigados a oferecer licença por luto, mas a maioria fornece 5 dias de PTO ou UTO.

licença paternidade

De acordo com o FMLA, os funcionários podem solicitar folga para cuidar de recém-nascidos ou crianças recém-adotadas. A licença sob o FMLA não é remunerada, mas muitas empresas oferecem licença parental remunerada como um benefício.

dever do júri

As empresas são obrigadas a permitir que os funcionários façam PTO ou UTO se forem chamados para o serviço do júri.

licença militar

De acordo com a Lei de Direitos de Emprego e Reemprego de Serviços Uniformizados, os empregadores são obrigados a permitir que os membros do serviço militar que são chamados para o serviço ativo tirem uma folga.

Ele envia uma mensagem positiva aos funcionários quando os gerentes são razoáveis ​​em conceder pedidos de folga. Certifique-se de ter uma política justa e uma abordagem consistente para considerar as solicitações de folga.

Dicas para gerenciar solicitações de folga

Um manual consistente do funcionário descrevendo um conjunto de regras e um processo claro pode simplificar o gerenciamento de solicitações de folga. Aqui estão nossas principais dicas para lidar com solicitações de folga com facilidade.

Crie uma política de folga

É preciso haver diretrizes claras para funcionários e gerentes sobre como solicitar e aprovar folgas.

Você pode decidir ter uma política de folga abrangente ou políticas separadas para diferentes tipos de folga. Qualquer que seja a abordagem adotada, suas apólices devem aderir a todas as leis trabalhistas federais e estaduais.

Uma política de folga normalmente inclui o seguinte:

• Com que antecedência os funcionários precisam enviar solicitações de folga.
• Com que frequência os funcionários podem solicitar folga em um determinado período.
• Qualquer época do ano em que os funcionários não possam solicitar folga.
• Como devem ser apresentados os pedidos de folga.

Depois que uma política é estabelecida, é uma boa ideia pedir aos funcionários que assinem um formulário reconhecendo que entenderam a política. Isso pode ser útil no caso de disputas relacionadas a folgas.

Configure sistemas de aprovação eficientes

Para tornar o processo de solicitação e aprovação de folga o mais tranquilo possível, você deve ter um sistema padronizado que todos os funcionários e gerentes usem. Não precisa ser um sistema digital excessivamente complexo. Você pode implementar algo mais simples dentro do seu orçamento e necessidades operacionais atuais, desde que funcione bem para você.

Por exemplo, você pode acompanhar as solicitações em papel, com uma planilha ou por e-mail. Empresas maiores podem querer usar um aplicativo de agendamento – como o da Connecteam – ou um sistema de gerenciamento de recursos humanos. Esses sistemas oferecem automações e ferramentas de relatórios que podem ser úteis para rastrear folgas de um grande número de funcionários.

Lide com as solicitações prontamente

Cobrimos as razões pelas quais o tempo livre é importante acima. Lidar com as solicitações prontamente também é muito importante, não apenas para o indivíduo, mas também para a empresa.

Lidar com pedidos de folga de forma eficiente permite que você planeje a ausência em tempo hábil. Isso é particularmente importante se você tiver períodos ocupados chegando e precisar ter certeza de que o cronograma de trabalho está intacto e que as lacunas foram preenchidas.

Os gerentes devem tentar atender às solicitações assim que chegarem ou reservar algum tempo todos os dias para essas tarefas, a fim de evitar que se acumulem.

Seja justo ao equilibrar as necessidades do negócio com as necessidades dos funcionários.

Naturalmente, pode haver momentos em que as solicitações não podem ser atendidas, pois podem causar uma pressão nos negócios ou entrar em conflito com a política de tempo livre.

Os gerentes têm a tarefa de equilibrar as necessidades do negócio com as de seus funcionários, o que nem sempre é fácil. Em última análise, o bom andamento do negócio é a prioridade de um gerente, mas você não deve usá-lo como desculpa para recusar uma folga.

Recusar-se a perder funcionários por um curto período pode resultar em perdê-los permanentemente se eles sentirem que um pedido foi negado injustamente. Considere os seguintes cenários para garantir que você possa ser justo em cada circunstância.

O que fazer quando vários funcionários solicitam folga ao mesmo tempo

Haverá momentos em que mais de um funcionário solicitará o mesmo período de licença. Em um mundo ideal, ambos poderiam ser acomodados com pouco ou nenhum impacto na empresa ou em outros colegas. No mundo real, haverá ocasiões em que não será possível conceder solicitações sobrepostas. Você precisará estabelecer uma abordagem que determine de forma justa como a solicitação de um colega pode ser aprovada em detrimento de outro nesta circunstância.

Aqui estão algumas opções que você pode considerar.

Primeiro a chegar, primeiro a ser atendido: os formulários de solicitação são datados e quem enviar sua solicitação primeiro receberá a licença. Embora esta política encoraje que as solicitações sejam feitas prontamente, ela pode não ser um fator determinante suficiente por si só. Isso ocorre porque não leva em consideração por que o funcionário precisa da licença e se ele pode ser flexível com ela.

Dependente do motivo: todos os funcionários desejam ou precisam de folga por um motivo ou outro. Se você precisa decidir de forma justa entre solicitações sobrepostas, pode considerar o motivo da licença como fator determinante. Você também pode perguntar se há alguma flexibilidade nas datas com base na finalidade da licença.

Você só pode impor isso de forma justa se os funcionários estiverem dispostos a divulgar os motivos detalhados da licença. Alguns funcionários podem estar solicitando licença por motivos importantes, mas pessoais, que não se sentem à vontade para revelar. Esteja ciente de que esta abordagem é subjetiva e pode estar aberta a acusações de favoritismo, portanto não deve ser usada isoladamente.

Frequência de solicitações de folga anteriores: você pode priorizar os funcionários que fizeram menos solicitações em relação aos que tiraram folga com mais frequência.

Outras abordagens para gerenciar várias solicitações incluem “com base na antiguidade”, em que a folga é concedida com base na antiguidade do funcionário. A abordagem de antiguidade não significa necessariamente que a licença de um supervisor deve sempre ter precedência sobre um funcionário júnior. Isso pode significar que o conjunto de habilidades de uma pessoa mais experiente é necessário naquele momento e, portanto, a folga da pessoa mais jovem é concedida. A discrição gerencial deve ser aplicada em todas as abordagens.

Recusar pedidos de folga

Já pode haver épocas específicas do ano em que se aceita que todas as solicitações sejam negadas com base em necessidades comerciais pré-estabelecidas. No entanto, pode haver momentos em que você terá que recusar pedidos de folga por diferentes motivos. Como esse será um ponto de atrito, ele precisa ser manuseado com sensibilidade. Lidar com isso prontamente ajuda, mas ainda pode haver um elemento de decepção ou frustração do funcionário.

Para minimizar a frustração dos funcionários, defina expectativas em sua política que expliquem as ocasiões em que as solicitações serão negadas. Você também pode destacar quaisquer tentativas que a organização fará para remediar a recusa de pedidos de folga. Os exemplos incluem oferecer datas alternativas, permitir trocas de turno e envolver recursos adicionais. Esses esforços mostram aos seus funcionários que você os valoriza e reconhece a importância de se despedir, mesmo que não seja possível acomodá-los no horário solicitado.

Tenha planos de contingência em vigor

Quando conflitos de agendamento são inevitáveis, você deve ter planos de backup para gerenciar esses cenários. Os exemplos incluem ter um grupo de funcionários “de plantão” nos quais você pode contar para preencher as lacunas e que estão abertos para cobrir turnos extras em emergências. Você também pode considerar a utilização de uma agência de recursos humanos para trazer recursos externos experientes.

Conclusão

Gerenciar solicitações de folga significa equilibrar as necessidades de sua organização com as de sua força de trabalho. Para evitar problemas e conflitos de pessoal, sua política de tempo livre precisa ser clara e justa e seus sistemas para gerenciá-la devem ser eficientes.

Reconhecer a importância das licenças e fazer mudanças culturais para incentivar as folgas também é crucial para manter um ambiente de trabalho produtivo e feliz.