经理的休假申请指南

作为经理或企业主，您可能没有考虑过处理休假请求。 但是，及时了解休假请求符合您企业的最佳利益。

在本指南中，我们将介绍您的员工可能要求的休假类型、如何处理这些请求以及您的休假政策应包括的内容。

休假定义

员工可能需要下班的任何时间都是“休假”。 休假请求是一种正式或非正式的流程，通过该流程请求休假。

有许多不同类型的休假。 通常，请假时间分为带薪休假和无薪休假。

带薪休假 (PTO)

当员工寻求带薪休假时，称为带薪休假。

美国没有法律要求雇主提供 PTO。 但是，一些州实施了州家庭和病假法，要求支付特定类型的休假。

PTO 通常作为一项福利提供给员工。 由雇主决定提供多少 PTO。 每年十天是美国的标准，尽管许多雇主现在提供更多的 PTO 来吸引和留住高级员工。

一些组织甚至引入了无限 PTO。 该政策允许员工随心所欲地使用 PTO，但他们仍必须申请休假并获得经理的批准。

无薪休假 (UTO)

无薪休假是员工没有得到补偿的工作时间。

联邦法律要求某些形式的 UTO。 例如，《家庭和医疗休假法》(FMLA) 要求雇主允许某些雇员因医疗紧急情况和其他情况而无薪休假。

由雇主决定是否允许雇员出于不受联邦法律保护的原因参加 UTO。 提供 UTO 可以给员工更多的自由和工作与生活的平衡，但有时也会让公司面临人手短缺的风险。 员工必须通过与 PTO 相同的 UTO 申请和批准流程。

为什么休假如此重要？

一些经理或企业主可能认为休假对企业没有生产力且成本高昂。 然而，休假对于公司及其员工的健康非常重要。

定期休假的员工回来后会休息、精神焕发和投入工作。 这会导致更快乐、更高效的员工，他们往往对组织更忠诚。

积极的休假方式也可以吸引顶尖人才。 求职者重视提供工作与生活平衡和灵活性的组织。 优先考虑休假可以提高士气并提高员工保留率。

另一方面，对休假的消极态度会产生有害的后果。 不愿请假的员工可能会感到更大的压力、不满和倦怠。

雇主需要围绕休假建立一种公司文化，并促进其积极属性。

请假的原因

以下是员工请求 PTO 或 UTO 的一些最常见原因。

假期

员工通常会请假，从工作中休息几天或去度假。

个人时间

员工可能会请假去办事、参加个人约会或花时间发展业余爱好。

病假或病假

如果员工身体不适、有残疾或需要照顾受抚养人，他们可以请病假。 根据《家庭和病假法》(FMLA)，病假通常是受保护的假期。 一般来说，员工需要累积病假才能休带薪病假。

宗教仪式

根据 1964 年民权法案，拥有 15 名或更多雇员的雇主必须合理地允许其雇员休假进行宗教仪式或实践。

休假

这是三个月到一年的长期缺席。 休假通常只提供给长期雇员作为对他们服务的奖励。

丧

员工可以申请丧假以哀悼亲人的去世并处理丧葬事宜。 雇主无需提供丧假，但大多数会提供 5 天的 PTO 或 UTO。

育婴假

根据 FMLA，员工可以请假照顾新生儿或新收养的孩子。 FMLA 规定的休假是无薪的，但许多公司提供带薪育儿假作为一项福利。

陪审义务

如果员工被要求履行陪审义务，公司必须允许他们参加 PTO 或 UTO。

军假

根据《军人就业和再就业权利法》，雇主必须允许应征入伍的军人休假。

当经理合理地批准休假请求时，它会向员工发出积极的信息。 确保您有一个公平的政策和一致的方法来考虑休假请求。

管理休假请求的技巧

一致的员工手册概述了一组规则和清晰的流程，可以简化休假请求的管理。 以下是我们轻松处理休假请求的重要提示。

制定休假政策

需要为员工和经理提供明确的指导方针，说明如何申请和批准休假。

您可以决定制定一项总体休假政策或针对不同类型的休假制定单独的政策。 无论您采取何种方法，您的政策都必须遵守所有联邦和州劳动法。

休假政策通常包括以下内容：

• 员工需要提前多长时间提交休假请求。
• 员工在给定时间段内可以请求休假的频率。
• 一年中员工不能请假的任何时候。
• 应如何提交休假请求。

制定政策后，最好让员工签署一份表格，承认他们了解该政策。 如果发生任何与休假相关的争议，这可能会有所帮助。

建立高效的审批制度

为了使休假请求和批准过程尽可能顺利，您应该有一个所有员工和经理都使用的标准化系统。 它不一定是一个过于复杂的数字系统。 您可以在预算和当前运营需求范围内实施更简单的方法——只要它适合您。

例如，您可以通过纸质、电子表格或电子邮件跟踪请求。 较大的企业可能希望使用日程安排应用程序（如 Connecteam 的）或人力资源管理系统。 这些系统提供自动化和报告工具，可用于跟踪大量员工的休假时间。

及时处理请求

我们在上面介绍了休假很重要的原因。 及时处理请求也非常重要——不仅对个人如此，对企业也是如此。

有效地处理请假请求可以让您及时计划缺勤。 如果您即将迎来繁忙时期并且需要确保工作时间表完好无损并填补空白，这一点尤其重要。

管理人员应尽量在收到请求后立即处理，或者每天留出一些时间来完成这些任务，以防止它们堆积起来。

公平地平衡业务需求和员工需求。

当然，有时可能无法满足请求，因为它们可能会给业务造成压力或与休假政策发生冲突。

经理们的任务是平衡企业与员工的需求，这并不总是那么简单。 归根结底，业务的平稳运行是经理的首要任务，但您不应该以此作为拒绝休假的笼统借口。

如果他们觉得请求被不公平地拒绝，拒绝短期裁员可能会导致永久性裁员。 请考虑以下情况，以确保您在每种情况下都能做到公平。

多名员工同时请假怎么办

有时会有不止一名员工请求相同的休假时间。 在一个理想的世界中，两者都可以在对业务或其他同事几乎没有影响的情况下得到满足。 在现实世界中，有时会出现无法批准重叠请求的情况。 您将需要建立一种方法来公平地确定在这种情况下如何批准一个同事的请求而不是另一个同事的请求。

以下是您可以考虑的一些选项。

先到先得：申请表已注明日期，先提交申请的人将获准休假。 虽然此政策鼓励及时提出请求，但它本身可能不是一个充分的决定因素。 这是因为它没有考虑员工需要休假的原因以及他们是否可以灵活使用。

原因相关：所有员工都会出于某种原因想要或需要休假。 如果您需要在重叠的请求之间做出公平的决定，您可以将休假的原因视为决定因素。 您还可以根据休假的目的询问日期是否有任何灵活性。

如果员工愿意披露请假的详细原因，您只能公平地执行此操作。 有些员工可能出于重要但个人的原因请假，但他们不愿意透露这些原因。 请注意，这种方法是主观的，可能会受到偏袒的指责，因此不应孤立使用。

之前请假请求的频率：您可能希望优先考虑请假次数较少的员工，而不是请假次数较多的员工。

管理多个请求的其他方法包括“基于资历”，即根据员工的资历授予休假时间。 资历法并不一定意味着主管的休假应始终优先于初级员工。 这可能意味着当时需要更高级的人的技能组合，因此授予了更初级的人休假。 管理自由裁量权适用于所有方法。

拒绝休假请求

一年中可能已经有特定时间接受所有请求将根据预先确定的业务需求被拒绝。 但是，有时您可能出于不同原因不得不拒绝休假请求。 由于这将是一个摩擦点，因此需要谨慎处理。 及时处理这个问题确实有帮助，但员工可能仍然会感到失望或沮丧。

为了最大程度地减少员工的挫败感，请在您的政策中设定预期，以解释拒绝请求的情况。 您还可以强调该组织为补救拒绝休假请求所做的任何尝试。 示例包括提供替代日期、允许轮班互换以及使用额外资源。 这些努力向您的员工表明您确实重视他们并认识到请假的重要性，即使无法在要求的时间安排他们。

制定应急计划

当安排冲突不可避免时，您应该制定备份计划来管理这些情况。 示例包括拥有一批“随叫随到”的员工，您可以依靠这些员工来填补空缺，并且他们愿意承担紧急情况下的额外轮班。 您还可以考虑利用人事代理机构引进经验丰富的外部资源。

结论

管理休假请求意味着平衡组织的需求与员工的需求。 为避免人员配备问题和冲突，您的休假政策需要明确和公平，并且您的管理系统应该有效。

认识到休假的重要性并进行文化变革以鼓励休假对于保持高效和快乐的工作环境也至关重要。