دليل المدير لطلبات الإجازة

بصفتك مديرًا أو صاحب عمل ، قد يكون التعامل مع طلبات الإجازة شيئًا لم تفكر فيه كثيرًا. ولكن من مصلحة عملك أن تظل مطلعًا على طلبات الإجازة.

في هذا الدليل ، سنغطي أنواع الإجازات التي قد يطلبها موظفوك ، وكيفية التعامل مع هذه الطلبات ، وما يجب أن تتضمنه سياسة الإجازة.

الوقت المحدد

أي وقت قد يحتاج فيه الموظف إلى ترك العمل هو "إجازة". طلب الإجازة هو عملية رسمية أو غير رسمية يتم من خلالها طلب وقت الابتعاد عن العمل.

هناك أنواع مختلفة من الإجازات. عادةً ما يتم تصنيف وقت الابتعاد عن العمل على أنه إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر.

إجازة مدفوعة الأجر (PTO)

عندما يسعى الموظف إلى أخذ إجازة من العمل مدفوعة الأجر ، يشار إليها على أنها إجازة مدفوعة الأجر.

لا يوجد شرط قانوني لأصحاب العمل لتوفير PTO في الولايات المتحدة. ومع ذلك ، فقد نفذت بعض الولايات قوانين الولاية الخاصة بالعائلة والإجازات الطبية التي تتطلب أنواعًا محددة من الإجازات ليتم دفعها.

يتم تقديم PTO عادةً كميزة للموظفين. الأمر متروك لأصحاب العمل لتحديد مقدار PTO الذي يقدمونه. عشرة أيام في السنة هي المعيار في الولايات المتحدة ، على الرغم من أن العديد من أصحاب العمل يقدمون الآن المزيد من PTO لجذب كبار الموظفين والاحتفاظ بهم.

قدمت بعض المنظمات حتى PTO غير محدود. تسمح هذه السياسة للموظفين بأخذ أكبر قدر ممكن من PTO كما يريدون ، ولكن لا يزال يتعين عليهم طلب الوقت بعيدًا والموافقة عليه من قبل المدير.

إجازة غير مدفوعة الأجر (UTO)

الإجازة غير مدفوعة الأجر هي وقت الابتعاد عن العمل الذي لا يتم تعويض الموظفين عنه.

بعض أشكال UTO مطلوبة بموجب القانون الفيدرالي. على سبيل المثال ، يتطلب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) من أصحاب العمل السماح لبعض الموظفين بأخذ إجازة غير مدفوعة الأجر لحالات الطوارئ الطبية والظروف الأخرى.

الأمر متروك لأصحاب العمل ليقرروا ما إذا كانوا سيسمحون للموظفين بأخذ UTO لأسباب لا يحميها القانون الفيدرالي. يمكن أن يمنح عرض UTO الموظفين مزيدًا من الحرية والتوازن بين العمل والحياة ، ولكنه يعرض أيضًا لخطر ترك الشركة تعاني من نقص الموظفين في بعض الأحيان. يجب أن يمر الموظفون بنفس عملية الطلب والموافقة لـ UTO كما يفعلون مع PTO.

لماذا الإجازة مهمة جدا؟

قد يعتبر بعض المديرين أو أصحاب الأعمال أن الإجازة غير منتجة ومكلفة للشركة. ومع ذلك ، فإن الإجازة مهمة للغاية لصحة الشركة والقوى العاملة فيها.

الموظفون الذين يأخذون إجازة منتظمة من العمل يعودون إلى الراحة والانتعاش والمشاركة. ينتج عن هذا موظفين أكثر سعادة وإنتاجية ويميلون إلى أن يكونوا أكثر ولاءً للمؤسسة.

يمكن للنهج الإيجابي للإجازة أن يجذب أيضًا أفضل المواهب. يقدر الباحثون عن عمل المنظمات التي توفر التوازن بين العمل والحياة والمرونة. يؤدي تحديد أولويات الإجازة إلى رفع الروح المعنوية وتحسين الاحتفاظ بالموظفين.

على الجانب الآخر ، يمكن أن يكون للموقف السلبي تجاه الإجازة عواقب وخيمة. قد يعاني الموظفون الذين لا يشجعهم على أخذ إجازة من مستويات أعلى من التوتر وعدم الرضا والإرهاق.

يحتاج أرباب العمل إلى بناء ثقافة الشركة في وقت الإجازة وتعزيز سماتها الإيجابية.

أسباب طلبات الإجازة

فيما يلي بعض الأسباب الأكثر شيوعًا التي تجعل الموظفين يطلبون PTO أو UTO.

عطلة

غالبًا ما يطلب الموظفون إجازة لأخذ استراحة من العمل لبضعة أيام أو الذهاب في إجازة.

وقت شخصي

قد يطلب الموظف إجازة لأداء المهمات أو حضور المواعيد الشخصية أو قضاء بعض الوقت في هواية.

إجازة مرضية أو إجازة مرضية

يمكن للموظفين أخذ إجازة طبية إذا كانوا على ما يرام ، أو لديهم إعاقة ، أو لديهم معال للاعتناء به. عادة ما تكون الإجازة الطبية إجازة محمية بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA). بشكل عام ، يحتاج الموظفون إلى استحقاق أيام مرضية لأخذ إجازة مرضية مدفوعة الأجر.

الشعائر الدينية

بموجب قانون الحقوق المدنية لعام 1964 ، يجب على أصحاب العمل الذين لديهم 15 موظفًا أو أكثر السماح لموظفيهم بشكل معقول بإجازة للاحتفال أو الممارسة الدينية.

إجازة تفرغ علمي

هذا هو الغياب الممتد من ثلاثة أشهر إلى سنة واحدة. عادة ما يتم تقديم التفرغ فقط للموظفين منذ فترة طويلة كمكافأة على خدمتهم.

الثكل

قد يطلب الموظفون إجازة الفجيعة للحزن على وفاة أحد أفراد الأسرة والتعامل مع ترتيبات الجنازة. لا يُطلب من أصحاب العمل تقديم إجازة وفاة ، ولكن معظمهم يقدمون 5 أيام من PTO أو UTO.

اجازة امومة

بموجب قانون الأسرة والطفل ، يمكن للموظفين طلب إجازة لرعاية الأطفال حديثي الولادة أو الأطفال الذين تم تبنيهم حديثًا. الإجازة بموجب قانون FMLA غير مدفوعة الأجر ، لكن العديد من الشركات تقدم إجازة والدية مدفوعة الأجر كميزة.

واجب هيئة المحلفين

يتعين على الشركات السماح للموظفين بأخذ PTO أو UTO إذا تم استدعاؤهم لأداء واجب هيئة المحلفين.

إجازة عسكرية

بموجب قانون حقوق التوظيف وإعادة التوظيف بالخدمات النظامية ، يتعين على أصحاب العمل السماح لأعضاء الخدمة العسكرية الذين يتم استدعاؤهم إلى الخدمة الفعلية بأخذ إجازة.

يرسل رسالة إيجابية إلى الموظفين عندما يكون المديرون معقولين في منح طلبات الإجازة. تأكد من أن لديك سياسة عادلة ونهجًا ثابتًا للنظر في طلبات الإجازات.

نصائح لإدارة طلبات الإجازة

يمكن أن يجعل كتيب الموظف المتسق الذي يحدد مجموعة من القواعد وعملية واضحة من السهل إدارة طلبات الإجازات. فيما يلي أهم النصائح للتعامل مع طلبات الإجازة بسهولة.

ضع سياسة الإجازة

يجب أن تكون هناك إرشادات واضحة للموظفين والمديرين حول كيفية طلب الإجازة والموافقة عليها.

قد تقرر أن يكون لديك سياسة إجازة شاملة أو سياسات منفصلة لأنواع مختلفة من الإجازات. مهما كان النهج الذي تتبعه ، يجب أن تلتزم سياساتك بجميع قوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات.

تتضمن سياسة الإجازة عادةً ما يلي:

• إلى أي مدى يحتاج الموظفون مسبقًا إلى تقديم طلبات الإجازة.
• كم مرة يمكن للموظفين طلب إجازة في فترة معينة.
• أي أوقات من السنة لا يستطيع فيها الموظفون طلب إجازة.
• كيف يجب تقديم طلبات الإجازة.

بمجرد وضع السياسة ، من الجيد أن تطلب من الموظفين التوقيع على نموذج للإقرار بأنهم يفهمون السياسة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في حالة حدوث أي نزاعات متعلقة بالإجازة.

إنشاء أنظمة موافقة فعالة

لجعل عملية طلب الإجازة والموافقة سلسة قدر الإمكان ، يجب أن يكون لديك نظام موحد يستخدمه جميع الموظفين والمديرين. لا يجب أن يكون نظامًا رقميًا شديد التعقيد. يمكنك تنفيذ شيء أبسط في حدود ميزانيتك والاحتياجات التشغيلية الحالية - طالما أنه يعمل جيدًا بالنسبة لك.

على سبيل المثال ، يمكنك تتبع الطلبات على الورق أو باستخدام جدول بيانات أو عبر البريد الإلكتروني. قد ترغب الشركات الكبيرة في استخدام تطبيق جدولة - مثل تطبيق Connecteam - أو نظام إدارة الموارد البشرية. توفر هذه الأنظمة الأتمتة وأدوات إعداد التقارير التي يمكن أن تكون مفيدة لتتبع الإجازات لأعداد كبيرة من الموظفين.

التعامل مع الطلبات على الفور

لقد غطينا أسباب أهمية الإجازة أعلاه. كما أن معالجة الطلبات على وجه السرعة أمر مهم حقًا - ليس فقط للفرد ولكن للشركة أيضًا.

يتيح لك التعامل مع طلبات الإجازات بكفاءة التخطيط للغياب في الوقت المناسب. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك فترات مزدحمة قادمة وتحتاج إلى التأكد من أن جدول العمل سليم وأن الفجوات تم سدها.

يجب على المديرين محاولة معالجة الطلبات بمجرد وصولهم أو تخصيص بعض الوقت كل يوم لهذه المهام لمنعها من التراكم.

كن عادلاً في الموازنة بين احتياجات العمل واحتياجات الموظفين.

بطبيعة الحال ، قد تكون هناك أوقات لا يمكن فيها تلبية الطلبات لأنها قد تسبب ضغطًا على العمل أو تتعارض مع سياسة الإجازة.

يتم تكليف المديرين بموازنة احتياجات العمل مع احتياجات موظفيهم ، وهذا ليس دائمًا أمرًا سهلاً. في نهاية المطاف ، يُعد التشغيل السلس للعمل من أولويات المدير ، ولكن لا يجب أن تستخدمه كعذر شامل لرفض الإجازة.

قد يؤدي رفض فقدان الموظفين لفترة قصيرة إلى فقدانهم بشكل دائم إذا شعروا أن الطلب قد تم رفضه بشكل غير عادل. ضع في اعتبارك السيناريوهات التالية للتأكد من أنك يمكن أن تكون عادلاً في كل ظرف.

ماذا تفعل عندما يطلب العديد من الموظفين إجازة في نفس الوقت

ستكون هناك أوقات يطلب فيها أكثر من موظف نفس فترة الإجازة. في عالم مثالي ، يمكن استيعاب كليهما مع تأثير ضئيل أو معدوم على العمل أو الزملاء الآخرين. في العالم الحقيقي ، ستكون هناك مناسبات لا يمكن فيها منح طلبات متداخلة. ستحتاج إلى وضع نهج يحدد بشكل عادل كيفية الموافقة على طلب أحد الزملاء على طلب آخر في هذه الظروف.

فيما يلي بعض الخيارات التي يمكنك وضعها في الاعتبار.

من يأتي أولاً ، يخدم أولاً: استمارات الطلب مؤرخة ومن قدم طلبه أولاً سيُمنح الإجازة. في حين أن هذه السياسة تشجع على تقديم الطلبات على الفور ، فقد لا تكون عاملاً محددًا كافيًا في حد ذاتها. هذا لأنه لا يأخذ في الاعتبار سبب احتياج الموظف للإجازة وما إذا كان يمكن أن يكون مرنًا معها.

يعتمد على السبب: سيرغب جميع الموظفين أو يحتاجون إلى إجازة لسبب أو لآخر. إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ قرار عادل بين الطلبات المتداخلة ، فيمكنك اعتبار سبب الإجازة عاملاً محددًا. يمكنك أيضًا أن تسأل عما إذا كان هناك أي مرونة في التواريخ بناءً على الغرض من الإجازة.

لا يمكنك تنفيذ هذا بشكل عادل إلا إذا كان الموظفون على استعداد للإفصاح عن الأسباب التفصيلية للإجازة. قد يطلب بعض الموظفين إجازة لأسباب مهمة ولكنها شخصية لا يشعرون بالراحة في الكشف عنها. ضع في اعتبارك أن هذا النهج غير موضوعي ويمكن أن يكون مفتوحًا لاتهامات المحسوبية ، لذلك لا ينبغي استخدامه بمعزل عن الآخرين.

تكرار طلبات الإجازات السابقة: قد ترغب في إعطاء الأولوية للموظفين الذين قدموا طلبات أقل على أولئك الذين أخذوا إجازة بشكل متكرر.

تشمل الأساليب الأخرى لإدارة الطلبات المتعددة "المستندة إلى الأقدمية" حيث يتم منح الإجازة بناءً على مدى تقدم الموظف. لا يعني نهج الأقدمية بالضرورة أن إجازة المشرف يجب أن تكون لها الأسبقية دائمًا على الموظف المبتدئ. قد يعني ذلك أن مجموعة مهارات أعلى من كبار السن مطلوبة في ذلك الوقت ، وبالتالي يتم منح المزيد من إجازة الشخص الأصغر. يتم تطبيق التقدير الإداري في جميع الأساليب.

رفض طلبات الإجازة

قد تكون هناك بالفعل أوقات محددة من العام يتم فيها قبول رفض جميع الطلبات بناءً على احتياجات العمل المحددة مسبقًا. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات يتعين عليك فيها رفض طلبات الإجازة لأسباب مختلفة. نظرًا لأن هذه ستكون نقطة احتكاك ، فيجب التعامل معها بحساسية. إن التعامل مع هذا الأمر على الفور مفيد ولكن قد يظل هناك عنصر من خيبة الأمل أو الإحباط من الموظف.

لتقليل إحباط الموظف ، حدد التوقعات في سياستك التي تشرح المناسبات التي سيتم فيها رفض الطلبات. يمكنك أيضًا إبراز أي محاولات ستبذلها المنظمة لمعالجة رفض طلبات الإجازة. تشمل الأمثلة تقديم تواريخ بديلة ، والسماح بمقايضات الورديات ، واستخدام موارد إضافية. تُظهر هذه الجهود لموظفيك أنك تقدرهم بالفعل وتدرك أهمية أخذ إجازة ، حتى لو لم يكن من الممكن استيعابهم في الوقت المطلوب.

ضع خطط طوارئ في مكانها الصحيح

عندما تكون جدولة المواجهات أمرًا لا مفر منه ، يجب أن يكون لديك خطط احتياطية لإدارة هذه السيناريوهات. تشمل الأمثلة وجود مجموعة من الموظفين "تحت الطلب" الذين يمكنك الاعتماد عليهم لسد الفجوات والذين يكونون منفتحين على تغطية التحولات الإضافية في حالات الطوارئ. يمكنك أيضًا التفكير في استخدام وكالة توظيف لجلب موارد خارجية ذات خبرة.

استنتاج

تعني إدارة طلبات الإجازات الموازنة بين احتياجات مؤسستك واحتياجات القوى العاملة لديك. لتجنب مشاكل التوظيف والصراع ، يجب أن تكون سياسة الإجازات الخاصة بك واضحة وعادلة ويجب أن تكون أنظمتك الخاصة بإدارتها فعالة.

إن إدراك أهمية الإجازة وإجراء تغييرات ثقافية لتشجيع الإجازة أمر بالغ الأهمية أيضًا للحفاظ على بيئة عمل منتجة وسعيدة.