Perguntas e respostas com um gerente de contas a pagar: detetives de faturas usando soluções inteligentes

Um gerente de contas a pagar e os membros de sua equipe no departamento de AP são os heróis desconhecidos de qualquer organização. Graças a um departamento de AP, os pagamentos devidos aos fornecedores são rastreados, aprovados e processados ​​com precisão.

É claro que, quando o capital está envolvido, as organizações querem maximizar seus ganhos, ao mesmo tempo em que são objetivas em relação às suas despesas. O acompanhamento de despesas pode ser uma tarefa estressante que requer atenção especial aos detalhes e concentração de um gerente de contas a pagar para garantir que todos os valores estejam corretos.

Neste blog, trazemos a experiência de Jessica McClain, líder de contas a pagar da Impact. Jessica é o membro mais sênior da nossa equipe de Contas a Pagar com profundo conhecimento e visão sobre os processos de AP.

Pedimos a ela que nos falasse um pouco sobre o trabalho que realiza e algumas das tecnologias que utiliza para gerenciar sua carga de trabalho. Continue lendo para descobrir como a equipe de contas a pagar gerencia sua carga de trabalho na Impact.

Olá, Jéssica! Como costuma ser o seu dia-a-dia no departamento de Contas a Pagar?

Olá! Em nossa equipe, somos responsáveis ​​por gerenciar o relacionamento com os fornecedores . Gerentes de contas a pagar, leads e o restante de nossa equipe interagem com fornecedores e rastreiam solicitações de faturamento, pagamento e recebimento de pagamentos.

Assim, passamos uma parte do nosso tempo analisando e-mails e inserindo faturas recebidas em nosso sistema. Com faturas e pagamentos, temos um sistema de cheques e saldos, por isso os pagamentos precisam ser verificados e aprovados internamente.

Portanto, meus colegas da equipe de AP e eu estamos constantemente interagindo com colegas internos e fornecedores. Muitas vezes precisamos coletar e rastrear faturas que não possuem PO (ordem de compra). Enviamos um e-mail aos fornecedores para obter mais informações sobre a fatura e, em seguida, verificamos internamente.

Quando se trata de faturas não PO, geralmente precisamos brincar de detetive.

Parece haver muito humor referindo-se ao fato de que o departamento de AP está sempre ocupado e as faturas são intermináveis.

Definitivamente, temos um alto volume de faturas chegando de forma consistente. Não há escassez de carga de trabalho e nem períodos de lentidão.

Antes de um pagamento sair, queremos ter certeza de que nossos t's estão cruzados e os 'i's estão pontilhados. Não queremos liberar dinheiro para uma fatura que não foi totalmente verificada.

Neste departamento, somos muito detalhistas.

Com e-mails, devemos garantir que sabemos quem é o remetente e que não é uma farsa. Os números coincidem? Por exemplo, se uma cobrança for de 500 dólares, mas o item geralmente não tiver esse valor, precisamos descobrir o motivo.

O pessoal de contas a pagar recebe muitos e-mails fraudulentos?

Não com frequência, mas acontece. O Impact faz muito trabalho de TI, então, até certo ponto, os golpistas tentam nos atingir. Eles podem ver isso como mais um desafio. Temos muitas barreiras e filtros em vigor, bem como outras tecnologias para conter qualquer tentativa de phishing.

Mas quando um e-mail de um fornecedor parece diferente do formato usual, entramos em contato com o fornecedor e perguntamos se ele implementou um novo sistema. Verifique com eles sobre as mudanças. Sempre verificamos antes de enviar pagamentos.

Parece que um gerente de contas a pagar e todos na equipe de contas a pagar sentiriam muita pressão.

A gente sente pressão, mas você se acostuma. Há uma sensação de satisfação por saber que fiz o meu melhor. Quando algo foi verificado e validado, nos sentimos realizados.

Você diria Curiosamente, minha parte favorita é quando entro em nosso software de gerenciamento de documentos .

Quando há uma longa fila de faturas de PO, posso facilmente verificá-las e avaliá-las.

Adoro ver os números diminuir na fila. O software me permite fazer muito trabalho.

Este software agiliza a passagem pelo grande volume de faturas de PO. Desta forma, temos mais tempo para resolver e fechar faturas não PO.

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Os processos mudaram muito desde que você começou a trabalhar com contas a pagar?

Os processos básicos não mudaram. Mas aqui na Impact crescemos exponencialmente. Quando comecei, o gerente de contas a pagar me ajudou um pouco. Não tínhamos tanto volume na época.

Como o volume e a responsabilidade em nosso trabalho aumentaram, novos processos foram desenvolvidos. A equipe de desenvolvimento nos ajudou a implementar uma solução de automação. Nosso software de automação inteligente nos ajuda a digitalizar e-mails e faturas físicas em um banco de dados.

Outras equipes também usam essa solução. O software de captura de documentos pega todas as faturas recebidas e as coloca em uma pasta designada. A partir daí, podemos puxar filas de faturas para verificá-las.

É útil com a indexação de faturas. Ele os indexa automaticamente e destaca as informações corretas. Não precisamos indexá-los manualmente no software de gerenciamento de documentos.

Essa nova tecnologia reduz pela metade o tempo de processamento de determinados pagamentos. Ele remove essa carga de trabalho extra.

Também nos ajudou a simplificar os pagamentos a fornecedores e aumentar nossa capacidade de pagá-los. Dependendo do fornecedor, o método de pagamento é diferente. Agora podemos registrar rapidamente o pagamento e usar o processamento de pagamento por meio do ACH.

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Parece que essas tecnologias tornam seu trabalho mais eficiente.

Algumas dessas mudanças aconteceram nos últimos anos. Não precisamos mais digitalizar e indexar faturas manualmente.

Posso, portanto, investir mais tempo nas faturas não-PO que precisam desse trabalho de detetive e exigem que entremos em contato com os fornecedores e verifiquemos internamente.

Qual é a época mais estressante do ano para o departamento de contas a pagar?

Todas as mãos estão no convés no final do ano. Estamos mais ocupados que o normal. Temos um processo para fechar antes do final do mês, então não é tão ruim, no entanto.

Para faturas em que estamos questionando cobranças, ou aguardando recebimento, ou para as quais precisamos de resposta de um fornecedor ou internamente, é investido mais tempo no final do ano. Queremos fechar o ano o mais limpo possível.

Você tem um hack favorito que você recomendaria a um gerente de contas a pagar e outros membros da equipe de AP?

Acho que, com faturas não-PO que não são reconhecíveis, entrar em contato com os fornecedores torna o processo de resolvê-los mais rápido. É claro que os fornecedores querem ser pagos, então eles fornecerão as informações de que precisamos. Internamente, trabalhamos com muitos membros da equipe, portanto, chegar ao fornecedor nos dá uma resposta mais rápida.

Outro hack que eu recomendo é usar um arquivo de e-mail anti-spam baseado em nuvem.

A caixa de entrada do departamento de AP recebe um grande volume de e-mails. Nossa caixa de entrada está constantemente arquivando qualquer coisa com mais de três meses.

Um arquivo de e-mail baseado em nuvem é nosso melhor amigo porque nos permite obter informações quando precisamos de mais descrições de produtos ou detalhes de pagamento elaborados.

Às vezes, temos uma fatura previamente aprovada que não está anexada a um e-mail. Com o arquivo de e-mail, não preciso iniciar uma nova cadeia de e-mail e perder a antiga.

O volume de faturas é tão grande que não conseguimos lembrar de todas as faturas. Este arquivo nos permite acompanhar e encontrar qualquer informação necessária sem criar e-mails duplicados internamente.

Facilita o envio de pagamentos. Podemos então nos comunicar melhor e trabalhar em equipe.

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Resultado final

Um gerente de contas a pagar, leads e outros funcionários trabalham para garantir que os fornecedores recebam seus pagamentos e os relacionamentos sejam mantidos.

Jessica McClain, líder de contas a pagar da Impact, esclareceu seu trabalho diário e algumas das tecnologias que tornam a carga de trabalho do AP mais leve e permitem que ela se comunique com colegas e fornecedores com mais eficiência.

Esperamos que mais gerentes de contas a pagar e suas equipes possam implementar essas soluções para agilizar os pagamentos e tornar a resolução de faturas um processo indolor.

Se você quiser saber mais sobre as tecnologias usadas em contas a pagar, assista ao nosso vídeo, Saiba como essas soluções de software inteligentes tornam as equipes de AP mais eficientes e felizes.