與應付賬款經理的問答：使用智能解決方案的發票偵探

AP部門的應付賬款經理及其團隊成員是任何組織的無名英雄。 借助 AP 部門，可以準確跟踪、批准和處理拖欠供應商的款項。

當然，當涉及資金時，組織希望最大化他們的收入，同時對他們的開支有針對性。 跟踪費用可能是一項壓力很大的任務，需要應付賬款經理特別注意細節和注意力，以確保所有金額都是正確的。

在這個博客中，我們帶來了Impact 的應付賬款主管 Jessica McClain 的專業知識。 Jessica 是我們應付賬款團隊中最資深的成員，對 AP 流程有著深入的了解和洞察力。

我們請她告訴我們一些關於她所做的工作以及她用來管理工作量的一些技術。 繼續閱讀以了解應付賬款團隊如何在 Impact 管理他們的工作量。

你好，傑西卡！ 您在應付賬款部門的日常工作通常是怎樣的？

你好！ 在我們的團隊中，我們負責管理供應商關係。 應付賬款經理、潛在客戶和我們團隊的其他成員與供應商互動，並跟踪發票、付款和收款請求。

因此，我們花費一部分時間瀏覽電子郵件並在我們的系統中輸入收到的發票。 對於發票和付款，我們有一個檢查和平衡系統，因此付款需要在內部進行驗證和批准。

因此，我和我在 AP 團隊的隊友不斷與內部同事和供應商互動。 我們經常需要收集和跟踪沒有 PO（採購訂單）的發票。 我們向供應商發送電子郵件以獲取有關發票的更多信息，然後在內部進行驗證。

對於非PO發票，我們通常需要扮演偵探的角色。

似乎有很多幽默提到 AP 部門總是很忙，而且發票永無止境。

我們肯定會不斷收到大量發票。不乏工作量，也不存在緩慢的時期。

在付款發出之前，我們要確保我們的 t 被劃線並且 i 被點綴。 我們不想為未完全驗證的發票放款。

在這個部門，我們非常注重細節。

對於電子郵件，我們必須確保我們知道發件人是誰，並且這不是騙局。 數字匹配嗎？ 例如，如果收費是 500 美元，但商品的價格通常不是這個金額，我們需要找出原因。

應付賬款人員會收到很多詐騙郵件嗎？

不經常，但確實會發生。 Impact 做了很多 IT 工作，所以在一定程度上騙子會試圖瞄准我們。 他們可能將其視為更大的挑戰。 我們確實有許多障礙和過濾器以及其他技術來遏制任何網絡釣魚嘗試。

但是，當來自供應商的電子郵件看起來與他們通常的格式不同時，我們會聯繫供應商，詢問他們是否實施了新系統。 與他們核對更改。 我們總是在提交付款之前進行驗證。

聽起來像是應付賬款經理，應付賬款團隊中的每個人都會感到很大壓力。

我們感到壓力，但你習慣了。 有一種滿足感，知道我已經盡力了。 當某件事得到驗證和驗證時，我們會感到很有成就感。

你會說有趣的是，我最喜歡的部分是當我進入我們的文檔管理軟件時。

當 PO 發票排長隊時，我可以輕鬆地查看它們並瀏覽它們。

我喜歡看到隊列中的人數減少。 該軟件讓我完成了很多工作。

該軟件可以更快地處理大量採購訂單發票。 這樣我們就有更多的時間來解決和關閉非 PO 發票。

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自從您開始從事應付賬款工作以來，流程是否發生了很大變化？

基本流程沒有改變。 但在 Impact，我們已經成倍增長。 剛開始的時候，應付賬款經理幫了我一些忙。 那時我們沒有那麼多的音量。

由於我們工作的數量和責任增加了，因此開發了新​​的流程。 開發團隊幫助我們實施了自動化解決方案。 我們的智能自動化軟件幫助我們將電子郵件和實物發票掃描到數據庫中。

其他團隊也使用此解決方案。 文檔採集軟件將所有收到的發票放入指定的文件夾中。 從那裡，我們可以拉出發票隊列來驗證它們。

它有助於索引發票。 它會自動為它們編制索引並突出顯示正確的信息。 我們不必手動將它們索引到文檔管理軟件中。

這項新技術將處理某些付款的時間縮短了一半。 它消除了額外的工作量。

它還幫助我們簡化了對供應商的付款並提高了我們向他們付款的能力。 根據供應商的不同，付款方式也不同。 現在我們可以通過 ACH 快速記錄付款並使用付款處理。

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聽起來這些技術讓你的工作更有效率。

其中一些變化發生在近年來。 我們不再需要手動掃描和索引發票。

因此，我可以在非 PO 發票上投入更多時間，這些發票需要一些偵探工作，並要求我們聯繫供應商並進行內部驗證。

應付賬款部門一年中壓力最大的時候是什麼時候？

到年底，所有人都在甲板上。 我們比平時更忙。 我們有一個在月底之前關閉的流程，所以還不錯，但是。

對於我們質疑收費的發票，或者我們正在等待收到的發票，或者需要供應商或內部回复的發票，在年底會投入更多的時間。 我們希望以盡可能乾淨的方式結束這一年。

你有什麼最喜歡的技巧可以推薦給應付賬款經理和其他 AP 團隊成員嗎？

我發現對於無法識別的非 PO 發票，與供應商聯繫可以加快解決問題的過程。 當然，供應商想要獲得報酬，所以他們會提供我們需要的信息。 在內部，我們與許多團隊成員合作，因此聯繫供應商可以讓我們更快地做出響應。

我推薦的另一個技巧是使用基於雲的反垃圾郵件存檔。

AP 部門收件箱收到大量電子郵件。 我們的收件箱會不斷歸檔超過三個月的任何內容。

基於雲的電子郵件存檔是我們最好的朋友，因為它允許我們在需要更多產品描述或詳細的付款細節時提取信息。

有時我們有一張未附在電子郵件中的先前批准的發票。 有了電子郵件存檔，我不需要創建一個新的電子郵件鏈並丟失舊的。

發票數量如此之大，以至於我們無法記住每張發票。 該檔案使我們能夠跟進並找到任何需要的信息，而無需在內部創建重複的電子郵件。

它使付款更容易。 然後，我們可以更好地溝通並作為一個團隊工作。

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底線

應付賬款經理、潛在客戶和其他員工努力確保供應商收到他們的付款並維持關係。

Impact 的應付賬款主管 Jessica McClain 闡述了她的日常工作以及一些使 AP 工作量更輕並允許她更有效地與同事和供應商溝通的技術。

我們希望更多的應付賬款經理和他們的團隊能夠實施這些解決方案來簡化付款並使解決發票成為一個輕鬆的過程。

如果您想了解有關應付帳款中使用的技術的更多信息，請觀看我們的視頻，了解這些智能軟件解決方案如何讓 AP 團隊更高效、更快樂。