買掛金担当マネージャーとの Q&A: スマート ソリューションを使用した請求書探偵

AP 部門の買掛金管理者とそのチーム メンバーは、どの組織でも縁の下の力持ちです。 AP 部門のおかげで、サプライヤーへの支払いは正確に追跡、承認、処理されます。

もちろん、資本が関係している場合、組織は支出に目的を持ちながら、収益を最大化したいと考えています。 経費の追跡はストレスの多い作業になる可能性があり、すべての金額が正しいことを確認するために、買掛金管理者の詳細と集中力に特別な注意を払う必要があります。

このブログでは、Impact の Accounts Payable Lead である Jessica McClain の専門知識を紹介します。 ジェシカは、 AP プロセスに関する深い知識と洞察力を持つ、買掛金チームの最上級メンバーです。

私たちは彼女に、彼女が行っている仕事と、ワークロードを管理するために使用しているテクノロジーについて少し話してもらいました。 買掛金管理チームが Impact でワークロードをどのように管理しているかをご覧ください。

こんにちは、ジェシカ！ 買掛金部門での日常はどのようなものですか?

こんにちは！ 私たちのチームでは、ベンダーとの関係を管理する責任があります。 買掛金管理者、リード、およびその他のチームは、ベンダーとやり取りし、請求、支払い、および入金要求を追跡します。

そのため、私たちはメールを読んだり、受け取った請求書をシステムに入力したりすることに時間の一部を費やしています。 請求書と支払いに関しては、小切手と残高のシステムがあるため、支払いは内部で検証および承認される必要があります。

そのため、AP チームのチームメイトと私は、社内の同僚やベンダーと常にやり取りしています。 PO (注文書) のない請求書を収集して追跡する必要があることがよくあります。 ベンダーに電子メールを送信して、請求書に関する詳細情報を入手し、内部で確認します。

PO 以外の請求書に関しては、通常、探偵を演じる必要があります。

AP 部門は常に多忙で、請求書が後を絶たないという事実に言及するユーモアがたくさんあるようです。

確かに大量の請求書が常に入ってきます。作業量が不足したり、遅い期間があったりすることはありません。

支払いが行われる前に、t が交差し、i が点線になっていることを確認します。 完全に確認されていない請求書に対してお金を解放したくありません。

この部門では、非常に細部にまで気を配っています。

電子メールでは、送信者が誰であるかを確認し、それが詐欺ではないことを確認する必要があります。 数字は合っていますか？ たとえば、料金が 500 ドルであるが、商品の価格が通常その金額ではない場合、その理由を突き止める必要があります。

買掛金担当者は多くの詐欺メールを受け取りますか?

頻繁ではありませんが、起こります。 Impact は多くの IT 作業を行っているため、ある程度の詐欺師は私たちを標的にしようとします。 彼らはそれをより困難なものと見なすかもしれません。 フィッシングの試みを抑制するために、多くのバリアとフィルター、およびその他のテクノロジを導入しています。

しかし、ベンダーからの電子メールが通常の形式とは異なるように見える場合は、ベンダーに連絡して、新しいシステムを実装しているかどうかを尋ねます。 変更について彼らに確認してください。 支払いを送信する前に、常に確認します。

買掛金マネージャーのように思えますし、買掛金チームの全員が大きなプレッシャーを感じるでしょう。

プレッシャーは感じますが、慣れます。 頑張ったという満足感があります。 何かが検証され、検証されたとき、私たちは達成感を感じます。

それが買掛金の仕事で好きな部分興味深いことに、私のお気に入りの部分は、ドキュメント管理ソフトウェアにアクセスするときです。

PO 請求書が長い列に並んでいるときは、簡単に確認して処理することができます。

待ち行列の数が減るのを見るのが大好きです。 このソフトウェアのおかげで、私は多くの仕事をこなすことができます。

このソフトウェアにより、大量の PO 請求書をより迅速に処理できます。 このようにして、PO 以外の請求書を解決してクローズするためにより多くの時間を割くことができます。

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買掛金の仕事を始めてから、プロセスは大きく変わりましたか?

基本的なプロセスは変更されていません。 しかし、Impact では指数関数的に成長しました。 私が最初に始めたとき、買掛金マネージャーは私を少し助けてくれました. 当時はそれほどボリュームがありませんでした。

私たちの仕事の量と責任が増大したため、新しいプロセスが開発されました。 開発チームは、自動化ソリューションの実装を支援してくれました。 当社のインテリジェントな自動化ソフトウェアは、電子メールと物理的な請求書をデータベースにスキャンするのに役立ちます。

他のチームもこのソリューションを使用しています。 ドキュメント キャプチャ ソフトウェアは、受信したすべての請求書を取得し、指定されたフォルダーにドロップします。 そこから、請求書キューを取得して確認できます。

請求書の索引付けに役立ちます。 それらに自動的にインデックスを付け、正しい情報を強調表示します。 ドキュメント管理ソフトウェアに手動でインデックスを付ける必要はありません。

この新しいテクノロジーは、特定の支払いを処理する時間を半分に短縮します。 その余分な作業負荷を取り除きます。

また、ベンダーへの支払いを合理化し、支払い能力を向上させるのにも役立ちました。 ベンダーによって、支払い方法が異なります。 これで、支払いをすばやく記録し、ACH を介して支払い処理を使用できるようになりました。

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これらのテクノロジーにより、作業が効率化されているようです。

これらの変化のいくつかは近年起こっています。 請求書を手動でスキャンしてインデックス化する必要はもうありません。

したがって、調査作業が必要で、ベンダーに連絡して社内で確認する必要がある PO 以外の請求書により多くの時間を費やすことができます。

買掛金部門が一年で最もストレスを感じる時期はいつですか?

年末には全員が準備万端です。 私たちはいつもより忙しいです。 ただし、月末までに閉鎖するプロセスがあるため、それほど悪くはありません。

料金について質問している請求書、受領を待っている請求書、またはベンダーまたは内部からの応答が必要な請求書については、年末にさらに多くの時間が費やされます。 できるだけきれいに一年を締めくくりたい。

買掛金管理マネージャーや他の AP チーム メンバーに勧めたいお気に入りのハックはありますか?

PO 以外の請求書が認識できない場合は、ベンダーに連絡することで問題解決のプロセスが速くなることがわかりました。 もちろん、ベンダーは報酬を受け取りたいので、必要な情報を提供してくれます。 社内では、多くのチーム メンバーと協力しているため、ベンダーに連絡することでより迅速な対応が得られます。

私がお勧めするもう 1 つのハックは、クラウドベースのスパム対策メール アーカイブを使用することです。

AP 部門の受信トレイには、大量の電子メールが届きます。 私たちの受信トレイには、常に 3 か月以上経過したものがアーカイブされています。

クラウドベースの電子メール アーカイブは私たちの親友です。製品の説明や詳細な支払いの詳細が必要なときに情報を引き出すことができるからです。

メールに添付されていない、以前に承認された請求書がある場合があります。 メール アーカイブがあれば、新しいメール チェーンを開始して古いメール チェーンを失う必要はありません。

請求書の量が多すぎて、すべての請求書を思い出すことはできません。 このアーカイブにより、社内で重複した電子メールを作成することなく、フォローアップして必要な情報を見つけることができます。

送金がしやすくなります。 そうすることで、より良いコミュニケーションを取り、チームとして働くことができます。

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結論

買掛金マネージャー、リード、およびその他のスタッフは、ベンダーが支払いを受け取り、関係が維持されるように働きます。

Impact の Accounts Payable Lead である Jessica McClain は、彼女の日常業務と、AP のワークロードを軽減し、同僚やベンダーとより効率的に通信できるようにするいくつかのテクノロジーに光を当てます。

より多くの買掛金管理者とそのチームがこれらのソリューションを実装して、支払いを合理化し、請求書の解決を簡単なプロセスにすることができることを願っています。

買掛金勘定で使用されるテクノロジーについて詳しく知りたい場合は、ビデオ「買掛金これらのインテリジェントなソフトウェア ソリューションが、AP チームの効率と満足度を向上させる方法をご覧ください。