سؤال وجواب مع مدير الحسابات الدائنة: أدوات كشف الفواتير باستخدام الحلول الذكية

مدير الحسابات الدائنة وأعضاء فريقهم في قسم AP هم الأبطال المجهولون في أي مؤسسة. بفضل قسم AP ، يتم تتبع المدفوعات المستحقة للموردين بدقة واعتمادها ومعالجتها.

بالطبع ، عندما يتعلق الأمر برأس المال ، تريد المؤسسات زيادة أرباحها إلى الحد الأقصى ، مع التركيز على نفقاتها. يمكن أن يكون تتبع النفقات مهمة مرهقة تتطلب اهتمامًا خاصًا بالتفاصيل والتركيز من مدير الحسابات الدائنة لضمان صحة جميع المبالغ.

في هذه المدونة ، نقدم خبرة جيسيكا ماكلين ، رئيسة حسابات المدفوعات في Impact. جيسيكا هي أكبر عضو في فريق الحسابات الدائنة لدينا وتتمتع بمعرفة معمقة ورؤية ثاقبة حول عمليات AP.

طلبنا منها أن تخبرنا قليلاً عن العمل الذي تقوم به وبعض التقنيات التي تستخدمها لإدارة عبء عملها. تابع القراءة لمعرفة كيفية إدارة فريق الحسابات الدائنة عبء العمل في Impact.

مرحبا جيسكا! كيف تبدو حياتك اليومية في قسم الحسابات الدائنة عادةً؟

مرحبًا! في فريقنا نحن مسؤولون عن إدارة علاقات البائعين . يتفاعل مديرو الحسابات الدائنة والعملاء المتوقعون وبقية أعضاء فريقنا مع البائعين ويتتبعون الفواتير والدفع وطلبات الدفع الواردة.

لذلك ، نقضي جزءًا من وقتنا في تصفح رسائل البريد الإلكتروني وإدخال الفواتير الواردة في نظامنا. مع الفواتير والمدفوعات ، لدينا نظام للشيكات والأرصدة ، لذلك يجب التحقق من المدفوعات والموافقة عليها داخليًا.

لذلك ، أنا وزملائي في الفريق في AP نتفاعل باستمرار مع الزملاء الداخليين وكذلك البائعين. نحتاج غالبًا إلى جمع وتتبع الفواتير التي لا تحتوي على أمر شراء (أمر شراء). نقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى البائعين للحصول على مزيد من المعلومات حول الفاتورة ثم التحقق داخليًا.

عندما يتعلق الأمر بالفواتير غير الخاصة بأمر الشراء ، نحتاج عادةً إلى لعب دور المحقق.

يبدو أن هناك الكثير من الفكاهة التي تشير إلى حقيقة أن قسم AP مشغول دائمًا ، والفواتير لا تنتهي أبدًا.

لدينا بالتأكيد عدد كبير من الفواتير التي ترد باستمرار. لا يوجد نقص في عبء العمل ولا فترات بطيئة.

قبل أن يتم سداد الدفعة ، نريد التأكد من شطب حرف t الخاص بنا وتقطيع i منقطة. لا نريد الإفراج عن أموال لفاتورة لم يتم التحقق منها بالكامل.

في هذا القسم ، نحن نركز على التفاصيل.

مع رسائل البريد الإلكتروني ، يجب أن نتأكد من أننا نعرف من هو المرسل ، وأنه ليس عملية احتيال. هل الأرقام متطابقة؟ على سبيل المثال ، إذا كانت التكلفة 500 دولار ، ولكن لا يتم تسعير العنصر بهذا المبلغ عادةً ، فنحن بحاجة إلى معرفة السبب.

هل يتلقى موظفو الحسابات الدائنة العديد من رسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية؟

ليس في كثير من الأحيان ، لكنه يحدث. يقوم Impact بالكثير من أعمال تكنولوجيا المعلومات ، لذلك يحاول المحتالون إلى حد ما استهدافنا. قد يرون أنه يمثل تحديًا أكبر. لدينا العديد من الحواجز والمرشحات بالإضافة إلى تقنيات أخرى للحد من أي محاولات تصيد احتيالي.

ولكن عندما تبدو رسالة بريد إلكتروني من بائع مختلفة عن تنسيقها المعتاد ، فإننا نتواصل مع البائع ، ونسألهم عما إذا كانوا قد طبقوا نظامًا جديدًا. تحقق معهم بشأن التغييرات. نحن دائما نتحقق قبل تقديم المدفوعات.

يبدو أن مدير الحسابات الدائنة وسيشعر كل فرد في فريق الحسابات الدائنة بالكثير من الضغط.

نشعر بالضغط ، لكنك تعتاد عليه. هناك شعور بالرضا عندما علمت أنني بذلت قصارى جهدي. عندما يتم التحقق من شيء ما والتحقق من صحته ، نشعر بالإنجاز.

هل تقول ومن المثير للاهتمام ، أن الجزء المفضل لدي هو عندما أذهب إلى برنامج إدارة المستندات الخاص بنا .

عندما يكون هناك قائمة انتظار طويلة لفواتير أمر الشراء ، يمكنني بسهولة التحقق منها والتخلص منها.

أحب أن أرى الأرقام تتناقص في قائمة الانتظار. يتيح لي البرنامج إنجاز الكثير من العمل.

هذا البرنامج يجعل تصفح الكميات الكبيرة من فواتير أمر الشراء أسرع. بهذه الطريقة نحصل على مزيد من الوقت لحل وإغلاق الفواتير غير الخاصة بأمر الشراء.

مدونة ذات صلة: ما هو نظام إدارة الوثائق؟

هل تغيرت العمليات كثيرًا منذ أن بدأت العمل في حسابات الدفع؟

العمليات الأساسية لم تتغير. لكن هنا في Impact نمت بشكل كبير. عندما بدأت ، ساعدني مدير الحسابات الدائنة قليلاً. لم يكن لدينا حجم كبير في ذلك الوقت.

منذ زيادة الحجم والمسؤولية في عملنا ، تم تطوير عمليات جديدة. ساعدنا فريق التطوير في تنفيذ حل الأتمتة. يساعدنا برنامج الأتمتة الذكي الخاص بنا على مسح الفواتير الإلكترونية والبريد الإلكتروني في قاعدة بيانات.

تستخدم الفرق الأخرى هذا الحل أيضًا. يأخذ برنامج التقاط المستندات جميع الفواتير الواردة ويسقطها في مجلد مخصص. من هناك ، يمكننا سحب قوائم انتظار الفواتير للتحقق منها.

إنه مفيد في فهرسة الفواتير. يقوم تلقائيًا بفهرستها وإبراز المعلومات الصحيحة. لا يتعين علينا فهرستها يدويًا في برنامج إدارة المستندات.

تقلل هذه التقنية الجديدة الوقت اللازم لمعالجة مدفوعات معينة إلى النصف. يزيل هذا العبء الإضافي.

لقد ساعدنا أيضًا في تبسيط المدفوعات للبائعين وزيادة قدرتنا على الدفع لهم. اعتمادًا على البائع ، تختلف طريقة الدفع. الآن يمكننا تسجيل الدفع بسرعة واستخدام معالجة الدفع من خلال ACH.

فيديو ذو صلة: ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) | عبارات رنانة

يبدو أن هذه التقنيات تجعل عملك أكثر كفاءة.

حدثت بعض هذه التغييرات في السنوات الأخيرة. لم يعد يتعين علينا مسح الفواتير يدويًا وفهرستها.

لذلك يمكنني استثمار المزيد من الوقت في الفواتير غير المتعلقة بأمر الشراء التي تحتاج إلى بعض من هذا العمل التحري وتتطلب منا التواصل مع البائعين والتحقق داخليًا.

ما هو الوقت الأكثر إرهاقا في العام لقسم الذمم الدائنة؟

جميع الأيدي على ظهر السفينة في نهاية العام. نحن مشغولون أكثر من المعتاد. لدينا عملية للإغلاق قبل نهاية الشهر ، لذا فهي ليست سيئة للغاية ، على أية حال.

بالنسبة للفواتير التي نتساءل فيها عن الرسوم ، أو تلك التي ننتظر استلامها ، أو الفواتير التي تحتاج إلى رد من البائع أو داخليًا ، يتم استثمار المزيد من الوقت في نهاية العام. نريد أن نغلق العام نظيفًا قدر الإمكان.

هل لديك اختراق مفضل توصي به مدير حسابات الدفع وأعضاء فريق AP الآخرين؟

أجد أنه مع الفواتير غير الخاصة بأمر الشراء التي لا يمكن التعرف عليها ، فإن الوصول إلى البائعين يجعل عملية حلها أسرع. بالطبع ، يرغب البائعون في الحصول على أموال ، لذلك سيقدمون المعلومات التي نحتاجها. داخليًا ، نعمل مع العديد من أعضاء الفريق ، لذا فإن الوصول إلى البائع يمنحنا استجابة أسرع.

هناك اختراق آخر أوصي به وهو استخدام أرشيف البريد الإلكتروني المستند إلى السحابة ومكافحة البريد العشوائي.

يتلقى صندوق الوارد الخاص بقسم AP عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني. يعمل صندوق الوارد لدينا باستمرار على أرشفة أي شيء مضى عليه أكثر من ثلاثة أشهر.

يعد أرشيف البريد الإلكتروني المستند إلى مجموعة النظراء أفضل صديق لنا لأنه يسمح لنا بسحب المعلومات عندما نحتاج إلى مزيد من وصف المنتج أو تفاصيل الدفع المفصلة.

أحيانًا يكون لدينا فاتورة تمت الموافقة عليها مسبقًا وليست مرفقة برسالة بريد إلكتروني. باستخدام أرشيف البريد الإلكتروني ، لست بحاجة إلى بدء سلسلة بريد إلكتروني جديدة وفقدان السلسلة القديمة.

حجم الفواتير كبير جدًا بحيث لا يمكننا تذكر كل فاتورة. يتيح لنا هذا الأرشيف المتابعة والعثور على أي معلومات مطلوبة دون إنشاء رسائل بريد إلكتروني مكررة داخليًا.

يجعل من السهل إرسال المدفوعات. يمكننا بعد ذلك التواصل والعمل كفريق بشكل أفضل.

مدونة ذات صلة: تصور أتمتة الحسابات الدائنة

الحد الأدنى

يعمل مدير الحسابات الدائنة والعملاء المحتملون وغيرهم من الموظفين لضمان تلقي البائعين لمدفوعاتهم والحفاظ على العلاقات.

سلطت جيسيكا ماكلين ، رئيسة حسابات المدفوعات في Impact ، الضوء على عملها اليومي وبعض التقنيات التي تجعل عبء عمل AP أخف وتسمح لها بالتواصل مع الزملاء والموردين بشكل أكثر كفاءة.

نأمل أن يتمكن المزيد من مديري الحسابات الدائنة وفرقهم من تنفيذ هذه الحلول لتبسيط المدفوعات وجعل حل الفواتير عملية سهلة.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول التقنيات المستخدمة في الحسابات الدائنة ، شاهد الفيديو تعرف على كيفية قيام حلول البرامج الذكية هذه بجعل فرق AP أكثر كفاءة وسعادة.