Вопросы и ответы с менеджером по работе с кредиторской задолженностью: детективы по счетам с использованием интеллектуальных решений

Менеджер по работе с кредиторами и члены его команды в отделе AP — невоспетые герои любой организации. Благодаря отделу AP платежи, причитающиеся поставщикам, точно отслеживаются, утверждаются и обрабатываются.

Конечно, когда речь идет о капитале, организации хотят максимизировать свои доходы, при этом целеустремленно относясь к своим расходам. Отслеживание расходов может быть сложной задачей, требующей особого внимания к деталям и концентрации со стороны менеджера по работе с кредиторской задолженностью, чтобы обеспечить правильность всех сумм.

В этом блоге мы делимся опытом Джессики Макклейн, руководителя отдела кредиторской задолженности Impact. Джессика — самый старший член нашей команды по работе с кредиторами, обладающий глубокими знаниями и пониманием процессов AP.

Мы попросили ее немного рассказать нам о своей работе и некоторых технологиях, которые она использует для управления своей рабочей нагрузкой. Читайте дальше, чтобы узнать, как группа по работе с кредиторской задолженностью справляется со своей рабочей нагрузкой в ​​Impact.

Привет, Джессика! Как обычно выглядит ваша повседневная работа в отделе кредиторской задолженности?

Привет! В нашей команде мы отвечаем за управление отношениями с поставщиками . Менеджеры по работе с кредиторской задолженностью, руководители и остальные члены нашей команды взаимодействуют с поставщиками и отслеживают выставление счетов, оплату и входящие платежные запросы.

Итак, мы тратим часть нашего времени на просмотр электронных писем и ввод входящих счетов в нашу систему. Что касается счетов и платежей, у нас есть система сдержек и противовесов, поэтому платежи должны проверяться и утверждаться внутри компании.

Поэтому я и мои товарищи по команде AP постоянно взаимодействуем с внутренними коллегами, а также с поставщиками. Нам часто нужно собирать и отслеживать счета, которые не имеют ЗП (заказа на покупку). Мы отправляем поставщикам электронные письма, чтобы получить дополнительную информацию о счете, а затем проверяем его внутри компании.

Когда дело доходит до счетов, не связанных с заказом на покупку, нам обычно приходится играть в детектива.

Кажется, есть много юмора в отношении того факта, что отдел AP всегда занят, а счета бесконечны.

У нас определенно постоянно поступает большое количество счетов. У нас нет недостатка в рабочей нагрузке и периодов простоя.

Прежде чем платеж будет отправлен, мы хотим убедиться, что наши t скрещены, а i расставлены точки. Мы не хотим разблокировать деньги по счету, который не полностью проверен.

В этом отделе мы очень внимательно относимся к деталям.

С электронными письмами мы должны убедиться, что знаем, кто является отправителем, и что это не мошенничество. Цифры совпадают? Например, если плата составляет 500 долларов, но товар обычно не оценивается в эту сумму, нам нужно выяснить, почему.

Получает ли персонал по работе с кредиторами много мошеннических электронных писем?

Не часто, но бывает. Impact выполняет большую часть ИТ-работы, поэтому в определенной степени мошенники пытаются нацелиться на нас. Они могут рассматривать это как вызов. У нас есть множество барьеров и фильтров, а также другие технологии для пресечения любых попыток фишинга.

Но когда электронное письмо от поставщика отличается от их обычного формата, мы обращаемся к поставщику, спрашивая его, внедрили ли они новую систему. Уточняйте у них об изменениях. Мы всегда проверяем перед отправкой платежей.

Похоже, что менеджер по работе с кредиторской задолженностью и все в команде по работе с кредиторской задолженностью будут испытывать большое давление.

Мы чувствуем давление, но к этому привыкаешь. Есть чувство удовлетворения от осознания того, что я сделал все, что мог. Когда что-то было проверено и подтверждено, мы чувствуем себя выполненными.

Могли бы вы сказать Интересно, что мне больше всего нравится работать с нашим программным обеспечением для управления документами .

Когда есть длинная очередь счетов-фактур, я могу легко проверить их и просмотреть.

Мне нравится видеть, как числа в очереди уменьшаются. Программное обеспечение позволяет мне выполнять много работы.

Это программное обеспечение ускоряет обработку большого объема счетов-фактур на поставку. Таким образом, у нас появляется больше времени для решения и закрытия счетов, не являющихся заказными.

Блог по теме: Что такое система управления документами?

Сильно ли изменились процессы с тех пор, как вы начали работать с кредиторской задолженностью?

Основные процессы не изменились. Но здесь, в Impact, мы выросли в геометрической прогрессии. Когда я только начинал, мне немного помогал менеджер по работе с кредиторской задолженностью. Тогда у нас не было такого объема.

Поскольку объем и ответственность в нашей работе увеличились, были разработаны новые процессы. Команда разработчиков помогла нам внедрить решение по автоматизации. Наше интеллектуальное программное обеспечение для автоматизации помогает нам сканировать электронную почту и физические счета-фактуры и заносить их в базу данных.

Другие команды тоже используют это решение. Программное обеспечение для захвата документов принимает все входящие счета и помещает их в указанную папку. Оттуда мы можем получить очереди счетов, чтобы проверить их.

Это полезно при индексации счетов-фактур. Он автоматически индексирует их и выделяет правильную информацию. Нам не нужно вручную индексировать их в программном обеспечении для управления документами.

Эта новая технология вдвое сокращает время обработки определенных платежей. Это снимает дополнительную нагрузку.

Это также помогло нам оптимизировать платежи поставщикам и повысить нашу платежеспособность. В зависимости от продавца способ оплаты отличается. Теперь мы можем быстро записать платеж и использовать обработку платежей через ACH.

Видео по теме: Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA) | Модные словечки

Похоже, эти технологии делают вашу работу более эффективной.

Некоторые из этих изменений произошли в последние годы. Нам больше не нужно вручную сканировать и индексировать счета.

Поэтому я могу уделять больше времени счетам, не являющимся заказными, которые требуют некоторой детективной работы и требуют, чтобы мы связались с поставщиками и проверили их внутри.

Когда самое напряженное время года для отдела кредиторской задолженности?

Все руки на палубе в конце года. Мы заняты больше, чем обычно. У нас есть процесс, который нужно закрыть до конца месяца, так что это не так уж и плохо.

Для счетов-фактур, по которым мы ставим под сомнение расходы, или которые мы ожидаем получить, или для которых требуется ответ от поставщика или внутри компании, в конце года тратится больше времени. Мы хотим завершить год как можно более чистым.

У вас есть любимый прием, который вы бы порекомендовали менеджеру по работе с кредиторами и другим членам команды AP?

Я считаю, что в случае со счетами-фактурами, не являющимися заказными, которые невозможно распознать, обращение к поставщикам ускоряет процесс их решения. Конечно, поставщики хотят получать деньги, поэтому они предоставят необходимую нам информацию. Внутри мы работаем со многими членами команды, поэтому обращение к поставщику дает нам более быстрый ответ.

Еще один прием, который я рекомендую, — это использование облачного архива электронной почты для защиты от спама.

В почтовый ящик отдела AP поступает большое количество писем. Наш почтовый ящик постоянно архивирует все, что старше трех месяцев.

Облачный архив электронной почты — наш лучший друг, потому что он позволяет нам извлекать информацию, когда нам нужно больше описания продукта или подробные платежные реквизиты.

Иногда у нас есть ранее утвержденный счет, который не прикреплен к электронному письму. С архивом электронной почты мне не нужно начинать новую цепочку электронной почты и терять старую.

Объем счетов-фактур настолько велик, что мы не можем запомнить каждый счет-фактуру. Этот архив позволяет нам отслеживать и находить любую необходимую информацию, не создавая внутренних дубликатов электронных писем.

Это упрощает отправку платежей. Тогда мы сможем лучше общаться и работать в команде.

Блог по теме: Визуализация автоматизации расчетов с поставщиками

Нижняя линия

Менеджер по работе с кредиторской задолженностью, руководители и другие сотрудники работают над тем, чтобы поставщики получали свои платежи и поддерживались отношения.

Джессика МакКлейн, ведущий специалист по работе с кредиторской задолженностью в Impact, рассказала о своей повседневной работе и некоторых технологиях, которые облегчают рабочую нагрузку AP и позволяют ей более эффективно общаться с коллегами и поставщиками.

Мы надеемся, что больше менеджеров по счетам к оплате и их команды смогут внедрить эти решения, чтобы упростить платежи и сделать выставление счетов безболезненным процессом.

Если вы хотите узнать больше о технологиях, используемых в работе с кредиторской задолженностью, посмотрите наше видео Узнайте, как эти интеллектуальные программные решения делают команды AP более эффективными и счастливыми.