Domande e risposte con un responsabile della contabilità fornitori: investigatori di fatture che utilizzano soluzioni intelligenti

Un responsabile della contabilità fornitori e i membri del loro team nel dipartimento AP sono gli eroi sconosciuti di qualsiasi organizzazione. Grazie a un dipartimento AP, i pagamenti dovuti ai fornitori vengono accuratamente tracciati, approvati ed elaborati.

Naturalmente, quando è coinvolto il capitale, le organizzazioni vogliono massimizzare i propri guadagni, pur essendo mirati alle proprie spese. Il monitoraggio delle spese può essere un compito stressante che richiede un'attenzione particolare ai dettagli e la concentrazione da parte di un responsabile della contabilità fornitori per garantire che tutti gli importi siano corretti.

In questo blog, portiamo l'esperienza di Jessica McClain, Accounts Payable Lead di Impact. Jessica è il membro più anziano del nostro team di contabilità fornitori con una conoscenza approfondita e una visione approfondita dei processi AP.

Le abbiamo chiesto di parlarci un po' del lavoro che fa e di alcune delle tecnologie che utilizza per gestire il suo carico di lavoro. Continua a leggere per scoprire come il team di contabilità fornitori gestisce il carico di lavoro di Impact.

Ciao, Jessica! Che aspetto ha di solito la tua quotidianità nel reparto Contabilità fornitori?

Ciao! Nel nostro team siamo responsabili della gestione delle relazioni con i fornitori . I responsabili della contabilità fornitori, i lead e il resto del nostro team interagiscono con i fornitori e tengono traccia delle richieste di fatturazione, pagamento e pagamento in entrata.

Quindi, trascorriamo una parte del nostro tempo esaminando le e-mail e inserendo le fatture in arrivo nel nostro sistema. Con fatture e pagamenti, abbiamo un sistema di controlli e saldi, quindi i pagamenti devono essere verificati e approvati internamente.

Pertanto, io e i miei compagni di squadra nel team AP interagiamo costantemente con i colleghi interni e con i fornitori. Spesso abbiamo bisogno di raccogliere e tracciare le fatture che non hanno un ordine di acquisto (ordine di acquisto). Inviamo un'e-mail ai fornitori per ottenere maggiori informazioni sulla fattura e quindi verificare internamente.

Quando si tratta di fatture senza ordine di acquisto, di solito dobbiamo fare il detective.

Sembra che ci sia molto umorismo in riferimento al fatto che il dipartimento AP è sempre occupato e le fatture non finiscono mai.

Abbiamo sicuramente un volume elevato di fatture che arrivano costantemente. Non c'è carenza di carico di lavoro e periodi di rallentamento.

Prima che un pagamento esca, vogliamo assicurarci che le nostre t siano incrociate e le i punteggiate. Non vogliamo rilasciare denaro per una fattura che non è completamente verificata.

In questo reparto siamo molto attenti ai dettagli.

Con le e-mail, dobbiamo assicurarci di sapere chi è il mittente e che non si tratti di una truffa. I numeri corrispondono? Ad esempio, se un addebito è di 500 dollari, ma l'articolo di solito non ha un prezzo di tale importo, dobbiamo capire perché.

Il personale della contabilità fornitori riceve molte e-mail truffa?

Non spesso, ma succede. Impact fa molto lavoro IT, quindi in una certa misura i truffatori cercano di prenderci di mira. Potrebbero vederlo più come una sfida. Abbiamo molte barriere e filtri in atto, nonché altre tecnologie per frenare qualsiasi tentativo di phishing.

Ma quando un'e-mail di un fornitore ha un aspetto diverso dal formato abituale, contattiamo il fornitore e gli chiediamo se ha implementato un nuovo sistema. Verificare con loro le modifiche. Verifichiamo sempre prima di inviare i pagamenti.

Sembra che un gestore di contabilità fornitori e tutti i membri del team di contabilità fornitori sentirebbero molta pressione.

Sentiamo la pressione, ma ci si abitua. C'è un senso di soddisfazione sapendo che ho fatto del mio meglio. Quando qualcosa è stato verificato e convalidato, ci sentiamo realizzati.

Diresti È interessante notare che la mia parte preferita è quando entro nel nostro software di gestione dei documenti .

Quando c'è una lunga coda di fatture PO, posso facilmente controllarle e sfogliarle.

Mi piace vedere i numeri diminuire in coda. Il software mi consente di svolgere un sacco di lavoro.

Questo software rende più veloce l'elaborazione del grande volume di fatture PO. In questo modo abbiamo più tempo per risolvere e chiudere fatture non PO.

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I processi sono cambiati molto da quando hai iniziato a lavorare nella contabilità fornitori?

I processi di base non sono cambiati. Ma qui a Impact siamo cresciuti esponenzialmente. Quando ho iniziato, il responsabile della contabilità fornitori mi ha aiutato un po'. Allora non avevamo molto volume.

Poiché il volume e la responsabilità del nostro lavoro sono aumentati, sono stati sviluppati nuovi processi. Il team di sviluppo ci ha aiutato a implementare una soluzione di automazione. Il nostro software di automazione intelligente ci aiuta a scansionare e-mail e fatture fisiche in un database.

Anche altre squadre usano questa soluzione. Il software di acquisizione documenti prende tutte le fatture in entrata e le deposita in una cartella designata. Da lì, possiamo estrarre le code delle fatture per verificarle.

È utile con l'indicizzazione delle fatture. Li indicizza automaticamente ed evidenzia le informazioni corrette. Non dobbiamo indicizzarli manualmente nel software di gestione dei documenti.

Questa nuova tecnologia dimezza i tempi di elaborazione di determinati pagamenti. Rimuove quel carico di lavoro aggiuntivo.

Ci ha anche aiutato a semplificare i pagamenti ai fornitori e ad aumentare la nostra capacità di pagarli. A seconda del venditore, il metodo di pagamento è diverso. Ora possiamo registrare rapidamente il pagamento e utilizzare l'elaborazione dei pagamenti tramite ACH.

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Sembra che queste tecnologie rendano il tuo lavoro più efficiente.

Alcuni di questi cambiamenti sono avvenuti negli ultimi anni. Non dobbiamo più scansionare e indicizzare manualmente le fatture.

Posso quindi investire più tempo nelle fatture senza ordine di acquisto che richiedono parte di quel lavoro investigativo e ci richiedono di contattare i fornitori e verificare internamente.

Qual è il periodo più stressante dell'anno per il reparto contabilità fornitori?

Tutte le mani sono sul ponte alla fine dell'anno. Siamo più occupati del normale. Abbiamo un processo da chiudere entro la fine del mese, quindi non è poi così male.

Per le fatture in cui stiamo mettendo in discussione gli addebiti, o quelle che stiamo aspettando di ricevere, o quelle per le quali è necessaria una risposta da un fornitore o internamente, alla fine dell'anno viene investito più tempo. Vogliamo chiudere l'anno nel modo più pulito possibile.

Hai un trucco preferito che consiglieresti a un responsabile della contabilità fornitori e ad altri membri del team AP?

Trovo che con fatture non PO che non sono riconoscibili, contattare i fornitori rende più veloce il processo di risoluzione delle stesse. Naturalmente, i fornitori vogliono essere pagati, quindi forniranno le informazioni di cui abbiamo bisogno. Internamente, lavoriamo con molti membri del team, quindi raggiungere il fornitore ci dà una risposta più rapida.

Un altro trucco che consiglio è l'utilizzo di un archivio di posta elettronica anti-spam basato su cloud.

La casella di posta del dipartimento AP riceve un volume elevato di e-mail. La nostra casella di posta archivia costantemente qualsiasi cosa più vecchia di tre mesi.

Un archivio e-mail basato su cloud è il nostro migliore amico perché ci consente di recuperare informazioni quando abbiamo bisogno di una descrizione più ampia del prodotto o di dettagli di pagamento elaborati.

A volte abbiamo una fattura precedentemente approvata che non è allegata a un'e-mail. Con l'archivio e-mail, non ho bisogno di avviare una nuova catena di e-mail e perdere quella vecchia.

Il volume delle fatture è così grande che non riusciamo a ricordare ogni fattura. Questo archivio ci consente di seguire e trovare tutte le informazioni necessarie senza creare e-mail duplicate internamente.

Semplifica l'invio dei pagamenti. Possiamo quindi comunicare meglio e lavorare come una squadra.

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Linea di fondo

Un responsabile della contabilità fornitori, i lead e altro personale lavorano per garantire che i fornitori ricevano i pagamenti e che le relazioni vengano mantenute.

Jessica McClain, Accounts Payable Lead di Impact, ha fatto luce sul suo lavoro quotidiano e su alcune delle tecnologie che rendono il carico di lavoro AP più leggero e le consentono di comunicare con colleghi e fornitori in modo più efficiente.

Ci auguriamo che più gestori di contabilità fornitori e i loro team possano implementare queste soluzioni per semplificare i pagamenti e rendere la risoluzione delle fatture un processo indolore.

Se desideri saperne di più sulle tecnologie utilizzate nella contabilità fornitori, guarda il nostro video Scopri come queste soluzioni software intelligenti rendono i team AP più efficienti e più felici.