ถาม & ตอบกับผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้: นักสืบใบแจ้งหนี้โดยใช้โซลูชั่นอัจฉริยะ

ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้และสมาชิกในทีมของพวกเขาในแผนก AP เป็นวีรบุรุษที่ไม่ได้รับการยกย่องขององค์กรใดๆ ขอบคุณแผนก AP การชำระเงินที่เป็นหนี้กับซัพพลายเออร์จะได้รับการติดตาม อนุมัติ และดำเนินการอย่างถูกต้อง

แน่นอนว่าเมื่อมีเงินทุนเข้ามาเกี่ยวข้อง องค์กรต่างๆ ก็ต้องการเพิ่มรายได้ให้สูงสุด ในขณะเดียวกันก็มุ่งเป้าไปที่ค่าใช้จ่าย การติดตามค่าใช้จ่ายอาจเป็นงานที่เครียดซึ่งต้องการความเอาใจใส่เป็นพิเศษในรายละเอียดและความเข้มข้นจากผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินทั้งหมดถูกต้อง

ในบล็อกนี้ เรานำความเชี่ยวชาญของ Jessica McClain หัวหน้าฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ของ Impact เจสสิก้าเป็นสมาชิกอาวุโสที่สุดในทีมบัญชีเจ้าหนี้ของเราที่มี ความรู้เชิงลึกและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการ AP

เราขอให้เธอบอกเราสักเล็กน้อยเกี่ยวกับงานที่เธอทำและเทคโนโลยีบางอย่างที่เธอใช้ในการจัดการปริมาณงานของเธอ อ่านต่อไปเพื่อดูว่าทีมบัญชีเจ้าหนี้จัดการปริมาณงานของพวกเขาที่ Impact ได้อย่างไร

สวัสดี เจสสิก้า! ในแต่ละวันของคุณในแผนกบัญชีเจ้าหนี้มีลักษณะอย่างไร

สวัสดี! ในทีมของเรา เรามีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ ขาย ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้ โอกาสในการขาย และทีมที่เหลือของเราโต้ตอบกับผู้ขาย และติดตามการออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และคำขอชำระเงินที่เข้ามา

ดังนั้นเราจึงใช้เวลาส่วนหนึ่งไปกับอีเมลและป้อนใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาในระบบของเรา ด้วยใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน เรามีระบบการตรวจสอบและยอดคงเหลือ ดังนั้นการชำระเงินจึงต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติภายใน

ดังนั้น เพื่อนร่วมทีมของฉันในทีม AP และฉันจึงมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานภายในตลอดจนผู้ขายอย่างต่อเนื่อง เรามักจะต้องรวบรวมและติดตามใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ (ใบสั่งซื้อ) เราส่งอีเมลถึงผู้ขายเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แล้วตรวจสอบภายใน

เมื่อพูดถึงใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อ เรามักจะต้องเล่นเป็นนักสืบ

ดูเหมือนจะมีอารมณ์ขันมากมายที่อ้างถึงข้อเท็จจริงที่ว่าแผนก AP ยุ่งอยู่เสมอ และใบแจ้งหนี้ไม่มีวันสิ้นสุด

เรามีอินวอยซ์ปริมาณมากเข้ามาอย่างสม่ำเสมอ ไม่มีการขาดแคลนปริมาณงานและไม่มีรอบระยะเวลาที่ช้า

ก่อนการชำระเงินจะหมด เราต้องการให้แน่ใจว่า t ของเราถูกขีดฆ่าและ i มีจุด เราไม่ต้องการปล่อยเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบอย่างครบถ้วน

ในแผนกนี้เราเน้นรายละเอียดมาก

เมื่อใช้อีเมล เราต้องแน่ใจว่าเรารู้ว่าใครเป็นผู้ส่ง และไม่ใช่การหลอกลวง ตัวเลขตรงกันหรือไม่? ตัวอย่างเช่น หากค่าบริการคือ 500 ดอลลาร์ แต่โดยปกติแล้วสินค้าจะไม่มีราคาเท่ากับจำนวนนั้น เราจำเป็นต้องหาสาเหตุ

เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ได้รับอีเมลหลอกลวงจำนวนมากหรือไม่?

ไม่บ่อย แต่ก็เกิดขึ้น Impact ทำงานด้านไอทีมากมาย ดังนั้นนักต้มตุ๋นพยายามกำหนดเป้าหมายเราในระดับหนึ่ง พวกเขาอาจมองว่าเป็นเรื่องท้าทายมากกว่า เรามีอุปสรรคและตัวกรองมากมาย เช่นเดียวกับเทคโนโลยีอื่นๆ เพื่อควบคุมความพยายามในการฟิชชิง

แต่เมื่ออีเมลจากผู้ขายดูแตกต่างไปจากรูปแบบปกติ เราจะติดต่อผู้ขายเพื่อถามว่าพวกเขาใช้ระบบใหม่หรือไม่ ตรวจสอบกับพวกเขาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เราตรวจสอบทุกครั้งก่อนส่งการชำระเงิน

ดูเหมือนว่าผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้และทุกคนในทีมบัญชีเจ้าหนี้จะรู้สึกกดดันอย่างมาก

เรารู้สึกกดดัน แต่คุณเคยชินกับมัน มีความพอใจที่รู้ว่าฉันทำดีที่สุดแล้ว เมื่อบางสิ่งได้รับการยืนยันและตรวจสอบแล้ว เรารู้สึกว่าสำเร็จ

คุณจะบอก ที่น่าสนใจ ส่วนที่ฉันชอบคือเมื่อเข้าสู่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของ เรา

เมื่อมีใบแจ้งหนี้ PO ต่อคิวยาว ฉันสามารถตรวจสอบและไถผ่านได้อย่างง่ายดาย

ฉันชอบที่จะเห็นตัวเลขลดลงในคิว ซอฟต์แวร์ช่วยให้ฉันทำงานได้มาก

ซอฟต์แวร์นี้ทำให้การผ่านใบสั่งซื้อจำนวนมากเร็วขึ้น วิธีนี้ทำให้เรามีเวลามากขึ้นในการแก้ไขและปิดใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อ

บล็อกที่เกี่ยวข้อง: ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?

กระบวนการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากตั้งแต่คุณเริ่มทำงานในบัญชีเจ้าหนี้หรือไม่?

กระบวนการพื้นฐานไม่เปลี่ยนแปลง แต่ที่ Impact เราเติบโตขึ้นอย่างทวีคูณ เมื่อฉันเริ่มต้นครั้งแรก ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ช่วยฉันเล็กน้อย ตอนนั้นเรามีปริมาณไม่มาก

เนื่องจากปริมาณและความรับผิดชอบในงานของเราเพิ่มขึ้น กระบวนการใหม่จึงได้รับการพัฒนา ทีมพัฒนาช่วยเรานำโซลูชันระบบอัตโนมัติมาใช้ ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะของเราช่วยให้เราสแกนอีเมลและใบแจ้งหนี้จริงลงในฐานข้อมูล

ทีมอื่นก็ใช้วิธีนี้เช่นกัน ซอฟต์แวร์บันทึกเอกสารรับใบแจ้งหนี้ขาเข้าทั้งหมดและวางลงในโฟลเดอร์ที่กำหนด จากนั้น เราสามารถดึงคิวใบแจ้งหนี้เพื่อยืนยันได้

มีประโยชน์ในการจัดทำดัชนีใบแจ้งหนี้ จะทำดัชนีพวกเขาโดยอัตโนมัติและเน้นข้อมูลที่ถูกต้อง เราไม่ต้องจัดทำดัชนีด้วยตนเองในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

เทคโนโลยีใหม่นี้ลดเวลาในการประมวลผลการชำระเงินบางส่วนลงครึ่งหนึ่ง มันเอาภาระงานพิเศษนั้นออกไป

นอกจากนี้ยังช่วยเราในการปรับปรุงการชำระเงินให้กับผู้ขายและเพิ่มความสามารถของเราในการจ่ายเงินให้กับพวกเขา วิธีการชำระเงินจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้ขาย ตอนนี้เราสามารถบันทึกการชำระเงินและใช้การประมวลผลการชำระเงินผ่าน ACH ได้อย่างรวดเร็ว

วิดีโอที่เกี่ยวข้อง:Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร | Buzzwords

ดูเหมือนว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จะทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงบางอย่างเกิดขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เราไม่ต้องสแกนและจัดทำดัชนีใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอีกต่อไป

ดังนั้นฉันจึงสามารถใช้เวลามากขึ้นในใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ PO ที่ต้องการงานนักสืบบางส่วน และต้องการให้เราติดต่อผู้ขายและตรวจสอบภายใน

แผนกบัญชีเจ้าหนี้ ช่วงไหนเครียดที่สุด?

ทุกมืออยู่บนดาดฟ้าเมื่อสิ้นปี พวกเรายุ่งมากกว่าปกติ เรามีกระบวนการที่จะปิดก่อนสิ้นเดือน ดังนั้นจึงไม่เลวร้ายนัก

สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เรากำลังตั้งคำถามเกี่ยวกับค่าบริการ หรือใบแจ้งหนี้ที่รอรับ หรือใบแจ้งหนี้ที่ต้องการคำตอบจากผู้ขายหรือภายใน จะต้องใช้เวลามากขึ้นในการลงทุนตอนสิ้นปี เราต้องการปิดปีอย่างสะอาดที่สุด

คุณมีแฮ็คที่ชอบที่จะแนะนำให้ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้และสมาชิกในทีม AP คนอื่นๆ หรือไม่?

ฉันพบว่าด้วยใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อซึ่งไม่สามารถระบุได้ การติดต่อกับผู้ขายทำให้กระบวนการแก้ไขเร็วขึ้น แน่นอน ผู้ค้าต้องการรับเงิน ดังนั้นพวกเขาจะให้ข้อมูลที่เราต้องการ ภายในเราทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมจำนวนมาก ดังนั้นการเข้าถึงผู้ขายจึงได้รับการตอบสนองที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

แฮ็คอื่นที่ฉันแนะนำคือการใช้ที่เก็บอีเมลแบบป้องกันสแปมบนคลาวด์

กล่องขาเข้าของแผนก AP ได้รับอีเมลจำนวนมาก กล่องจดหมายของเราจะเก็บถาวรสิ่งที่เก่ากว่าสามเดือนอย่างต่อเนื่อง

ที่เก็บถาวรอีเมลบนคลาวด์เป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของเรา เพราะช่วยให้เราสามารถดึงข้อมูลเมื่อเราต้องการรายละเอียดผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมหรือรายละเอียดการชำระเงินที่ซับซ้อน

บางครั้งเรามีใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการอนุมัติก่อนหน้านี้ซึ่งไม่ได้แนบมากับอีเมล ด้วยการเก็บถาวรอีเมล ฉันไม่จำเป็นต้องเริ่มห่วงโซ่อีเมลใหม่และสูญเสียอีเมลเก่า

ปริมาณของใบแจ้งหนี้มีมากจนเราจำใบแจ้งหนี้ทุกใบไม่ได้ ที่เก็บถาวรนี้ช่วยให้เราสามารถติดตามและค้นหาข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่ต้องสร้างอีเมลซ้ำกันภายใน

ช่วยให้ส่งเงินได้ง่ายขึ้น จากนั้นเราจะสามารถสื่อสารและทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้น

บล็อกที่เกี่ยวข้อง: ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติที่มองเห็นได้

บรรทัดล่าง

ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้ ลูกค้าเป้าหมาย และพนักงานอื่นๆ ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายได้รับการชำระเงินและความสัมพันธ์ของพวกเขาจะยังคงอยู่

เจสสิก้า แมคเคลน หัวหน้าฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ที่ Impact ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับงานประจำวันของเธอและเทคโนโลยีบางอย่างที่ทำให้ภาระงานของ AP เบาลง และช่วยให้เธอสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เราหวังว่าผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้และทีมของพวกเขาจะสามารถใช้โซลูชันเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการชำระเงินและทำให้การแก้ปัญหาใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่ไม่ยุ่งยาก

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ใช้ในบัญชีเจ้าหนี้ ดูวิดีโอของเรา เรียนรู้ว่าโซลูชันซอฟต์แวร์อัจฉริยะเหล่านี้ทำให้ทีม AP มีประสิทธิภาพและมีความสุขมากขึ้นได้อย่างไร