7 sposobów, w jakie monozadaniowość może ułatwić freelancing

Wielozadaniowość to coś, o czym wie każdy freelancer.

W końcu, kiedy jesteś samodzielnym przedsiębiorcą, pieniądze zatrzymują się na tobie.

Odpowiadasz za wszystko, od marketingu po współpracę z klientami, realizację projektów zgodnie ze specyfikacją i terminowe wypłaty.

Jak to się mówi, nosisz wiele kapeluszy – i często musisz nosić więcej niż jedną czapkę w tym samym czasie.

Bycie biegłym w wielozadaniowości to umiejętność, ale to nie znaczy, że jest dobra. A jeśli powiemy ci, że opanowanie sztuki monozadaniowości też jest niezbędne?

Czym jest jednozadaniowość i czym różni się od wielozadaniowości?

Jednozadaniowość, znana również jako jednozadanie, to czynność polegająca na radzeniu sobie z pojedynczym zadaniem na raz. Jest to forma zarządzania czasem, która wymaga podejmowania i wykonywania jednego zadania na raz.

Z drugiej strony wielozadaniowość wymaga wykonywania wielu zadań jednocześnie.

Jednozadaniowość różni się od wielozadaniowości pod wieloma kluczowymi względami.

Po pierwsze, daje Ci szansę na poprawę poziomu koncentracji na konkretnym celu, na którym musisz się skoncentrować. Wielozadaniowość może utrudnić skupienie się na jednym zadaniu, ponieważ będziesz pracować nad realizacją wielu różnych celów jednocześnie.

Zakres Twojej pracy zmienia się również podczas korzystania z monozadaniowości, w przeciwieństwie do podejść wielozadaniowych.

Monotasking zwykle wiąże się z mniejszym zakresem pracy, ponieważ będziesz skoncentrowany na jednym zadaniu zamiast na wielu. Mając to na uwadze, zakres pojedynczego projektu może być szerszy ze względu na zawarte w nim tematy lub treści.

Zajmowanie się jednym zadaniem na raz może spowodować zmiany w poziomie produktywności.

Na przykład podczas wielozadaniowości możesz wykonać więcej pracy i poczynić większe postępy w wielu zadaniach. Możesz też poczynić znaczne kroki w jednym zadaniu i w rezultacie uzyskać wyższy poziom produktywności.

Dlaczego wielozadaniowość przynosi efekt przeciwny do zamierzonego

Według Entrepreneur jest kilka kluczowych powodów: wielozadaniowość może w rzeczywistości osłabić Twoją produktywność, a nie ją zwiększyć.

W publikacji eksperckiej zauważono, że koncentracja na wielu zadaniach jednocześnie może wywierać presję na mózg. Zwiększa to poziom stresu i utrudnia pomyślne przełączanie się między zadaniami.

Wielozadaniowość może osłabić twoją pamięć, ponieważ twój mózg nie jest przystosowany do wykonywania wielu zadań jednocześnie. Kiedy stale przełączasz się między czynnościami, możesz nie zwracać uwagi na żadną z nich. Oznacza to, że możesz mieć skłonność do zapominania ważnych szczegółów i obowiązków.

Przedsiębiorca twierdzi, że wielozadaniowość może hamować Twoją kreatywność.

Kiedy przechodzisz z jednego zadania do drugiego, możesz mieć trudności ze skupieniem się na konkretnym problemie i wykorzystaniem swoich kreatywnych umiejętności rozwiązywania problemów, aby go rozwiązać. Dzieje się tak, ponieważ twój mózg przyzwyczaja się do zmiany zadań. W końcu nie jest już w stanie skupić się na jednym temacie z pełną mocą.

Badania pokazują, że przełączanie zadań może obniżyć wydajność nawet o 40%, nawet podczas codziennych czynności, takich jak sprawdzanie wiadomości e-mail lub czatowanie z członkiem zespołu.

Kto może skorzystać z monozadaniowości?

Monotasking jest często najskuteczniejszym sposobem radzenia sobie z zadaniami i projektami, szczególnie w pewnych okolicznościach. Jeśli masz wcześniejsze powiadomienie o obciążeniu pracą, które musisz wykonać, możesz zaplanować jednozadanie, aby jak najszybciej je zakończyć.

Dodatkowo monozadaniowość jest pomocna dla tych, którzy borykają się z pilnymi terminami oraz tych, którzy mają ważne i złożone zadania do wykonania.

Ta forma zarządzania czasem zapewnia, że ​​możesz w pełni skoncentrować się na wykonywanym zadaniu, aby dotrzymać terminów i wykonać pracę zgodnie z oczekiwaniami.

Jak wytrenować swój mózg do monozadania?

Badania przeprowadzone przez Glorię Mark i jej zespół z Uniwersytetu Kalifornijskiego wykazały, że większość ludzi potrzebuje średnio 23 minuty i 15 sekund, aby wrócić do zadania po przerwaniu lub zmianie skupienia.

Inne badanie z Uniwersytetu Stanforda wykazało, że ludzie, którzy wykonują wiele zadań jednocześnie, gorzej wykonują zadania związane z uwagą i pamięcią oraz wykonywaniem zadań w porównaniu z ich rówieśnikami jednozadaniowymi.

Powód, dla którego wielozadaniowość może zaszkodzić wydajności leży w części mózgu zwanej korą przedczołową. Ten obszar mózgu wykonuje wiele różnych zadań, ale jednym z jego kluczowych obowiązków jest kierowanie i utrzymywanie uwagi. Ma dwie strony, które komunikują się ze sobą i resztą mózgu.

Kiedy wykonujesz monozadanie, obie strony kory przedczołowej współpracują ze sobą, aby skierować twoją uwagę. Jednak podczas wykonywania wielu zadań strony te muszą działać niezależnie od siebie. Oznacza to, że żadne z zadań, które wykonujesz, nie przyciąga Twojej pełnej uwagi. Wielozadaniowość szkoli również Twój mózg w zarządzaniu zadaniami w ten sposób.

Najlepszym sposobem na wytrenowanie mózgu w monozadaniowości jest ćwiczenie uważności.

Skupienie się, na przykład, na wzorcach oddychania przez dziesięć minut, zachęca obie strony kory przedczołowej do wspólnej pracy przez ten czas.

Jeśli robisz to codziennie, boki kory przedczołowej w końcu nauczą się harmonijnie ze sobą współpracować, co pozwoli ci pozostać na dobrej drodze z jednym zadaniem. Zostało to udowodnione w badaniach, w jednym z badań zauważono, że ludzie, którzy wzięli udział w ośmiotygodniowym kursie redukcji stresu uważności, zauważyli poprawę swojej zdolności do skupienia uwagi.

Uważność i medytacja mogą wytrenować mózg w monozadaniu, nawet jeśli nie jest przyzwyczajony do skupiania się na jednym zadaniu na raz. Pomaga również w rozwiązywaniu problemów z koncentracją związanych z wielozadaniowością w przeszłości.

Jak ćwiczyć monozadaniowość

Według Forbesa, nauczenie mózgu monozadaniowości może zmniejszyć tę stratę czasu i umożliwić ci uczenie się, czytanie, słuchanie i rozwiązywanie problemów przy wykorzystaniu pełnej, niepodzielnej uwagi.

Pierwszym krokiem jest spróbowanie jednozadaniowości, a gdy nieuchronnie pojawią się rozproszenia, uznaj je, a następnie świadomie wróć do zadania polegającego na jednym skupieniu. Skierowanie uwagi z powrotem na swoje zadanie bez osądzania siebie za to, że się rozpraszasz, zacznie ćwiczyć twój mózg w monozadaniu, niezależnie od tego, ile rozproszeń jest obecnych.

Możesz sporządzić listę głównych czynników rozpraszających, takich jak powiadomienia telefoniczne lub interakcje z klientami, aby budować swoją świadomość i odwracać uwagę od tych, które się pojawiają.

Następnie zaplanuj każdy dzień pracy w sposób, który pozwoli Ci skoncentrować się na niezbędnych zadaniach.

Możesz na przykład zaplanować zadania, które wymagają głębokiego, pojedynczego skupienia na pory dnia, w których jesteś najbardziej czujny. Wypełnij te przedziały czasowe w swoim kalendarzu i przed rozpoczęciem ustaw na urządzeniach tryb „Nie przeszkadzać”.

Znajdź spokojne miejsce do pracy. Poproś członków swojego zespołu, aby ci nie przeszkadzali, chyba że jest to nagły wypadek, a będziesz gotowy do pomyślnego wykonywania monozadań.

Ponieważ podczas sesji głębokiego skupienia zawsze pojawiają się rozproszenia, ważne jest, aby na koniec każdego dnia zaplanować czas na radzenie sobie z rozpraszaniem uwagi, takim jak wiadomości, powiadomienia, e-maile i inne prośby.

Możesz także delegować lub zautomatyzować wszelkie rozpraszacze, które regularnie pojawiają się w pracy, aby upewnić się, że możesz całkowicie się skupić, nie tracąc żadnych ważnych obowiązków, które nie dotyczą monozadania, nad którym pracujesz.

5 wskazówek, jak skoncentrować się na jednym zadaniu

Oto kilka wskazówek, jak skutecznie skoncentrować się na jednym zadaniu.

1. Konsekwentnie ustalaj priorytety

Większość profesjonalistów ma obszerne listy rzeczy do zrobienia. Ale jeśli wszystko na twojej liście jest pilne i ważne, możesz mieć trudności ze skupieniem się na jednym zadaniu.

Poświęć kilka minut każdego dnia na sporządzenie listy najważniejszych priorytetów, które powinny być zadaniami, które mają największy wpływ na Twoje cele.

Ogranicz listę priorytetów do około pięciu do siedmiu zadań dziennie i konsekwentnie je zajmuj, nie pozwalając sobie na rozpraszanie się mniej ważnymi pozycjami na liście.

2. Minimalizuj rozpraszacze

Skupienie się na jednym zadaniu oznacza usunięcie wszystkich innych elementów rozpraszających uwagę, w tym smartfonów, tabletów, otwartych kart przeglądarki, bałaganu na biurku i wszystkiego, co utrudnia koncentrację.

Takie postępowanie wyostrzy twoją zdolność do zwracania uwagi na jedną rzecz na raz i pomoże ci rozpoznać, kiedy coś cię rozprasza.

Może się okazać, że trzeba zmienić aranżację biura, aby hałas drukarki lub dzwonek telefonu nie rozpraszał Cię. Lub poproś otoczenie, aby zminimalizowało zakłócenia podczas koncentracji.

3. Odłóż czas na skupienie

Pomocne może być wyznaczenie celów dotyczących tego, ile czasu poświęcisz na skupienie się na monozadaniu, przynajmniej na początku nauki monozadaniowości.

Pomocne może być również korzystanie z narzędzi i technik zarządzania, takich jak Pomodoro, które dzielą zadania na przystępne części, przerywane krótkimi przerwami.

4. Monozadanie w najostrzejszych chwilach dnia

Każda osoba ma określony okres w ciągu dnia, kiedy osiąga najlepsze wyniki, czuje się najlepiej i radzi sobie z najmniejszą ilością rozproszeń. W tym okresie monozadaniowość okaże się dla Ciebie najłatwiejsza, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz się tego uczyć.

Niezależnie od tego, czy występujesz w szczytowym momencie rano, w południe, czy późnym wieczorem, określ swoje najbardziej produktywne pory dnia. Następnie odłóż je na bok do monozadaniowości, aby uzyskać najlepsze wyniki.

5. Rób regularne przerwy

To nie przypadek, że najskuteczniejsze techniki zarządzania czasem obejmują wiele krótkich przerw.

Robienie przerw pomaga utrzymać koncentrację na dłuższą metę. Jeśli jesteś przytłoczony lub przemęczony, możesz mieć trudności ze skupieniem uwagi nawet na jednym zadaniu.

Planuj częste przerwy w ciągu dnia pracy i traktuj je jako okazję do skupienia się, naładowania sił, zjedzenia pożywnego posiłku lub przekąski i zaczerpnięcia świeżego powietrza, jeśli to możliwe.

Czas na monozadanie i zarządzanie produktywnością

Ci, którzy wykonują wiele zadań jednocześnie, mogą mieć mało czasu na zarządzanie czasem i wydajnością.

Przejście na monozadaniową metodę pracy zwolni Twój czas. Ale ważne jest, aby poświęcić czas na zaplanowanie monozadaniowości, aby zmienić je w zrównoważony nawyk.

Większość ekspertów zaleca poświęcenie dziesięciu do piętnastu minut na początku każdego dnia, aby sporządzić listę rzeczy do zrobienia w kolejności priorytetów i przydzielenie określonej ilości czasu na każde zadanie.

Zaplanowanie dnia z wyprzedzeniem pozwoli Ci w pierwszej kolejności pozbyć się najważniejszych zadań. Może to zwiększyć produktywność i potencjalnie obniżyć poziom stresu i ograniczyć lęk związany ze stresem.

Możesz zarezerwować kolejny krótki okres w połowie dnia, aby ocenić swoje postępy i wprowadzić zmiany na liście priorytetów i przydziałów czasu. Może to być konieczne, jeśli poświęcasz więcej czasu niż oczekiwano na wykonanie określonego zadania, i pomoże ci utrzymać swoje priorytety na właściwym torze, nie przegapiając żadnych kluczowych terminów.

Mierzenie wyników podczas monozadaniowości

Korzystanie z karty wyników to jeden z najlepszych sposobów na wyostrzenie uwagi i ocenę wyników podczas wykonywania monozadaniowości.

Twoja karta wyników powinna zawierać trzy kluczowe kategorie informacji: co jest mierzone lub metryka; jaki jest twój cel lub cel; i aktualne wyniki lub punkt odniesienia.

Rozróżnianie działań, wyników, nakładów i wyników pomoże Ci zmierzyć wyniki i wartość, którą tworzysz, takie jak lepsze wyniki sprzedaży, skuteczniejsze kampanie marketingu cyfrowego lub bardziej wyrazista pisemna kopia dla klientów.

Zwracanie uwagi na wyniki dostosowuje Cię do Twoich celów i skupia Twoją uwagę na poprawie wyników i odpowiedzialności.

Czy można połączyć wielozadaniowość i jednozadaniowość?

W pewnych okolicznościach można łączyć wielozadaniowość i jednozadaniowość, zwłaszcza jeśli pracujesz z napiętym harmonogramem.

Na przykład ćwiczenie uważności podczas odpowiadania na wiadomości i e-maile oraz spacery lub ćwiczenia podczas spotkań telefonicznych to formy wielozadaniowości, które mogą faktycznie pomóc zwiększyć Twoją produktywność.

Możesz wykonywać te wielozadaniowe nawyki w wyznaczonym dla nich czasie, ćwicząc monozadaniowość do priorytetowych zadań, które wymagają Twojej pełnej uwagi.

Wielozadaniowość może również pomóc w maksymalnym wykorzystaniu czasu przeznaczonego na radzenie sobie z rozproszeniami, takimi jak rozmowa z klientami lub odpowiadanie na e-maile.

Możesz rozmawiać ze swoimi klientami lub współpracownikami podczas spaceru lub jazdy na rowerze stacjonarnym. Pomoże ci to porozumieć się z nimi i skoncentrować się przed następnym monozadaniem.

Użyj monotaskingu na swoją korzyść

Monotasking może pomóc w zwiększeniu produktywności jako freelancer, szkoląc mózg, aby koncentrował się na określonych zadaniach bez przerwy.

Najlepszym sposobem na ćwiczenie skutecznego monozadania jest ćwiczenie uważności, identyfikowanie głównych codziennych rozrywek i minimalizowanie tych rozproszeń, jak tylko możesz.

Poświęć trochę czasu na wypisanie swoich zadań każdego dnia według priorytetu i monozadania w okresach, w których jesteś najbardziej bystry i najbardziej zmotywowany.

W ten sposób pomożesz wyostrzyć swoje umiejętności monozadaniowości. Co więcej, będziesz szkolić się, aby wykonywać głęboką pracę i konsekwentnie dotrzymywać ważnych terminów, nie poczujesz się przytłoczony lub wypalony.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!