Soyez payé à temps avec ces conseils de facturation

Être payé - et encore moins à temps - a longtemps été un problème pour les propriétaires d'entreprise. Les grandes entreprises peuvent assumer le fardeau des retards de paiement. Cependant, les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas rester aussi longtemps sans paiement. Les retards de paiement et les factures impayées peuvent créer de graves problèmes de trésorerie pour une entreprise. Dans certains cas, les retards de paiement peuvent entraîner la fermeture d'une petite entreprise. Il doit y avoir une meilleure façon de facturer les clients.

Les propriétaires d'entreprise peuvent penser qu'ils ne peuvent pas contrôler le fait d'être payés à temps. Après tout, ils font leur part. Ils facturent le client en temps opportun et lui donnent au moins 30 jours pour régler. De nombreux propriétaires d'entreprise ne veulent pas être trop agressifs de peur de perdre complètement l'entreprise.

Conseils de facturation

Bien que vous ne puissiez pas contrôler le moment où les clients vous paient, il existe des tactiques qui augmentent vos chances d'être payé. De l'adoption de la facturation en ligne à la définition précoce des conditions de paiement, voici un aperçu de certaines des stratégies les plus efficaces.

1. Passez à la haute technologie avec la facturation des clients

Internet a facilité la gestion de toutes sortes de fonctions dont les freelances ont besoin, et cela est particulièrement vrai en matière de facturation. L'automatisation du processus d'émission des factures peut vous assurer de ne pas oublier de facturer un client. Plus il est retardé de votre côté, plus il sera difficile d'être payé.

Internet regorge d'outils de facturation - certains offrant des fonctionnalités de base et d'autres s'intégrant à vos données pour rester au courant de toutes vos factures. Ces services fournissent aux propriétaires d'entreprise des modèles de facture, la possibilité de synchroniser les paiements avec les dossiers financiers de l'entreprise, d'effectuer des paiements et de surveiller et gérer les factures en retard et impayées.

2. Créez des conditions de facturation claires

Même si vous êtes un magasin unipersonnel, il est préférable d'avoir des conditions de paiement claires et transparentes pour définir la façon dont vous facturerez les clients. Si vous n'êtes pas sûr de la date d'échéance des paiements ou si vous envoyez votre facture à des jours différents chaque mois, cela peut créer de la confusion chez vos clients.

Lorsque vous recrutez un nouveau client, énoncez clairement vos attentes. Si vous attendez un paiement dans les 45 jours, dites-le. Vous souhaitez inclure les méthodes de paiement que vous acceptez, les avantages de payer plus tôt si vous en avez et la date d'échéance.

3. Récompensez les paiements anticipés

Un moyen infaillible d'amener au moins certains de vos clients à payer en temps opportun est de les récompenser pour cela. Supposons que vos factures soient dues dans les 30 jours suivant leur réception. Offrez aux clients une réduction de 5 % s'ils paient dans les 15 jours. Les paiements à temps peuvent bénéficier d'une réduction moindre tandis que les paiements en retard sont pénalisés.

Ou, par exemple, si vos clients paient en plusieurs fois, vous pouvez offrir une remise plus importante s'ils paient la totalité de la facture à l'avance. Cela réduira les coûts et le temps perdu à rechercher les retards de paiement.

4. Facturer des frais de retard aux clients

Personne ne veut contrarier ses clients et clients, cependant, s'ils paient en retard et que cela a un impact sur l'entreprise, il n'y a peut-être pas d'autre choix. Pénaliser les clients qui paient en retard peut sembler agressif, mais cela peut contribuer grandement à être payé à temps.

Les propriétaires d'entreprise qui mettent en place une politique de frais de retard de paiement doivent énoncer clairement toutes les règles. Cela inclut la façon dont il est facturé - un pourcentage de la facture ou des frais fixes - lorsqu'il est déclenché, et ce qui se passe si la facture reste impayée pendant une période prolongée.

Par exemple, si la facture est en souffrance depuis 90 jours, vous pouvez signaler le client à une agence de recouvrement.

5. Facilitez le paiement de vos clients

Pour beaucoup de gens qui paient leurs factures en retard, ce n'est pas par manque de ressources mais plutôt par manque de motivation. Leur permettre de vous payer aussi facilement que possible améliorera considérablement les résultats de facturation des clients.

Pour supprimer les excuses de retard de paiement, offrez une variété d'options de paiement à vos clients. Qu'il s'agisse d'un dépôt direct, d'une application mobile, d'un chèque ou d'une carte de crédit, offrir de nombreuses options garantira des paiements plus rapides.

6. Suivi avec des rappels de paiement

La vie est mouvementée avec des informations et des factures provenant d'entreprises et d'individus de toutes parts. Il est facile d'oublier de payer une facture, et c'est là qu'interviennent les rappels de suivi et de paiement. La plateforme de facturation en ligne peut être configurée pour envoyer des rappels de paiement réguliers aux clients, tandis que les propriétaires d'entreprise de bricolage peuvent les régler eux-mêmes.

Parfois, un seul rappel est tout ce dont un client a besoin, tandis que d'autres fois, quelques rappels supplémentaires peuvent être nécessaires pour qu'il agisse. Envoyez un rappel de facture quelques jours avant son échéance, de nouveau le jour où elle est due, et de nouveau quelques jours après la date d'échéance si le paiement n'a pas été effectué. Si les rappels ne suscitent pas de réponse, décrochez le téléphone et appelez le client pour le lui rappeler.

7. Fixez une date d'échéance et respectez-la

La cohérence est primordiale, et c'est vrai du processus que vous utilisez pour facturer les clients. Plus vos factures sont régulières, mieux c'est. C'est pourquoi vous devez choisir une date d'échéance et la conserver pour toutes les factures futures. Si vous souhaitez être payé rapidement, fixez la date d'échéance à deux semaines après l'envoi de la facture.

Si vous êtes à l'aise de donner plus de temps à votre client, fixez la date d'échéance de 30 à 60 jours après réception de la facture. Dans tous les cas, assurez-vous que la date d'échéance est clairement indiquée sur la facture. La dernière chose que vous voulez dire est "dû à la réception". Cela donne au client une marge de manœuvre pour éviter de payer à temps.

8. Connaissez vos clients

Le timing est primordial lorsqu'il s'agit d'être payé à temps. Si vous savez quand vos clients ont tendance à payer leurs factures chaque mois et que vous planifiez votre facture avant cela, vous augmentez vos chances d'être payé plus tôt. Certaines entreprises traiteront tous leurs paiements le 15 de chaque mois. Si vous recevez votre facture le 16, vous devrez attendre un cycle de facturation complet pour être payé.

9. Détaillez tout

Les questions sur une facture retardent souvent le paiement. Si vous ne détaillez pas chaque dépense et ne l'affichez pas bien en évidence, le client peut retarder le paiement en attendant une réponse. Mais si la facture indique clairement les travaux du projet, cela peut accélérer le paiement. Cela peut nécessiter plus de temps au départ, mais cela en vaut la peine si cela réduit le temps de paiement.