7 modi per adattare il tuo posto di lavoro a un mondo post COVID-19

La crisi globale del COVID-19 ha trasformato il lavoro di milioni di americani, costringendo le aziende a chiudere i propri uffici e ad adottare una struttura remota.

E questa potrebbe diventare la norma una volta terminato il distanziamento sociale e le aziende potranno lavorare di nuovo in loco. Un sondaggio di Gartner ha rilevato che il 74% dei CFO e dei leader aziendali ritiene che almeno il 5% dei propri dipendenti lavorerà da casa su base permanente .

Fortunatamente, la proliferazione di strumenti online consente alla forza lavoro di rimanere in contatto con il management, i clienti e tra di loro in tutto il mondo. Le squadre hanno avuto mesi per acclimatarsi a loro e alcuni arriveranno a fare affidamento su di loro a lungo termine.

Con questo in mente, ecco i 7 modi per adattare il tuo posto di lavoro a un mondo post-COVID-19 e alcuni strumenti che possono aiutarti a raggiungerli:

1. Collaborazione remota

Per la collaborazione remota, potresti non aver bisogno di nient'altro che Quire. Come soluzione completa, Quire consente alle aziende di visualizzare i flussi di lavoro con bacheche kanban intuitive, suddividere progetti su larga scala in passaggi gestibili con elenchi nidificati e condividere progetti con i clienti tramite semplici collegamenti di invito.

Quire include una funzione di messaggistica istantanea per consentire ai team di discutere i progetti in tempo reale e ordinare le attività tramite numerosi filtri (priorità, assegnatario, ecc.). Un altro elemento forte è l'API Quire, che consente agli utenti di creare script e integrare le app preferite con Quire. I file possono essere caricati da Google Drive per una condivisione rapida.

2. Sistema telefonico basato su cloud

Zoom è bello, ma in realtà non sostituisce il sistema telefonico dell'ufficio. Quando i lavoratori svolgono il loro lavoro da casa, tuttavia, hanno ancora bisogno del telefono dell'ufficio. Quindi Nextiva. Questo sistema telefonico basato su cloud riunisce i team ovunque si trovino, da quasi tutti i dispositivi.

Nextiva è compatibile con smartphone, laptop, tablet e telefoni da ufficio per la massima praticità. Questa flessibilità è un grande vantaggio quando i dipendenti hanno spazi silenziosi limitati in cui chattare con colleghi o clienti a casa.

Con Nextiva, le aziende possono configurare un operatore automatico per l'instradamento delle chiamate, Virtual Voicemail e possono connettere il sistema telefonico al proprio CRM per un ID chiamante dettagliato. Transport Layer Security (TLS) può essere utilizzato per crittografare tutte le comunicazioni, per una privacy di altissimo livello.

3. Gestione delle attività virtuali

Come strumento di gestione delle attività, MeisterTask è progettato per aiutare i team a tenere traccia delle attività dalla creazione e dall'assegnazione fino al completamento. Le sue schede in stile Kanban offrono una semplice funzionalità di trascinamento della selezione per organizzare le attività in modo rapido e visivo e le app di MeisterTask (Android e iOS) consentono la gestione delle attività in movimento.

MeisterTask può essere personalizzato per soddisfare diverse esigenze aziendali, incorporando funzionalità create per l'uso aziendale (automazioni, monitoraggio del tempo, ecc.). L'interfaccia è snella e ordinata, con ampie opzioni di personalizzazione. Statistiche e report offrono informazioni dettagliate sulla produttività del team, per identificare le opportunità di miglioramento. MeisterTask è facile da usare, un vantaggio quando si cerca di integrare e lavorare con un intero team di nuovi utenti.

4. Gestire un team globale

Uno degli aspetti più complicati del lavoro a distanza è la gestione di diversi fusi orari. Le aziende che dipendono da liberi professionisti per il lavoro creativo, ad esempio, possono assumere persone da tutto il mondo. Pianificare riunioni e scadenze può essere un incubo senza uno strumento di gestione del tempo adeguato come World Time Buddy.

World Time Buddy include una vasta gamma di funzioni, che consentono ai team di integrarlo con Google Calendar per trovare gli slot disponibili, creare e condividere eventi, raggruppare posizioni in categorie personalizzate, attivare avvisi sull'ora legale e visualizzare gli orari in diversi formati.

World Time Buddy ha ottenuto elogi da The Atlantic, TNW e altre pubblicazioni rispettate. È disponibile un'app mobile gratuita, con un aggiornamento a pagamento opzionale.

5. Adottare la tecnologia basata su cloud per lavorare insieme

Dimentica Microsoft Word. Per scrivere e modificare documenti, Google Docs (parte di Google Drive) è uno strumento fantastico. È dotato di numerose opzioni di formattazione e presentazione per allineare i documenti con il marchio o gli stili della casa.

Non sono richiesti download e più dipendenti possono modificare o commentare i documenti contemporaneamente per una semplice collaborazione. Tutte le modifiche vengono salvate online automaticamente per evitare di perdere ore di duro lavoro e le versioni precedenti possono essere ripristinate se necessario.

Google Documenti funziona con diversi tipi di file (.docx., pdf, .rtf, .html e altri) e condividere file con altri è semplice. Le aziende di tutte le dimensioni possono sfruttare Google Docs per comporre post di blog, presentazioni, rapporti, contratti e qualsiasi altro tipo di documento come farebbero in loco.

6. Gestione sicura delle password

Dashlane è uno strumento di gestione delle password progettato per aiutare le aziende a mantenere le proprie password sicure e accessibili. Elimina la necessità per i dipendenti di archiviare le password in locale o in un foglio di calcolo vulnerabile basato su cloud.

Con i team che fanno affidamento su più strumenti mentre lavorano in remoto, tenere traccia di password diverse può richiedere molto tempo e influire sulla produttività: ogni anno vengono perse circa 11 ore a causa della reimpostazione delle password.

Dashlane salva password e accessi durante la navigazione degli utenti, con la capacità di memorizzare una quantità illimitata per l'accesso universale. I dati si sincronizzano su tutti i dispositivi, ma Dashlane prende sul serio la sicurezza e la privacy: lo strumento è creato in modo che il team di Dashlane non sia in grado di vedere le informazioni archiviate al suo interno. Ciò mantiene i dati il ​​più privati ​​e sicuri possibile.