Marre d'utiliser Excel pour la planification des employés ? Essayez plutôt Connecteam

Même aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent encore Microsoft Excel et d'autres solutions logicielles de tableur pour planifier leurs employés.

Bien que les feuilles de calcul aient leurs avantages - comme la capacité de stocker et de calculer des données, vous ne pouvez pas accomplir beaucoup de choses en planifiant avec un logiciel de tableur basé sur des formules - comme Excel.

Une chose est sûre, l'utilisation de feuilles de calcul n'est pas exactement la façon la plus agréable de consulter les horaires, et cela s'applique à la fois aux gestionnaires qui les construisent et aux employés qui les utilisent.

Vous avez besoin de quelque chose de plus dynamique, simple et intuitif. C'est là qu'intervient Connecteam.

Voyons exactement pourquoi vous devriez oublier comment créer un emploi du temps à l'aide d'Excel et commencer à utiliser une solution logicielle de planification des employés tout-en-un comme Connecteam.

8 raisons d'arrêter d'utiliser Excel pour la planification des employés

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles Microsoft Excel et les feuilles de calcul (sous toutes leurs formes) ne sont pas des moyens optimaux pour planifier vos employés.

Lorsqu'il s'agit de créer un emploi du temps, le plus gros problème d'Excel est que cela prend trop de temps . Bien sûr, si les horaires de votre équipe changent rarement, vous pouvez peut-être vous en tirer.

Pour de nombreuses entreprises, les quarts de travail changent constamment, et pourtant la moitié des employeurs passent au moins deux heures à éditer des feuilles de calcul et à envoyer chaque semaine des horaires révisés à leurs employés.

Gagner du temps et garder les choses simples sont exactement les raisons pour lesquelles les gestionnaires font cela pour commencer. Si vous créez un emploi du temps des employés, Excel et les feuilles de calcul vont souvent à l'encontre de cet objectif.

Oui, les tableurs comme Excel sont utiles pour calculer des données (créer des feuilles de temps, par exemple). Mais lorsqu'il s'agit de créer et de modifier les horaires des employés, les feuilles de calcul ne sont pas l'outil idéal pour cela.

Pourquoi? Parce qu'en tant que responsable, vous devez saisir manuellement tous les détails de l'équipe - il y a tout simplement trop de variables à calculer - ce qui peut être un cauchemar logistique.

Avec les applications de création d'horaires de travail comme Connecteam, vous pouvez réellement accélérer tous les processus de travail, y compris la planification des quarts de travail.

Cela peut être fait en créant des quarts de travail en double, récurrents et continus et même en créant des modèles de quart de travail qui peuvent être rapidement glissés et déposés en fonction des besoins de vos employés.

Vous pensiez donc qu'Excel était déjà une solution médiocre pour le côté planification de la planification ? Devinez quoi, communiquer ces changements à vos employés n'est pas facile non plus.

Si vous utilisez Microsoft Excel, tous les employés peuvent voir les quarts de travail des autres. Mais c'est en fait l'un des plus gros inconvénients du programme.

Avec Excel, vous ne pouvez pas obtenir de confirmation des employés concernant leurs quarts de travail. Si vous avez créé le quart de travail sur Excel, vous n'êtes pas tout à fait sûr si vos employés l'ont vu ou non, encore moins l'ont-ils confirmé.

Que se passe-t-il si les détails d'un quart de travail doivent être modifiés ou si un quart de travail spécifique doit être déplacé à une autre heure ?

Il n'y a aucun moyen pour les managers et les employés de s'alerter mutuellement de ces changements sur l'horaire des employés. Excel n'est tout simplement pas conçu pour cela.

Lorsque vous créez manuellement l'emploi du temps d'un employé, Excel et les feuilles de calcul n'empêcheront pas les erreurs humaines de se produire. Les formules ne peuvent pas être correctes.

Avec un seul numéro mal placé, tout le système peut s'effondrer - et la localisation de ces erreurs peut également prendre du temps. C'est l'un des plus gros problèmes d'ordonnancement.

Et plus vous mettez à jour manuellement de feuilles de calcul, plus les risques d'erreur humaine sont élevés.

Un autre problème lors de la création d'un horaire d'employé : Excel limite la quantité d'informations que vous pouvez mettre sur une feuille de calcul avant que les choses ne commencent à sembler super écrasantes .

Si vous souhaitez entrer les détails de chaque quart de travail, et pas seulement le nom et l'heure du quart de travail, la mise en page de votre horaire Excel semble ne jamais se terminer. Il sera impossible de tout regarder d'une manière efficace dans le temps.

Avec un programme d'horaire des employés, vous pouvez mettre toutes sortes de détails "à l'intérieur" de chaque quart de travail sans que votre fichier ait vraiment l'air énorme.

Malgré ses capacités de formule lorsqu'il s'agit de créer un emploi du temps, Excel et d'autres tableurs n'ont pas la capacité d'informer les utilisateurs des problèmes d'horaire tels que les conflits d'équipe.

Vous avez donc un quart de travail ouvert exceptionnel ? Excel ne vous en informera pas.

Vous avez besoin d'une sorte de programme qui peut réellement vous pousser et vous faire savoir ce qui manque à l'horaire de travail de vos employés. Excel (malheureusement) garantit que toute la responsabilité repose sur vous .

Avouons-le, la plupart de vos employés (qu'ils soient à temps partiel ou à temps plein) ont des téléphones portables. Et pourtant, il y a de fortes chances qu'ils n'utilisent pas cet outil pour accéder à leurs horaires de travail. Et s'ils le sont, s'attendre à ce qu'ils consultent une feuille de calcul est beaucoup demander.

Un horaire (aussi flexible soit-il) qui soit réellement agréable à l'œil est ce dont vous avez besoin si vous souhaitez partager les détails du quart de travail avec vos employés directement sur leur téléphone.

De plus, pouvoir apporter des modifications au quart de travail où que vous soyez est beaucoup plus pratique que d'avoir à ouvrir votre ordinateur portable ou à localiser un morceau de papier. C'est là qu'intervient une solution de planification des employés tout-en-un.

Connecteam – Le moyen le plus efficace de planifier vos employés

Connecteam est une application de planification des employés primée conçue spécifiquement pour la main- d'œuvre mobile , y compris les équipes distantes et les travailleurs sans bureau.

Plus de 20 000 entreprises utilisent l'application tout-en-un de Connecteam pour planifier leurs employés et à de nombreuses autres fins pour améliorer leurs opérations commerciales quotidiennes.

Si vous souhaitez que vos employés restent informés de l'heure et de l'endroit où ils sont censés travailler, ils peuvent facilement se référer à cette solution numérique, au lieu de s'appuyer sur des méthodes de planification obsolètes telles que Microsoft Excel et des feuilles de calcul (numériques et papier). basé).

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles Connecteam est l'alternative ultime à Microsoft Excel pour la planification des employés :

Un gain de temps absolu

Vous, le gestionnaire, pouvez créer rapidement des horaires, qui sont visuellement faciles à comprendre, ce qui vous fait gagner un temps et des efforts précieux dans le processus. Par example:

• Surveillez à 100 % l'emploi du temps de vos employés, avec la possibilité de planifier, d'attribuer et de surveiller facilement les quarts de travail en quelques clics.
• La planification est entièrement personnalisable en créant différents types de quarts de travail, tels que des quarts de travail récurrents, des quarts de travail en cours, des quarts de travail en double et des modèles.

Votre équipe est toujours sur la même page

Il n'y a plus de va-et-vient avec les employés concernant leur disponibilité, leurs préférences de travail ou leurs changements de quart de travail. Par example:

• Tout ce que vous ou vos employés mettez à jour dans le calendrier en informe instantanément toutes les parties .
• Connecteam est également une application efficace de communication avec les employés. Grâce à un raccourci transparent vers sa fonction de chat, les employés peuvent communiquer directement avec vous depuis leur quart de travail, ce qui facilite grandement la pose de questions ou la clarification de tout ce qui n'est pas clair au sujet du quart de travail.
• Plus besoin de courir après vos employés à propos de la disponibilité car ils peuvent facilement accepter , rejeter et réclamer des quarts de travail en fonction de leur disponibilité.

Utilisez Connecteam pour répondre à tous vos besoins en matière de planification des employés

Commencer votre essai gratuit

Plus d'excuses

"Je suis désolé, j'ai dû perdre mon emploi du temps sur papier en rentrant chez moi." Ce ne sera plus un problème. Les employés ne peuvent plus trouver d'excuses pour expliquer pourquoi ils ne se sont pas présentés à un quart de travail. Comment?

• Tous les détails du quart de travail sont exacts et confirmés au préalable.
• Il est rappelé à tous les utilisateurs de confirmer leur présence, garantissant une transparence totale à tous les niveaux.

Tout ce dont vous et vos employés avez besoin

Il est très facile de télécharger toutes les informations pertinentes dont vos employés ont besoin pour leurs quarts de travail. Toutes ces informations vitales sont facilement accessibles pour vos employés, depuis le confort de leur téléphone portable. Les détails d'équipe téléchargeables incluent :

Et vous pouvez facilement vous occuper de tout ce qui concerne l'horaire depuis votre téléphone, pendant que vous êtes en déplacement (il existe également une version de bureau).

Quoi de plus? Connecteam peut être utilisé pour suivre les heures de travail des employés (avec son horodateur), former les employés, rationaliser la communication et maintenir la conformité, quel que soit votre emplacement.

Tout cela est entièrement gratuit pour vos 50 premiers utilisateurs et vous aidera même à faire évoluer votre entreprise.

L'essentiel sur l'utilisation de Connecteam au lieu de Microsoft Excel

À présent, il devrait être clair que lorsqu'il s'agit de créer un emploi du temps, Excel et d'autres formes de feuilles de calcul ne sont qu'un énorme casse-tête .

Peu importe si vous avez besoin de construire un horaire 4/10 ou un horaire de travail 9/80. Passer à une solution logicielle de planification des employés comme Connecteam est une évidence absolue.

Avec Connecteam, vous pouvez atténuer tous les problèmes de planification liés à l'utilisation d'Excel pour la planification des employés. Ceux-ci inclus:

• Économisez un temps et des efforts précieux dans vos opérations quotidiennes.
• Réduisez la quantité d'informations à remplir manuellement.
• Communiquez facilement les changements d'équipe à votre personnel.
• Éliminer les erreurs humaines.
• Rendre l'information facile à digérer.
• Rendez la planification conviviale pour les utilisateurs et les mobiles.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la planification efficace des quarts de travail, consultez notre guide sur la façon de créer l'horaire de travail parfait pour votre équipe.