Muak Menggunakan Excel Untuk Penjadwalan Karyawan? Coba Connecteam Sebagai gantinya

Bahkan saat ini, begitu banyak bisnis masih menggunakan Microsoft Excel dan solusi perangkat lunak spreadsheet lainnya untuk menjadwalkan karyawan mereka.

Meskipun spreadsheet memang memiliki kelebihan – seperti kemampuan untuk menyimpan dan menghitung data, hanya ada banyak hal yang dapat Anda capai dengan menjadwalkan dengan perangkat lunak spreadsheet formula – seperti Excel.

Satu hal yang pasti, menggunakan spreadsheet bukanlah cara yang paling menyenangkan untuk melihat jadwal, dan ini berlaku untuk manajer yang membuatnya dan karyawan yang menggunakannya.

Anda membutuhkan sesuatu yang lebih dinamis, sederhana, dan intuitif. Di situlah Connecteam masuk.

Mari kita uraikan dengan tepat mengapa Anda harus melupakan cara membuat jadwal karyawan menggunakan Excel dan mulai menggunakan solusi perangkat lunak penjadwalan karyawan lengkap seperti Connecteam.

8 Alasan Berhenti Menggunakan Excel Untuk Penjadwalan Karyawan

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Microsoft Excel dan spreadsheet (dalam segala bentuknya) bukan cara yang optimal untuk menjadwalkan karyawan Anda.

Ketika datang untuk membuat jadwal karyawan, masalah terbesar Excel adalah terlalu lama . Tentu, jika jadwal tim Anda jarang berubah – mungkin Anda bisa lolos begitu saja.

Bagi banyak bisnis, shift terus berubah, namun setengah dari pengusaha menghabiskan setidaknya dua jam untuk mengedit spreadsheet dan mengirimkan jadwal yang baru direvisi kepada pekerja mereka setiap minggu.

Menghemat waktu dan menjaga hal-hal sederhana adalah alasan mengapa manajer melakukan ini sejak awal. Jika Anda sedang menyusun jadwal karyawan, Excel dan spreadsheet sering kali mengalahkan tujuan ini.

Ya, program spreadsheet seperti Excel berguna untuk menghitung data (misalnya, membuat lembar waktu). Tetapi ketika harus membuat dan mengedit jadwal karyawan, spreadsheet bukanlah alat yang ideal untuk ini.

Mengapa? Karena sebagai manajer, Anda harus memasukkan semua detail shift secara manual – terlalu banyak variabel yang harus dihitung – yang bisa menjadi mimpi buruk logistik.

Dengan aplikasi pembuat jadwal kerja seperti Connecteam, Anda sebenarnya dapat membuat semua proses kerja lebih cepat, termasuk penjadwalan shift.

Ini dapat dilakukan dengan membuat shift duplikat, berulang, dan berkelanjutan dan bahkan membuat template shift yang dapat dengan cepat diseret dan dilepaskan tergantung pada kebutuhan karyawan Anda.

Jadi menurut Anda Excel sudah menjadi solusi biasa-biasa saja untuk sisi perencanaan penjadwalan? Coba tebak, mengomunikasikan shift ini kepada karyawan Anda juga tidak mudah.

Jika Anda menggunakan Microsoft Excel, semua karyawan dapat melihat shift satu sama lain. Tapi ini sebenarnya adalah salah satu kelemahan terbesar dari program ini.

Dengan Excel, Anda tidak bisa mendapatkan konfirmasi dari karyawan terkait shift mereka. Jika Anda telah membuat shift di Excel, Anda tidak sepenuhnya yakin apakah karyawan Anda melihatnya atau tidak, apalagi mengonfirmasinya.

Bagaimana jika detail shift perlu diubah, atau shift tertentu perlu dipindahkan ke waktu yang berbeda?

Tidak ada cara bagi manajer dan karyawan untuk saling mengingatkan tentang perubahan ini pada jadwal karyawan. Excel sama sekali tidak dirancang untuk ini.

Saat Anda membuat jadwal karyawan secara manual, Excel dan spreadsheet tidak akan menghentikan terjadinya kesalahan manusia. Rumus hanya bisa mendapatkan begitu banyak hak.

Dengan satu nomor yang salah tempat, seluruh sistem dapat runtuh – dan menemukan kesalahan tersebut juga dapat memakan waktu. Ini adalah salah satu masalah penjadwalan terbesar di luar sana.

Dan semakin banyak spreadsheet yang Anda perbarui secara manual, semakin tinggi kemungkinan kesalahan manusia.

Masalah lain saat membuat jadwal karyawan: Excel membatasi berapa banyak informasi yang dapat Anda masukkan ke dalam spreadsheet sebelum semuanya mulai terlihat sangat berlebihan .

Jika Anda ingin memasukkan detail setiap shift, dan bukan hanya nama dan waktu shift, maka tata letak jadwal Excel Anda sepertinya tidak akan pernah berakhir. Tidak mungkin untuk memeriksa semuanya dengan cara yang efisien waktu.

Dengan program penjadwalan karyawan, Anda dapat memasukkan semua jenis detail "di dalam" setiap shift tanpa benar-benar membuat file Anda terlihat besar.

Terlepas dari kemampuan formulanya dalam membuat jadwal karyawan, Excel dan program spreadsheet lainnya tidak memiliki kemampuan untuk memberi tahu pengguna tentang masalah penjadwalan seperti konflik shift.

Jadi Anda memiliki shift terbuka yang luar biasa? Excel tidak akan memberi tahu Anda tentang ini.

Anda memerlukan semacam program yang benar-benar dapat mendorong Anda dan memberi tahu Anda apa yang hilang dari jadwal kerja karyawan Anda. Excel (sayangnya) menjamin bahwa semua tanggung jawab ada pada Anda .

Mari kita hadapi itu – sebagian besar karyawan Anda (baik paruh waktu atau penuh waktu) memiliki ponsel. Namun, ada kemungkinan besar mereka tidak menggunakan alat ini untuk mengakses jadwal shift mereka. Dan jika ya, maka mengharapkan mereka untuk melihat spreadsheet adalah hal yang banyak ditanyakan.

Jadwal (tidak peduli seberapa fleksibel) yang sebenarnya mudah dilihat adalah apa yang dibutuhkan jika Anda ingin berbagi detail shift dengan karyawan Anda langsung ke ponsel mereka.

Selain itu, dapat membuat perubahan pada shift di mana pun Anda berada jauh lebih nyaman daripada harus membuka laptop atau mencari selembar kertas. Di situlah solusi penjadwalan karyawan all-in-one masuk.

Connecteam – Cara Paling Efektif Untuk Menjadwalkan Karyawan Anda

Connecteam adalah aplikasi penjadwalan karyawan pemenang penghargaan yang dirancang khusus untuk tenaga kerja seluler – termasuk tim jarak jauh dan pekerja tanpa meja.

Lebih dari 20.000 bisnis menggunakan aplikasi lengkap Connecteam untuk menjadwalkan karyawan mereka, dan untuk banyak tujuan lain untuk meningkatkan operasi bisnis harian mereka.

Jika Anda ingin karyawan Anda tetap mengetahui kapan dan di mana mereka seharusnya bekerja, mereka dapat dengan mudah merujuk ke solusi digital ini, daripada mengandalkan metode penjadwalan yang ketinggalan zaman seperti Microsoft Excel dan spreadsheet (baik digital dan kertas- berdasarkan).

Berikut adalah beberapa alasan bahwa Connecteam adalah alternatif utama Microsoft Excel untuk penjadwalan karyawan:

Penghemat Waktu Mutlak

Anda, sang manajer, dapat membuat jadwal dengan cepat, yang secara visual mudah dipahami, menghemat waktu dan tenaga Anda yang berharga dalam prosesnya. Sebagai contoh:

• Memiliki pengawasan 100% atas jadwal karyawan Anda, dengan kemampuan untuk merencanakan, mengalokasikan, dan memantau shift dengan mudah hanya dengan beberapa klik.
• Penjadwalan sepenuhnya dapat disesuaikan dengan membuat berbagai jenis shift, seperti shift berulang, shift berkelanjutan, shift duplikat, dan template.

Tim Anda Selalu Di Halaman yang Sama

Tidak ada lagi bolak-balik dengan karyawan mengenai ketersediaan mereka, preferensi kerja atau perubahan shift. Sebagai contoh:

• Apa pun yang Anda atau karyawan Anda perbarui dalam jadwal akan segera memberitahu semua pihak .
• Connecteam juga merupakan aplikasi komunikasi karyawan yang efektif. Dengan pintasan tanpa batas ke fitur obrolannya, karyawan dapat berkomunikasi langsung dengan Anda dari shift mereka, membuatnya sangat mudah untuk mengajukan pertanyaan atau menjernihkan apa pun yang tidak jelas tentang shift.
• Tidak perlu lagi mengejar karyawan Anda tentang ketersediaan karena mereka dapat dengan mudah menerima , menolak , dan mengklaim shift tergantung pada ketersediaan mereka.

Gunakan Connecteam Untuk Memenuhi Semua Kebutuhan Penjadwalan Karyawan Anda

Mulai Uji coba Gratis Anda

Tidak Ada Lagi Alasan

"Maaf, saya pasti kehilangan jadwal berbasis kertas saya dalam perjalanan pulang." Ini tidak akan menjadi masalah lagi. Karyawan tidak bisa lagi membuat alasan mengapa mereka tidak datang ke shift. Bagaimana?

• Semua detail shift akurat dan dikonfirmasi sebelumnya.
• Semua pengguna diingatkan untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka, memastikan transparansi penuh di seluruh papan.

Semua yang Anda & Dan Karyawan Anda Butuhkan

Sangat mudah untuk mengunggah semua informasi relevan yang dibutuhkan karyawan Anda ke shift mereka. Semua informasi penting ini dapat diakses dengan mudah oleh karyawan Anda, dari kenyamanan ponsel mereka. Detail shift yang dapat diunggah meliputi:

Dan Anda dapat dengan mudah mengurus semua yang berhubungan dengan jadwal dari ponsel Anda, saat Anda sedang bepergian (ada juga versi desktop).

Apalagi? Connecteam dapat digunakan untuk melacak jam kerja karyawan (dengan jam waktu karyawannya), melatih karyawan, merampingkan komunikasi, dan menjaga kepatuhan, di mana pun lokasi Anda.

Semua ini sepenuhnya gratis untuk digunakan untuk 50 pengguna pertama Anda, dan bahkan akan membantu Anda meningkatkan skala bisnis Anda.

Intinya Menggunakan Connecteam Alih-alih Microsoft Excel

Saat ini, seharusnya sudah jelas bahwa dalam hal menyusun jadwal karyawan, Excel dan bentuk spreadsheet lainnya hanya memusingkan kepala .

Tidak masalah jika Anda perlu membuat jadwal 4/10 atau jadwal kerja 9/80. Beralih ke solusi perangkat lunak penjadwalan karyawan seperti Connecteam adalah hal yang mutlak.

Dengan Connecteam, Anda dapat meringankan semua masalah penjadwalan yang menyertai penggunaan Excel untuk penjadwalan karyawan. Ini termasuk:

• Hemat waktu dan tenaga yang berharga dalam operasi harian Anda.
• Kurangi berapa banyak informasi yang perlu diisi secara manual.
• Komunikasikan perubahan shift dengan tenaga kerja Anda dengan mudah.
• Menghilangkan kesalahan manusia.
• Membuat informasi mudah dicerna.
• Jadikan penjadwalan yang ramah pengguna dan mobile.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang penjadwalan shift yang efektif, lihat panduan kami tentang cara membuat jadwal kerja yang sempurna untuk tim Anda.